石油天然氣長輸管道建設(shè)項目檔案管理的實踐

王洪虎

（中國石油西部管道分公司檔案館，新疆 烏魯木齊830013）

近年來，管道運輸已成為我國石油和天然氣最主要的運輸方式之一，是國民經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎(chǔ)工程，對促進地區(qū)經(jīng)濟、帶動管道沿線相關(guān)企業(yè)發(fā)展具有重大作用。

截止目前，我國現(xiàn)有陸上油氣管道約900條、總里程近l 2萬公里，覆蓋全國所有?。▍^(qū)、市），主要集中在新疆、甘肅、陜西、浙江、河南、湖南、四川、山西、湖北、廣東、江蘇等 11個省（區(qū)、市），據(jù)《2014中國油氣產(chǎn)業(yè)發(fā)展分析與展望報告藍皮書》中預(yù)測，中國油氣管道建設(shè)將朝著大口徑、大流量和立體網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，至2020年油氣管道總里程將超過15萬公里，由此產(chǎn)生大量的管道建設(shè)項目工程資料。為實施國家能源安全戰(zhàn)略和西部大開發(fā)戰(zhàn)略，開工建設(shè)的西部原油成品油管道工程，由中國石油西部管道分公司負責(zé)運營，本文將通過對該管道工程資料收集、整理、編制、歸檔、移交和利用全過程的探討，以期為大型管道工程提高檔案資源的信息化管理和利用水平提供參考和借鑒。

1 長輸管道建設(shè)項目基本概況和資料產(chǎn)生特點

長輸管道建設(shè)項目是投資大、占地多、施工距離長、建設(shè)周期長、技術(shù)復(fù)雜、設(shè)計面廣的系統(tǒng)性工程，這些特點使得長輸管道工程資料產(chǎn)生、收集有別于普通的建設(shè)項目。

（1）項目建設(shè)工程量大、線路長、跨地區(qū)、高強度、移動性、無依托。西部原油成品油管道工程，西起烏魯木齊市，途經(jīng)新疆和甘肅兩省區(qū)共28個市(縣)，最終到達蘭州市，線路實際長為1858公里，設(shè)成品油首站和原油首站各1座，原油和成品油末站各1座，中間泵站9座，閥室55座，工程總投資估算為146億元，施工區(qū)域60%以上為戈壁荒灘，社會依托條件差。管道施工采用多點同時開工，單標段連續(xù)性施工的方式，施工機具設(shè)備及各種臨時設(shè)施必須隨著施工進展而不斷遷移。工程竣工后實際移交各類工程資料、照片、電子文檔光盤共計5萬余卷（件）。

（2）項目建設(shè)周期長，多點施工組織協(xié)調(diào)工作難度大。相比于煉廠、油田等建設(shè)項目，管理人員可以集中辦公，但是管道項目建設(shè)動輒幾百或者上千公里沿線施工，傳統(tǒng)的管理模式和管理手段都難以適用。西部原油成品油管道工程，首次在國內(nèi)大型管道建設(shè)中采用EPC工程總承包管理模式，是指受業(yè)主委托，按照合同約定對工程建設(shè)項目的設(shè)計、采購、施工、試運行等實行全過程承包模式，項目總共有100余家參建單位，劃分為9個單項工程、97個單位工程，從項目立項到管道干線及沿線站場全部投產(chǎn)，歷時近6年，項目資料多點分散產(chǎn)生，施工現(xiàn)場收集管理困難。

（3）工程物資采購與配送難度大。西部原油成品油管道工程作為大型管道建設(shè)項目，僅管材就需數(shù)十萬噸，還有大量輸油泵、大型閥門等設(shè)備和其他物資。管道施工與其他工程不同，其他項目的物資都集中到一個地方，而管道的物資必須配送到全線近千公里施工現(xiàn)場，這些物資首先通過飛機、火車運輸?shù)礁鱾€物資中轉(zhuǎn)站，再用汽車運輸?shù)绞┕ぷ鳂I(yè)帶。中間多次倒運，項目設(shè)備開箱驗收和隨機資料清點工作多采用委托方式進行收集，設(shè)備資料收集可控性差。

