淺談檔案管理工作的創(chuàng)新

殷力志

現(xiàn)代社會(huì)已進(jìn)入一個(gè)高速快速發(fā)展時(shí)期，每一秒都在發(fā)生著不可思議的變化。檔案作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期科技發(fā)展的需要，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求，在創(chuàng)新中求發(fā)展，在發(fā)展中求生存。創(chuàng)新已成為企業(yè)生存的根本，發(fā)展的動(dòng)力，成功的保障。同時(shí)，做好企業(yè)檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，也是衡量一個(gè)單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度。

檔案記載著一個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，為進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)發(fā)展提供第一手材料，是企業(yè)揚(yáng)長避短、進(jìn)行科學(xué)合理分析，制定發(fā)展規(guī)劃的好教材。檔案管理必須要有新理論、新思想、新方法。創(chuàng)新的本質(zhì)是突破，因此要突破舊的思維定勢、原有的常規(guī)戒律，破除因循守舊的觀念，要不斷與時(shí)俱進(jìn)，在社會(huì)的大環(huán)境中發(fā)展自己。檔案工作和企業(yè)其他方面的工作還有所不同，不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情，也不單單是局限于某一領(lǐng)域的活動(dòng)，它是需要企業(yè)里不同部門的所有成員共同參與的一項(xiàng)工作。

一個(gè)企業(yè)沒有創(chuàng)新能力就沒有活力，就沒有希望，檔案工作亦如此。因此，檔案工作人員應(yīng)創(chuàng)新思路，不斷解放思想，開拓檔案管理業(yè)務(wù)上的各項(xiàng)職能，勇于探索發(fā)現(xiàn)理念、管理、機(jī)制、服務(wù)上的創(chuàng)新。

1 檔案管理理念創(chuàng)新

理念創(chuàng)新就是要改變對某種事物的過時(shí)的、錯(cuò)誤的、對實(shí)踐不利的思維模式和看法，從不同的觀察角度得出不同的結(jié)論或形成一個(gè)新思路，從而采取新工作方法的過程，是一個(gè)自我否定、自我超越的過程，它不墨守成規(guī)，也不東施效顰，而是在借鑒其他人成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，并結(jié)合本單位的實(shí)際情況，摸索、創(chuàng)立新方法。

另外，理念創(chuàng)新又不是憑空標(biāo)新立異，異想天開，必須要以一定的理論知識(shí)作基礎(chǔ)，以全新的知識(shí)作后盾。其次，理念創(chuàng)新應(yīng)具有創(chuàng)造性、開創(chuàng)性思維活動(dòng)，不是對原有知識(shí)的再現(xiàn)，而是要采用立體思考法，擺脫故存的觀念，換另一角度對事物重新思考，得出創(chuàng)造性結(jié)論的思維方式。有了這種開創(chuàng)型思維，就會(huì)在事關(guān)企業(yè)命運(yùn)的緊要關(guān)頭，抓住機(jī)遇，作出決斷，并對企業(yè)的要素進(jìn)行重組，使企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。檔案管理的創(chuàng)新就是要改變過去坐、看、等、要的管理模式，使檔案在為企業(yè)服務(wù)中發(fā)揮較好的經(jīng)濟(jì)效益。

