高校合并后檔案管理工作研究

呂 長 生

(揚(yáng)州職業(yè)大學(xué)，江蘇 揚(yáng)州 225009)

高校檔案是高校在辦學(xué)過程中所形成的一系列歷史記錄，是高校在教科研等活動中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖像、影像等多種形式的真實(shí)記載。高校檔案管理工作，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，它是衡量辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，也是推動學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的寶貴財(cái)富。［1］

近年來，許多高職院校為了升格或組建為本科院校，相繼與其他高校合并，檔案管理工作在整合和管理方面出現(xiàn)了諸多新的問題，必須要引起高度重視，否則不僅影響高校檔案的整合，也會影響高校事業(yè)的發(fā)展。筆者從事多年檔案管理工作，經(jīng)歷過三次高校合并:2002 年江蘇省揚(yáng)州師范學(xué)校、江蘇省高郵師范學(xué)校與揚(yáng)州教育學(xué)院合并，2007 年揚(yáng)州教育學(xué)院與揚(yáng)州市職業(yè)大學(xué)合并，以及2012 年揚(yáng)州環(huán)境資源職業(yè)技術(shù)學(xué)院與揚(yáng)州市職業(yè)大學(xué)合并。在幾次合并過程中，筆者都參與了檔案收集與整理工作，并結(jié)合實(shí)際工作對合并整合過程中檔案管理出現(xiàn)的問題進(jìn)行了探討。

1 高校合并后檔案管理工作存在的主要問題

1.1 檔案不能集中管理

高校合并后，學(xué)校的各類檔案也必須要合并，統(tǒng)一庫房，統(tǒng)一管理。但是，現(xiàn)實(shí)情況是合并前的學(xué)?；旧咸幵诓煌牡攸c(diǎn)，距離遠(yuǎn)近不一，由于多種原因，檔案很難集中到一起管理，大多實(shí)行分校區(qū)檔案管理的模式。原江蘇省高郵師范學(xué)校于2002 年與原揚(yáng)州教育學(xué)院合并，由于揚(yáng)州、高郵相距較遠(yuǎn)以及人事管理等原因，所以，人事檔案沒有合并，一直留在高郵校區(qū)管理。2007 年，原揚(yáng)州教育學(xué)院與原揚(yáng)州市職業(yè)大學(xué)合并，原江蘇省高郵師范學(xué)校的人事檔案仍然沒有搬遷到揚(yáng)州。直到2010 年，原江蘇省高郵師范學(xué)校的人事檔案才由高郵校區(qū)搬遷到揚(yáng)州市職業(yè)大學(xué)主校區(qū)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

1.2 檔案庫房面積不夠以及設(shè)備不能及時(shí)添置

高校合并前，各校的檔案庫房面積和庫房設(shè)備都符合檔案法的要求。由于合并后辦公用房相當(dāng)緊張，想增加檔案庫房等非辦公用房相當(dāng)困難。2007 年揚(yáng)州市職業(yè)大學(xué)與原揚(yáng)州教育學(xué)院合并，以及2012 年與原揚(yáng)州市環(huán)境資源職業(yè)技術(shù)學(xué)院合并，檔案庫房面積均未增加，造成檔案庫房相當(dāng)擁擠，存滿了檔案，許多工作無法開展。由于合并前，各校的檔案盒和檔案柜的規(guī)格也不一致，這就要求及時(shí)更新檔案盒和檔案柜。另外，增加檔案庫房也必須及時(shí)添置相關(guān)必要設(shè)備。檔案庫房面積增加和設(shè)備更新等都不能及時(shí)到位，影響了檔案的統(tǒng)一管理的進(jìn)程。

1.3 檔案重新整理和排序

由于合并前原各校的建校歷史、單位性質(zhì)、隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、人才培養(yǎng)等方面均不同，各校的檔案管理體制和管理方法千差萬別，各校的檔案類目設(shè)置、編號、排列等不盡相同。合并后檔案全宗由原各校的幾個(gè)全宗合并為一個(gè)全宗，這就涉及到要統(tǒng)一檔案格式和標(biāo)準(zhǔn)的問題，滯后了檔案的統(tǒng)一管理。

