機關(guān)檔案集中管理新實踐——以無錫市機關(guān)檔案管理中心為例

華婧婧

（無錫市檔案局，江蘇無錫，214023）

2010年9月，無錫市檔案局適應(yīng)黨政機關(guān)集中辦公的新形式，建立了無錫市機關(guān)檔案管理中心，實現(xiàn)了70余個機關(guān)的各個門類檔案的集中統(tǒng)一管理。無錫市機關(guān)檔案管理中心站在檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的戰(zhàn)略高度，以前瞻性的眼光，銳意進取，改革創(chuàng)新，建立了全流程的機關(guān)檔案管理模式，為檔案事業(yè)注入了新的生機和活力。

一、無錫市機關(guān)檔案管理中心的基本概況

1.落實編制，組建專業(yè)化隊伍。無錫市機關(guān)檔案管理中心是由無錫市編制委員會辦公室批準正式成立的正科級處室，隸屬于無錫市檔案局?！爸行摹庇墒辔挥?xùn)練有素、經(jīng)驗豐富的工作人員組成，分別負責(zé)各單位的檔案收集、整理、管理、利用、信息化等工作。所有人員都經(jīng)過上崗培訓(xùn)并簽訂保密協(xié)議。這支高素質(zhì)、專業(yè)化、穩(wěn)定的隊伍為集中管理無錫市市民中心70余個行政機關(guān)的檔案提供了人才保障，是無錫市檔案管理創(chuàng)新模式得以順利運行的前提和基礎(chǔ)。

2.加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，突顯規(guī)模管理效益。無錫市機關(guān)檔案管理中心庫房面積達1000平方米，由東、西兩個庫房組成，用于存放各機關(guān)的文書、實物、聲像等各類檔案?！爸行摹迸溆?00平方米的檔案整理辦公用房，用于檔案整理、利用、數(shù)字化加工等工作。根據(jù)檔案管理專業(yè)化的要求，“中心”還配備了計算機、復(fù)印機、打印機、防磁柜、去濕機、掃描儀、空氣凈化器、氣體滅火器等設(shè)施設(shè)備。

3.理順關(guān)系，明確責(zé)任。無錫市機關(guān)檔案管理中心建立后，市民中心各機關(guān)不再設(shè)立檔案室，所有檔案整理、管理工作都由“中心”承擔(dān)，各單位檔案員只需負責(zé)做好文件的收集工作。機關(guān)檔案管理中心成為檔案所屬單位與檔案館之間的紐帶。它不僅延續(xù)了原先檔案室工作的所有職能，完整地接收了原檔案室的所有檔案，并在此基礎(chǔ)上擴大了管理內(nèi)容，提升了管理水平。機關(guān)檔案管理中心的檔案受各機關(guān)委托管理，檔案的所有權(quán)仍是檔案形成單位。各單位向機關(guān)檔案管理中心授權(quán)后，機關(guān)檔案管理中心才能使用存放的檔案?！爸行摹辈荒茈S意向外界提供檔案利用，不能交叉利用各單位的檔案，檔案保管利用過程中必須確保檔案的所有權(quán)和機密性不被破壞。

二、檔案集中管理的主要做法

一是溝通合作，制定歸檔方案。機關(guān)檔案管理中心成立后，根據(jù)各機關(guān)檔案業(yè)務(wù)的具體情況，落實了各工作人員的分管單位。明確工作任務(wù)后，工作人員深入各單位調(diào)查摸底，了解各單位的檔案工作基本情況，與檔案員充分溝通協(xié)商，了解各單位的工作職能，制定分類方案、歸檔范圍和保管期限表，為做好檔案整理工作打下夯實基礎(chǔ)。

二是按時完成各單位年度文件歸檔整理工作。各單位每一年度的文件歸檔工作由機關(guān)檔案管理中心完成。無錫市機關(guān)檔案管理中心通過電子政務(wù)平臺采集本年度各機關(guān)的電子文件，利用“機關(guān)檔案管理中心檔案管理系統(tǒng)”進行分類和保管期限鑒定，對這部分文件實現(xiàn)即時整理預(yù)歸檔。各單位檔案員按時將收集齊全的上年度應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件送至“中心”，工作人員將這些紙質(zhì)文件與采集的電子文件對照，查漏補缺，在系統(tǒng)中生成件號、分類號、保管期限、頁號等信息，打印出歸檔文件目錄，完成實體檔案的年度歸檔整理工作。

三是加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，不斷完善目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫?！爸行摹睘榇娣诺乃袡n案建立了目錄數(shù)據(jù)庫，目錄數(shù)據(jù)信息詳盡，如黨員介紹信有所有人名信息，每件檔案都有庫房存放位置信息等。全文數(shù)據(jù)通過政務(wù)平臺采集、各單位電子文件收集和數(shù)字化加工等多個渠道收集，減少重復(fù)勞動，節(jié)省成本。

四是提供檔案利用，打造服務(wù)平臺。各單位的查檔利用工作都由“中心”工作人員承擔(dān)。各單位人員可以通過“機關(guān)檔案管理中心電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)”查詢到本單位的所有檔案目錄和電子文件，實現(xiàn)遠程查檔服務(wù)。有特殊要求可以通過系統(tǒng)提交至“中心”，由工作人員及時辦理。

五是提供檔案保管場所，負責(zé)庫房日常管理。機關(guān)檔案管理中心建成后，所有機關(guān)的未進館檔案全部存放在“中心”的庫房。工作人員按全宗、年度、保管期限有序排放現(xiàn)有檔案，并為以后生成的檔案預(yù)留足夠空間。庫房配有專業(yè)的防火、恒溫、恒濕、消毒等設(shè)備，庫房管理嚴格遵守“八防”要求，每天有人巡檢，定期打掃衛(wèi)生。

