談?wù)勂髽I(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)常見的內(nèi)控漏洞

金 花

(延邊大學(xué)出版社有限責(zé)任公司，吉林 延吉 133002)

由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈導(dǎo)致賣方市場(chǎng)向買方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變，使得采購(gòu)環(huán)節(jié)成為舞弊風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)，其中以商業(yè)賄賂尤為嚴(yán)重，而且采購(gòu)對(duì)企業(yè)成本影響重大。因此，采購(gòu)業(yè)務(wù)通常都是各個(gè)企業(yè)管控重點(diǎn)所在?，F(xiàn)就我國(guó)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)常容易出現(xiàn)的內(nèi)控漏洞做個(gè)探討。

1 采購(gòu)方式不明確或多頭采購(gòu)

企業(yè)需要采購(gòu)的物資或服務(wù)往往有很多類型，企業(yè)可根據(jù)自身實(shí)際情況，選擇不同采購(gòu)方式，如公司層面招標(biāo)采購(gòu)、采購(gòu)部門(集團(tuán)公司)統(tǒng)一集中采購(gòu)、各部門分散主導(dǎo)采購(gòu)等。采購(gòu)方式內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式通常有：未明確采購(gòu)權(quán)限，各部門可自行采購(gòu)；重要物資分散采購(gòu)；采購(gòu)導(dǎo)致效率低下、成本失控；針對(duì)不重要采購(gòu)事項(xiàng)過度控制(如不管金額大小，都采用招標(biāo)方式)。例如：某家公司電腦采購(gòu)權(quán)限不明確，發(fā)現(xiàn)辦公室、信息技術(shù)部、資產(chǎn)管理部都有權(quán)采購(gòu)電腦，辦公室認(rèn)為電腦屬于辦公用品，而公司辦公用品是由辦公室負(fù)責(zé)采購(gòu)的；信息技術(shù)部認(rèn)為電腦是IT資產(chǎn)，公司IT資產(chǎn)和服務(wù)是由信息技術(shù)部牽頭采購(gòu)的；資產(chǎn)管理部認(rèn)為電腦是一種固定資產(chǎn)，公司的固定資產(chǎn)是由資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)的。因此，公司應(yīng)明確采購(gòu)職責(zé)分工，對(duì)不同種類物資、不同金額的采購(gòu)明確采購(gòu)方式。此外，對(duì)于大型集團(tuán)公司，對(duì)于重要物資或服務(wù)，如果由集團(tuán)總部建立統(tǒng)一采購(gòu)平臺(tái)，無疑可以提升采購(gòu)專業(yè)性，降低采購(gòu)成本。采購(gòu)方式內(nèi)控漏洞導(dǎo)致的潛在不利影響可能有：加大采購(gòu)成本；個(gè)別部門或員工利用采購(gòu)權(quán)限進(jìn)行不當(dāng)行為；降低采購(gòu)效率等等。漏洞識(shí)別：查閱公司采購(gòu)相關(guān)管理制度規(guī)定；了解公司采購(gòu)組織架構(gòu)和職責(zé)分配；了解不同物資采購(gòu)方式；抽查公司物資采購(gòu)執(zhí)行情況；綜合判斷公司采購(gòu)方式是否合理，哪些物資采購(gòu)方式存在漏洞。

2 未編制采購(gòu)計(jì)劃或計(jì)劃編制不合理

采購(gòu)計(jì)劃是管理人員在了解市場(chǎng)供求情況，認(rèn)識(shí)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對(duì)計(jì)劃期內(nèi)物料采購(gòu)管理活動(dòng)所做的預(yù)見性的安排和部署；采購(gòu)計(jì)劃是整個(gè)計(jì)劃管理中的一環(huán)，一般根據(jù)生產(chǎn)部門或其他使用部門的需求計(jì)劃制訂，采購(gòu)計(jì)劃包括采購(gòu)物料、采購(gòu)數(shù)量、需求日期等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式通常有：未編制采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)時(shí)一事一議；采購(gòu)計(jì)劃質(zhì)量粗糙，實(shí)施時(shí)嚴(yán)重脫離實(shí)際；采購(gòu)計(jì)劃未得到嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)業(yè)務(wù)及采購(gòu)部門不構(gòu)成實(shí)質(zhì)性約束，不按計(jì)劃采購(gòu)或大量超計(jì)劃采購(gòu)。采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)控漏洞導(dǎo)致潛在不利影響可能有：所需物資短缺，導(dǎo)致無法及時(shí)滿足客戶需求；物資積壓；庫(kù)存大量增加，導(dǎo)致資源浪費(fèi)，資金使用效率低下，財(cái)務(wù)部門面對(duì)突發(fā)性的采購(gòu)用款需求，不能及時(shí)安排資金，資金管理困難；物流、質(zhì)檢等采購(gòu)配合部門工作計(jì)劃性受到直接影響；員工可能為了個(gè)人利益而采購(gòu)一些不必要的物品。導(dǎo)致浪費(fèi)公司資源，等等。為此，企業(yè)在應(yīng)完善采購(gòu)計(jì)劃編制流程，采購(gòu)計(jì)劃管理與企業(yè)預(yù)算管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)充分融合，提高采購(gòu)計(jì)劃的指導(dǎo)性。漏洞識(shí)別：檢查公司是否編制書面的采購(gòu)計(jì)劃，檢查采購(gòu)計(jì)劃編制過程和依據(jù)，判斷采購(gòu)計(jì)劃編制合理性；通過抽查已執(zhí)行采購(gòu)，檢查是否按照采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行，實(shí)際采購(gòu)是否與計(jì)劃存在重大偏離。

