建筑工程檔案管理的重要性分析及科學化管理措施

徐瑞英

重慶三峰卡萬塔環(huán)境產(chǎn)業(yè)有限公司

建筑工程檔案管理的重要性分析及科學化管理措施

徐瑞英

重慶三峰卡萬塔環(huán)境產(chǎn)業(yè)有限公司

近年來，我國社會經(jīng)濟水平顯著提高，對工程建設(shè)質(zhì)量也隨之重視起來。工程檔案的管理是建設(shè)工程過程中重要環(huán)節(jié)，也是能夠促進工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。工程檔案是對工程建設(shè)過程中的直接記錄，能簡單直接的將工程消耗、資金、進度等要素呈現(xiàn)出來，提高了工程管理，進而全面有效的促進工程的質(zhì)量。因而，相關(guān)部門應當重視建筑工程檔案的管理工作，并利用信息技術(shù)不斷創(chuàng)新工作模式，從而提高建筑工程檔案的管理水平。

建筑工程；檔案管理；重要性；管理措施

1 加強建筑工程檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟建設(shè)和城市快速發(fā)展，建筑工程越來越多，對加快城市建設(shè)、改善人民生活、促進經(jīng)濟發(fā)展有著十分重要的意義。在工程建設(shè)過程中會形成各種各樣的文檔材料、有建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維護檢修記錄等，這些文檔材料全面反映了建筑工程建設(shè)的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，認真做好工程檔案管理工作是非常重要的。(1)加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理是建筑工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證；(2)工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗，進行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物；(3)工程檔案是進行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)；(4)工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)；(5)工程檔案是城市一切建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴建的依據(jù)，是提高城市建設(shè)經(jīng)濟效益的最佳途徑；(6)工程檔案是城市防災、挽災、減災和戰(zhàn)爭破壞后恢復重建的重要依據(jù)。

另外，建設(shè)工程檔案對防范自然災害的破壞及破壞后的恢復建設(shè)都有著不可替代的作用，更是預防自然災害、減少損失的重要手段之一；建筑工程檔案是工程建設(shè)過程中的真實記錄，客觀記錄和反映工程各個環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律，對工程后期檢測、維修、改建、擴建、拆除和其他工程建設(shè)具有指導利用、借鑒參考及工程科學技術(shù)研究等有著重要的作用：(1)建筑工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯(lián)系，工程的使用管理始終離不開檔案的支持；(2)建筑工程檔案不僅對本身工程有指導利用作用，而且對其他同類工程設(shè)計建設(shè)有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復多次利用，是工程檔案活力和價值的體現(xiàn)；(3)促進了建筑工程科學技術(shù)的研究發(fā)展。

2 建筑工程檔案管理存在的問題

2.1 管理意識薄弱

現(xiàn)階段大部分的建筑企業(yè)對于檔案管理這種文件性的管理工作重視程度不夠，把更多的精力放在建筑工程施工和建設(shè)方面。而且，現(xiàn)代工程建設(shè)相較于傳統(tǒng)的模式已經(jīng)發(fā)生了改變，在檔案管理方面也有了新的要求和技術(shù)，但是很多建筑企業(yè)在檔案管理方面還是采用老舊的方式，對于現(xiàn)代化的工程檔案管理并不重視，這對于現(xiàn)代建筑工程檔案管理的更新和發(fā)展十分不利。

2.2 管理資金短缺

由于缺少管理資金，建筑工程檔案管理的管理技術(shù)和設(shè)備就無法更新，老舊的設(shè)備和技術(shù)根本無法使檔案管理進行更新和發(fā)展，這也是制約現(xiàn)代建筑工程檔案管理的重要因素。

2.3 管理人員缺乏

目前我國從事工程檔案管理的人員綜合素質(zhì)普遍偏低，對于信息化的技術(shù)和設(shè)備無法全面掌握，這也影響了我國現(xiàn)代化檔案管理的進步。甚至在部分建筑企業(yè)中，根本沒有專門的工程檔案管理人員，只是臨時的兼職人員負責，這在很大程度上制約了我國建筑工程檔案管理的發(fā)展。

3 建筑工程檔案管理科學化管理措施

3.1 增強對建筑工程檔案管理工作重要性的認識

隨著我國城鎮(zhèn)化建設(shè)不斷加快，建筑工程項目不斷增多，必須提高建筑工程檔案管理的意識，增強對檔案管理工作重要性的認識。要從工程項目的領(lǐng)導層開始樹立正確的思想意識，提高對檔案管理工作的重視程度，端正檔案管理工作的態(tài)度，增強責任感；要加強對檔案管理工作重要性的宣傳，使工程項目的全體人員都能正確認識檔案管理工作，形成積極主動進行檔案管理工作的意識，促使檔案管理工作能夠順利開展和完成。

3.2 健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作

要提高建筑工程檔案管理工作，必須建立健全相關(guān)的檔案管理制度作為保障。因此，必須健全和完善檔案管理的制度。首先，不同的建筑工程項目會有不同的特點，要根據(jù)工程特點制定相應的管理制度，提高其針對性和實效性；其次，要制定和健全檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、借閱等制度，使檔案管理工作有章可循；最后，建立相關(guān)的考核激勵機制，形成一定的規(guī)范和約束，提高工作人員的工作積極性和檔案管理工作的成效。

3.3 加強人力物力和財力投入

加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實現(xiàn)辦公自動化。針對檔案管理也應發(fā)放專項資金，避免方案管理經(jīng)費不足。

3.4 更新檔案管理的設(shè)備和手段，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作繁重，在新的發(fā)展時期，應該加大對建筑工程檔案管理工作的投入，更新檔案管理的設(shè)備和手段，積極引進現(xiàn)代計算機技術(shù)和管理手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作具有直接的影響，檔案管理工作的提高必須加強檔案管理人員隊伍的建設(shè)，提高檔案管理隊伍的綜合水平，加大培訓的力度，通過豐富多樣的培訓學習活動來提高檔案管理人員的知識和技能。

結(jié)語

改革開發(fā)的不斷深入使得我國建筑工程的發(fā)展更為迅猛，檔案管理作為建筑工程項目施工管理過程中的一項重要組成部分，對于建筑工程的進一步發(fā)展也有著重大影響意義。

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