淺談企業(yè)集團(tuán)信息化建設(shè)的難點(diǎn)

金 花

（延邊大學(xué)出版社有限責(zé)任公司，吉林 延吉133002）

現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營(yíng)越來(lái)越依賴(lài)于信息系統(tǒng)。信息技術(shù)是科技的核心要素，每一重大突破，都孕育著生產(chǎn)力的新飛躍。在國(guó)家有關(guān)部委的要求和指導(dǎo)下，在國(guó)際交流和競(jìng)爭(zhēng)壓力不斷增大的情況下，中國(guó)許多大型企業(yè)集團(tuán)紛紛開(kāi)始建設(shè)管理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，以提高集團(tuán)集中管控能力和決策支持水平，降低大型企業(yè)集團(tuán)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保證財(cái)務(wù)管控順利進(jìn)行。

目前，企業(yè)集團(tuán)雖重視財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)，但在許多方面仍不完善。主要有企業(yè)管理信息系統(tǒng)層次較低，還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的系統(tǒng)集成，難以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)資源共享；對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠，還沒(méi)有建立財(cái)務(wù)預(yù)警控制系統(tǒng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題重視不夠；信息系統(tǒng)的使用和管理需要的專(zhuān)業(yè)人才較少。由于集團(tuán)缺乏有效的信息化平臺(tái)，以及母、子公司之間或子公司內(nèi)的局部利益沖突，子公司主觀上可能不愿及時(shí)提供準(zhǔn)確的相關(guān)信息，阻滯信息流，造成信息嚴(yán)重的不對(duì)稱(chēng)和不集中，集團(tuán)公司與下屬企業(yè)之間進(jìn)行信息交流的及時(shí)性、準(zhǔn)確性難以保證，使集團(tuán)管理層不能在第一時(shí)間獲得有效的信息，從而影響集團(tuán)對(duì)下屬企業(yè)的全面了解及有效控制，也影響整個(gè)集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)決策及正確制定發(fā)展戰(zhàn)略。而一些對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表非法的操作處理更易造成財(cái)務(wù)報(bào)表信息的失真，影響會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性，增加了集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

1 企業(yè)集團(tuán)信息化建設(shè)的難點(diǎn)與對(duì)策

1.1 現(xiàn)有觀念和模式與管理變革的沖突

作為老國(guó)有企業(yè)，在長(zhǎng)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的管理體制與現(xiàn)代管理思想和管理工具之間存在必然的沖突，而大多數(shù)集團(tuán)公司的管理體制又正處于變革中，在推進(jìn)集團(tuán)管理信息系統(tǒng)過(guò)程中則需要考慮與管理模式變革、流程再造的互相適應(yīng)性，以管理工具的變革促進(jìn)管理模式的變革。對(duì)策：爭(zhēng)取主管領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，并進(jìn)行廣泛宣傳。

信息化建設(shè)是典型的“一把手”工程，企業(yè)集團(tuán)的主管領(lǐng)導(dǎo)盡管對(duì)于投資集團(tuán)信息化項(xiàng)目很支持，但未必清楚困難和阻力。一旦遇到問(wèn)題，就認(rèn)為是項(xiàng)目組人員工作不力。因此，項(xiàng)目經(jīng)理在正式啟動(dòng)項(xiàng)目以前，一定要與主管項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行充分的溝通，使其明確信息系統(tǒng)的作用、實(shí)施方法、路線(xiàn)圖、一般項(xiàng)目失敗的原因、項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素等內(nèi)容，同時(shí)使其進(jìn)一步思考自身企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目的深層次原因和潛在的問(wèn)題，從而有利于梳理項(xiàng)目的目標(biāo)和實(shí)施方案。

1.2 目標(biāo)不明確和不斷變更的風(fēng)險(xiǎn)