3 采購(gòu)流程不相容職責(zé)未有效分離

采購(gòu)部門有很多不相容職責(zé)，如：招投標(biāo)過程中，采購(gòu)部如果負(fù)責(zé)供應(yīng)商錄入，就不應(yīng)該有最終的決標(biāo)權(quán)，以防止采購(gòu)部違規(guī)選擇自已推薦的供應(yīng)商，貨物的采購(gòu)人不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作，以防止采購(gòu)人員收受客戶賄賂購(gòu)買偽劣材料，影響企業(yè)生產(chǎn)乃至整體利益；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù)；貨物的采購(gòu)、儲(chǔ)存保管人不能擔(dān)任賬務(wù)記錄工作，防止繞過驗(yàn)單，以減少誤記貨物數(shù)量金額的可能；付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)分離；記錄應(yīng)付賬款人不能同時(shí)擔(dān)任付款職務(wù)。漏洞識(shí)別：檢查企業(yè)是否有明確的不相容職務(wù)分離表，實(shí)際職責(zé)是否與規(guī)定職責(zé)一致，判斷是否存在一人兼任不相容職務(wù)情況。

4 采購(gòu)招標(biāo)流程不規(guī)范，招標(biāo)流于形式

招標(biāo)采購(gòu)是提高采購(gòu)質(zhì)量和效率并且降低采購(gòu)成本的有效方式之一，但從實(shí)踐中看，一些企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)未起到預(yù)期控制效果，分析其原因，從外部環(huán)境來說，是由于我國(guó)招投標(biāo)市場(chǎng)還很不規(guī)范，存在投標(biāo)圍標(biāo)、陪標(biāo)、串標(biāo)、惡意低價(jià)接標(biāo)、收買評(píng)委等不正?，F(xiàn)象，損害招標(biāo)采購(gòu)方利益；而從內(nèi)部原因來分析，則是招標(biāo)采購(gòu)流程存在缺陷，招標(biāo)流程不夠嚴(yán)密、規(guī)范和有效。漏洞識(shí)別：了解企業(yè)招標(biāo)流程，是否存在流程設(shè)計(jì)不合理；檢查招標(biāo)各項(xiàng)文檔記錄，審閱招標(biāo)工作是否符合操作規(guī)定；檢查未采取招標(biāo)方式的采購(gòu)項(xiàng)目，是否存在繞過招標(biāo)程序的采購(gòu)。

5 供應(yīng)商管理和評(píng)估存在缺失

供應(yīng)商管理是采購(gòu)業(yè)務(wù)中重要一環(huán)，包括供應(yīng)商日常合作、供應(yīng)商評(píng)估、供應(yīng)商退出等。供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)常見內(nèi)控漏洞形式有：未建立公司層面的合格供應(yīng)商名錄；供應(yīng)商在使用前缺乏對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的審核；供應(yīng)商檔案不完整；未建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制；供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系和標(biāo)準(zhǔn)不完善；對(duì)不合格供應(yīng)商缺乏淘汰機(jī)制等。為此，公司應(yīng)建立完善的供應(yīng)商管理體系；建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營(yíng)狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和綜合評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)其供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整；制定例外緊急需求的采購(gòu)處理程序，選定備用供應(yīng)商人，在首選供應(yīng)商發(fā)生突發(fā)情況時(shí)保證采購(gòu)的連續(xù)性。漏洞識(shí)別：檢查企業(yè)是否建立合格供應(yīng)商名錄；抽查采購(gòu)業(yè)務(wù)供應(yīng)商是否供應(yīng)名錄當(dāng)中，供應(yīng)商準(zhǔn)入是否按規(guī)定評(píng)估；檢查供應(yīng)商檔案是否齊全；檢查是否對(duì)供應(yīng)商定期評(píng)估；檢查供應(yīng)商評(píng)估相關(guān)表單。

