高校學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題及其措施

黃 華

（南京師范大學(xué)泰州學(xué)院，江蘇 泰州 25300）

在高校教學(xué)管理工作中，學(xué)籍檔案管理工作至關(guān)重要。它是學(xué)生身份的真實(shí)體現(xiàn)和學(xué)生整體素質(zhì)的完整反映，也是社會(huì)和用人單位選拔人才和評(píng)價(jià)人才的參考依據(jù)。學(xué)籍檔案主要包括：（1）高中學(xué)籍表；（2）普通高校招生考生報(bào)名登記表、考生成績(jī)表、考生體格檢查表；（3）高校學(xué)生學(xué)籍登記表；（4）高校畢業(yè)生登記表；（5）學(xué)習(xí)成績(jī)單；（6）學(xué)士學(xué)位申請(qǐng)表；（7）教育實(shí)習(xí)鑒定表；（8）畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）考核表；（9）畢業(yè)資格審批表；（10）教師資格審批表；（11）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（12）黨團(tuán)組織材料及獎(jiǎng)懲材料。學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類(lèi)繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分重要。

1 目前高校學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 收集整理等方面管理不到位、缺乏規(guī)范性

由于部分高校在學(xué)籍檔案管理方面缺乏具體規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，因而在收集、整理、歸檔、鑒定、保管等各方面的規(guī)章制度不盡完善，造成學(xué)籍檔案雜亂、堆砌，缺乏規(guī)范性。具體表面在以下幾個(gè)方面：

1.1.1 在學(xué)籍檔案的收集方面

目前多數(shù)高校不僅教學(xué)形式多，而且教學(xué)課程多樣化，造成學(xué)生學(xué)籍檔案的多樣性和復(fù)雜性。這樣，就大大增加了學(xué)籍檔案收集工作的復(fù)雜性，影響學(xué)籍檔案的齊全、完整。有的檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔。因此，檔案材料需要填寫(xiě)的內(nèi)容，是經(jīng)過(guò)多年檔案管理實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的，都有一定的使用價(jià)值，因此，在材料填寫(xiě)時(shí)必須逐一填寫(xiě)，不能圖省事，否則即使是部份檔案不全，也會(huì)給實(shí)際工作帶來(lái)困難，甚至造成因檔案內(nèi)容不全而貽誤事情的后果。如某校畢業(yè)生王某，在畢業(yè)生登記表上填寫(xiě)的是“黨員”，正好某用人單位也需要一個(gè)黨員的畢業(yè)生，但檔案里一查沒(méi)有黨員材料，經(jīng)了解原來(lái)黨員材料沒(méi)有及時(shí)歸檔。諸如此類(lèi)的檔案材料不歸的現(xiàn)象，不僅給畢業(yè)生就業(yè)造成人為障礙，也會(huì)使具有保存價(jià)值的檔案材料遺失。

1.1.2 在學(xué)籍檔案的整理方面

高校一般都有多個(gè)二級(jí)學(xué)院，各二級(jí)學(xué)院對(duì)學(xué)籍檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，對(duì)學(xué)籍檔案的整理不夠規(guī)范。

1.1.3 在學(xué)籍檔案的鑒定方面

由于學(xué)生學(xué)籍檔案都是在各二級(jí)學(xué)院形成，然后再移交學(xué)校檔案室（館），各學(xué)院在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定、重視程度方面都不盡相同，造成對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案鑒定工作方面比較混亂，標(biāo)準(zhǔn)不一。

1.1.4 在學(xué)籍檔案的保管方面

由于學(xué)生學(xué)籍檔案在各個(gè)二級(jí)學(xué)院的保管時(shí)間不等，有些二級(jí)學(xué)院很難做到專(zhuān)人保管，學(xué)籍檔案得不到科學(xué)有效的管理和保護(hù)，造成檔案紙張發(fā)霉、發(fā)潮、泛黃，乃至破損，學(xué)籍檔案的物理實(shí)體安全得不到保證。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)保管，但常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。

1.1.5 在學(xué)籍檔案的編目、檢索方面

學(xué)籍檔案的編目、檢索工作一般都是由校檔案室（館）負(fù)責(zé)，但由于各二級(jí)學(xué)院移交的學(xué)籍檔案規(guī)范程度不同，在些基礎(chǔ)上進(jìn)行的編目、檢索工作，顯然難以卓有成交。

