淺談如何做好農(nóng)機(jī)牌證業(yè)務(wù)檔案管理工作

河北省農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理總站 伊佳磊

農(nóng)機(jī)牌證業(yè)務(wù)檔案，是農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)在行使農(nóng)機(jī)安全監(jiān)督管理職能活動(dòng)中形成的，具有法定效力和保存價(jià)值。農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案管理工作，是指農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)根據(jù)《檔案法》、《農(nóng)業(yè)機(jī)械安全監(jiān)督管理?xiàng)l例》、《拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)牌證業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》及農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作規(guī)范的規(guī)定和要求，用科學(xué)的方法對(duì)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案進(jìn)行管理、收集和整理工作，有效保護(hù)和利用檔案。

1 檔案管理現(xiàn)狀

近幾年，各級(jí)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)科室認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理法規(guī)、規(guī)章，依法依規(guī)開(kāi)展工作，取得了一定的成績(jī)。于此同時(shí)，形成了大量牌證業(yè)務(wù)檔案，而農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理是對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械及其駕駛操作人員實(shí)施監(jiān)督管理的根本性工作，是促進(jìn)農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作信息化、規(guī)范化、科學(xué)化的基礎(chǔ)，對(duì)全面反映農(nóng)業(yè)機(jī)械的發(fā)展和管理現(xiàn)狀，保障農(nóng)機(jī)安全生產(chǎn)，了解農(nóng)業(yè)機(jī)械駕駛操作人員的素質(zhì)等具有重要的意義?？偟膩?lái)說(shuō)，農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理牌證業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化建設(shè)取得了較大成效，但依然存在不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 印章未規(guī)范使用。例如拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)來(lái)歷證明中缺少“已發(fā)牌照”章，表格中的經(jīng)辦人、檢驗(yàn)員、考試員有時(shí)只是用微機(jī)錄入而不使用個(gè)人名章進(jìn)行簽注，有的僅有一名檢驗(yàn)員簽章。

1.2 各種申請(qǐng)審批表格的內(nèi)容填寫不完整、規(guī)范。

1.3 未按要求使用計(jì)算機(jī)打印或者打印不規(guī)范。

1.4 駕駛員科目一考試試卷格式不符合規(guī)范。

1.5 駕駛證在增駕時(shí)，所考的科目不符合業(yè)務(wù)要求。

1.6 拖拉機(jī)在辦理變更等業(yè)務(wù)時(shí)沒(méi)有使用制式表格。

1.7 在辦理補(bǔ)、換發(fā)牌證業(yè)務(wù)時(shí)，業(yè)務(wù)流程單等表格不規(guī)范或缺項(xiàng)。

1.8 核發(fā)新牌證時(shí)，檔案號(hào)不連貫，有跳號(hào)現(xiàn)象。

1.9 行駛證中照片的尺寸、角度不符合規(guī)范。

1.10 未建立專門的檔案管理室、檔案柜，檔案管理設(shè)施簡(jiǎn)陋、未按要求存放，歸檔不及時(shí)。

總之，有些基層農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)在正規(guī)化、規(guī)范化的檔案管理方面還存在一定差距。

2 牌證業(yè)務(wù)檔案管理的對(duì)策及建議

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，穩(wěn)定隊(duì)伍

要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案管理工作的重視，落實(shí)檔案管理責(zé)任制，提高檔案管理水平。確定一名主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理工作，設(shè)置檔案管理工作崗位，并確定有高度事業(yè)心和責(zé)任感的監(jiān)理員上崗，保持檔案管理人員相對(duì)穩(wěn)定。及時(shí)對(duì)檔案管理人員開(kāi)展職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理人員自學(xué)檔案管理知識(shí)，打造一支精通專業(yè)知識(shí)和法律知識(shí)，且具有熟練操作計(jì)算機(jī)技能的復(fù)合型檔案管理人才。支持檔案管理人員及時(shí)充電學(xué)習(xí)，熟練掌握農(nóng)機(jī)監(jiān)理牌證業(yè)務(wù)檔案規(guī)范要求，確保檔案管理工作規(guī)范有序開(kāi)展，促進(jìn)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理。

