工程項(xiàng)目管理中文件歸檔影響因素與對(duì)策分析

叢巧克

中國石油集團(tuán)工程設(shè)計(jì)有限責(zé)任公司華北分公司 河北任丘 062552

工程建設(shè)過程中各個(gè)參見單位工程項(xiàng)目文件歸檔是該部門執(zhí)行工程合同工作內(nèi)容之中的一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容與環(huán)節(jié)，根據(jù)工程合同以及國家規(guī)定做好此項(xiàng)工作是各參見單位應(yīng)該具有的職責(zé)。在長(zhǎng)時(shí)間的工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔工作過程之中，各個(gè)參建單位努力攻克各項(xiàng)困難工程項(xiàng)目文件歸檔工作作出了非常大的貢獻(xiàn)，且其成績(jī)尤為突出。然而，從對(duì)很多工地的了解也可以得知，在實(shí)際工作過程之中，有非常多的單位往往無法做到工程項(xiàng)目建設(shè)以及檔案管理的同步化進(jìn)程，過程管控缺失或者不夠完善，從而導(dǎo)致后期工程項(xiàng)目文件歸檔存在較大的難度與較多的問題，常常使得工程項(xiàng)目進(jìn)度緩慢。本研究主要對(duì)工程項(xiàng)目管理中文件歸檔影響因素進(jìn)行分析，然后著重闡述了具體對(duì)策。

一、影響工程項(xiàng)目管理中文件歸檔的因素分析

筆者根據(jù)實(shí)際工作情況以及查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料，現(xiàn)總結(jié)出如下幾點(diǎn)工程項(xiàng)目管理中文件歸檔的影響因素：

1.領(lǐng)導(dǎo)及員工檔案意識(shí)薄弱或欠缺

（1)領(lǐng)導(dǎo)方面

很多領(lǐng)導(dǎo)都忙于工程施工現(xiàn)場(chǎng)的相關(guān)事務(wù)，對(duì)于工程項(xiàng)目文件歸檔的工作則重視度不足或者欠缺。此種現(xiàn)象導(dǎo)致的直接后果就是會(huì)給整個(gè)單位的工程項(xiàng)目文件歸檔工作造成巨大的連鎖影響及反應(yīng)。如單位竣工歸檔組織機(jī)構(gòu)以及相應(yīng)的制度建設(shè)、竣工歸檔工作計(jì)劃、責(zé)任劃分落實(shí)以及過程的管控均難以到位，而這些組織保證措施無法很好地落實(shí)，那么必然會(huì)給最終的項(xiàng)目文件歸檔工作帶來巨大的麻煩及隱患。究其原因，筆者認(rèn)為主要由于：（1）領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)欠缺或者薄弱；（2）工程項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工工作十分繁重，安全問題、工程進(jìn)展問題等均是領(lǐng)導(dǎo)需要考慮的問題，因此導(dǎo)致了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案歸檔的重視度較低。

(2）員工方面

由于領(lǐng)導(dǎo)本身對(duì)檔案歸檔的重視度較低，而員工又是按照單位領(lǐng)導(dǎo)的指示及命令而開展工作的，因此，直接導(dǎo)致員工對(duì)檔案歸檔的意識(shí)也十分薄弱或者欠缺。存在的較為常見的現(xiàn)象就是：?jiǎn)T工對(duì)檔案歸檔工作置之不理，覺得歸檔工作與自己毫無關(guān)系。此種現(xiàn)象直接導(dǎo)致的后果就是員工無法充分地發(fā)揮個(gè)人對(duì)項(xiàng)目文件質(zhì)量的負(fù)責(zé)以及管控作用，從而會(huì)造成大量不合格的檔案歸檔文件的出現(xiàn)，從而大大阻礙了工程項(xiàng)目歸檔工作的正常進(jìn)行。究其原因，筆者認(rèn)為主要表現(xiàn)在：（1）單位領(lǐng)導(dǎo)本身對(duì)歸檔工作的重視度不足；（2）員工自身的歸檔意識(shí)薄弱；（3）培訓(xùn)缺失，很多員工都對(duì)歸檔工作沒有一個(gè)很直觀的印象。