檔案服務(wù)觀念的創(chuàng)新是由收、藏、借、用這種被動(dòng)性服務(wù)向宣傳、挖掘、編研、研究等高層次服務(wù)轉(zhuǎn)變；由疲于應(yīng)付日常業(yè)務(wù)向動(dòng)腦、動(dòng)手、動(dòng)腿搞好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變；是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)由被動(dòng)向主動(dòng)、由單一向全方位、由一般向深層次的轉(zhuǎn)變。首先使檔案的利用從“你要我找”的被動(dòng)查閱轉(zhuǎn)向咨詢服務(wù)，從等待利用轉(zhuǎn)向超前服務(wù)，從被動(dòng)查找到主動(dòng)反饋，從預(yù)約聯(lián)系轉(zhuǎn)向跟蹤服務(wù)，從提供紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案和紙質(zhì)檔案雙聯(lián)服務(wù)，從翻閱檢索工具轉(zhuǎn)向提供編研成果式服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案利用的前瞻性、主動(dòng)性、開放性、廣泛性和針對性。其次，統(tǒng)計(jì)分析利用者的類別、次數(shù)及文化層次等，以此掌握規(guī)律，發(fā)現(xiàn)利用需求的盲點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)。這樣，不但創(chuàng)新了利用服務(wù)，也掌握了現(xiàn)今和以后工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)、要點(diǎn)、緩急點(diǎn)，了解了利用者的現(xiàn)實(shí)需求和潛在需求，我們也就可以緊緊圍繞這些增加檔案工作的主動(dòng)性和前瞻性。第三，檔案工作者應(yīng)建立利用者反饋意見登記薄，根據(jù)利用者對我們的希望、意見加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)利用從被動(dòng)到主動(dòng)的過程。

所以，我們要堅(jiān)持“以需求為向?qū)?，以利用促發(fā)展”的原則，敢于否定自己，善于完善自己。針對不同時(shí)期、不同重點(diǎn)和熱點(diǎn)的需求，立足已有庫存，編、研、制相結(jié)合，對庫存檔案進(jìn)行過濾、篩選、分類，對有價(jià)值的檔案進(jìn)行綜合、分析和加工，拓展其外延，充實(shí)其內(nèi)涵。采取各種有效措施，廣征博收，使館藏檔案種類齊全，載體多樣，數(shù)量龐大，規(guī)模廣大，豐富館藏。開發(fā)編研出有社會(huì)需求的、高質(zhì)量的、系統(tǒng)化的、深層次的可供利用的檔案資料，為拓寬和提升檔案的服務(wù)功能提供強(qiáng)有力的保障。

以我處科技科為例，在具體工作中轉(zhuǎn)變觀念，改變原有的檔案接收方式，不在辦公室坐、等、要，而是主動(dòng)走出去，請教設(shè)計(jì)院、施工單位有關(guān)技術(shù)人員；且深入二線基層，熟悉了解生產(chǎn)過程各個(gè)環(huán)節(jié)，搞懂科技檔案的內(nèi)在意義，對各種科技檔案、資料做到了如指掌。為了使接收的科技檔案完整齊全，每年3 月～4 月在設(shè)計(jì)院蹲點(diǎn)并清點(diǎn)、造冊、統(tǒng)計(jì)、登記一年來形成的科技資料，以便順利接收。

要樹立檔案是資產(chǎn)的意識(shí)。作為一名檔案工作人員，在思想上要樹立檔案是資產(chǎn)的觀念，這樣不僅能使有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)了解和重視檔案，加大管理力度，還能使檔案成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新的增長點(diǎn)。在企業(yè)，不論是科技、會(huì)計(jì)、文書、聲像，還是實(shí)物檔案，都是全體員工辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶，也是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以產(chǎn)品檔案為例，從設(shè)計(jì)試制到成品，每個(gè)過程無不包含著一代甚至幾代勞動(dòng)者的聰明才智和辛勞汗水，并且都凝聚在圖紙、文字、數(shù)據(jù)、聲像等各種檔案載體上。例如，大同煤礦集團(tuán)公司發(fā)展到現(xiàn)在的規(guī)模，其創(chuàng)業(yè)的歷程和經(jīng)驗(yàn)是不能用金錢和物質(zhì)衡量的無價(jià)之寶?？梢?，檔案是一種非常重要的資產(chǎn)。

檔案是固定資產(chǎn)的衍生物，是在各種生產(chǎn)要素的組合下產(chǎn)生并發(fā)展完善的。檔案的實(shí)用效益是在提供利用時(shí)發(fā)揮出來的。2011 年8 月上旬，由同煤集團(tuán)投資在南環(huán)路西邊用原廠房改建機(jī)械交易市場，施工過程中碰到區(qū)域及地下結(jié)構(gòu)不明等難處理的問題，致使施工不能如期進(jìn)行。檔案處得到消息后，迅速查找出區(qū)域總平面圖、廠房建筑圖及相關(guān)資料，確保了該市場在2012 年底竣工。2012 年10 月，同煤力泰公司檔案室及時(shí)為其技術(shù)中心提供機(jī)車所用技術(shù)資料，使得該課題小組攻克了“機(jī)車柴油機(jī)燃燒分析技術(shù)改造”項(xiàng)目，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益200 萬元，該項(xiàng)目榮獲同煤集團(tuán)科協(xié)“技術(shù)革新”活動(dòng)一等獎(jiǎng)。從以上可知，檔案資料只要管理好就能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2 加大檔案工作重要性等宣傳的創(chuàng)新

