淺談科技檔案管理體系的優(yōu)化機(jī)制

金瓊

科技檔案真實(shí)反映了科技生產(chǎn)活動(dòng)的過(guò)程與成果，其存在的價(jià)值和意義不容小覷，完善科技檔案管理的體系建設(shè)亟不可待。

一、科技檔案的價(jià)值

科技檔案對(duì)現(xiàn)代化建設(shè)有著非常重大的影響，具備很高的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值。

（一）技術(shù)價(jià)值

廣義上，科技檔案的有效利用不但能夠促進(jìn)生產(chǎn)力各要素的改進(jìn)與提高，還可將知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力變換成直接生產(chǎn)力，推動(dòng)科技知識(shí)向科技成果轉(zhuǎn)化，服務(wù)于當(dāng)前科技生產(chǎn)工作，從而促成生產(chǎn)力的進(jìn)一步提高。狹義上，科技檔案的有效利用能夠減少科技生產(chǎn)工作中對(duì)人、財(cái)、物的消耗?？萍紮n案作為提供科技信息的原始性真實(shí)性的資料，為科技生產(chǎn)和研究貢獻(xiàn)了有價(jià)值的參考，不斷使蘊(yùn)藏的科技知識(shí)向科技成果進(jìn)行轉(zhuǎn)化，避免了多余的勞動(dòng)，從而增強(qiáng)科學(xué)研究的效率。

（二）雙元價(jià)值

科技檔案具有科技工具價(jià)值和科技信息價(jià)值，二者共同構(gòu)成了科技檔案雙元價(jià)值論的核心。其科技工具價(jià)值突出了社會(huì)責(zé)任及記錄的建構(gòu)與整體性、憑證性維護(hù)，主要體現(xiàn)在能夠表現(xiàn)為結(jié)構(gòu)及功能的記憶方式以及負(fù)載著憑證性控制及維護(hù)的連續(xù)體。在科技生產(chǎn)工作中，依據(jù)真實(shí)完整的科技檔案不僅能促使生產(chǎn)工作高效進(jìn)行，還能作為知識(shí)產(chǎn)權(quán)等法律糾紛的有力憑證和依據(jù)，保護(hù)合法權(quán)益?？萍紮n案的科技信息價(jià)值突出了服務(wù)社會(huì)與資源共享，科技檔案具備共享性的特點(diǎn)，其科技信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)須以科技檔案信息的有效性為標(biāo)志，以檔案信息資源共享為條件，讓廣大公眾通過(guò)檔案信息資源獲得歸屬感和身份感，從而實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展。

（三）知識(shí)傳承價(jià)值

科技檔案不論是在收集生成階段還是在歸檔保管階段，只要是在它的生命活動(dòng)周期的范圍內(nèi)都可以產(chǎn)生現(xiàn)實(shí)的效用。一切科技生產(chǎn)的有序開展，都要依托于科技檔案，其中的科技信息所生的社會(huì)效益，對(duì)知識(shí)、情報(bào)、信息和技術(shù)起到了傳承與擴(kuò)散的效力。在科技生產(chǎn)工作中產(chǎn)生的科技檔案是最原始的記載，它具備擴(kuò)散性、共享性、技術(shù)存儲(chǔ)與交流的性能，所包含的科技信息是對(duì)科技生產(chǎn)工作最真實(shí)最直接最客觀的反映和輔助，科技檔案的社會(huì)屬性會(huì)伴隨著時(shí)間的發(fā)展逐漸地呈現(xiàn)出來(lái)，科技檔案中所承載的知識(shí)、情報(bào)、信息和技術(shù)會(huì)超過(guò)先前所依靠的科技生產(chǎn)工作，開始顯現(xiàn)科技檔案知識(shí)傳承的價(jià)值。所以唯有科技檔案對(duì)科技信息的傳承才最為可靠，蘊(yùn)含的知識(shí)傳承價(jià)值是其他文書檔案所不能代替的。

二、當(dāng)前我國(guó)科技檔案管理體系面臨的難題

對(duì)科技檔案的科學(xué)管理，不但能夠保證它的完整性，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)它的價(jià)值，然而當(dāng)前我國(guó)科技檔案管理體系仍存在著一些問(wèn)題。

