淺談檔案保管工作的意義和任務(wù)

杜永江

（威海職業(yè)學(xué)院，山東 威海 264200）

中國的發(fā)展有著源遠(yuǎn)流長的歷史，而隨著社會(huì)的發(fā)展，文字的產(chǎn)生，國家機(jī)關(guān)利用文字來記錄事情的前因后果，上傳下達(dá)，就形成了文件文書。而將這些文件文書進(jìn)行整理就形成了現(xiàn)在的檔案。檔案涉及的范圍非常廣，包含了各種各樣的人以及各種各樣的團(tuán)體。同時(shí)它的記錄方式也是多種多樣的，覆蓋了紙質(zhì)和音像的各種形式。而檔案也因?yàn)樗恼鎸?shí)性，可參考性在社會(huì)主義現(xiàn)代化的建設(shè)過程中發(fā)揮著舉足輕重的作用。

檔案是一種必須要堅(jiān)持的社會(huì)形式，以紙質(zhì)或音像的形式存在并且其中一些重要的有價(jià)值的內(nèi)容要永遠(yuǎn)保存下去，為子孫后代學(xué)習(xí)繼承。但是我們同時(shí)也要注意到隨著時(shí)間的推移，一方面，檔案的數(shù)量在不斷地增加和日益完善；另一方面，檔案在保存過程中由于很多原因也在不斷的被損壞。

對(duì)于日益增長的檔案，通過整理檔案和加強(qiáng)分類來解決這一矛盾，而對(duì)于容易被損壞的檔案，則通過加強(qiáng)檔案的保管和管理來解決。當(dāng)然不得不承認(rèn)目前還有很多關(guān)于檔案保管的問題有待解決。例如：因?yàn)闀r(shí)間過久紙質(zhì)材料的老化、紙上的字跡也變得模糊不清，甚至有些紙質(zhì)材料因?yàn)闀r(shí)間久遠(yuǎn)變成了紙片紙屑，到了不能再用的程度。另外還有一個(gè)問題，害蟲吞噬紙張，影響檔案的保存。另外檔案保管的環(huán)境比較落后，很多建筑破舊陰暗潮濕。

文化大革命“四人幫”的破壞，給檔案保管方面帶來的后果也是十分嚴(yán)重的。破壞了檔案管理制度同時(shí)也損壞了一些國家重要檔案，各地的檔案保管機(jī)構(gòu)，檔案館也在不同程度上受到了打砸破壞，影響了檔案保管的壽命。

總之，檔案保管工作是一項(xiàng)重要又艱巨的任務(wù)，一方面，我們希望檔案保管長久下去，真實(shí)地反映國家社會(huì)情況，為子孫后代服務(wù)；另一方面，檔案保管由于自身原因和客觀原因，壽命又是非常脆弱的。為了解決這些困難的問題，必須加強(qiáng)檔案的保管工作，使檔案保管能夠在一種穩(wěn)定健康的環(huán)境里更長時(shí)間的保存下去。

維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案保管工作的最重要的內(nèi)容和核心環(huán)節(jié)。從很大意義上來講，檔案保管由于受到環(huán)境和人為因素的影響，要想使檔案保管工作正常順利進(jìn)行，我們要不停的和自然和社會(huì)進(jìn)行一定的斗爭(zhēng)，從而保證檔案的完整與安全?？偨Y(jié)來說，檔案保管工作應(yīng)該做到四個(gè)大的方面：完整、有序、保密、安全。

而要想做好檔案保管工作，首先要建立和維護(hù)檔案的存放秩序，由于檔案的作用是為了方便人查閱，對(duì)后代有一定的參考價(jià)值。所以要對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分類規(guī)整，并按照一定合理的順序進(jìn)行排列。這種有序排列，既能保證檔案保管的完整與安全，又能方便他人對(duì)于檔案迅速進(jìn)行查閱和抽取。所以我們一定維持好這種合理的科學(xué)的有序保管，是檔案保管更合理更規(guī)范。在做好規(guī)范的情況下，其次我們要保證檔案的安全，這里我說的安全就是不讓檔案發(fā)生損壞，不管是人為的還是自然的。雖然檔案很多是紙質(zhì)的，隨著時(shí)間的推移，很難保存這些紙張，容易讓這部分檔案發(fā)生損壞，所以我們要有針對(duì)性的讓這些檔案存放在干凈整潔干燥的環(huán)境里，降低檔案由于自然原因發(fā)生損壞的幾率。而對(duì)于人為因素來講，在人們對(duì)檔案進(jìn)行查閱的時(shí)候，檔案按管理部門要做好思想教育和警示工作，并對(duì)這些查閱者實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)管，確保檔案完整借出，完整歸還，從而將對(duì)人為因素對(duì)于檔案的損壞。