六是定期進行檔案的鑒定和銷毀工作。按照檔案鑒定、銷毀工作的相關(guān)要求，按規(guī)定的手續(xù)和標準，定期對檔案進行鑒定，對不需要長期保管的檔案，經(jīng)檔案所屬單位同意后，辦理相關(guān)銷毀手續(xù)。

七是按時完成各單位檔案移交進館工作。對到進館年限的檔案進行鑒定后，將需要永久保存的檔案按規(guī)定移交檔案館，向檔案館提供檔案數(shù)量、所需空間等各種數(shù)據(jù)，同時移交目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)。

三、檔案集中管理取得的成效

1.節(jié)省庫房空間，節(jié)約管理成本。無錫市市民中心共有70余個機關(guān)集中辦公，按原來“機關(guān)檔案室”的“小而全”管理模式，至少要建立70余個檔案室，每個檔案室要配備庫房、溫濕度控制設(shè)備、防火設(shè)備、計算機等軟、硬件設(shè)備，資源利用率低，管理成本高。建立機關(guān)檔案管理中心后，檔案集中存放在市民中心的庫房中，各種設(shè)備為各單位檔案共享使用，節(jié)約了庫房空間和辦公經(jīng)費，以最少的投入獲得最大程度的收益和效果，凸顯了規(guī)?；芾硇б妗?/p>

2.人員隊伍穩(wěn)定，專業(yè)化程度高。機關(guān)檔案管理中心的工作人員都是經(jīng)過層層選拔的，有一定的檔案工作經(jīng)驗，有很好的溝通協(xié)調(diào)能力，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)，擁有多項技能，掌握各項專業(yè)知識，能勝任多個工作崗位。他們長期定向?qū)９苋舾蓡挝坏臋n案收集、整理、管理、利用，對各單位的工作職能、檔案基本情況相當(dāng)熟悉。這種人員隊伍配備方式，解決了以前機關(guān)檔案工作中檔案員身兼數(shù)職、經(jīng)常變動、工作延續(xù)性差的問題。而且，機關(guān)檔案管理中心是檔案局的一個處室，工作人員能在第一時間接受檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3.檔案資源有機整合，擴大檔案利用范圍。各機關(guān)檔案集中管理后，各不同職能部門的檔案資料都存放在一起，可以在機關(guān)檔案管理中心查閱到不同單位的檔案資料，免去了要到不同部門查找的麻煩。這種服務(wù)形式打破了檔案只為本單位服務(wù)的信息封閉性，促進了更多的個人、單位共同利用檔案資源，特別是涉及一些大主題、深層次、寬范圍的檔案利用，這種優(yōu)勢就更加凸顯了。

4.提高館藏質(zhì)量，簡化進館程序?！爸行摹钡臋n案管理工作從文件收集環(huán)節(jié)開始，從源頭上控制檔案質(zhì)量。各單位年度歸檔工作全部由“中心”工作人員整理完成，嚴格按照館藏檔案要求進行操作，提高了進館檔案質(zhì)量，減少了檔案進館時的整改工作量。到期檔案直接從機關(guān)檔案管理中心進館，各種臺賬數(shù)據(jù)清晰，數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)批量移交，而且“中心”為檔案館的一個處室，利于協(xié)調(diào)工作。

5.優(yōu)化館藏，減少重份檔案。以“機關(guān)檔案室”模式進行檔案管理時，各機關(guān)各自為政，工作不便協(xié)調(diào)，有的文件在多個單位歸檔，造成移交進館的檔案存在大量的重復(fù)文件，這些重份文件不僅不能產(chǎn)生任何益，而且要消耗各種資源，增加管理費用。機關(guān)檔案管理中心彌補了這一不足，通過檔案管理系統(tǒng)的查重功能，檢查文件歸檔重復(fù)情況，有效地改善了館藏結(jié)構(gòu)，減輕了館藏壓力。

6.有效監(jiān)督文件收集情況，提高文件收齊率。檔案和文件是同一事物的不同歷史階段，文件收集是檔案工作的最初階段，如果文件收集不齊全，那么檔案工作也受其影響。機關(guān)檔案管理中心通過政務(wù)平臺收集各單位的收文和發(fā)文電子文件，實時地了解各單位文件的收發(fā)情況，并且可以通過檔案管理系統(tǒng)，跨單位、大范圍地查找文件的處理情況，比如請示是否有對應(yīng)的批復(fù)等。通過技術(shù)手段實現(xiàn)檔案的前端控制，為文件收集工作提供了保障。

7.有利于現(xiàn)代化技術(shù)手段在檔案工作中的推廣。提升檔案工作水平需要新技術(shù)、新方法的支撐，也需要經(jīng)費和技術(shù)人才的支持，因此在檔案室時代先進的技術(shù)方法很難大面積推廣使用。機關(guān)檔案管理中心建立以后，購置了掃描儀、服務(wù)器、大容量存儲等先進設(shè)備，利用檔案館的人才優(yōu)勢，建成了檔案管理利用系統(tǒng)、目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，通過政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺提供檔案利用。

8.促進檔案業(yè)務(wù)標準化。機關(guān)檔案管理中心實現(xiàn)了從文件到檔案的全程管理，對于同一類型的文件在鑒定、分類時，可以執(zhí)行一致的要求和標準。在目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面，也可以統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和技術(shù)標準。改變了以前檔案員根據(jù)自己的認識各自為政的情況。

［1］張景珍.建立文檔管理中心是優(yōu)化館藏檔案的有效途徑.浙江檔案，2006（3）

［2］林紅棉.美國文件中心與我國機關(guān)文檔管理中心的異同分析.科教導(dǎo)刊，2011（19）