（一）思想意識(shí)滯后

首先，整體的科技檔案意識(shí)淡薄。當(dāng)前依然有部分單位的領(lǐng)導(dǎo)與檔案工作人員存在應(yīng)付國(guó)家檔案制度和上級(jí)要求的做法，沒有認(rèn)真對(duì)待。其次，科技檔案管理的觀念落后。主要存在著“注重檔案保管忽視檔案利用”“注重紙質(zhì)檔案忽視電子檔案”“注重結(jié)果檔案忽視過(guò)程檔案”的觀念。第三，科技檔案概念的弱化。在20世紀(jì)90年代機(jī)構(gòu)改革的背景下，科技檔案的概念日趨弱化，其后果不利于科技創(chuàng)新體系的建立。第四，科技檔案歸檔有難度。部分科技人員顧忌他人侵犯自己的知識(shí)產(chǎn)權(quán)或試圖將技術(shù)成果占為己有，不愿將科技資料上交，影響了檔案的歸檔完整性。最后，科技檔案的開發(fā)利用程度不高。部分單位或科技工作者為達(dá)到自我保護(hù)的目的，不論科技文件是否涉密，均按涉密文件管理，使許多科技檔案“密不示人”，增加了科技檔案的解密和開放的難度，科技檔案管理部門缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，服務(wù)手段也十分單一，缺乏良好的態(tài)度。

（二）缺乏法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)

首先，缺乏專門的科技檔案法規(guī)制度。我國(guó)專門的科技檔案行政法規(guī)是1980 年的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，但此條例中許多內(nèi)容未能與時(shí)俱進(jìn)。部門規(guī)章與規(guī)范性文件除2020年施行的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》外，1988年的《開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》、1994年的《開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算方法的規(guī)定（試行）》、2010年的《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》和2011年的《中國(guó)地震局科技檔案管理辦法》也都亟待修改和完善。其次，沒有歸于科技管理法規(guī)制度體系里。大多數(shù)科技檔案管理法規(guī)制度中沒有同科技檔案管理相配套的條文，能夠?qū)萍紮n案管理提出具體要求的條款少之又少。第三，欠缺統(tǒng)一的科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前使用的標(biāo)準(zhǔn)是1992 年制定的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2-92），個(gè)別單位根據(jù)實(shí)際情況制定了自己的標(biāo)準(zhǔn)，但這些標(biāo)準(zhǔn)并沒有相互統(tǒng)一，不利于科技檔案的管理。第四，制度落實(shí)不到位?！叭{入”“四參加”“四同步” 和科技檔案項(xiàng)目主持人負(fù)責(zé)制制度已經(jīng)被諸多法律法規(guī)所確定，對(duì)科技檔案的管理是非常有效的，然而由于檔案部門在其單位中缺少話語(yǔ)權(quán)，該制度并沒有得到很好的落實(shí)。

（三）組織人才隊(duì)伍建設(shè)落后

首先，組織機(jī)構(gòu)建設(shè)落后。許多單位并沒有建立起專門的檔案機(jī)構(gòu)，沒能配足專業(yè)的檔案人員，部分單位僅在總部設(shè)有一到兩名專職或兼職的檔案管理人員。其次，人才隊(duì)伍建設(shè)落后。多年來(lái)從事檔案工作的主體大多是各單位的“老”“弱”“女性”“關(guān)系戶”，近年來(lái)雖有改善，但由于檔案工作工資低、檔案人員評(píng)職稱難，工作上升空間小、科技檔案管理隊(duì)伍建設(shè)依然落后。再次，檔案工作人員業(yè)務(wù)能力偏低?？萍紮n案人員普遍學(xué)歷低、知識(shí)體系單一、缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，沒有具備雙重專業(yè)的知識(shí)背景。

（四）監(jiān)管力度不夠

一方面，各級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督管理力度不強(qiáng)。近三十年來(lái)，我國(guó)各級(jí)檔案行政管理部門將檔案監(jiān)督管理的重點(diǎn)主要集中在歷史檔案、文書檔案上，忽視了對(duì)科技檔案的監(jiān)管。特別是對(duì)于企業(yè)檔案的管理，在現(xiàn)代企業(yè)制度的背景下企業(yè)自主經(jīng)營(yíng)，各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)不能主要依賴行政手段對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管。而對(duì)于非國(guó)有企業(yè)檔案的管理，則主要是運(yùn)用指導(dǎo)和服務(wù)的方式，監(jiān)管力度更弱。另一方面，各級(jí)專業(yè)主管機(jī)關(guān)的監(jiān)督管理力度不夠。20世紀(jì)90年代機(jī)構(gòu)改革前，大多專業(yè)主管機(jī)關(guān)都設(shè)置了專門的檔案機(jī)構(gòu)，能夠有力地對(duì)下級(jí)單位科技檔案進(jìn)行監(jiān)管。機(jī)構(gòu)改革以后，許多專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行了轉(zhuǎn)制，對(duì)下屬單位檔案工作的監(jiān)管職責(zé)沒有做出規(guī)定，更有甚者將原專業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案館予以撤銷，即使保留了專門的檔案機(jī)構(gòu)，也由于層級(jí)不高、職責(zé)規(guī)定模糊致使其對(duì)下屬單位科技檔案工作監(jiān)管力度受限。

