改進(jìn)地方高校教學(xué)秘書工作的策略研究

黃飛飛

教學(xué)秘書工作的重要性

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作中的主要執(zhí)行者，是地方高校二級(jí)管理體系中的重要成員。教學(xué)秘書工作的好壞，直接影響到高校教學(xué)管理質(zhì)量。

1.教學(xué)秘書是高校管理制度的實(shí)施者和執(zhí)行者，代表學(xué)校扮演管理者的角色。隨著教育部本科評(píng)估工作的開(kāi)展，目前各地方高校大都形成了比較完善的教學(xué)管理體系，有教學(xué)管理制度，包括學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定，學(xué)分制管理辦法，學(xué)位授予實(shí)施細(xì)則；教學(xué)質(zhì)量保障和反饋制度，主要有考試管理、教學(xué)督導(dǎo)、教學(xué)反饋、學(xué)生申訴等制度。教學(xué)秘書是這些制度的實(shí)施者，認(rèn)真履行好職責(zé)，貫徹學(xué)校的教學(xué)管理制度，是規(guī)范教學(xué)管理，確保教學(xué)秩序順利進(jìn)行，提高教學(xué)質(zhì)量的前提。

2.教學(xué)秘書是服務(wù)教學(xué)主管部門、二級(jí)院系師生的一線工作人員。教學(xué)秘書是連接高校內(nèi)部教學(xué)主管部門和二級(jí)院系的橋梁，也是連接院系管理層、教研室和具體教學(xué)科研人員的主要紐帶，更是聯(lián)系學(xué)生，反饋教學(xué)質(zhì)量的重要渠道。

3.教學(xué)秘書是二級(jí)院系教學(xué)管理和教學(xué)資源的主要協(xié)調(diào)者。教學(xué)秘書承擔(dān)著編排教學(xué)計(jì)劃的任務(wù)，必定會(huì)涉及大量的協(xié)調(diào)工作，涉及到教室，師資和教材的調(diào)配。

教學(xué)秘書的工作職責(zé)

《高等學(xué)校教學(xué)管理要點(diǎn)》指出，“系（院）可設(shè)教學(xué)秘書和教務(wù)員，在教學(xué)系主任（院長(zhǎng)）領(lǐng)導(dǎo)下，處理日常教學(xué)行政工作并從事教學(xué)狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作?！笨梢?jiàn)，教學(xué)秘書主要從事日常管理和信息報(bào)送。隨著5年一次的教育評(píng)估的展開(kāi)，教學(xué)狀態(tài)收集和報(bào)送已成為一項(xiàng)重要的工作，教學(xué)秘書必須提供準(zhǔn)確的一手資料，方便教學(xué)管理和決策。

教學(xué)秘書工作具體可劃分為：①按照教學(xué)計(jì)劃排課。②征訂教材；③實(shí)習(xí)和畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）管理；④各種信息匯總和上報(bào)；⑤教學(xué)檔案管理，主要有學(xué)籍、考試、論文、實(shí)習(xí)檔案，上級(jí)文件，教師業(yè)務(wù)檔案等。

加強(qiáng)和改進(jìn)教學(xué)秘書工作的策略

1.樹(shù)立“以教學(xué)為中心”理念，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

教學(xué)秘書必須面對(duì)諸多事務(wù)性工作，頭緒較為復(fù)雜。（寇金香，2005,144）教學(xué)秘書要承擔(dān)教學(xué)研究，參與日常教學(xué)活動(dòng)，檢查各門課程的講授情況；組織第二課堂和考試，教學(xué)實(shí)習(xí)，畢業(yè)論文（實(shí)踐）等工作。他們要聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)的工作調(diào)遣，還要解決教師和學(xué)生反映的問(wèn)題，因此，必須具備高度的責(zé)任感和良好的心態(tài)，主動(dòng)熱情地為教師和學(xué)生服務(wù)，保證各項(xiàng)工作順利完成。教學(xué)秘書的工作態(tài)度是教學(xué)服務(wù)的窗口，他們應(yīng)自覺(jué)主動(dòng)維護(hù)服務(wù)教學(xué)的良好形象，當(dāng)好為全院系師生服務(wù)的“公仆”。

