大學(xué)生電子檔案在企業(yè)招聘中的作用探索

◆楊鵬瑜 陳秀敏

(廣州大學(xué)華軟軟件學(xué)院)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和使用，高校的政務(wù)管理和學(xué)籍管理也逐步信息化，給高校日常管理帶來越來越多的便利，提高工作效率。然而，大學(xué)生檔案管理卻還延用著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，檔案管理員工作理念還停留在檔案“看管”的層面，不能發(fā)揮其為就業(yè)服務(wù)的功能。目前，我國(guó)的高等教育已經(jīng)進(jìn)入了大眾化階段，大學(xué)生的就業(yè)壓力越來越大，已成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)。依托信息化技術(shù)，建立大學(xué)生電子檔案信息系統(tǒng)，為大學(xué)生與用人單位提供交流平臺(tái)，發(fā)揮大學(xué)生檔案為就業(yè)服務(wù)功能具有深遠(yuǎn)的意義。

一、傳統(tǒng)檔案管理在就業(yè)服務(wù)中的現(xiàn)狀分析

1.管理模式落后，制約其就業(yè)服務(wù)功能

經(jīng)過企業(yè)走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，除了國(guó)家政府機(jī)關(guān)、大型國(guó)有企業(yè)比較重視應(yīng)屆畢業(yè)生入職前的檔案查閱外，眾多的民營(yíng)企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)很少在招聘時(shí)進(jìn)行案查閱。檔案查閱更多是放在入職后或是轉(zhuǎn)正時(shí)，檔案利用滯后情況嚴(yán)重，不能真正發(fā)揮其為就業(yè)服務(wù)的功能。究其原因，主要與我國(guó)學(xué)生檔案管理模式有關(guān)。其一，高校學(xué)生檔案管理模式及觀念比較陳舊，檔案管理員對(duì)檔案管理只停留在“看管”的層面，很少對(duì)企業(yè)開放學(xué)生在校檔案查閱服務(wù)。如果企業(yè)想查閱學(xué)生檔案，則必須向各高校就業(yè)指導(dǎo)部門、系部、檔案室等相關(guān)部門提交申請(qǐng)，涉及部門多，手續(xù)繁瑣;其二，根據(jù)我國(guó)人事檔案管理規(guī)定，除國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有事業(yè)單位(或其上級(jí)單位)，大中型國(guó)有企業(yè)單位有人事檔案管理權(quán)外，一般私營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)和合資企業(yè)是不具備人事檔案管理權(quán)。因此，很多企業(yè)在招聘和錄用大學(xué)生時(shí)，都很難有機(jī)會(huì)看到大學(xué)生個(gè)人在校期間的檔案。檔案功能只是停留在資料的收集，不能發(fā)揮其在就業(yè)服務(wù)的功能。

2.檔案內(nèi)容陳舊，可利用率低

目前，高校學(xué)生檔案絕大部分還是延用傳統(tǒng)的管理方式，檔案內(nèi)容陳舊，與社會(huì)需求脫節(jié)，可利用率低。首先，檔案資料單一，內(nèi)容陳舊。高校學(xué)生檔案主要包括高校招生錄取材料、黨(團(tuán))材料、獎(jiǎng)懲材料、學(xué)籍表、成績(jī)單和體檢資料等;其次，檔案管理與就業(yè)市場(chǎng)需求脫節(jié)。高校檔案管理人員大多不參與學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)工作，他們認(rèn)為自己的工作就是管理好檔案就可以了，不會(huì)主動(dòng)去了解就業(yè)市場(chǎng)，影響其對(duì)大學(xué)生檔案在就業(yè)中的作用認(rèn)識(shí);再次，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容納信息有限，統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案內(nèi)容又使得檔案管理流于形式，空洞無物，不能真實(shí)反映學(xué)生個(gè)性特征和個(gè)人能力。然而，用人單位除了了解畢業(yè)生的學(xué)業(yè)成績(jī)和專業(yè)能力外，更想深入了解他們?cè)谛Ｆ陂g的綜合表現(xiàn)。然而這些資料在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中無法記錄，難以考察，致使用人單位無心去查閱畢業(yè)生紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案失去了原有的價(jià)值，降低了紙質(zhì)檔案的利用率。

