新建本科院?；n案管理存在的問題及對(duì)策

Problems and Countermeasures of Capital Construction Archives Management of Newly Established University

曹新素 （合肥師范學(xué)院，安徽 合肥 230000）

0 前 言

上世紀(jì)末，在我國(guó)教育體制改革的浪潮下，教育部決定將原來的一些大專院校、成人高校改制升級(jí)為本科院校，使得我國(guó)的高等教育由“精英型”朝著“大眾型”的方向發(fā)展。伴隨著這一方針政策的實(shí)施，新建本科院校面臨著新的契機(jī)和挑戰(zhàn)。這些新生本科院校要想成功改造轉(zhuǎn)型為合格的本科院校，擴(kuò)大校園面積，搞好基本建設(shè)成為這些新建本科院校首先要解決的問題。因此，在新建本科院?；窘ㄔO(shè)過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案材料。完整的基建檔案能夠清楚的記錄各類建筑以及各種管線等的真實(shí)情況，這些都可以為以后的維修、再建、擴(kuò)建等提供真實(shí)可靠的參考資料，有著重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。因此，做好新建本科院?；n案管理工作至關(guān)重要。然而在現(xiàn)實(shí)中，這些新建本科院校的基建檔案管理卻存在這樣那樣的問題，并且這一形勢(shì)日趨嚴(yán)峻。

1 新建本科院?；n案管理存在的問題

1.1 對(duì)基建檔案的價(jià)值及重要性缺乏理性認(rèn)知

檔案意識(shí)一直以來是檔案管理人員不停在呼吁的問題，雖然有點(diǎn)老生常談，但不可否認(rèn)這是檔案管理存在問題的至關(guān)重要的原因之一。新建本科院校基建檔案意識(shí)薄弱，缺乏對(duì)基建檔案價(jià)值和重要性的認(rèn)識(shí)，造成對(duì)基建檔案材料收集的支持力度不夠。院校領(lǐng)導(dǎo)部門缺乏對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致他們對(duì)基建檔案不重視，形成只重建設(shè)不重檔案的現(xiàn)象。對(duì)檔案管理人員的呼吁也只當(dāng)成是“無痛呻吟”。上到領(lǐng)導(dǎo)部門，下到工程相關(guān)階段涉及到的具體辦事人員大都缺乏對(duì)基建檔案價(jià)值的正確認(rèn)識(shí)，這給基建檔案管理帶來很大困難。

1.2 基建檔案材料收集不齊全，缺失嚴(yán)重

基建檔案在形成的過程中涉及到建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個(gè)部門，由于工程耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，程序又比較復(fù)雜，使得基建檔案成為整個(gè)工程項(xiàng)目的滯后點(diǎn)和難點(diǎn)。校方對(duì)相關(guān)單位也沒有相關(guān)條款制度的約束，許多項(xiàng)目施工單位沒有成立專門的項(xiàng)目檔案管理部門，更談不上專門的檔案管理人員，而新建本科院校的基建部門的兼職檔案員由于各種原因也不能全程參與進(jìn)去，致使項(xiàng)目各個(gè)階段的材料散落在不同人員的手中。各個(gè)參與工程項(xiàng)目的主體單位和部門也是只重視工程進(jìn)度和質(zhì)量等指標(biāo)，常常忽略或者遺忘各階段工程項(xiàng)目材料的收集和整理，等到工程竣工以后再去補(bǔ)救已經(jīng)來不及，這種基建檔案工作明顯滯后于施工進(jìn)度的做法致使基建檔案材料收集不齊全、不完整，甚至嚴(yán)重缺失。

1.3 上交的基建檔案材料質(zhì)量不過關(guān)、立卷不規(guī)范

一些新建本科院校在校園建設(shè)過程中選擇的參建單位實(shí)力也是參差不齊。有些施工單位的技術(shù)水平、管理水平不高，歸檔意識(shí)薄弱，在竣工驗(yàn)收的時(shí)候?qū)w檔材料也只是抱有應(yīng)付的心理，對(duì)歸檔質(zhì)量毫不在意。使得上交高校檔案管理部門的基建檔案質(zhì)量不高，除了不齊全不完整之外，還有大量的復(fù)印件（少量原件甚至交給了財(cái)務(wù)報(bào)銷用），有的竣工圖沒有按照實(shí)際施工過程中的數(shù)據(jù)去修改，出現(xiàn)數(shù)據(jù)不符、缺審核簽字甚至缺圖章等現(xiàn)象。這些負(fù)責(zé)歸檔材料的工作人員一般都不是專門的工程檔案管理人員，檔案業(yè)務(wù)能力缺乏，不了解檔案組卷的基本要求，檔案整理缺乏系統(tǒng)性、條理性，出現(xiàn)立卷不規(guī)范的現(xiàn)象。這給院校檔案館（室）后期的保管利用帶來很多麻煩。

2 加強(qiáng)新建本科院?；n案管理的對(duì)策

2.1 加大宣傳力度，扭轉(zhuǎn)思想偏差，提高檔案意識(shí)