2.不斷提高個(gè)人處理教學(xué)事務(wù)的能力

面對(duì)紛繁的工作，教學(xué)秘書提高個(gè)人工作效率，有效地從事務(wù)性工作中擺脫出來(lái)，兼顧其他職責(zé)。教學(xué)秘書要提高文字表達(dá)、語(yǔ)言表達(dá)、組織調(diào)度和協(xié)調(diào)溝通的能力。教學(xué)秘書在工作中會(huì)遇到大量通知，報(bào)告，總結(jié)等文字材料工作，這就要求他們提高自己的應(yīng)用文寫作能力。同時(shí)，在排課、考試安排、學(xué)籍管理等工作中，需要和教師學(xué)生進(jìn)行大量的口頭交流，簡(jiǎn)明、清晰的語(yǔ)言組織能力會(huì)大大提高工作效率，消除溝通障礙。教學(xué)秘書還要善于組織協(xié)調(diào)各種活動(dòng)，既要體現(xiàn)政策的原則性，又要針對(duì)具體情況靈活處理，使各方面溝通順暢，協(xié)調(diào)運(yùn)作。此外，教學(xué)秘書必須精通辦公軟件，熟悉學(xué)校各部門的管理軟件系統(tǒng)，比如教學(xué)管理軟件，科研管理軟件和畢業(yè)論文管理系統(tǒng)軟件。

3.加強(qiáng)教學(xué)管理理論學(xué)習(xí)，提高管理水平

高校教學(xué)秘書作為院系領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，不能滿足于做好事務(wù)性工作，應(yīng)該注意理論的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，提升自己的管理能力。教學(xué)秘書大都非教學(xué)管理專業(yè)出身，需要補(bǔ)充這方面的知識(shí)，應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)高等教育學(xué)、教育心理學(xué)，熟悉教育政策法規(guī)。

教學(xué)秘書還應(yīng)該學(xué)習(xí)管理學(xué)理論，比如環(huán)節(jié)控制理論，混沌理論。環(huán)節(jié)控制理論強(qiáng)調(diào)計(jì)劃，強(qiáng)調(diào)對(duì)重復(fù)發(fā)生性事件實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。根據(jù)環(huán)節(jié)控制理論分析，教學(xué)秘書的工作可以分為課程安排、教學(xué)質(zhì)量、考試管理、教材建設(shè)和管理、學(xué)籍管理、教學(xué)檔案等環(huán)節(jié)。應(yīng)用環(huán)節(jié)控制理論管理教學(xué)，可以減輕教學(xué)院長(zhǎng)工作量，也有利于明確教學(xué)崗位職責(zé)，提高管理效率。（項(xiàng)金枝，2005）

陽(yáng)寧東等人（2006）認(rèn)為可以將混沌理論應(yīng)用于高校管理中，高校教學(xué)管理系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的自反饋混沌系統(tǒng)。混沌理論對(duì)教學(xué)秘書工作也有很大啟發(fā)。從系統(tǒng)學(xué)的視角看，教學(xué)秘書作為教學(xué)樞紐中心，“可以更加容易發(fā)現(xiàn)并修正系統(tǒng)輸入偏差，從而盡可能減少系統(tǒng)輸出的偏差，甚至可以加強(qiáng)收斂性吸引引子的作用，遏制或者阻止奇異吸引引子發(fā)揮作用，從而保證教學(xué)管理系統(tǒng)的平衡性。”

4.重視檔案建設(shè)和管理工作

雖然二級(jí)院系檔案信息對(duì)日常教學(xué)監(jiān)控，教學(xué)改革和學(xué)校決策都有重要意義，但實(shí)際上，檔案管理存在不少問(wèn)題，有管理層不重視，硬件環(huán)境差，信息化程度低等問(wèn)題。從實(shí)踐中看，由于教學(xué)檔案較為細(xì)致，許多材料未能及時(shí)收集，往往等到學(xué)校要求報(bào)送材料是才開(kāi)始收集。二級(jí)院系也存在管理體系不細(xì)致，粗線條管理問(wèn)題，不能明確規(guī)定入檔材料的范圍。

