地方高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包創(chuàng)新模式探索——以惠州學(xué)院圖書館為例

彭麗香

(惠州學(xué)院 圖書館，廣東 惠州 516007)

編目業(yè)務(wù)外包作為一種低成本、高效率的有效工作途徑正被越來(lái)越多的圖書館所采用，這是圖書館編目工作的發(fā)展趨勢(shì)。編目業(yè)務(wù)外包解決了高校圖書館工作負(fù)荷不均、專業(yè)編目人員不足等問(wèn)題和矛盾，使得圖書館的工作環(huán)境更加和諧有序。通過(guò)外包編目工作，也使圖書館得到了許多優(yōu)惠和附加的免費(fèi)服務(wù)，使圖書館能夠?qū)I(yè)務(wù)流程、人員配置進(jìn)行重新整合，降低了圖書館的運(yùn)作成本［1］?；葜輰W(xué)院圖書館作為地方高校館，也于2004年開(kāi)始試行業(yè)務(wù)外包這一新興的編目工作模式，并取得了一定成效，同時(shí)也遇到了不少難題。如何才能解決這些問(wèn)題，并尋求一種適合本館的外包模式，使編目業(yè)務(wù)外包工作的運(yùn)行有一個(gè)良性的發(fā)展，是該館近幾年不斷努力探索的議題。

一、編目業(yè)務(wù)外包傳統(tǒng)模式的實(shí)踐

2004年至2006年，為了達(dá)到國(guó)家教育部的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，惠州學(xué)院連續(xù)三年加大了對(duì)圖書經(jīng)費(fèi)的投入，同時(shí)進(jìn)行圖書采購(gòu)的院內(nèi)統(tǒng)一招標(biāo)。面對(duì)年進(jìn)書量達(dá)到十幾萬(wàn)冊(cè)，而編目加工人員無(wú)法相應(yīng)增加的困境，該館在招標(biāo)時(shí)額外增加了由書商無(wú)償提供部分編目業(yè)務(wù)外包服務(wù)的條款。具體做法是:書商提供圖書CNMARC數(shù)據(jù)，學(xué)院圖書館編目員負(fù)責(zé)分編;圖書加工方面則要求書商提供粘貼磁條、蓋館藏章等業(yè)務(wù)。2006年惠州學(xué)院通過(guò)評(píng)估后，該館在藏書總量達(dá)標(biāo)的情況下，每年只需完成生均4冊(cè)的購(gòu)書任務(wù)，年進(jìn)書量有所減少，依然延續(xù)編目業(yè)務(wù)部分外包的做法。初期的這種外包方式能夠適當(dāng)減輕采編部的工作壓力，編目質(zhì)量也較易控制，但解放出來(lái)的人力比較有限。

2010年開(kāi)始，惠州學(xué)院的圖書采購(gòu)被納入政府的招標(biāo)體系，同時(shí)圖書的編目和加工作為招標(biāo)的售后服務(wù)條款被正式列入合同。每年書商均會(huì)派員工到該館實(shí)地進(jìn)行所購(gòu)新書的編目、加工。圖書館原有專職編目員5名，加工員3名，實(shí)行編目外包以后，專職編目員減為2名，加工員減為1名。這種外包模式為該館節(jié)省了新書編目的人工和加工的材料費(fèi)用，緩解了圖書館編目人員不足的困境。但凡事皆有兩面性，在具體實(shí)施過(guò)程中也遇到了不少問(wèn)題。比如個(gè)別中標(biāo)書商在投標(biāo)時(shí)提供的圖書售后服務(wù)方案存在造假現(xiàn)象，沒(méi)有真正的實(shí)力進(jìn)行編目業(yè)務(wù)外包，但此時(shí)合同已經(jīng)生效，圖書館無(wú)法中途更換其他書商，最后這部分無(wú)法由中標(biāo)書商完成的編目業(yè)務(wù)只能被迫再次進(jìn)行轉(zhuǎn)包。有的書商雖能提供基本的編目業(yè)務(wù)外包服務(wù)，但也存在很多不足之處，如選派的編目員穩(wěn)定性不強(qiáng)，專業(yè)水平欠缺;編目和加工質(zhì)量欠佳;每年都會(huì)出現(xiàn)因外包編目員的變動(dòng)而需要由圖書館重復(fù)對(duì)新外包編目員進(jìn)行崗前培訓(xùn)的現(xiàn)象;編目加工的進(jìn)度較難控制，容易造成由于新書積壓或圖書上架太集中，給流通閱覽部門造成壓力等后果。所有這些弊端嚴(yán)重影響了該館整個(gè)編目乃至流通、閱覽的正常工作。