1.4 檔案信息化水平整體偏低

由于合并前學(xué)校層次不一，有的是中專校并入高校，還有的是不同行業(yè)、系統(tǒng)的學(xué)校合并，所以原各校的檔案信息化程度也不同。有的學(xué)校甚至信息化工作基本未開展，有的僅僅是把檔案信息錄入計(jì)算機(jī)，僅此而已。由于檔案信息化水平整體不高，阻礙了合并后高校檔案資源的融合，影響了合并后高校檔案工作的統(tǒng)一開展。

1.5 檔案利用效率不高

合并前各校檔案管理的方法、手段參差不齊，檔案類目設(shè)置、類別的編制等方面存在差異，以及檔案信息化程度不同，導(dǎo)致原各校的檔案利用工作的方法不一。另外，合并后高校基本都實(shí)行人員分校區(qū)管理。這些都給合并后高校的檔案利用工作帶來了一定的難度，造成服務(wù)滯后、利用效率低下。

1.6 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

高校合并后，重新設(shè)置機(jī)構(gòu)，人員重新劃分，使得原有的檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的崗位隨著學(xué)校合并發(fā)生了變化。即使有部分人員繼續(xù)留在檔案崗位上，原各校檔案管理人員的素質(zhì)也是參差不齊，管理檔案的業(yè)務(wù)水平和工作能力等方面存在一定的差距。由于檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理以及整體素質(zhì)偏低等，使他們適應(yīng)不了信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，嚴(yán)重影響了合并后高校檔案統(tǒng)一管理工作的開展。

2 做好高校合并后檔案管理工作采取的措施

2.1 加大宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識

合并高校必須將強(qiáng)化全體教職工的檔案意識作為檔案管理工作的前提，這是做好合并高校檔案工作最重要的環(huán)節(jié)之一。

首先，要轉(zhuǎn)變學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)特別是檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，增加資金投入。一方面，檔案部門負(fù)責(zé)人要及時(shí)向?qū)W校主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，介紹檔案工作的近期進(jìn)展情況及取得的成就，使主管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，在實(shí)際工作中有不可替代的作用。另一方面，經(jīng)常邀請主管領(lǐng)導(dǎo)參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到本單位檔案工作在本系統(tǒng)、本地區(qū)的狀況，引起主管領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，增強(qiáng)檔案意識，并加大對檔案工作經(jīng)費(fèi)支持的力度。

其次，要強(qiáng)化檔案工作人員的檔案意識。要加強(qiáng)檔案工作人員的檔案意識，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度和觀念，使檔案工作人員認(rèn)識到檔案工作的重要性，檔案工作不能馬虎，要及時(shí)收集、及時(shí)整理歸檔，對檔案進(jìn)行開發(fā)和提供利用。只有做好檔案開發(fā)和利用工作，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，檔案工作才能體現(xiàn)其內(nèi)在價(jià)值，獲得社會的認(rèn)可，檔案工作才能贏得社會的尊重。

第三，要增強(qiáng)全體教工的檔案意識。對每位教職工進(jìn)行《檔案法》教育，加強(qiáng)檔案知識普及，使廣大教職工認(rèn)識到檔案的重要性，認(rèn)識到檔案是與每個(gè)人切身利益相關(guān)的。使廣大教職工都能重視檔案，有效地利用檔案，增強(qiáng)檔案意識。

2.2 建立統(tǒng)一的檔案管理制度、模式，整合檔案資源

根據(jù)《檔案法》和合并前各學(xué)校的檔案法規(guī)、制度，以及各合并學(xué)校的性質(zhì)、特點(diǎn)，重新制定符合合并后高校特點(diǎn)的檔案管理制度，包括《檔案管理人員職責(zé)》、《兼職檔案管理人員職責(zé)》、《檔案移交規(guī)定》、《檔案安全管理規(guī)定》、《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)》以及涵蓋檔案收集、整理、歸檔、利用等一系列的檔案管理規(guī)范，形成一套完整的檔案管理制度。只有這樣，才能在全校形成統(tǒng)一的檔案管理模式，有效整合原各校的檔案資源。各相關(guān)部門根據(jù)學(xué)校檔案管理制度，各司其職，保證檔案管理工作有序開展。