2 EPC管理模式下建設(shè)項目資料管理新思路

針對管道建設(shè)項目資料產(chǎn)生特點，西部管道公司在項目建設(shè)期間將資料管理納入日常重點工作，緊緊圍繞真實記錄工程建設(shè)實際，準確反映工程建設(shè)狀況，規(guī)范資料編制，組織開展工程資料管理工作，確保優(yōu)質(zhì)高效完成工程竣工資料的收集、整理、編制、歸檔和移交工作。

（1）建章立制，健全資料管理網(wǎng)絡(luò)，為建設(shè)項目資料管理提供可靠的制度和組織保障。在項目建設(shè)初期，公司就將資料管理納入各參建方工作職責(zé)，實行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。各參建單位建立各自的資料管理機構(gòu)，健全資料管理網(wǎng)絡(luò)，做到層層有把關(guān)，級級有落實，確保項目資料工作與項目建設(shè)同步進行。公司通過對前期項目建設(shè)資料管理經(jīng)驗的積累和總結(jié)，逐漸摸索建立和完善了資料管理的各項制度和工作流程，在科學(xué)的、系統(tǒng)的分析的基礎(chǔ)上，總結(jié)歸檔為企業(yè)標準，編制發(fā)布了《建設(shè)項目文件整理與歸檔程序 》、《檔案管理程序》、《電子文件歸檔與管理歸檔規(guī)范》等一系列標準化程序文件，提高了工作效率，節(jié)約了管理成本，并為企業(yè)取得了可觀的經(jīng)濟效益。工程建設(shè)期間，業(yè)主成立管道項目管理機構(gòu)（PMT）對管道項目建設(shè)資料實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。業(yè)主委托的專業(yè)管道項目管理公司（PMC項目監(jiān)理）依據(jù)相關(guān)標準規(guī)范要求，根據(jù)管道工程建設(shè)需要，編制完成一系列規(guī)范性文件和操作程序文件，并根據(jù)項目建設(shè)不同專業(yè)類別和單位工程，編制了施工、監(jiān)理、QHSE等各類表格，完成管道工程建設(shè)資料管理制度建設(shè)。設(shè)計采購施工總承包商（EPC）根據(jù)項目資料歸檔范圍，將資料收集和歸檔納入合同管理，負責(zé)資料的日常管理工作，組織各承包商完成項目資料的收集、整理、組卷和歸檔。建設(shè)項目資料在正式移交前，由各參建單位按照保密規(guī)定自行保管。

（2）強化培訓(xùn)，提高資料管理人員崗位技能，確保建設(shè)項目資料質(zhì)量受控。為規(guī)范項目建設(shè)資料管理，提高各參建單位人員資料收集整理質(zhì)量和編制水平，定期和不定期組織參建單位資料管理人員進行培訓(xùn)。在項目建設(shè)的不同階段，培訓(xùn)內(nèi)容各有側(cè)重，通過制度學(xué)習(xí)、現(xiàn)場演示、經(jīng)驗交流等豐富多樣的形式，針對性的進行培訓(xùn)。強化培訓(xùn)效果考核評價，加強日常工作期間的檢查指導(dǎo)，利用建設(shè)項目平臺暢通溝通渠道，提高資料管理人員對工程資料管理重要性的認識，明確項目建設(shè)期間資料格式規(guī)范及注意事項，減少資料后期的編制工作量，掌握資料收集、管理、編制的基本方法和要求。