二、編目業(yè)務(wù)外包新模式的探索與實(shí)踐

傳統(tǒng)編目外包模式所存在的弊端對(duì)學(xué)院圖書館造成了極大的困擾，促使該館不斷探索并力圖尋求一種符合其實(shí)際情況并讓圖書館和書商雙贏的外包模式。

(一)編目業(yè)務(wù)外包新模式的探索

2013年學(xué)院圖書館采編部與中標(biāo)書商不斷溝通，并共同探討編目業(yè)務(wù)外包的問(wèn)題。書商的主干業(yè)務(wù)是圖書銷售，編目業(yè)務(wù)并非其強(qiáng)項(xiàng)，他們希望能夠與該圖書館共同探討以尋找到較好的解決途徑。學(xué)院圖書館對(duì)編目外包業(yè)務(wù)開(kāi)展得比較好的異地圖書館進(jìn)行了相關(guān)的考察與調(diào)研，發(fā)現(xiàn)在種種針對(duì)編目業(yè)務(wù)外包的改進(jìn)和創(chuàng)新的實(shí)踐中，比較有效且被采用較多的有如下兩種模式:

1．館內(nèi)自行解決編目外包業(yè)務(wù)

有些圖書館為保證編目質(zhì)量，主動(dòng)放棄了書商提供的免費(fèi)編目服務(wù)。也有圖書館把編目業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)包回來(lái)，由書商提供相應(yīng)的CNMARC編目數(shù)據(jù)，并支付一定的報(bào)酬，安排館內(nèi)工作人員完成編目業(yè)務(wù)［2］。這種方法雖然可以解決上述的很多問(wèn)題，但似乎又回到了原點(diǎn)，違背了實(shí)行編目業(yè)務(wù)外包的初衷。很多圖書館正是因?yàn)槿肆Σ蛔愕仍虿艑?shí)行編目業(yè)務(wù)外包的，如果又轉(zhuǎn)包回來(lái)，依然沒(méi)有足夠的人力去完成，而且這部分報(bào)酬歸圖書館所得是否合理，報(bào)酬如何分配也是一個(gè)比較棘手的問(wèn)題。

2．聘請(qǐng)學(xué)生承擔(dān)編目外包業(yè)務(wù)

部分高校圖書館充分利用勤工助學(xué)的優(yōu)勢(shì)，協(xié)助書商聘請(qǐng)學(xué)生承擔(dān)部分編目工作，取得一定的成效。近兩年為了解決編目業(yè)務(wù)外包過(guò)程中所產(chǎn)生的諸多問(wèn)題，學(xué)院圖書館也嘗試讓學(xué)生助理參與編目加工工作。但學(xué)生助理能否承擔(dān)起書商的所有編目外包業(yè)務(wù)，則存在著很多問(wèn)題:學(xué)院圖書館每年的編目業(yè)務(wù)量過(guò)大，圖書分編工作較復(fù)雜不易掌握，而學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng)，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，工作時(shí)間不好控制，需要不斷重復(fù)培訓(xùn)。學(xué)院圖書館希望能夠培養(yǎng)一支長(zhǎng)期穩(wěn)定的編目外包隊(duì)伍，而學(xué)生參與編目業(yè)務(wù)只能作為一種輔助的手段［3］。

