簡議農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的問題與對策

陸 梅，白 蕊

（云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，云南 昆明 650231）

0 引言

農(nóng)業(yè)科技檔案管理是農(nóng)業(yè)部門科研工作和綜合管理工作中重要的組成部分，對農(nóng)業(yè)部門的科研工作有著重要的意義，是科研工作的重要環(huán)節(jié)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作具有政治性、管理性、保密性和服務(wù)性等特點，其管理效果的達成與否很大程度上影響著農(nóng)業(yè)科研項目活動的開展。充分開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源，提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平，有利于促進我國農(nóng)業(yè)科研工作的深入發(fā)展，文章從農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀入手，簡要論述了現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中存在的問題，并結(jié)合工作經(jīng)驗，提出了相關(guān)對策。

1 農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理缺乏系統(tǒng)性

現(xiàn)階段，許多農(nóng)業(yè)科研單位仍沒有意識到檔案工作的重要性，對于檔案的管理工作不重視，導(dǎo)致許多科研人員不信任單位，以至于將科研核心資料保留在個人手中，而沒有進行農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研數(shù)據(jù)的缺失或者遺失。與此同時，許多農(nóng)業(yè)科研單位對于科技檔案的管理只重視科技成果、報獎階段的檔案資料管理工作，而對于科研準備階段以及研究實驗階段的檔案管理不重視。對于科研檔案的管理工作多傾向于成果性的記錄，而對于科研實驗過程中的原始數(shù)據(jù)等系統(tǒng)資料卻很少，這也直接導(dǎo)致了許多科技檔案無法在爭論性問題中成為重要依據(jù)，影響了科技檔案的實用性。這些問題的出現(xiàn)一方面反映了農(nóng)業(yè)科研單位對于檔案的重視程度不夠，另一方面也說明了目前狀態(tài)下農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和準確性。

1.2 檔案管理數(shù)字化程度低

我國信息技術(shù)高速發(fā)展，信息化和數(shù)字化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，為許多單位的管理工作帶來了巨大的便利。但現(xiàn)階段許多農(nóng)業(yè)科研單位的科技檔案仍多以紙質(zhì)檔案為主，這也直接導(dǎo)致檔案資料整理工作數(shù)量龐大，加大了檔案管理工作的人力資源，而實際上紙質(zhì)檔案的檢索工具也較為單一，查閱也并不便利。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，紙質(zhì)檔案比重應(yīng)該逐漸降低，電子文件的比重將不斷增大，但許多基層農(nóng)業(yè)科研單位，由于經(jīng)費問題，無法完善電子管理體系，不能夠建立起完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，使得檔案信息無法大量的信息化和電子化，這樣大大的降低了檔案開發(fā)服務(wù)的效果。

1.3 檔案利用率低下

許多農(nóng)業(yè)科研單位，尤其是基層科研單位，對于檔案管理工作存在嚴重的“重保管，輕利用”的現(xiàn)象，過分強調(diào)檔案管理的保密性，而忽略了檔案管理所追求的重要意義——數(shù)據(jù)利用，這也使得許多農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率十分低下。科研單位沒有集中對于科研檔案進行利用，使得許多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、研究信息被擱置，無法及時的應(yīng)用到現(xiàn)實生產(chǎn)力中，不僅造成了信息資源的浪費，同時也使得相關(guān)科研實驗工作的成果失去現(xiàn)實意義。

2 農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中存在的問題

從農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作現(xiàn)狀，我們不難看出在農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中存在的問題。

2.1 管理制度不健全

制度的建立是為了更好的規(guī)范行為，是為了提高工作效率，達成工作目標。只有建立完善的檔案管理工作制度，才能夠更好的規(guī)范檔案管理工作，提高檔案收集、利用、開發(fā)效率?，F(xiàn)階段，許多農(nóng)業(yè)科研單位在檔案管理制度的建立上主要體現(xiàn)在檔案管理職責不統(tǒng)一，檔案管理的各個程序沒有落實到具體部門，檔案資料的管理方案也沒有統(tǒng)一起來。

2.2 檔案管理設(shè)備、資金不足

檔案管理工作中存在的另一個較為嚴重的問題則集中體現(xiàn)在檔案管理投入資金的缺乏上，尤其是基層農(nóng)業(yè)科研單位，能夠利用于檔案管理工作的經(jīng)費十分有限。這也就直接導(dǎo)致了許多基層單位無法實現(xiàn)電子化辦公，從而也無法利用信息技術(shù)來提高檔案管理工作效率，科技檔案信息化更加無從談起。