檔案作用具有滯后效應(yīng)，基建檔案也不例外，正是由于基建檔案的這種滯后性作用，使得上到領(lǐng)導(dǎo)部門，下到基層人員都認(rèn)識(shí)不到基建檔案的重要性。檔案部門首先要在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)面前不停呼吁，爭(zhēng)取得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，再聯(lián)合學(xué)校的宣傳部門，在學(xué)校范圍里宣傳基建檔案的重要性?？梢圆扇≌匍_全校檔案大會(huì)的形式，邀請(qǐng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、各部門主要負(fù)責(zé)人以及相關(guān)兼職檔案員參加，普及基建檔案知識(shí)，宣傳其利用價(jià)值；在學(xué)校教學(xué)評(píng)估、校慶、學(xué)位申報(bào)等重大事件中，只要涉及到基建檔案的，要主動(dòng)服務(wù)，用實(shí)際行動(dòng)體現(xiàn)基建檔案的重要性；在學(xué)校網(wǎng)站開設(shè)專門的檔案專欄，及時(shí)更新檔案動(dòng)態(tài)，將相關(guān)的檔案法規(guī)、檔案整理規(guī)范等上傳到網(wǎng)上，這些都將起到很好的宣傳作用。檔案工作人員更應(yīng)該端正工作態(tài)度，從自身做起，上到爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，下到個(gè)人業(yè)務(wù)都要給予足夠重視，要有檔案人的責(zé)任意識(shí)，在實(shí)踐中不斷提高基建檔案的管理水平。

2.2 完善基建檔案管理制度，加強(qiáng)溝通與合作，確?；n案完整性

要確?；n案材料的齊全完整，必須從源頭上開始下功夫。新建本科院校的檔案管理部門要制定比較詳細(xì)的基建檔案管理制度，從崗位職責(zé)、歸檔質(zhì)量等方面做出明確規(guī)定。學(xué)校的基建部門要配備專門的基建檔案管理人員，明確其崗位職責(zé)，這是確保歸檔材料齊全完整的重要因素?；ú块T的專職檔案員是學(xué)校檔案館（室）與參建單位的檔案管理人員溝通交流的紐帶。學(xué)校檔案管理部門對(duì)基建檔案的相關(guān)要求，可以通過基建專職檔案員傳達(dá)給參建單位，這對(duì)參建單位及時(shí)做好工程項(xiàng)目檔案歸檔起到良好的監(jiān)督和促進(jìn)作用。同時(shí)在學(xué)校與參建單位簽訂合同之時(shí)做出相應(yīng)約束條款，要求每個(gè)參建單位必須設(shè)立專職機(jī)構(gòu)，有專職檔案人員管理工程過程中產(chǎn)生的基建檔案資料。明確其崗位職責(zé)，增進(jìn)各相關(guān)單位和部門之間的溝通與合作。各階段工程檔案材料的收集整理與工程進(jìn)度同步進(jìn)行，

各參建單位或部門在工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，必須按照高校基建檔案管理規(guī)范及時(shí)將工程項(xiàng)目檔案移交一套完整的材料給學(xué)校檔案館（室）。參建單位在竣工驗(yàn)收、結(jié)工程尾款時(shí)，必須要有學(xué)校檔案館（室）的審核簽字。

2.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案人員管理，提高檔案人員綜合素質(zhì)

基建檔案相對(duì)來說比較復(fù)雜，專業(yè)性要求也比較高，不僅要求檔案人員有檔案方面的專業(yè)知識(shí)，還要求檔案人員對(duì)基建工程的過程比較了解，這樣在才能做到有的放矢。一套完整的質(zhì)量合格的基建檔案材料的歸檔需要各相關(guān)單位基建檔案管理人員的全力配合，基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力直接決定著歸檔質(zhì)量的高低。因此，學(xué)校要注重檔案專業(yè)培訓(xùn)，

定期派檔案管理人員參加各種專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)能力，了解檔案管理的最新動(dòng)向，以便更好的開展工作。檔案管理部門也要在全校范圍內(nèi)定期開展兼職檔案員培訓(xùn)，對(duì)基建檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，也方便基建檔案人員對(duì)參建單位的歸檔材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。還要不斷進(jìn)修基建工程方面的知識(shí)，不斷優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，基建檔案工作的復(fù)雜性還要求基建檔案管理人員必須有足夠的耐心，要細(xì)心，還要有很強(qiáng)的責(zé)任心。這是做好基建檔案管理的有力保障，也是檔案管理人員的基本素養(yǎng)。提高檔案工作人員綜合素質(zhì)和能力，讓他們掌握更全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)，在工作中不僅懂得技術(shù)，還懂得管理，這樣在實(shí)際工作中才能不斷的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，積累更多更好的管理基建檔案的經(jīng)驗(yàn)。

3 結(jié) 語(yǔ)

新建本科院?；n案管理問題不容忽視，基建檔案反映了校園基本建設(shè)活動(dòng)的全過程，它不僅具有參考和憑證作用，同時(shí)對(duì)學(xué)校今后的基礎(chǔ)建設(shè)起著重要的指導(dǎo)意義，新建本科院校的基建檔案是學(xué)校進(jìn)行整體規(guī)劃和管理的重要分支，是學(xué)校檔案不可或缺的重要組成部分?；n案的重要性在于后期的開發(fā)利用，這些建設(shè)項(xiàng)目在后期的維修維護(hù)、改擴(kuò)建的時(shí)候都需要用到基建檔案，有著重要的參考價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。做為檔案管理人員，我們要不斷的在工作中發(fā)現(xiàn)總結(jié)問題，并提出切實(shí)可行的解決辦法，以保證新建本科院?；üぷ鞯捻樌M(jìn)行。

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