通過(guò)對(duì)上述兩種模式的綜合分析，學(xué)院圖書館借鑒其中的一些經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合該館的實(shí)際情況，提出了聘請(qǐng)?jiān)擆^合同制人員利用業(yè)余時(shí)間來(lái)兼職完成書商的編目外包業(yè)務(wù)的設(shè)想。這一設(shè)想的理由體現(xiàn)在:(1)學(xué)院圖書館的合同制人員隊(duì)伍具有年輕化的特點(diǎn)，學(xué)歷和職稱較高，熟悉圖書館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，便于培訓(xùn)上崗。(2)合同制人員的工作多為輪班制，有較多業(yè)余時(shí)間兼職，而且因自身收入不高的原因參與兼職的欲望比較強(qiáng)。(3)不影響該館其他工作的正常運(yùn)行，兼職人員由館內(nèi)統(tǒng)一安排管理。這一設(shè)想得到眾多書商的一致認(rèn)同，認(rèn)為聘請(qǐng)合同制人員兼職編目比較理想，它能夠使館方和書商雙方得利，書商能減少一定的費(fèi)用，解決其編目能力不足的問(wèn)題，圖書館又可以控制編目的質(zhì)量和進(jìn)度，保證整個(gè)編目工作的順利開(kāi)展。

(二)新的編目外包模式的具體實(shí)施

在決定使用新的方案以后，學(xué)院圖書館采編部管理人員與書商共同制定了詳細(xì)的實(shí)施方案并付諸行動(dòng)。

1．制定用人計(jì)劃和工作要求

首先由圖書館采編部制定出兼職編目員的招聘人數(shù)、兼職條件和工作要求，再由書商按擬定條件在該館合同制人員范圍內(nèi)進(jìn)行招聘，薪酬由書商和兼職人員雙方商定。

(1)招聘人數(shù):按學(xué)院圖書館年進(jìn)書量來(lái)確定，2013年的購(gòu)書經(jīng)費(fèi)220萬(wàn)，預(yù)計(jì)可購(gòu)入7萬(wàn)余冊(cè)圖書，擬招聘4－5名兼職編目業(yè)務(wù)員，負(fù)責(zé)完成本年度新書編目工作。

(2)兼職條件:參與圖書分編工作的人員需具有大專以上學(xué)歷，熟悉該館圖書分類排架規(guī)則，有一定的計(jì)算機(jī)操作水平，熟練運(yùn)用漢語(yǔ)拼音。他們負(fù)責(zé)全年所購(gòu)新書的編目修改、取著者碼、貼條碼、打印書標(biāo)等工作。圖書加工優(yōu)先考慮具有多年圖書加工經(jīng)驗(yàn)、動(dòng)手能力強(qiáng)的員工，承擔(dān)新書蓋館藏章、加磁條、粘貼書標(biāo)、加保護(hù)膜等工作。

(3)工作要求:嚴(yán)格按照館內(nèi)有關(guān)工作規(guī)則進(jìn)行編目、加工，保證每周工作時(shí)長(zhǎng)不少于規(guī)定時(shí)間，編目差錯(cuò)率不超過(guò)2%。

2．進(jìn)行崗前培訓(xùn)

在確定人選以后，學(xué)院圖書館對(duì)新上崗的兼職人員進(jìn)行了崗前培訓(xùn)。培訓(xùn)以一對(duì)一的方式進(jìn)行，由該館專職編目員對(duì)兼職人員傳授編目理論知識(shí)并進(jìn)行實(shí)操訓(xùn)練。兼職分編人員與專職編目員一樣，有獨(dú)立的辦公用機(jī)，有獨(dú)立的系統(tǒng)工號(hào)，這樣便于工作中互相溝通，便于專職編目員隨時(shí)了解兼職人員的情況，及時(shí)給予幫助［4］。圖書加工工作聘請(qǐng)的則是學(xué)院圖書館有多年圖書加工經(jīng)驗(yàn)的合同制人員，他們動(dòng)手能力強(qiáng)，效率較高，因此只需制定嚴(yán)格的加工標(biāo)準(zhǔn)讓他們參照使用，并定期進(jìn)行質(zhì)量檢查。經(jīng)過(guò)一個(gè)星期的動(dòng)手實(shí)踐，兼職工作人員基本熟悉了各項(xiàng)工作要點(diǎn)，很快進(jìn)入工作狀態(tài)。