（3）加強督察，落實責(zé)任，保證建設(shè)項目資料收集齊全、完整、準確。在工程建設(shè)中，為確保工程建設(shè)資料齊全、完整、準確，公司主要采取了以下三項措施：一是明確資料收集原則，“誰產(chǎn)生，誰歸檔”，責(zé)任落實到崗位，確保資料收集齊全。二是狠抓施工資料生成管理，落實“三同時”制度，確保工程資料真實準確，嚴格要求區(qū)段監(jiān)理強化施工過程資料管理，對施工過程記錄逐項簽字確認，杜絕人工推演和主觀臆造。三是加強督查，采用定期和不定期方式對各施工標段監(jiān)理、檢測、施工等生成的工程資料進行檢查，及時糾正工程資料管理中的問題。在工程建設(shè)期間，每年定期組織對各監(jiān)理、施工、檢測單位工程資料收集及管理情況進行檢查和講評，并利用單體工程完工、工程竣工預(yù)驗收等時機，對區(qū)段監(jiān)理、檢測、施工單位工程資料收集、整理、組卷等情況進行針對性的檢查和指導(dǎo)，確保工程資料的及時性、真實性和準確性。

（4）規(guī)范審核流程，明確職責(zé)，確保建設(shè)項目資料歸檔質(zhì)量。各參建單位按照竣工資料管理規(guī)定完成項目資料編制后，自行組織自檢自查，合格后上報EPC申請驗收；EPC接到申請后，組織進行單項資料初步驗收，發(fā)現(xiàn)問題整改完畢后提交監(jiān)理PMC；EPC初步驗收通過后，監(jiān)理PMC再次檢查核實后，按要求提交驗收相關(guān)材料，向PMT申請組織檔案專項驗收；PMT組織檔案專項驗收，確認符合標準后出具正式驗收意見；EPC在項目竣工驗收后3個月內(nèi)向運營單位移交檔案，以上所有流程相關(guān)方都必須全部簽字確認并加蓋公章，用以備查。嚴格的歸檔審核流程和責(zé)任制度，從制度上確保了歸檔資料的質(zhì)量，為項目投產(chǎn)后的使用打好了基礎(chǔ)。

3 提升信息化管理水平，提供高效快捷的利用服務(wù)

長輸管道設(shè)備檢維修、升級改造分布在數(shù)千公里的管線上，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料借閱已經(jīng)無法滿足基層一線使用的實際需要，因此，公司在管道項目開工建設(shè)初期，就將電子文件收集、整理和歸檔作為項目資料管理的重點工作，并列入檔案專項驗收重點檢查內(nèi)容。在簽訂EPC項目合同時，專門條款中明確電子文件的歸檔范圍、編制規(guī)范、歸檔要求等內(nèi)容，以及按要求完成檔案管理系統(tǒng)的掛接。

項目資料歸檔移交后，進入企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)，通過深化檔案管理系統(tǒng)推廣利用，提高了企業(yè)檔案信息資源的管控能力：通過制定統(tǒng)一的檔案規(guī)范標準，實現(xiàn)了檔案規(guī)范化管理，實現(xiàn)了各類檔案在線查詢、借閱和歸還功能；通過檔案的數(shù)字化工程，實現(xiàn)了檔案資源的電子化，提升了檔案利用服務(wù)能力；通過增強檔案與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營之間的有機聯(lián)系，強化編研利用，使“死檔案”變成“活信息”，實現(xiàn)了檔案的高效利用。項目投產(chǎn)以來，檔案部門在公司生產(chǎn)檢維修、安全設(shè)施改造、產(chǎn)能擴建過程中，提供在線利用500余人次，檔案30000 卷（件）。

隨著館藏資源不斷豐富，信息化管理水平不斷提升，項目資料將在管道運營企業(yè)后續(xù)的運行管理、檢維修等過程中發(fā)揮出更大的作用。檔案部門作為企業(yè)信息資源的管理單位，要更加積極主動地開展檔案宣傳和資源的深入發(fā)掘，及時為利用者提供準確、齊全、完整的數(shù)據(jù)信息。