要深入宣傳檔案工作的歷史傳承作用，宣傳檔案工作對社會(huì)的貢獻(xiàn)。宣傳以《檔案法》及其《實(shí)施辦法》為核心的檔案法律法規(guī)，宣傳檔案部門全面推進(jìn)實(shí)施“三大戰(zhàn)略”、健全“三個(gè)體系”，宣傳檔案與群眾生產(chǎn)生活的密切關(guān)系，宣傳在檔案戰(zhàn)線中默默奉獻(xiàn)做出不平業(yè)績的人。要在創(chuàng)新宣傳形式上下工夫，改變思維定勢，在采用展覽、征文活動(dòng)、演講講座、拍攝錄像等傳統(tǒng)宣傳形式的同時(shí)，還要充分利用動(dòng)漫、網(wǎng)絡(luò)、微博微信等新興媒體豐富宣傳形式，吸引更多的受眾。推出有檔案特色、有影響力、為人民所喜聞樂見的檔案文化宣傳精品，增強(qiáng)檔案文化的感召力和吸引力，拓展檔案文化的公共輻射面。

3 管理創(chuàng)新以全面提升企業(yè)檔案工作水平

隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的形成，要求提高全員的檔案意識(shí)和檔案專業(yè)水平，堅(jiān)持依法治檔，依法管檔，確保檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理工作也應(yīng)上檔次、上水平、上規(guī)模。

為了提高集團(tuán)本部及各子公司專兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平，2013 年4 月下旬，檔案處對全公司各部門及各子公司近120 名專兼職檔案員進(jìn)行了為期1 周的培訓(xùn)。針對各自所在部門形成的檔案進(jìn)行了詳細(xì)講解、示范，送理念，教方法。除了講授文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像檔案等基本知識(shí)外，還要求每個(gè)檔案員帶上未理裝訂的資料，面對面、手把手地指導(dǎo)如何分類、裝訂、排列、編目、排號(hào)、裝盒等。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際，每周還抽3～5 名檔案專兼職人員到集團(tuán)公司檔案處參訓(xùn)。此次培訓(xùn)，效果顯著，也為集團(tuán)公司檔案處2013 年檔案管理達(dá)“AAA”奠定了良好的基礎(chǔ)。

同煤集團(tuán)檔案界在辦公自動(dòng)化、電力技術(shù)報(bào)告、合同管理等系統(tǒng)，成功地將各部門業(yè)務(wù)流程和文檔一體化工作流程同時(shí)嵌入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)工作流的文件生成、傳閱，到歸檔的全過程管理，其他主營業(yè)務(wù)流也在建立信息化的過程中。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就將有關(guān)電子文件管理的要求納入系統(tǒng)流程之中。這就要求每個(gè)辦公人員都要懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文檔的歸檔關(guān)系，明確其在各類文件材料形成、積累、歸檔各個(gè)時(shí)期應(yīng)負(fù)的責(zé)任。

檔案工作是同煤集團(tuán)工作的重要組成部分。為了規(guī)范集團(tuán)檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)。檔案人員只掌握檔案專業(yè)知識(shí)是不夠的，還必須學(xué)習(xí)各種相關(guān)學(xué)科知識(shí)，特別是計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化知識(shí)，掌握豐富的多學(xué)科知識(shí)、熟練的業(yè)務(wù)技能，以適應(yīng)不斷發(fā)展中的檔案事業(yè)，以便更好地為集團(tuán)公司服務(wù)?？傊髽I(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求，檔案管理人員就必須不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。