1.1.6 在學(xué)籍檔案的統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)和利用方面

學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門(mén)的職責(zé)，其中一部分高校提供學(xué)籍檔案利用方式是到校檔案室（館）進(jìn)行手工檢索，提供利用的效率不高，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，加上學(xué)籍檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料雜亂無(wú)序，查找相當(dāng)困難，有時(shí)花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間也不一定能找到。

1.2 檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”的等情況

學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人—學(xué)校收發(fā)室—學(xué)校各院（系）、部—學(xué)校檔案室—機(jī)要郵寄部門(mén)—地市級(jí)教育局（人事局）—縣級(jí)教育局（人事局）—就業(yè)單位人事部門(mén)等，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

2 加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的措施

檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性是檔案的基本屬性和特征，而只有利用真實(shí)可靠的、質(zhì)量較高的檔案才能產(chǎn)生影響，收到效益。如果檔案質(zhì)量低，缺乏起碼的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確性，其利用價(jià)值就會(huì)大打折扣，甚至根本沒(méi)有利用價(jià)值?？梢?jiàn)檔案的質(zhì)量是檔案利用價(jià)值的重要基礎(chǔ)和關(guān)鍵性因素。

針對(duì)學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題，提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)措施，力求有助于加強(qiáng)高校的學(xué)籍檔案管理工作。

2.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)

首先，加強(qiáng)《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》宣傳。國(guó)家教委在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中也強(qiáng)調(diào)，“各高等學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃之中”從而將高校學(xué)籍檔案從法律和法規(guī)上納入國(guó)家、社會(huì)和學(xué)校管理范圍，體現(xiàn)了高校學(xué)籍檔案工作的重要性和社會(huì)性。增強(qiáng)各職能部門(mén)及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤認(rèn)知，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。其次，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，定期或不定期的對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行檢查，還要對(duì)檔案管理人員工作給予積極的肯定，并提供有力的支持。

2.2 建立健全收集與補(bǔ)充制度

明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度，確保檔案收集補(bǔ)充制度化、規(guī)范化。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類(lèi)清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。同時(shí)要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

2.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專(zhuān)、兼職檔案員的素質(zhì)

檔案管理人員是學(xué)籍檔案管理的直接參與者，其素質(zhì)高低與否直接影響學(xué)籍檔案管理工作的效率。高校的檔案管理人員一定要“以身作則”，切實(shí)做好學(xué)生信息的搜集、整理、歸類(lèi)、與利用工作，履行自己的職責(zé)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案管理人員不僅要有一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，檔案管理工作是一門(mén)管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就是要求專(zhuān)職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。

2.4 加快步伐，高起點(diǎn)地實(shí)施學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理

現(xiàn)代化管理手段是實(shí)現(xiàn)高校、準(zhǔn)確、公平、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，招生專(zhuān)業(yè)和學(xué)生人員的增加，校際間的合作越來(lái)越頻繁，原有的管理模式無(wú)法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中，將學(xué)生在校幾年間的各類(lèi)信息匯總起來(lái)，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫(kù)，可隨時(shí)調(diào)用和分析，使各教學(xué)部門(mén)能互換信息，也便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)掌握情況。學(xué)生可通過(guò)校園網(wǎng)直接查詢(xún)學(xué)籍信息、考試成績(jī)、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日臻完善和高校教育改革的不斷深化，對(duì)高校學(xué)籍檔案工作也提出更新、更高的要求。高校學(xué)籍檔案管理對(duì)高校的發(fā)展具有重要的作用，因?yàn)樗鼮閷W(xué)生的未來(lái)發(fā)展提供必要的參考信息。未來(lái)學(xué)籍檔案管理可能會(huì)朝著標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、智能化的方向發(fā)展，所以作為高校檔案管理人員要緊跟步伐，及時(shí)獲取最新的檔案管理信息，做好學(xué)籍檔案管理的創(chuàng)新工作。

［1］王栓勛.從學(xué)籍檔案形成特點(diǎn)看學(xué)籍檔案科學(xué)管理[J].寶雞文理學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，26（4）：121-123.

［2］趙治軍、韓麗君.對(duì)高校學(xué)籍管理改革的若干意見(jiàn)[J].太原理工大學(xué)學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版，2006（1）.

［3］包世同.學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)[M].南京大學(xué)出版社，1991.