2.3 做好高校合并過程中的檔案收集工作

高校合并過程中，由于各項(xiàng)工作正在對接、尚未理順，這時(shí)最容易造成檔案丟失、收集不及時(shí)的現(xiàn)象，因此做好合并期間的檔案收集工作尤為重要。各二級學(xué)院、部門明確專門負(fù)責(zé)檔案工作的人員，由檔案部門對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，規(guī)范學(xué)校合并過程中檔案材料收集管理的程序和方法，明確各二級學(xué)院、部門兼職檔案員的職責(zé)，加強(qiáng)對各二級學(xué)院和行政部門兼職檔案員的考核，確保高校合并期間檔案收集齊全完整。

2.4 統(tǒng)一信息化標(biāo)準(zhǔn)，加快信息化進(jìn)程

高校合并后，要根據(jù)學(xué)校制定的《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)》，加快檔案的信息化建設(shè)。檔案的信息化，不僅僅是實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化管理，也是實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作的數(shù)字化管理。實(shí)現(xiàn)了完全意義上的數(shù)字化檔案及檔案管理，可以隨時(shí)進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔，并自動生成相應(yīng)檔案目錄;隨時(shí)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總，打印各種報(bào)表。這樣，使檔案工作人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來，以便進(jìn)行檔案信息開發(fā)和利用研究，以便提供優(yōu)良的服務(wù)利用水平，更好地做好檔案管理工作，促進(jìn)合并高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.5 建設(shè)一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍

合并高校的檔案管理，涉及到合并各校自身的特殊情況，非常復(fù)雜。因此，必須要建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。

首先，引進(jìn)部分高層次檔案管理人才。合并后高校要加大對檔案的資金投入，提供比較優(yōu)惠的政策和豐厚的待遇，引進(jìn)部分高層次檔案專業(yè)人才，作為檔案專業(yè)學(xué)術(shù)帶頭人。這部分人才到崗就可以開展檔案各類工作，并能指導(dǎo)、帶動其他檔案工作人員開展相關(guān)工作，提升檔案人才隊(duì)伍的層次結(jié)構(gòu)。

其次，把有培養(yǎng)潛力的檔案專業(yè)人員送到高等院校接收相關(guān)專業(yè)教育。合并后高校根據(jù)檔案部門的檔案管理人員的層次結(jié)構(gòu)情況，選拔一批有培養(yǎng)前途、個(gè)人素質(zhì)較高、有事業(yè)心的中青年檔案管理人員，安排他們到相關(guān)高等學(xué)校檔案專業(yè)進(jìn)行更高層次的脫產(chǎn)進(jìn)修學(xué)習(xí)，接收相關(guān)專業(yè)教育，使他們獲得各種必需的專業(yè)知識，改善知識結(jié)構(gòu)，把他們培養(yǎng)成檔案專業(yè)中青年骨干，作為檔案人才隊(duì)伍的中堅(jiān)力量。

第三，加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)。通過繼續(xù)教育，檔案管理人員不斷獲得檔案工作的新知識、新信息、新技術(shù)，使檔案工作人員的綜合素質(zhì)不斷提升，更好地做好檔案管理工作。

3 結(jié)語

當(dāng)今是當(dāng)代，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，若不能及時(shí)把握機(jī)遇，發(fā)展的希望便會失之交臂。因此，合并高校檔案工作必須面對改革的新形勢，立足學(xué)校合并后的現(xiàn)狀，采取有效措施，做好檔案管理工作，促進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展。［2］

［1］ 劉俊.對高校合并后檔案管理的思考［J］.湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2011(2):154 -155.

［2］ 張靜.談如何做好合并后高校檔案管理工作［J］.檔案天地，2006(6):33 -34.