WORD文檔損壞的預(yù)防和修復(fù)方法

李 寧

（開封市氣象局，河南 開封475004）

Word是我們?nèi)粘＾k公中最常用的辦公軟件之一，它以其便捷、高校、易修改等優(yōu)越性在制作報表、編寫文件、會議記錄等方面發(fā)揮著重要作用。然而，我們在使用中難免因為斷電、死機、病毒等原因造成了文件損壞、數(shù)據(jù)丟失。很多人遇到這種情況只是將文檔刪除或重新編寫，不僅費時費力且造成了數(shù)據(jù)的徹底丟失。其實，出現(xiàn)這種情況并非不可挽救，以下以Word 2007為例，為大家提供幾個文檔遭受意外損壞時的解決方案。

1 設(shè)置自動保存預(yù)防文檔數(shù)據(jù)丟失

1.1 設(shè)置自動保存時間

Word的自動保存功能是根據(jù)用戶從打開Word的時候開始計時，按照時間間隔來完成自動保存。

1）點擊左上角的office按鈕，選擇菜單右下角的Word選項：

2）在彈出的對話框中選擇“保存”，在“保存自動恢復(fù)信息時間間隔”欄中調(diào)整分鐘數(shù)。

因為電腦在自動保存圖片、鏈接較多的大文檔時有可能出現(xiàn)卡頓現(xiàn)象，如果設(shè)置時間過密反而影響到文檔編輯效率，因此應(yīng)根據(jù)實際情況設(shè)置自動保存的時間。

這樣，當Word因意外而強行關(guān)閉時，在下次打開時將會自動打開恢復(fù)文件。如果沒有打開恢復(fù)文檔，則可以在Word選項里的保存選項中找到自動恢復(fù)文件位置，再手動將其打開。恢復(fù)文件中包含的信息量取決于Word保存恢復(fù)文件的頻率。例如，如果每15分鐘自動保存一次恢復(fù)文件，那么在發(fā)生斷電或類似意外問題時，最多可能丟失15分鐘的信息。

在這里要注意的是，Word中的自動保存功能并不等同于正常的保存，而是只有在計算機出現(xiàn)異常情況下（停電、死機等）沒保存文檔，再次啟動Word時才能夠恢復(fù)之前沒保存的內(nèi)容。雖然我們設(shè)置了“自動保存”功能，但并不代表編輯的文檔不需要保存。在正常退出Word時，通常會彈出“是否保存對‘文檔’的更改”對話框，選擇“是”，才能起到保存文檔，選擇了“否”，自動保存的文件將也會丟失。這時，我們可以設(shè)置“宏”讓Word在退出時強制保存來解決這一問題。

1.2 設(shè)置宏自動保存

宏是一系列Word命令和指令，這些命令和指令組合在一起，形成了一個單獨的命令，以實現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行的自動化。說的直白些，應(yīng)用宏，就如同使用錄音機：在Word中啟動“新建宏”后，就相當于按下了錄音鍵，之后的全部命令和指令都被記錄下來。以后再打開它時，就根相當于按下了播放鍵，我們就不用重復(fù)每個命令和指令?，F(xiàn)在，我們利用Word提供的宏錄制器來創(chuàng)建一個自動保存的宏

1）打開一個已經(jīng)編輯好了的Word文件；

2）選擇工具欄中的“審閱—宏—錄制宏”命令，打開“錄制宏”對話框；

3）在“宏名”下面的框中輸入任意名稱，如“autosave”。確認“將宏保存在”選項為“所有文檔（Normal.dotm）”，按“確定”按鈕；執(zhí)行“文件—保存”命令；

4）再次執(zhí)行“工具—宏—停止錄制”命令，完成該宏的錄制。

這樣當以后編輯好文檔后，按“關(guān)閉”按鈕，或執(zhí)行退出命令時，如果是舊文檔，會自動保存我們所做的一切修改，再正常關(guān)閉Word。如果是新建文檔，系統(tǒng)會自動彈出“另存為”對話框，不管是按“保存”還是“取消”按鈕，不保存文檔，就退不出Word。

2 文檔數(shù)據(jù)損壞的修復(fù)方法

有時候我們可能會遇到Word文檔損壞無法打開或打開亂碼的情況，如果是沒有備份的重要文檔，就可以用以下幾種方法嘗試修復(fù)Word文檔。

2.1 Word自動修復(fù)功能

1）選擇打開選項，在彈出的對話框中找到想要打開并修復(fù)的文檔。

2）單擊打開按鈕旁邊的小箭頭，在彈出的菜單中選擇“打開并修復(fù)”命令。

3）Word會自動修復(fù)錯誤。

2.2 轉(zhuǎn)換文檔格式

1）在Word中打開損壞的文檔后，選擇“文件—另存為”，在“保存類型”列表中，選擇“RTF格式”，然后單擊“保存”按鈕。

2）關(guān)閉損壞的文檔，打開剛才保存的RTF格式文件，選擇“文件—另存為”，在“保存類型”列表中，選擇“Word文檔”，然后單擊“保存”按鈕。

3）關(guān)閉RTF文檔，打開再次轉(zhuǎn)換過來Word文檔。

Word文檔與RTF文檔的相互轉(zhuǎn)換將保留其格式，如果這種轉(zhuǎn)換沒有糾正文件損壞，則可以嘗試與其他字處理格式的相互轉(zhuǎn)換，這將不同程度地保留Word文檔的格式。如果使用這些格式均無法解決本問題，可將文檔轉(zhuǎn)換為純文本格式，再轉(zhuǎn)換回Word格式。由于純文本的簡單性，這種方法有可能更正損壞處，但是Word文檔的所有格式設(shè)置都將丟失。

2.3 文檔亂碼的解決

當打開Word文檔后，文檔的內(nèi)容顯示亂碼，可以將最后一個段落標記之外的所有內(nèi)容復(fù)制到一個新文檔中解決亂碼問題。在Word文檔中，系統(tǒng)用最后一個段落標記關(guān)聯(lián)各種格式設(shè)置信息，特別是節(jié)與樣式的格式設(shè)置。如果將最后一個段落標記之外的所有內(nèi)容復(fù)制到新文檔，就有可能將損壞的內(nèi)容留在原始文檔中，而在新文檔中將會重新應(yīng)用所有丟失的節(jié)或樣式的格式設(shè)置。方法如下：

1）選擇“word選項”然后選擇“高級”選項卡，取消“使用智能段落選擇”復(fù)選框前的勾。這樣選定整個段落時，Word將不會自動選定段落標記，然后單擊“確定”按鈕。

2）使用“Ctrl+End”組合鍵，然后按“Ctrl+Shift+Home”組合鍵，選定最后一個段落標記之外的所有內(nèi)容。

3）最后將選中的文本復(fù)制并粘貼到新建的文檔中。

2.4 利用第三方軟件恢復(fù)受損文檔

目前開發(fā)有大量的第三方軟件為文檔恢復(fù)提供了便利，如“word文檔修復(fù)器”、“easyrecovery”等，這些軟件在恢復(fù)誤刪文件、修復(fù)損壞的文檔等方面各有側(cè)重，大家可以根據(jù)實際情況選擇合適工具，挽回丟失的文檔。

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［2］西貝.Word編輯故障釋疑[J].軟件，2002（04）.

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