高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)措施分析

吳紅艷

（邵陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，湖南 邵陽 422000）

21世紀(jì)是一個信息化的時代，信息作為一種特殊的資源，越來越受到人們的重視。在信息化和網(wǎng)絡(luò)化的時代背景下，傳統(tǒng)的高校檔案管理由于受到多種因素的制約，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人們對高校檔案信息資源利用的需要。因此，高校檔案管理也要與時俱進(jìn)，進(jìn)行改革創(chuàng)新，走上現(xiàn)代化的發(fā)展道路，以便最大程度實現(xiàn)信息資源共享，為高校廣大師生提供方便，為社會提供服務(wù)，發(fā)揮它應(yīng)有的功效，實現(xiàn)其存在的價值。

1 高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的重要性

高校檔案管理工作現(xiàn)代化是指高校檔案在管理理念、管理方法等方面實現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，建立一個以電子信息檔案為核心，紙質(zhì)檔案與電子檔案同步發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，使高校檔案更好地位學(xué)校自身發(fā)展和社會發(fā)展提供服務(wù)。進(jìn)入計算機(jī)技術(shù)的新時期，加強(qiáng)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)顯得更加重要。具體來說，高校檔案管理現(xiàn)代化的重要性主要表現(xiàn)在以下兩個方面。第一，高校檔案管理現(xiàn)代化是適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。目前，高校檔案作為一個重要的信息資源，其價值越來越被社會各界所認(rèn)同，也越來越受到社會的關(guān)注。一方面，當(dāng)某些單位和部門要求提供檔案的時候，不僅需要傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還需要聲像檔案或者科技檔案以及從文書檔案原件中提煉出來的信息等。另一方面，檔案管理的現(xiàn)代化可以使檔案的提取更加快捷方便，通過互聯(lián)網(wǎng)就能實現(xiàn)檔案的跨單位、跨區(qū)域流動，從而滿足社會各階層對檔案信息的需要。由此可見，經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展也需要加快高校檔案管理現(xiàn)代進(jìn)程。第二，高校檔案管理高校自身發(fā)展的需要。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校招生規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足急劇增長的招生數(shù)量。因此，借助于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理方法，實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。

2 高校檔案管理的現(xiàn)狀

正如上文所述，高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)意義重大。但是，從實際情況來看，目前，我國高?，F(xiàn)代化建設(shè)中仍然存在不少問題，比如，管理觀念陳舊，管理方法落后，檔案服務(wù)范圍有限，檔案管理人員素質(zhì)有待提高，檔案管理制度不健全，責(zé)任分工不明確等。這些問題都阻礙了高校檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。下面我們就對這些問題進(jìn)行具體的闡述。第一，高校檔案管理觀念陳舊落后。有關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前我國高校檔案管理觀念陳舊，還是以紙質(zhì)檔案的手工管理為主，而網(wǎng)絡(luò)等信息化手段只是起到輔助作用，這種管理方式不僅浪費大量的人力物力，而且不利于檔案信息的利用。第二，高校檔案管理模式有待改善。由于受到我國高校管理制度和管理方法等因素的影響，不同的高校分別隸屬于不同的行政管理部門，高校管理的不統(tǒng)一，就會造成高校檔案管理各自為政，不成系統(tǒng)。在這種管理模式下，很多高校的檔案管理依舊采用封閉的辦館模式，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，不利于高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。第三，高校檔案管理人員素質(zhì)亟須提高。高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)離不開高素質(zhì)的管理人員。當(dāng)前，很多高校的高校檔案管理部門缺少既精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又專業(yè)檔案管理的復(fù)合型人才，檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。只有擁有高素質(zhì)的檔案管理人員，才能保證高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的順利開展。

3 高校檔案管理現(xiàn)代化的建議

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)離不開科學(xué)的管理理念。面對高校檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)，首先，高校領(lǐng)導(dǎo)一定要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思想，對檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)給予高度重視，在政策和資金上對檔案管理給予支持。其次，高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，還需要高校廣大師生的積極參與，與高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員共同推進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。

3.2 科學(xué)管理，建立健全高校檔案管理制度

完善的管理制度是高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的制度保證。根據(jù)我國的《檔案法》和其他的一些檔案管理規(guī)章制度，高校可以從自身實際出發(fā)，制定出一套適合本校檔案管理的制度體系，以確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。比如，通過檔案管理制度的完善，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)制度化和規(guī)范化，使檔案管理中的責(zé)任明確化，保證整個檔案管理過程中檔案的收集、整理、歸檔、保管以及借閱等各項工作都落到實處。

3.3 借助于科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理效率

高校檔案的管理與各種硬件軟件設(shè)備密不可分，加大資金投入，增加高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的前提條件。因此，為了促進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，高校必須加大硬件軟件等基礎(chǔ)設(shè)備投入，為建立各種數(shù)據(jù)庫和實現(xiàn)各種檔案資源貢獻(xiàn)提供條件。比如，高校檔案管理中，從內(nèi)容上來講，利用數(shù)據(jù)庫把各種檔案分為：學(xué)生類、教師類、科研類以及行政類等。從類型上來講，可以把檔案分為紙質(zhì)類、照片類、音頻類等。

3.4 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高高校檔案管理人員素質(zhì)

為了適應(yīng)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的要求，檔案管理人員不僅要具備基本的職業(yè)素質(zhì)和掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作方法，還要熟悉計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、多媒體以及信息分析處理等現(xiàn)代化的信息技術(shù)。所以，檔案管理部門要定期組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對檔案工作人員進(jìn)行再教育，不斷提高他們的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，打造一批復(fù)合型、高素質(zhì)的檔案管理人才，從而為高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供人力資源。

3.5 運用多種渠道，促進(jìn)檔案信息資源外部開發(fā)

不斷挖掘檔案信息資源，使更多的人利用檔案信息資源是高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的一個重要推動力。首先，強(qiáng)化檔案管理工作的信息化建設(shè)。鑒于廣大師生對高校檔案信息的迫切需求，檔案管理人員需要加大對檔案的開發(fā)力度，為他們提供更豐富的檔案信息資源。其次，檔案管理人員要加強(qiáng)對檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的宣傳，使更多的人認(rèn)識到高校檔案信息資源的價值，從而更大程度上利用這些資源。

4 結(jié)束語

綜上所述，高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)是社會發(fā)展和高校建設(shè)的需要。由于檔案管理是一個系統(tǒng)的工程，實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化不僅需要轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新管理方法，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，借助于科學(xué)技術(shù)，還需要提高管理人員素質(zhì)，促進(jìn)檔案信息資源外部開發(fā)。只有多管齊下，齊頭并進(jìn)，才能使高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)更加高效快捷。

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