3．加強(qiáng)審校，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)

書目數(shù)據(jù)是圖書館自動(dòng)化建設(shè)的核心［5］。學(xué)院圖書館采編部指定專人負(fù)責(zé)檢查兼職人員的工作進(jìn)度和質(zhì)量，對(duì)兼職編目員完成的數(shù)據(jù)逐一審校，對(duì)每一道工序進(jìn)行審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決，降低差錯(cuò)率，確保館藏書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量，把質(zhì)量管理與審核貫穿于編目業(yè)務(wù)外包實(shí)施的全過(guò)程［6］。經(jīng)過(guò)半年的實(shí)踐，學(xué)院圖書館的合同制兼職人員順利完成了3萬(wàn)多冊(cè)新書的分編加工工作，取得初步成效。

(三)新的編目外包模式的有利之處

通過(guò)半年的嘗試，學(xué)院圖書館合同制人員兼職完成編目外包業(yè)務(wù)的好處逐漸顯現(xiàn):它擺脫了以往編目外包造成的不可控制的局面，使該館的編目工作在各個(gè)方面都有所進(jìn)展。

1．保持編目員隊(duì)伍的穩(wěn)定性

以往每年更換書商以及由此帶來(lái)的書商編目員的變動(dòng)，增加了圖書館的人工培訓(xùn)成本。人員變動(dòng)需要重新培訓(xùn)，重新熟悉業(yè)務(wù)工作和滿足圖書館的個(gè)性化需求，這就使學(xué)院圖書館員工必須付出相當(dāng)大的管理、培訓(xùn)、指導(dǎo)成本，無(wú)形中增加了管理者和專業(yè)編目員的壓力。合同制人員以主人翁的態(tài)度參與編目業(yè)務(wù)外包，有利于保持編目員隊(duì)伍的穩(wěn)定性，確保每年編目業(yè)務(wù)外包工作的順利開(kāi)展。

2．提高編目工作質(zhì)量

圖書編目是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性、延續(xù)性較強(qiáng)的工作，它需要較長(zhǎng)的工作實(shí)踐才能積累經(jīng)驗(yàn)。相比外包編目員的臨時(shí)性和非專業(yè)性，學(xué)院圖書館的兼職人員具有很大的優(yōu)勢(shì)，他們?cè)趫D書館工作多年，對(duì)該館的館藏體系、分類特點(diǎn)有比較深刻的認(rèn)識(shí)，通過(guò)上崗培訓(xùn)和工作經(jīng)驗(yàn)的不斷積累，能更快更好地掌握該館特有的分編規(guī)則和細(xì)則［7］。由于兼職和專職編目員都是圖書館的員工，他們的溝通或交流更為順暢，他們經(jīng)常一起探討工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，對(duì)雙方的工作都起到促進(jìn)作用，使該館的編目工作在數(shù)量和質(zhì)量上均能達(dá)到一個(gè)全新的高度。

3．保持編目加工的有序性

由于學(xué)院圖書館的中標(biāo)書商大多在異地，每次往返兩地完成編目外包任務(wù)都要考慮路費(fèi)、住宿費(fèi)等成本問(wèn)題，因此書商編目員到所在館的工作都是階段性的突擊加工，往往是從早做到晚，完成編目的圖書在短期內(nèi)堆積如山。新書大量集中入庫(kù)又給流通、閱覽部門造成了工作壓力。兼職人員利用空閑時(shí)間工作，每天都保證有2－3人在崗，使整個(gè)編目工作有條不紊地進(jìn)行。圖書館還按照?qǐng)D書的時(shí)效性分配編目加工次序，如優(yōu)先加工考級(jí)類、外語(yǔ)類、計(jì)算機(jī)類等熱門圖書，盡早讓這些圖書上架與讀者見(jiàn)面。