最后要維護(hù)基于政治原因下檔案的安全，由于檔案自身的性質(zhì)和特點(diǎn)，檔案中所記錄的一些信息可能涉及到個(gè)人隱私甚至國家安全，而一旦這些信息被一些不法分獲悉，會(huì)對(duì)個(gè)人乃至整個(gè)國家造成巨大的傷害。所以檔案保管一定要做到安全和保密，不讓檔案丟失或泄密，影響到個(gè)人或國家的發(fā)展前景。

而做好檔案保管工作也對(duì)我們檔案管理人員提出了一些基本要求：

（1）預(yù)防為主，整治為輔。為了安全完整的保管好檔案，我們有很多科學(xué)規(guī)范的方法。但概括起來說無非是從自然角度和人為角度來進(jìn)行預(yù)防政治。首先，從自然的角度，要注意檔案報(bào)管的環(huán)境，要注意防火、防水、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防光、防霉等，這些因素如果不多加注意，都會(huì)讓檔案由于自然原因而發(fā)生無故的損壞。其次，從認(rèn)為角度來說，要注意防偷竊、防破壞等等。有些人可能不注意檔案安全問題，在借閱時(shí)不注意，導(dǎo)致檔案發(fā)生丟頁，損頁甚至丟失的不良后果。所以我們一定要注意對(duì)檔案借閱人員進(jìn)行提醒和教育。把這兩方面的問題解決了，就可以從很大程度上有效地阻止檔案文件的損壞。但一旦檔案真的發(fā)生損壞之后，我們又該怎么做才能讓檔案損失降到最低呢。如發(fā)生丟失，一定要追查丟失的源頭，想盡一切辦法找到丟失的檔案；如發(fā)生破壞或火災(zāi)等事故造成檔案損毀，一定要追究相關(guān)人員的責(zé)任；如因?yàn)榛覊m、潮濕、老鼠等自然因素造成了檔案的破損，要對(duì)檔案進(jìn)行恢復(fù)，加強(qiáng)對(duì)紙張的保護(hù)或者對(duì)模糊不清的字跡進(jìn)行進(jìn)一步的修正等。在防和治兩個(gè)方面，防是最重要的，因?yàn)楹芏鄼n案還是完好的，所以我們先要做好預(yù)防工作。另外檔案一旦發(fā)生損壞，修復(fù)是很難的，即使修復(fù)了，很多時(shí)候也很暗恢復(fù)成原貌。所以對(duì)于檔案保管來說，預(yù)防才是保管的根本辦法。但強(qiáng)調(diào)以防為主，并不意味著整理恢復(fù)就不重要了。因?yàn)楹芏鄼n案通過修復(fù)，同樣起到了給人查閱，傳承成果的作用。所以預(yù)防和整治是相輔相成，缺一不可的。

（2）有的放矢，統(tǒng)籌兼顧。由于檔案自身的性質(zhì)和特點(diǎn)，有些檔案是非常重要的，甚至是機(jī)密的，是需要永久保存和流傳的，而有些檔案的重要性則到不到這種程度。所以對(duì)檔案保管一定要做到有的放矢、統(tǒng)籌兼顧。對(duì)有些重要的機(jī)密的涉及到國家安全或者重要技術(shù)等方面的檔案，一定要進(jìn)行妥善安全保管，永久傳承下去。而同時(shí)對(duì)于那些一般類型的檔案也要兼顧，使這些檔案盡可能更長時(shí)間的保存下去。

（3）勤儉節(jié)約，真實(shí)可靠。檔案保管由于對(duì)于自然因素和人為因素要求較高，所以需要一定的物質(zhì)條件和技術(shù)設(shè)備。但不管需要什么樣的支持，都要本著節(jié)約的態(tài)度來對(duì)檔案進(jìn)行保管，不要產(chǎn)生不必要的浪費(fèi)。同時(shí)由于檔案是為了方便后代查閱，所以我們保存的檔案一定是真實(shí)可靠的，不然就失去了檔案保管的意義。有些重要的檔案，一定要進(jìn)行核實(shí)和保護(hù)。如果感覺紙質(zhì)材料容易發(fā)生損壞，可以轉(zhuǎn)換成電子模式或者音像模式或者這幾種形式的結(jié)合，使之能以多種形式進(jìn)行保存。

（4）著眼當(dāng)下，立足未來。檔案保管的作用是為了檔案能更好更多地被人使用。所以不要為了保護(hù)檔案而不讓人借閱，不讓人使用，這樣也失去了檔案的價(jià)值。同時(shí)在在使用的過程中要注意對(duì)檔案的保護(hù)和監(jiān)管。這看似是有點(diǎn)矛盾關(guān)系的，但正是這種矛盾關(guān)系，才體現(xiàn)了檔案的價(jià)值，體現(xiàn)了檔案保管的意義。所以，當(dāng)下要保證人們能順利的借閱，又要保證未來檔案繼續(xù)發(fā)揮它的傳承作用。