2.管理方面的影響因素

（1)項(xiàng)目文件質(zhì)量無法滿足檔案歸檔的基本要求

對(duì)于大多數(shù)工程項(xiàng)目施工單位而言，雖然工程項(xiàng)目施工單位成立了竣工辦公室，然而在工程建設(shè)期間，單位文件的出入全在各個(gè)部門，大量的文件質(zhì)量未得到合理而有效地控制。出現(xiàn)此種情況直接會(huì)使得最終的工程項(xiàng)目文件歸檔工作的順利實(shí)施埋下了巨大的隱患。究其發(fā)生的原因，筆者認(rèn)為主要在于施工項(xiàng)目竣工辦公室未能很好地履行其應(yīng)盡的職責(zé)。此外，渠道多元化也不利于檔案歸檔工作的順利進(jìn)行。

(2）無法根據(jù)計(jì)劃及時(shí)完成項(xiàng)目文件歸檔

筆者發(fā)現(xiàn)，在實(shí)際過程中，施工單位竣工辦由于對(duì)工程項(xiàng)目文件完成的情況掌握及了解欠缺，根本不能制定出一套完整及合理的歸檔計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目文件完成和審核后進(jìn)行整改完成的時(shí)間也不能夠進(jìn)行很好的控制。此情況出現(xiàn)，直接造成工程項(xiàng)目文件過程歸檔計(jì)劃往往無法順利實(shí)施與完成，滯后較多，以至影響最終歸檔計(jì)劃的落實(shí)。究其原因，主要是由于受到“三個(gè)和尚”效應(yīng)的影響嚴(yán)重，職責(zé)無法很好地進(jìn)行落實(shí)到位。

二、工程項(xiàng)目管理中文件歸檔工作順利進(jìn)行的具體對(duì)策分析

基于上述關(guān)于當(dāng)前時(shí)期工程項(xiàng)目管理中文件歸檔的影響因素及產(chǎn)生原因的闡述與分析可以得知，應(yīng)該采取強(qiáng)有效的措施確保工程項(xiàng)目管理中文件歸檔工作順利進(jìn)行，具體而言，主要包括如下幾個(gè)方面的對(duì)策：

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)與考核

作為單位領(lǐng)導(dǎo)，是單位工作如何開展的核心，有著左右方向、影響周邊、帶動(dòng)全局的作用。所以要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，明確項(xiàng)目檔案與工程建設(shè)的利害關(guān)系和如不盡早、及時(shí)、認(rèn)真抓對(duì)工程后期檔案歸檔工作帶來的后果。端正認(rèn)識(shí)，提高檔案意識(shí)。除此之外，還應(yīng)該將檔案歸檔工作作為員工的考核范圍。

2.促進(jìn)責(zé)任部門對(duì)單位整體項(xiàng)目文件質(zhì)量狀況的隨時(shí)掌握，并進(jìn)行質(zhì)量管控

有問題可以直接對(duì)文件產(chǎn)生部門提出要求讓其整改，整個(gè)單位統(tǒng)一步調(diào)，防止了各部門的標(biāo)準(zhǔn)不一、各行其事，有利于管理。促進(jìn)責(zé)任部門對(duì)整個(gè)單位管理工作做到心中有數(shù)，有計(jì)劃地開展工作和擬訂竣工工作計(jì)劃，做好項(xiàng)目文件歸檔工作。

結(jié)論

綜上所述可以得知，當(dāng)前時(shí)期工程項(xiàng)目管理中文件歸檔工作受到多種因素的影響，嚴(yán)重地阻礙了文件歸檔的正常進(jìn)行，從而對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的施工情況也極為不利。因此，應(yīng)該采取強(qiáng)有效的措施才能促進(jìn)工程項(xiàng)目檔案歸檔的正常進(jìn)行，促使工程項(xiàng)目的高質(zhì)、高效運(yùn)行。

[1]國家統(tǒng)計(jì)局.中國統(tǒng)計(jì)年鑒(2007年).北京:中國統(tǒng)計(jì)出版社,2007.

[2]畢星,翟麗.項(xiàng)目管理.上海：復(fù)旦大學(xué)出版社,2000.

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