6 缺乏對(duì)采購(gòu)人員有效管理和監(jiān)督，采購(gòu)舞弊現(xiàn)象嚴(yán)重

采購(gòu)人員會(huì)為了個(gè)人利益在采購(gòu)中不進(jìn)行比價(jià)管理，而是選擇有回扣的供應(yīng)商，表面上看，供應(yīng)商給回扣是采購(gòu)?fù)獾男袨?，不直接影響價(jià)格，但實(shí)際上，供應(yīng)商會(huì)將行賄所支出的費(fèi)用再轉(zhuǎn)嫁給企業(yè)，要么將供貨價(jià)格提高，要么降低產(chǎn)品質(zhì)量，導(dǎo)致最終受損的還是企業(yè)。而且企業(yè)一旦爆出采購(gòu)人員舞弊事件，對(duì)企業(yè)聲譽(yù)也會(huì)造成很大影響。防范采購(gòu)人員舞弊是項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要多管齊下，通過簽署采購(gòu)人員保證書、員工自律聲明、制定員工行為守則、要求利益沖突回避、設(shè)立明確的舉報(bào)渠道、建立訪問供應(yīng)商制度、采購(gòu)崗位定期輪換、加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)等措施來降低舞弊風(fēng)險(xiǎn)。漏洞識(shí)別：采購(gòu)舞弊嚴(yán)格來說本身不能稱之為漏洞，而是采購(gòu)人員及流程管理方面漏洞造成的后果，內(nèi)控檢查時(shí)應(yīng)關(guān)注采購(gòu)環(huán)節(jié)反舞弊機(jī)制完善程度，如職責(zé)是否有效分離、采購(gòu)詢價(jià)情況、采購(gòu)人員保證書和員工自律聲明簽署情況、是否制定員工行為守則、利益沖突回避、舉報(bào)渠道、有無訪問供應(yīng)商制度等。

7 缺乏驗(yàn)收或驗(yàn)收不嚴(yán)

驗(yàn)收是指企業(yè)對(duì)采購(gòu)物資和勞務(wù)的檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。驗(yàn)收環(huán)節(jié)的常見內(nèi)控漏洞有：采購(gòu)物資未經(jīng)驗(yàn)收即入庫(kù)或付款；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確；驗(yàn)收程序不規(guī)范；驗(yàn)收人員未經(jīng)清點(diǎn)即予認(rèn)可；驗(yàn)收未采購(gòu)物品；對(duì)驗(yàn)收中存在異常情況不作處理；驗(yàn)收人員與請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)人員不獨(dú)立。為加強(qiáng)驗(yàn)收管理，企業(yè)應(yīng)制訂明確的采購(gòu)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告方可入庫(kù)。對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購(gòu)合同或大額超采購(gòu)合同的物資、超采購(gòu)預(yù)算采購(gòu)的物資、毀損的物資等，驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。對(duì)于不合格物資，采購(gòu)部門依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜，對(duì)延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購(gòu)部門要按照合同約定索賠。漏洞識(shí)別：檢查驗(yàn)收職責(zé)與其他職責(zé)分離情況；檢查驗(yàn)收程序和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，判斷是否合理；抽查驗(yàn)收記錄，判斷驗(yàn)收是否符合要求。

8 采購(gòu)付款審核不嚴(yán)

付款是企業(yè)在對(duì)采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購(gòu)合同規(guī)定及時(shí)向供應(yīng)商辦理支付款項(xiàng)的過程。采購(gòu)付款常見內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式有：付款給錯(cuò)誤供應(yīng)商；支付了未經(jīng)核準(zhǔn)的采購(gòu)款；重要付款；付款金額差錯(cuò)；付款未及時(shí)入賬；付款記錄發(fā)生錯(cuò)誤；未定期與供應(yīng)商核對(duì)賬目。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時(shí)辦理付款。同時(shí)，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施，盡快收回款項(xiàng)。漏洞識(shí)別：檢查采購(gòu)與付款是否嚴(yán)格的職責(zé)分離，抽查付款業(yè)務(wù)，檢查付款時(shí)是否驗(yàn)證相應(yīng)的合同；檢查付款時(shí)是否核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)(或采購(gòu)計(jì)劃)、驗(yàn)收憑證和發(fā)票等單據(jù)。

[1]馬軍生.內(nèi)控漏洞識(shí)別與財(cái)務(wù)應(yīng)對(duì)[M].云南大學(xué)出版社,2014.

[2]企業(yè)內(nèi)部控制編審委員會(huì).企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及配套指引案例講解[M].立信會(huì)計(jì)出版社,2014.