2.2 完善制度，規(guī)范管理

《拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)牌證業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》對(duì)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作提出了明確要求，操作性很強(qiáng)。各農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)討論，熟練掌握。拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)注冊(cè)登記及其駕駛操作證業(yè)務(wù)辦結(jié)后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)資料，建立牌證業(yè)務(wù)檔案。牌證業(yè)務(wù)檔案歸檔資料需資料齊全、手續(xù)完備、信息準(zhǔn)確；拖拉機(jī)檔案及聯(lián)合收割機(jī)檔案做到一機(jī)一檔，拖拉機(jī)駕駛證檔案和聯(lián)合收割機(jī)駕駛證檔案做到一證一檔；牌證業(yè)務(wù)檔案資料規(guī)格應(yīng)當(dāng)為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的A4紙尺寸，小于A4紙尺寸的資料粘貼在A4紙尺寸的“農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案資料粘貼紙”上，大于A4紙尺寸的資料按A4紙尺寸折疊；檔案資料手工填寫時(shí)應(yīng)當(dāng)使用藍(lán)色或黑色墨水筆，需做到書寫清楚、準(zhǔn)確；拖拉機(jī)（聯(lián)合收割機(jī)）的證件照片和發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)碼、掛車架號(hào)碼拓印膜及機(jī)身(底盤)號(hào)碼應(yīng)粘貼在《拖拉機(jī)登記業(yè)務(wù)流程記錄單》（《聯(lián)合收割機(jī)登記業(yè)務(wù)流程記錄單》）相應(yīng)的位置；拖拉機(jī)檔案和聯(lián)合收割機(jī)檔案編號(hào)參照拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)的注冊(cè)登記編號(hào)；牌證業(yè)務(wù)檔案資料以左頁(yè)邊和下頁(yè)邊為準(zhǔn)疊放整齊，裝訂成冊(cè)。牌證業(yè)務(wù)檔案資料按照辦理單項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)間的先后順序前后排列。對(duì)于同時(shí)持有拖拉機(jī)駕駛證及聯(lián)合收割機(jī)駕駛證的，兩者的所有檔案需存放于拖拉機(jī)駕駛證檔案中。

2.3 做好基礎(chǔ)建設(shè)，妥善保存檔案

農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配置專門檔案管理室，并在檔案室擺放專門的檔案柜存放檔案。檔案室要遠(yuǎn)離易爆、易燃及有腐蝕性氣體等場(chǎng)所，并配置防盜、防火、防塵、防潮及防蟲鼠的設(shè)施和設(shè)備。保管農(nóng)機(jī)牌證業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的檔案袋和符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檔案用具。牌證業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按檔案編號(hào)的順序排列，遵循從上到下、從左到右的規(guī)則入柜存放保管。除拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)遷出轄區(qū)和拖拉機(jī)駕駛證、聯(lián)合收割機(jī)駕駛證轉(zhuǎn)出之外，已入庫(kù)的牌證業(yè)務(wù)檔案原則上不得借出檔案室。如有確須借出的，應(yīng)當(dāng)按照《拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)牌證業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》中的要求登記，做好交接手續(xù)。在辦理拖拉機(jī)停駛、核發(fā)拖拉機(jī)年度檢驗(yàn)合格證等業(yè)務(wù)時(shí)，其相應(yīng)資料可以按順序排列，單獨(dú)建冊(cè)保管，不必存入牌證業(yè)務(wù)檔案袋。拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)在辦理遷出和注銷業(yè)務(wù)時(shí)，須將最近兩年中核發(fā)的拖拉機(jī)年度檢驗(yàn)合格證或者簽注的聯(lián)合收割機(jī)行駛證年度檢驗(yàn)合格有效期的相應(yīng)業(yè)務(wù)資料存入拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)檔案袋。

2.4 開(kāi)展檢查，形成長(zhǎng)效機(jī)制

省、市級(jí)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)縣級(jí)農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)的牌證業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。為加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理和糾正業(yè)務(wù)檔案存在的問(wèn)題，河北省在前幾年對(duì)全省農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案進(jìn)行過(guò)一次聯(lián)查，使各市在檢查過(guò)程中學(xué)習(xí)到了規(guī)范、高效的檔案管理方法，促進(jìn)了檔案工作交流，對(duì)全省各農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理的機(jī)構(gòu)檔案管理工作起到促進(jìn)作用，使全省的檔案管理規(guī)范化程度得到了顯著提高。