（五）資源整合共享難度大

首先，上級(jí)科技主管部門的科技檔案未集中保存。我國(guó)現(xiàn)有多個(gè)科技主管部門，但這些部門間不存在隸屬關(guān)系，而每個(gè)部門都會(huì)產(chǎn)生大量的科技檔案。而實(shí)際上各級(jí)國(guó)家綜合檔案館基于館藏及管理上的局限，對(duì)科技檔案的接收數(shù)量也是有限的，這就使得這些科技檔案分散在各科技主管部門中。其次，下屬單位的科技檔案未集中保存。除個(gè)別企業(yè)的總部設(shè)置了專門檔案館，能夠統(tǒng)一保管下屬單位產(chǎn)生的科技檔案外，其余下屬單位的科技檔案均自行保管。再次，跨單位合作的科研項(xiàng)目的檔案未集中保存。當(dāng)前許多科研項(xiàng)目都是多個(gè)單位合作完成，但是誰(shuí)來(lái)對(duì)科技檔案進(jìn)行管理卻沒有規(guī)定，因此，所產(chǎn)生的科技檔案就分散于各個(gè)單位。最后，科技檔案歸屬不明確影響整合程度?？萍紮n案管理法規(guī)制度和科技項(xiàng)目協(xié)議中均未對(duì)科技檔案的所有權(quán)給予確定，而科技檔案本身承載著知識(shí)產(chǎn)權(quán)，科技項(xiàng)目承擔(dān)單位出于自己的利益，不愿將自己手中的科技檔案供他人使用。

三、科技檔案管理體系的優(yōu)化機(jī)制

科技檔案管理體系的完善是科技檔案管理工作順利開展的前提，但在實(shí)際中還存在著較多的問(wèn)題，因此，針對(duì)這些問(wèn)題提出了如下優(yōu)化機(jī)制。

（一）條件優(yōu)化機(jī)制

首先要完善科技檔案的制度法規(guī)。一要通過(guò)制定多層次的科技檔案制度法規(guī)，建立一個(gè)協(xié)調(diào)有序的科技檔案法律法規(guī)體系。二要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)科技檔案制度法規(guī)的內(nèi)容及時(shí)加以完善。三要確立可以通過(guò)政策進(jìn)行調(diào)控的科技檔案制度法規(guī)的制定機(jī)構(gòu)，用來(lái)溝通協(xié)調(diào)科技檔案管理活動(dòng)，促進(jìn)融合發(fā)展。其次要提升科技檔案人員的整體素質(zhì)。一要引進(jìn)專職人員，同時(shí)通過(guò)組織系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)來(lái)增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。二要具備相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)、良好的語(yǔ)言及文字水平，從而有助于表達(dá)和辨別信息資源。三要不斷強(qiáng)化對(duì)新知識(shí)和新技術(shù)的學(xué)習(xí)以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。再次，增強(qiáng)檔案意識(shí)，增加資金投入。增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員及公眾對(duì)科技檔案的認(rèn)知，主動(dòng)提高科技檔案的利用率，增加科技檔案管理工作的資金投入，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)共建、共享、共贏。最后，掌握現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)。一要落實(shí)“存量數(shù)字化、增量電子化”，建立科技檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)采用高水平的著錄、檢索及服務(wù)方式，加快促成科技檔案的一體化服務(wù)。二要以科技檔案資源的數(shù)字化、信息化和管理專業(yè)化作為基礎(chǔ)。三要使科學(xué)信息技術(shù)在科技檔案管理體系的各環(huán)節(jié)中得到分步實(shí)施和有效利用，完成統(tǒng)一開發(fā)和管理。

