論企業(yè)基層檔案的管理與提高

劉忠艷（勝利油田現(xiàn)河采油廠綜合檔案室 山東 東營(yíng) 257000）

檔案工作條例規(guī)定：檔案工作是企業(yè)工作的組成部分，是提供企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。是維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。從而規(guī)范了檔案特性?；鶎庸ぷ魇瞧髽I(yè)的基礎(chǔ)，那么基層檔案也就是企業(yè)檔案的根基?；鶎哟蠖鄶?shù)檔案資料產(chǎn)生于生產(chǎn)一線(xiàn)（即施工現(xiàn)場(chǎng)、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、等等）是最基礎(chǔ)、最原始、最能反映實(shí)際工作情況的歷史記錄?；鶎訖n案它的收集整理為企業(yè)或單位提供了工作中的真實(shí)情況、數(shù)據(jù)，為企業(yè)、單位的持續(xù)發(fā)展提供了理論依據(jù)。

因此基層檔案管理工作的重要性不言而喻。如何管理與提高基層檔案工作，首先應(yīng)該：

一、認(rèn)清基層檔案管理的現(xiàn)狀，找出管理漏洞，全面提高基層檔案的管理水平

基層檔案管理的真實(shí)水平源于基層單位，而在基層檔案工作存在著方方面面的問(wèn)題諸如：

1、領(lǐng)導(dǎo)、職工對(duì)檔案的重視程度不夠。在基層無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)還是普通職工對(duì)檔案工作的重視、理解程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，從內(nèi)心深處沒(méi)有把檔案當(dāng)成一回事。認(rèn)為只要生產(chǎn)搞上去了，文字的整理、保存工作沒(méi)有必要。甚至認(rèn)為檔案工作只是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的保存，沒(méi)有存在價(jià)值。2、檔案意識(shí)淡薄?；鶎訖n案員對(duì)檔案的理解程度淺薄，缺乏檔案的宣傳意識(shí)，導(dǎo)致檔案工作處于被動(dòng)情況。3、人員變動(dòng)頻繁，由于基層人員的流動(dòng)性大，同時(shí)對(duì)檔案工作的不重視，引發(fā)檔案人員經(jīng)常更換，使檔案管理失去了連續(xù)性4、檔案人員身兼數(shù)職、工作主動(dòng)性差?；鶎拥臋n案員多是身兼多職，往往以生產(chǎn)任務(wù)為主，加之，沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理制度，檔案工作只是基于簡(jiǎn)單的、被動(dòng)的收集一些文件性的資料，失去了檔案工作的實(shí)際作用。

基于上述原因，基層檔案工作往往沒(méi)有檔案工作方向、目標(biāo)，只是起到一個(gè)上傳下效的作用，導(dǎo)致檔案工作局面被動(dòng)、不受重視。檔案人員因此工作主動(dòng)性受挫，很少主動(dòng)收集資料，大多是被動(dòng)地接受材料，以不能涵蓋單位工作的方方面面文件類(lèi)為主。檔案人員的宣傳意識(shí)同樣淡薄，這樣使本就被動(dòng)的檔案管理更如雪上加霜。

二、面對(duì)基層檔案工作的被動(dòng)局面亟需解決以下問(wèn)題

1、建立健全基層檔案管理制度，逐步完善基層檔案管理。根據(jù)檔案法法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)章制度的規(guī)定，確立基層檔案的管理制度、規(guī)范。明確基層檔案的工作目標(biāo)、方向。從源頭上把基層檔案的管理工作夯實(shí)。這一步需要單位的領(lǐng)導(dǎo)高度重視，要把檔案管理工作納入日程工作管理當(dāng)中。切實(shí)把檔案管理的理念帶人生產(chǎn)管理中去。

2、加強(qiáng)基層檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案意識(shí)，為基礎(chǔ)檔案管理造就專(zhuān)業(yè)人才。要因材施教、多渠道地進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)基層檔案人員不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式的對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，為為基層人員提供全面、系統(tǒng)的檔案學(xué)習(xí)計(jì)劃，讓他們知道應(yīng)該學(xué)什么、怎么學(xué)、如何用、明明白白的去進(jìn)行檔案工作、管理。

3、建立有效的將來(lái)機(jī)制，為基層檔案收集提供保障?；鶎訖n案人員一般都是身兼數(shù)職，對(duì)檔案的收集一般處于被動(dòng)狀態(tài)，建立一套有效的獎(jiǎng)勵(lì)制度，能夠在一定程度上激勵(lì)檔案人員的工作積極性，最大化的收集檔案資料，為企業(yè)、單位保留原始數(shù)據(jù)、資料等等有用的檔案素材。

其次加強(qiáng)基層檔案管理與主體管理的統(tǒng)一性，確保基層檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。

1、主體檔案工作者要注意了解并關(guān)注工作大局，根據(jù)中心工作需要積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案工作。并將新形勢(shì)、新規(guī)定、新標(biāo)準(zhǔn)、新動(dòng)向及時(shí)反饋給基層。讓基層的檔案管理與主體同步，杜絕人為造成檔案管理的空檔，從而影響基層檔案工作的健康發(fā)展。

2、要不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，有高度責(zé)任心，將基層檔案管理納入主體管理，每年制訂檔案管理規(guī)劃時(shí)，根據(jù)基層的實(shí)際情況，制訂基層的年度規(guī)劃，使基層檔案管理思路符合主體的工作的方向。為基層檔案工作提供方針政策的指導(dǎo)工作。

最后要加快基層檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，保障基層檔案源于基層、服務(wù)基層、服務(wù)企業(yè)。

隨著計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展，管理理念的更新，傳統(tǒng)的管理體制正逐漸被信息化所代替?？茖W(xué)的管理手段和全新的模式，給檔案管理管理工作提出了更高的要求。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，主體單位檔案館的信息化網(wǎng)上服務(wù)已全面展開(kāi)，信息化已成為一種新形勢(shì)下的檔案服務(wù)體系。基層檔案也應(yīng)快步跟上，充分利用高科技服務(wù)于檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。更好的為企業(yè)服務(wù)，完成檔案工作的最終目的。

基于以上的分析，我們可以看出，檔案管理不是簡(jiǎn)單的工作管理，他是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜細(xì)致專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，因此，基層檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，需要做的還有很多很多，只有在實(shí)際工作中不斷完善、提高，充分發(fā)揮“以人為本、服務(wù)至上”的服務(wù)理念，讓基層檔案得以全面發(fā)展，成為企業(yè)發(fā)展不可缺少的一部分。才能真正體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

[1]《檔案法》《檔案管理辦法》.

[2]《勝利石油管理局檔案管理規(guī)范》.