在立項(xiàng)初期，集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)一般對(duì)集團(tuán)信息化項(xiàng)目有較高的期望值，設(shè)立較高的中遠(yuǎn)期目標(biāo)，但一般都是比較抽象的理論描述，甚至只是一種感覺(jué)，不同的人會(huì)有不同的理解，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)“貪大求全、投入遞增、完工無(wú)期、效益難望”的現(xiàn)象。長(zhǎng)此以往，主管項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目組成員都會(huì)失去信心，導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。對(duì)策：采取“總體規(guī)劃，分步實(shí)施”的策略，量化階段目標(biāo)和需求。通過(guò)制定項(xiàng)目章程和項(xiàng)目實(shí)施方案，將目標(biāo)進(jìn)行明確和量化，并合理劃分項(xiàng)目階段，制定階段目標(biāo)，將一個(gè)抽象的理論要求轉(zhuǎn)化為一個(gè)具體的、可實(shí)施的行動(dòng)計(jì)劃，指導(dǎo)項(xiàng)目進(jìn)展。

1.3 項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中的人員配合風(fēng)險(xiǎn)

從實(shí)質(zhì)上講，集團(tuán)信息化加強(qiáng)了集團(tuán)公司在信息資源管理上的集權(quán)力度，下級(jí)單位參與人員的組織保證和協(xié)調(diào)配合至關(guān)重要。產(chǎn)生配合風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源主要有兩方面：一是由于原來(lái)各下級(jí)單位的信息化建設(shè)水平不盡相同，集團(tuán)公司統(tǒng)一組織實(shí)施的信息化項(xiàng)目對(duì)于各單位來(lái)說(shuō)意義差別較大。對(duì)于基礎(chǔ)水平較高的單位來(lái)說(shuō)，統(tǒng)一信息化項(xiàng)目可能會(huì)在短時(shí)間內(nèi)降低其應(yīng)用水平。二是統(tǒng)一信息化項(xiàng)目一般都要增加現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員的工作量，尤其是在系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)初始化和新舊系統(tǒng)并行期間，新舊兩套軟件同時(shí)使用，工作量幾乎增加了一倍，會(huì)使一線(xiàn)業(yè)務(wù)人員產(chǎn)生抵觸心理。對(duì)策：組織保證，人員落實(shí)，建立具備業(yè)務(wù)和信

1.4 項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)

在整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，包括項(xiàng)目的組織、人員的培訓(xùn)、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、系統(tǒng)測(cè)試和切換運(yùn)行、后期運(yùn)行維護(hù)等階段中，都隱藏著比較大的項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)，其主要原因一是集團(tuán)信息化項(xiàng)目涉及的范圍大、時(shí)間緊，展開(kāi)實(shí)施的單位數(shù)量多；二是目前國(guó)內(nèi)IT項(xiàng)目管理在整體上還處于起步階段，高素質(zhì)的人才還比較少。對(duì)策：采用科學(xué)的項(xiàng)目管理方法控制項(xiàng)目過(guò)程，保證有效溝通。

1.5 系統(tǒng)集成風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)信息化領(lǐng)域，有一個(gè)非常奇特的“信息孤島”現(xiàn)象，即企業(yè)內(nèi)各信息化子系統(tǒng)（模塊）無(wú)法進(jìn)行有效地集成應(yīng)用。集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目必須與集團(tuán)整體信息化項(xiàng)目相匹配，但在許多大型企業(yè)集團(tuán)里，財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)速度和建設(shè)水平都高于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，與其它子系統(tǒng)以及整體之間的協(xié)作、配合與集成就存在風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)策：重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，開(kāi)發(fā)多種集成方案以滿(mǎn)足不同的系統(tǒng)集成需要。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)能否正常集成的前提是統(tǒng)一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，因此項(xiàng)目組首先要致力于推動(dòng)所有應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化方案并嚴(yán)格執(zhí)行，在此基礎(chǔ)上推動(dòng)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成應(yīng)用。

2 企業(yè)信息化集成各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的方式

企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，集成各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的方式一般有三種：數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)的集成、協(xié)議級(jí)的集成、應(yīng)用級(jí)的集成。具體而言，集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)集成的內(nèi)容主要包括以下三個(gè)方面：