3.評(píng)價(jià)主體單一，缺乏可信度

高校大學(xué)生檔案評(píng)價(jià)延用傳統(tǒng)評(píng)價(jià)方式，主要是學(xué)校對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)，沒有形成學(xué)校、教師和學(xué)生多種主體共同參與，交互作用的評(píng)價(jià)模式。這種評(píng)價(jià)模式由于參與主體單一，忽視了學(xué)生和教師的評(píng)價(jià)價(jià)值，容易出現(xiàn)評(píng)價(jià)的片面性。此外“檔案優(yōu)化”現(xiàn)象嚴(yán)重。個(gè)別高校則為追求高就業(yè)率，促使畢業(yè)生順利就業(yè)，不惜為學(xué)生進(jìn)行“檔案優(yōu)化”。例如，《高校畢業(yè)生就業(yè)推薦表》“優(yōu)化”?！陡咝．厴I(yè)生就業(yè)推薦表》是畢業(yè)生在校期間最為重要的綜合評(píng)價(jià)材料，也是企業(yè)錄取畢業(yè)生時(shí)的重要參考依據(jù)。但在院系推薦意見欄中，出現(xiàn)了不同程度的“優(yōu)化”，或是使用統(tǒng)一的評(píng)價(jià)模板，評(píng)價(jià)不能體現(xiàn)個(gè)性差異。以上的行為在高校中屢見不鮮，致使檔案信息的真實(shí)性大打折扣。這不僅影響到用人單位選拔優(yōu)秀人才，而且干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)的公平競(jìng)爭(zhēng)。

二、大學(xué)生電子檔案在企業(yè)招聘中的作用

1.提高效率，降低招聘成本

電子檔案借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)來管理每名大學(xué)生大學(xué)期間的成長(zhǎng)檔案，能詳細(xì)地記錄了每名學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、獎(jiǎng)懲情況、實(shí)踐活動(dòng)情況、心理情況及誠(chéng)信記錄等。企業(yè)在招聘時(shí)可以通過指定的網(wǎng)絡(luò)端口進(jìn)入學(xué)校畢業(yè)生資源庫，可以快捷查詢畢業(yè)生們的信息材料，并結(jié)合崗位職業(yè)能力要求設(shè)置篩選條件，從中篩選出符合條件的學(xué)生進(jìn)行面試。這比一個(gè)個(gè)查看畢業(yè)生紙質(zhì)材料或紙質(zhì)簡(jiǎn)歷更加便捷和節(jié)省時(shí)間，提高招聘效率，降低招聘成本。

2.有利于用人單位全面了解學(xué)生綜合能力

面試是每個(gè)畢業(yè)生進(jìn)入公司工作，獲得就業(yè)機(jī)會(huì)的必經(jīng)環(huán)節(jié)。用人單位通過和畢業(yè)生面對(duì)面的面試只能獲得對(duì)學(xué)生的直觀印象，而對(duì)于學(xué)生本人大學(xué)期間的學(xué)習(xí)情況、專業(yè)競(jìng)賽、社會(huì)實(shí)踐和誠(chéng)信等綜合素質(zhì)卻很難以一時(shí)進(jìn)行考察。大學(xué)生電子檔案則系統(tǒng)記錄著學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、實(shí)踐和誠(chéng)信等情況，可以更全面展示畢業(yè)生的綜合素質(zhì)和整體形象，有助于企業(yè)在招聘中更為直觀而全面了解學(xué)生綜合能力，提高招聘成功率。

3.為用人單位與畢業(yè)生提供信息交流平臺(tái)

電子檔案系統(tǒng)不僅可以反映學(xué)生本人大學(xué)期間的學(xué)習(xí)情況，同時(shí)還能完整，清晰反映學(xué)生品德表現(xiàn)、干部經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等綜合素質(zhì)的情況，是畢業(yè)生學(xué)習(xí)成長(zhǎng)的一個(gè)記錄，也是非本人提供，是為他證的證據(jù)。其可以作為向用人單位自我推薦最具權(quán)威性的憑據(jù)，也是用人單位挑選人才的主要依據(jù)。高校通過建立在校生電子檔案，并向合作企業(yè)開放畢業(yè)生電子檔案查閱服務(wù)，使畢業(yè)生檔案信息得以在畢業(yè)生和用人單位之間進(jìn)行有效交流，有效地幫助畢業(yè)生實(shí)現(xiàn)就業(yè)，為用人單位與畢業(yè)生提供了信息交流的平臺(tái)。

4.提高“人—職”匹配度

企業(yè)招聘的主要途徑有:現(xiàn)場(chǎng)招聘會(huì)、內(nèi)部選拔、網(wǎng)絡(luò)招聘、推薦、中介、媒體等，當(dāng)中效率最高為“推薦”。它的好處在于推薦者一般比較熟悉招聘企業(yè)的具體要求和待遇情況，同時(shí)對(duì)被推薦者的職業(yè)能力和綜合能力也比較了解，所以在推薦人員時(shí)也會(huì)有的放矢。電子檔案則類似于推薦者的角色，它可以根據(jù)企業(yè)的招聘要求，通過信息處理技術(shù)，在現(xiàn)有的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫中“推薦”出與招聘條件高度匹配的畢業(yè)生供企業(yè)招聘。而經(jīng)“推薦”選出來的畢業(yè)生，其個(gè)人的職業(yè)能力和求職意愿與企業(yè)需求吻合度也相對(duì)會(huì)高些，從而提高“人—職”匹配度。

