論新時期醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀——泰安市婦幼保健院

孟 乾

（泰安市婦幼保健院，山東 泰安271000）

醫(yī)院檔案是醫(yī)院文化建設(shè)的寶貴財富，加強(qiáng)對這一信息資源的管理，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。同時也是醫(yī)院行政管理工作的重要憑據(jù)，是科學(xué)發(fā)展的重要奠基石，是醫(yī)院開展宣傳工作的生動資料。醫(yī)院如何適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，就必須在充分調(diào)研、論證、分析的基礎(chǔ)上，了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，查找原因，并相應(yīng)地采取一些對策，才能更好地做好新時期醫(yī)院檔案管理工作。

1 新時期醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

1.1 檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高，檔案丟失

在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院發(fā)展的、較為健全的醫(yī)療、黨建、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較為貧乏。在醫(yī)院綜合目標(biāo)管理考核方案中，一般也很少將檔案管理工作納入醫(yī)院綜合目標(biāo)考核。最終導(dǎo)致：1）檔案收集效率不高，檔案不齊全；2）檔案管理分散，缺乏信息資源整體統(tǒng)一性；3）很多有價值的資料、數(shù)據(jù)丟失了，阻礙了醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展；4）信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，丟失了檔案工作的完整性，從而使現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時期黨的需要。

1.2 對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明

到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.3 檔案意識薄弱，檔案利用效率低

不少醫(yī)院工作中，很多工作人員，甚至領(lǐng)導(dǎo)，缺乏檔案意識，仍然存在強(qiáng)烈“重效益，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識。從而忽略了檔案的科學(xué)管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性的缺失，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.4 檔案工作硬件建設(shè)落后，現(xiàn)代化檔案管理水平不高

有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理。

1.5 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)知識欠缺是一種普遍現(xiàn)象，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

2 改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的具體措施

2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性

大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識檔案管理工作的重要意義，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。

2.2 嚴(yán)格檔案集中統(tǒng)一管理和規(guī)范化管理

運用行政手段和法律手段對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,這是建立統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案工作制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。實行檔案統(tǒng)一管理，才能對綜合性醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證，才能體現(xiàn)檔案管理工作的作用。

2.3 建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、結(jié)合實踐，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

2.5 加大投入力度，加強(qiáng)硬件建設(shè)，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一是要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；二是要引進(jìn)計算機(jī)管理，用計算機(jī)儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

2.6 建立醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供真實、可靠的依據(jù)

由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

2.7 重視創(chuàng)新開發(fā)，充分發(fā)揮檔案的社會效益

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時，積極開展多種編研活動，對信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

3 科學(xué)管理檔案，促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)發(fā)展

在現(xiàn)代的科學(xué)發(fā)展下，醫(yī)院檔案科學(xué)化已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢?？茖W(xué)化檔案管理是解決當(dāng)下日益繁重的檔案管理任務(wù)與有限人力、物力、和資源矛盾的最佳方法。不管是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，還是醫(yī)院檔案管理人員，都要認(rèn)真研究科學(xué)檔案管理的有效措施，結(jié)合創(chuàng)新理念，運用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求，把檔案管理科學(xué)化，真正為現(xiàn)代醫(yī)學(xué)提供豐富有效的數(shù)據(jù)，真正為廣大醫(yī)院工作者、患者服務(wù)。醫(yī)院檔案管理是一個很深刻、值得人們?nèi)ド钏嫉墓ぷ?。只有真正做到科學(xué)化，才能促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，才能適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展趨勢，才能真正有利于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展和進(jìn)步。