在檔案建設(shè)上，應(yīng)該根據(jù)檔案分類，明確歸檔范圍，建立詳細(xì)的綱目，及時(shí)詳盡地收集教學(xué)資料。教學(xué)檔案可以分為行政管理資料、教學(xué)管理資料、學(xué)生管理資料、考試材料和教師業(yè)務(wù)檔案。（荀立波，2008）教學(xué)秘書應(yīng)定期收集和完善檔案。另外，根據(jù)學(xué)校和系級(jí)教學(xué)管理現(xiàn)代信息化的升級(jí)，創(chuàng)造性地開(kāi)展電子檔案建設(shè)，提高工作效率。

5.努力提高教學(xué)和科研能力，促進(jìn)教研和管理的良性互動(dòng)

首先，教學(xué)秘書要研究高校教學(xué)管理規(guī)律，要善于發(fā)現(xiàn)新情況，思考新問(wèn)題，提出解決辦法。要充分利用第一手教學(xué)信息，探索教學(xué)管理規(guī)律，進(jìn)行理論研究和教學(xué)管理實(shí)踐探索，形成科研成果。地方性院校在培養(yǎng)目標(biāo)的制定上都瞄準(zhǔn)應(yīng)用型合格大學(xué)生的培養(yǎng)。教學(xué)秘書應(yīng)主動(dòng)參與，協(xié)助院系主任和任課教師，努力探索這方面的教育改革。

其次，教學(xué)秘書必須重視提高自身專業(yè)的教學(xué)和科研能力。通過(guò)參與教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書的組織能力和創(chuàng)新能力都會(huì)得到提高，同時(shí)，他們掌握著學(xué)校一手的教學(xué)科研資訊，他們應(yīng)明白科研對(duì)教師職業(yè)發(fā)展的益處，教學(xué)秘書要利用這一優(yōu)勢(shì)，積極參與到教學(xué)改革和科研工作中來(lái)。

教學(xué)秘書參與教學(xué)和科研，一方面，可以幫助他們熟悉教學(xué)現(xiàn)狀和科研管理程序，有利于改善他們的教學(xué)科研管理工作。另一方面，由于工作性質(zhì)的不同，一線教學(xué)管理人員很容易被教師忽視（仇占宏2007），工作也會(huì)受到低估。通過(guò)參與教學(xué)和科研，可以加強(qiáng)與教師科研隊(duì)伍的交流，促進(jìn)相互理解。

結(jié)束語(yǔ)

隨著地方高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，教學(xué)管理隊(duì)伍隨之壯大。然而，教學(xué)管理隊(duì)伍存在諸多問(wèn)題，隊(duì)伍不穩(wěn)定，待遇差，職業(yè)發(fā)展方向不明確等，也引起了管理層和研究者的注意。其實(shí)，教學(xué)秘書崗位比之普通教師崗位，有著更多挑戰(zhàn)，也有一定的優(yōu)勢(shì)。教學(xué)秘書既要做到耐心服務(wù)教學(xué)，也要做到協(xié)助管理教學(xué)，既是普通教師，也是基層管理者，他們熟悉學(xué)校的管理政策，也掌握著一手的教學(xué)管理信息。教學(xué)秘書要看到這一崗位的優(yōu)勢(shì)，在工作中做到熱情服務(wù)師生，提高個(gè)人素質(zhì)，創(chuàng)新管理，積極參與教改和科研，就會(huì)實(shí)現(xiàn)個(gè)人的多重價(jià)值，為學(xué)校發(fā)展作出更多貢獻(xiàn)。

[1]寇金香.淺談高校系教學(xué)秘書工作[J].中南民族大學(xué)學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版），2005，（S2）:144-145.

[2]項(xiàng)金枝.環(huán)節(jié)控制理論在高校教學(xué)秘書工作中的應(yīng)用[J].2005，（3）:36-37

[3]荀立波.改進(jìn)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)世界，2008，（9）:45-46.

[4]仇占宏.淺談高校院系教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀與建設(shè)[J].陜西師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2007，（S2）:234-235.