資金的不足，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備無法進行及時更新，是農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作上“硬件”上的不足。而“軟件”的不足則主要體現(xiàn)在新一代的年輕檔案管理員的綜合素質(zhì)水平不高，許多基層檔案管理員學(xué)歷水平比較低，專業(yè)素質(zhì)不強，對于檔案信息科學(xué)管理的認識程度不深，并且對于檔案管理的意識不強，沒有意識到檔案管理工作的重要性。

3 農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作應(yīng)采取的對策

3.1 強化檔案管理意識，健全檔案管理制度

綜上所述，現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科研單位想要改善科技檔案管理工作中存在的不足，首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作思想，強化檔案管理意識。思想是行動的主導(dǎo)，要不斷向基層檔案管理工作人員宣傳檔案管理工作的真正內(nèi)涵，讓他們正確認識科技檔案的管理工作的重要性。相關(guān)科研單位科研采用不定期舉行基層檔案管理工作培訓(xùn)班，加強科技人員的指導(dǎo)工作，從思想源頭上肅清基層工作人員的不正確思想，保證管理工作思想的統(tǒng)一，促進管理工作的確切落實。與此同時，相關(guān)單位還應(yīng)該認真篩選基層年輕工作人員，保證基層管理工作者的綜合素質(zhì)達到基本工作標準。需要定期展開工作學(xué)習(xí)，組織檔案管理部門內(nèi)的整體學(xué)習(xí)活動，切實提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。

其次，相關(guān)單位應(yīng)該健全檔案管理制度，明確各部門的管理職責，確保農(nóng)業(yè)科技檔案工作的有效管理。相關(guān)農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)該借鑒先進單位的做法，可以實行課題研究負責人歸檔責任制，每一項科研課題結(jié)束后，課題負責人應(yīng)該對課題研究過程中所形成的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、文件材料進行審查、鑒定、驗收后，最后歸檔。科技材料歸檔后，由檔案管理人員接受，按照檔案管理要求，將原始文件制成材料統(tǒng)一、圖樣清晰、格式統(tǒng)一的檔案文件。

3.2 提升檔案的信息化、數(shù)字化水平

農(nóng)業(yè)科技檔案的最終目的是為了讓信息得到有效的利用，讓農(nóng)業(yè)科技信息能夠充分應(yīng)用于現(xiàn)實生產(chǎn)活動中去，提高科技信息的技術(shù)效用和社會經(jīng)濟價值。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，提升檔案的信息化、數(shù)字化是現(xiàn)階段各單位檔案管理工作的重中之重。

落實農(nóng)業(yè)科技檔案的信息化工作，首先需要檔案管理人員處理好檔案安全性和保密性的問題，準確認真的鑒別農(nóng)業(yè)科技檔案內(nèi)容，對于能夠公開的內(nèi)容，應(yīng)加大檔案信息的文獻編寫工作。通過計算機技術(shù)，建立完善的信息共享平臺，編制必要的檢索工具，加速檔案信息化的轉(zhuǎn)化。對于有密級的檔案，則需要嚴格管理，若轉(zhuǎn)換為電子檔案，應(yīng)該建立嚴密的檔案安全管理系統(tǒng)。其次，需要農(nóng)業(yè)科研單位合理利用管理資金。根據(jù)檔案工作管理的實際狀況，合理的更新管理設(shè)備，為信息化檔案管理提供必備的實施設(shè)備和實施平臺。最后，相關(guān)單位還應(yīng)該加強檔案管理的網(wǎng)絡(luò)連接方式，通過相關(guān)科技信息網(wǎng)，搭建農(nóng)業(yè)科技信息服務(wù)平臺，實現(xiàn)科技資源的共享。

4 結(jié)束語

只有實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案管理的規(guī)范化、數(shù)字化管理，建立完善的檔案管理制度，加強檔案管理工作效率，才能夠進一步的提高科技檔案的利用率，繼而促進科技資料對現(xiàn)實生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟價值，實現(xiàn)檔案管理的最終利用目標。想要實現(xiàn)這一目標，相關(guān)農(nóng)業(yè)科研單位需要正視檔案管理工作中存在的問題和不足，結(jié)合自身情況制定出有效的改善方案，狠抓落實工作，切實提高科技檔案的管理工作效率。

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