4．拓寬合同制人員的職業(yè)發(fā)展空間

惠州學(xué)院圖書館的合同制人員達(dá)全館總?cè)藬?shù)的三分之一，且有繼續(xù)擴(kuò)大所占比例的趨勢(shì)。他們大多固定工作在一線的流通、閱覽部門，較少有機(jī)會(huì)參與別的部門的工作。事實(shí)上合同制人員中并不缺乏人才，他們年輕好學(xué)、精力充沛，需要有更多的舞臺(tái)來(lái)施展才能。通過(guò)參與編目業(yè)務(wù)外包工作，他們的職業(yè)有了新的發(fā)展空間。他們?cè)趧?chuàng)造價(jià)值與獲得回報(bào)的同時(shí)，也是實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展的一個(gè)過(guò)程。這有助于提高他們的工作滿意度和敬業(yè)度，同時(shí)也能增強(qiáng)他們對(duì)圖書館的歸屬感。

三、幾點(diǎn)思考

(一)樹(shù)立編目外包工作模式的新觀念

為了圖書館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須樹(shù)立先進(jìn)的編目外包服務(wù)理念和探索新的服務(wù)模式。不少高校圖書館在這方面不懈努力，如前文所提到的館內(nèi)轉(zhuǎn)包模式、學(xué)生助理參與模式、合同制人員參與模式等，這些都是有益的嘗試。每個(gè)高校圖書館的類型不同、規(guī)模不同、需求不同，所面臨的環(huán)境和問(wèn)題也不盡相同，符合每一圖書館實(shí)際的才是最好的。

(二)掌握編目外包模式的主導(dǎo)權(quán)

目前圖書招標(biāo)體制的不完善，造成很多圖書館無(wú)法充分自主選擇滿意的書商，中標(biāo)書商往往有數(shù)家，他們提供的售后服務(wù)大多不盡理想，今后要避免這種情況的出現(xiàn)，由圖書館自主選擇編目外包的模式是較好的解決途徑。圖書館必須制定并與書商簽署有效的合同，形成書面文件，使書商有標(biāo)準(zhǔn)可依。例如，可以把招聘學(xué)院圖書館合同制人員承擔(dān)編目外包工作的條款作為個(gè)性化要求列入招標(biāo)售后服務(wù)的相關(guān)合同中，形成事實(shí)合約。

(三)重視館員隊(duì)伍的建設(shè)和協(xié)調(diào)發(fā)展

隨著業(yè)務(wù)外包事業(yè)的發(fā)展，有些圖書館已經(jīng)不局限于編目業(yè)務(wù)外包，也嘗試把流通服務(wù)、信息系統(tǒng)建設(shè)、后勤管理等業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。業(yè)務(wù)外包后圖書館的組織結(jié)構(gòu)和服務(wù)模式發(fā)生了變化，這個(gè)時(shí)候就要本著“一員多能”的原則來(lái)培養(yǎng)人才，這樣既能確保圖書館在任何情況下都能提供最基本的服務(wù)，又可以讓館員的工作具有差異性和豐富性，提高他們的工作積極性。對(duì)非事業(yè)編制的館員，圖書館應(yīng)加大對(duì)他們的關(guān)注度。目前高校圖書館的人事呈現(xiàn)出一種共性，一方面是越來(lái)越緊張的事業(yè)編制，一方面是非事業(yè)編制人員的比例不斷上升。近幾年由于惠州學(xué)院的人才引進(jìn)政策偏向于教學(xué)，圖書館很難爭(zhēng)取到事業(yè)編制來(lái)吸引人才，只能引進(jìn)合同制人員。圖書館應(yīng)重視合同制人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，給予他們充分的職業(yè)發(fā)展空間，促進(jìn)他們的自我發(fā)展，有意識(shí)地進(jìn)行橫向的輪崗鍛煉，使之具備多個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)和職能領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)［8］，讓他們與在編人員形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，保障圖書館外包事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，使圖書館的工作效率和服務(wù)能力提升到一個(gè)嶄新的高度。

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［4］張艷．高校圖書館編目外包的管理與實(shí)踐——以湖北大學(xué)圖書館為例［J］．圖書館學(xué)刊，2013(1):24－27．

［5］黎邦群．OPAC書目糾錯(cuò)功能的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］．大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2012，30(1):59－63．

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