2.1 數(shù)據(jù)的流入和流出

財(cái)務(wù)系統(tǒng)記錄了企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的所有經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)大部分都需要流入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，例如倉(cāng)儲(chǔ)管理中的入（出）庫(kù)單、采購(gòu)管理中的采購(gòu)發(fā)票、生產(chǎn)過(guò)程中的領(lǐng)料單、工時(shí)數(shù)據(jù)、人事管理中的勞資數(shù)據(jù)等。另外像商務(wù)智能（BI）等子系統(tǒng)，也需要從財(cái)務(wù)系統(tǒng)中讀出有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

2.2 任務(wù)的流入和流出

現(xiàn)在的管理信息系統(tǒng)越來(lái)越多地基于工作流平臺(tái)開(kāi)發(fā)，不同子系統(tǒng)就可以通過(guò)工作流平臺(tái)集成應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)任務(wù)指令的傳遞。

2.3 集成化的系統(tǒng)運(yùn)行和支撐平臺(tái)

對(duì)于集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目，強(qiáng)大的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心是不可或缺的，要建設(shè)強(qiáng)大的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心就需要投入巨大的軟件、硬件和安全設(shè)備。如果這些設(shè)備只能用于財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目，就會(huì)產(chǎn)生巨大的浪費(fèi)。如果集團(tuán)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)能與其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)在同一支撐平臺(tái)上運(yùn)行，就能實(shí)現(xiàn)資源的更優(yōu)配置。

對(duì)于信息日常運(yùn)行維護(hù)，企業(yè)應(yīng)制訂信息系統(tǒng)使用操作程序、信息管理制度以及各模塊子系統(tǒng)的具體操作規(guī)范，及時(shí)跟蹤，發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問(wèn)題，確保信息系統(tǒng)按照規(guī)定的程序、制度和操作規(guī)范持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。關(guān)注系統(tǒng)各類(lèi)用戶(hù)的職責(zé)分離及權(quán)限管理，做好系統(tǒng)運(yùn)行記錄，尤其是對(duì)于系統(tǒng)運(yùn)行不正常或無(wú)法運(yùn)行的情況，應(yīng)對(duì)異?，F(xiàn)象發(fā)生時(shí)間和可能的原因做出詳細(xì)記錄。息化復(fù)合知識(shí)的系統(tǒng)管理員隊(duì)伍。通過(guò)集團(tuán)下發(fā)正式的文件，在集團(tuán)信息化項(xiàng)目的規(guī)劃和實(shí)施過(guò)程中，建立一支既熟悉集團(tuán)業(yè)務(wù)管理模式，又具備相關(guān)的信息化知識(shí)的系統(tǒng)管理員隊(duì)伍，并在項(xiàng)目過(guò)程中全程參與，以配合咨詢(xún)機(jī)構(gòu)、顧問(wèn)組織、軟件公司的工作。這支隊(duì)伍的組成人員需要從企業(yè)內(nèi)部選拔產(chǎn)生，在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中不斷成長(zhǎng)壯大，并且在項(xiàng)目實(shí)施完成以后的系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。另外，集團(tuán)公司需要以適當(dāng)?shù)男问奖ＷC這個(gè)隊(duì)伍的穩(wěn)定性，并出臺(tái)相應(yīng)的激勵(lì)措施，提高全體成員為項(xiàng)目工作的動(dòng)力。在項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵時(shí)刻，比如在系統(tǒng)初始化階段和系統(tǒng)并行階段，可以采取適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)措施，以保證一線(xiàn)業(yè)務(wù)人員的積極性。對(duì)重要系統(tǒng)，要做好備份及災(zāi)難恢復(fù)工作，保證系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

［1］王愛(ài)群.企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控研究.延邊大學(xué)出版社有限責(zé)任公司，2013.

［2］馬軍生.內(nèi)控漏洞識(shí)別與財(cái)務(wù)應(yīng)對(duì).云南大學(xué)出版社，2014.