（二）權(quán)益優(yōu)化機(jī)制

科技檔案所有權(quán)歸屬不明是進(jìn)行科技檔案管理工作中產(chǎn)生紛爭(zhēng)的主要緣由。因此，務(wù)必將其明確。首先要完善科技檔案法律法規(guī)中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)條文。要實(shí)現(xiàn)科技檔案資源共享必須增設(shè)或細(xì)化知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)條文。其次，科技檔案工作者應(yīng)當(dāng)提升知識(shí)產(chǎn)權(quán)維護(hù)意識(shí)。熟練掌握知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)，防止由于自身能力不足導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)。再次，搞好宣傳教育，增加知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)責(zé)任。要大力開展關(guān)于科技檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的宣傳教育，明確闡述知識(shí)產(chǎn)權(quán)和科技檔案、經(jīng)濟(jì)效益、違法責(zé)任的內(nèi)容。最后，增強(qiáng)科技檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保密工作。在科技檔案管理中要堅(jiān)決落實(shí)相關(guān)管理制度，用好行之有效的保密手段，避免造成知識(shí)產(chǎn)權(quán)的失泄密。

（三）監(jiān)督優(yōu)化機(jī)制

一方面科技檔案管理要有自身的監(jiān)督機(jī)制。首先應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)化的崗位分工?？萍紮n案來(lái)自于平時(shí)承擔(dān)著完成工作任務(wù)的每個(gè)崗位。每個(gè)崗位的分工各有不同，承擔(dān)的責(zé)任也各不相同，而此種分工是相當(dāng)專業(yè)的，下級(jí)科技檔案管理人員的工作要對(duì)上一級(jí)負(fù)責(zé)。其次，權(quán)利和責(zé)任分工應(yīng)當(dāng)確定?？萍紮n案管理的各個(gè)層級(jí)與單位的權(quán)責(zé)分工務(wù)必要非常清楚，唯有將彼此的權(quán)責(zé)予以明確界定，才能夠使整個(gè)科技檔案的管理工作有序。再次，程序和規(guī)則應(yīng)當(dāng)完善。通過(guò)完善程序和規(guī)則，能夠進(jìn)一步科學(xué)地指導(dǎo)科技檔案管理體系中每位成員的行為，使科技檔案管理工作不因成員變更和交替造成不良的影響。另一方面，科技檔案管理要強(qiáng)調(diào)行政監(jiān)督權(quán)。一是存在直接隸屬關(guān)系的科技檔案行政監(jiān)督檢查的行使。例如在上級(jí)科技檔案行政管理部門對(duì)下一級(jí)進(jìn)行具體管理時(shí)，有權(quán)通過(guò)指示、審核、制定制度法規(guī)等手段實(shí)行對(duì)其管理工作的支配，達(dá)到監(jiān)督檢查的目的。另外不存在直接隸屬關(guān)系的科技檔案行政監(jiān)督檢查的行使，則主要體現(xiàn)在對(duì)諸如企事業(yè)單位的科技檔案管理工作所履行的指導(dǎo)職責(zé)。

（四）安全優(yōu)化機(jī)制

科技檔案管理的安全保護(hù)體系包括信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全和安全管理體系等方面。

首先，信息安全方面。確?？萍紮n案信息安全主要采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)及數(shù)據(jù)完整性鑒別技術(shù)對(duì)信息傳輸過(guò)程中的安全予以保護(hù)，采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及對(duì)用戶的訪問(wèn)進(jìn)行授權(quán)和鑒別技術(shù)對(duì)信息存儲(chǔ)過(guò)程中的安全予以保護(hù)。其次，網(wǎng)絡(luò)安全方面?？萍紮n案數(shù)據(jù)在進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中因計(jì)算機(jī)遭受黑客攻擊或病毒侵害，或是設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法排除時(shí)，極易發(fā)生毀壞和被篡改的情況，因此，要通過(guò)病毒防范、防火墻防御、入侵監(jiān)控系統(tǒng)等手段防止網(wǎng)絡(luò)安全遭受侵害。再次，安全管理體系方面?？萍紮n案的安全管理體系包括安全管理組織體系、安全標(biāo)準(zhǔn)體系、安全規(guī)章制度和安全的管理手段。安全管理組織體系要做到堅(jiān)持統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、明確各級(jí)的責(zé)任。 安全標(biāo)準(zhǔn)體系要求科技檔案管理要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)科技檔案的安全標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。安全的規(guī)章制度和安全的管理手段則要做到明確職責(zé)劃分、按制度辦事、規(guī)范操作等相關(guān)機(jī)制。

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作者單位：太原衛(wèi)星發(fā)射中心