三、完善大學(xué)生檔案管理，發(fā)揮其為就業(yè)服務(wù)功能

1.與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

21世紀(jì)是信息化時(shí)代，信息技術(shù)的運(yùn)用給社會(huì)帶來了眾多便利，提高了工作效率。在高校的日常管理中，也逐漸運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理。例如:高校的政務(wù)管理和教務(wù)管理工作均進(jìn)行了不同程度信息化管理。然而，大學(xué)生的檔案管理還延用著傳統(tǒng)的管理方式，影響了學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用發(fā)揮。為了更好地服務(wù)于畢業(yè)生就業(yè)，大學(xué)的學(xué)生檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，借簽國(guó)外檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為主要管理手段的檔案信息化管理。這不但能使學(xué)生檔案管理更加規(guī)范化和有序化，極大地?cái)U(kuò)充大學(xué)生檔案的信息量，還能為用人單位提供便捷、真實(shí)、可信的畢業(yè)生信息，使其更好服務(wù)于就業(yè)工作。

2.轉(zhuǎn)變觀念，擴(kuò)充檔案內(nèi)容

要完善大學(xué)生檔案管理，體現(xiàn)其就業(yè)服務(wù)功能，除了進(jìn)行信息化管理之外，還要擴(kuò)充檔案內(nèi)容，使其更加全面展現(xiàn)學(xué)生個(gè)人綜合素質(zhì)。要首先從觀念上做轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案管理只是把學(xué)生檔案看作是學(xué)生學(xué)籍資料的簡(jiǎn)單積累，到了畢業(yè)時(shí)才把所有的資料進(jìn)行收集歸檔，這樣的檔案管理方式使得檔案變成一個(gè)“靜態(tài)”的資料袋，不能反映學(xué)生的全部，更不能體現(xiàn)學(xué)生的個(gè)性化差異。檔案管理部門應(yīng)樹立新的檔案管理理念，根據(jù)社會(huì)發(fā)展和用人單位的需求，擴(kuò)充檔案內(nèi)容，為用人單位招聘高校畢業(yè)生提供更為全面、權(quán)威的信息。

3.創(chuàng)新機(jī)制，實(shí)現(xiàn)全程化管理

畢業(yè)前的資料集中匯總和整理歸檔是傳統(tǒng)檔案管理的慣例操作方法，檔案管理員的職責(zé)只是簡(jiǎn)單的檔案看管和畢業(yè)前的檔案歸檔。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式不能充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，影響其工作效果和為就業(yè)服務(wù)的功能發(fā)揮。為更好調(diào)動(dòng)檔案管理員的工作積極性，形成就業(yè)工作全員參與的工作機(jī)制，我們要?jiǎng)?chuàng)新機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案管理全程化。

首先，建立以高考電子檔案為基礎(chǔ)的初期電子檔案。2001年始，各省陸續(xù)實(shí)行網(wǎng)上高考招生，考生檔案進(jìn)入了電子化階段?？忌催M(jìn)入大學(xué)之前，高校老師就可以通過考生電子檔案提前了解每名學(xué)生高中期間的學(xué)習(xí)情況。這為輔導(dǎo)員和班主任老師進(jìn)行新生管理、學(xué)生干部選拔和軍訓(xùn)工作提供了便利。

其次，建立大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成長(zhǎng)電子檔案。在高考電子檔案的基礎(chǔ)上，為每位在校大學(xué)生建立個(gè)人學(xué)習(xí)成長(zhǎng)電子檔案，檔案包括學(xué)習(xí)成績(jī)、干部經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、實(shí)踐活動(dòng)、心理健康、誠(chéng)信記錄、職業(yè)規(guī)劃和師生評(píng)價(jià)等內(nèi)容。詳細(xì)記錄了學(xué)生從入學(xué)至畢業(yè)期間每個(gè)階段的學(xué)習(xí)、生活、實(shí)踐和教育評(píng)價(jià)，真實(shí)反映學(xué)生的成長(zhǎng)過程，有利于企業(yè)更加全面了解學(xué)生綜合素質(zhì)。

最后，建立畢業(yè)生信息反饋檔案。電子檔案的好處在于方便管理和保存，學(xué)生畢業(yè)后電子檔案還可以繼續(xù)發(fā)揮其就業(yè)服務(wù)功能。建立畢業(yè)生信息反饋檔案則是利用電子檔案方便管理和保存的特點(diǎn)，便于高校對(duì)畢業(yè)生就業(yè)情況進(jìn)行后續(xù)跟蹤，了解市場(chǎng)對(duì)人才需求的要求，并根據(jù)反饋信息，在教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和手段等各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，主動(dòng)適應(yīng)人才市場(chǎng)，培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)和基本技能。

總之，在信息化時(shí)代，利用信息技術(shù)進(jìn)行大學(xué)生檔案管理，建立大學(xué)生電子檔案，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，也是順應(yīng)用人單位的需要。它不僅提高檔案管理效率，促進(jìn)大學(xué)生進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃，還為畢業(yè)生和用人單位提供招聘交流的平臺(tái)，有利于畢業(yè)生就業(yè)，有利于用人單位選拔人才，同時(shí)還有利于促進(jìn)高校自身建設(shè)。

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