高校二級學院教學檔案管理的新模式研究

嚴華李江

（上海電力學院，中國 上海 200090）

一個學校的各項活動必定是圍繞著教學而展開的，其中教學檔案作為教學活動的原始記錄，客觀地記錄了教學活動的各項環(huán)節(jié)，保留著教學各個進程的真實情況。如何提高二級學院教學檔案管理水平，實現(xiàn)教學檔案管理工作的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，是二級學院教學檔案管理工作中的一個重要課題。

1 二級學院加強教學檔案管理的重要性

1.1 規(guī)范的教學檔案管理有助于提高教學管理水平

教學管理水平的提高，在很大程度上要依靠教學檔案來提供依據(jù)，通過對教學檔案中有關內(nèi)容的分析、總結、預測，從宏觀上可以明確學校的發(fā)展方向，制定教學計劃，更好地安排師資，并可根據(jù)實際需要制定短期規(guī)劃和長遠規(guī)劃。

1．2 規(guī)范的教學檔案管理有助于提高教學質(zhì)量

學校的主要任務是教書育人，如何提高教學質(zhì)量始終是教學過程的根本，有完整的教學檔案就意味著有了眾多的經(jīng)驗累積，在此基礎上不斷加以完善和提高，便可以為以后教學活動提供有益的參考，為有效提高教學質(zhì)量服務。倘若沒有規(guī)范的管理教學資料，老師們便無從查閱，無法參照，更談不上經(jīng)驗的積累，教學質(zhì)量的提高。

1．3 規(guī)范的教學檔案管理是教學工作評價的重要依據(jù)

對二級學院進行評估，教學工作的評價是其最重要的方面。其中三個方面的評價，如教學管理、教學建設、教學效果，是需要直接查看教學檔案的，其考核是以教學檔案為依據(jù)的。 如要評價整個學校的教學管理工作的水平與質(zhì)量，可以通過查看教學管理文件、條例和制度，以及教學計劃的執(zhí)行與修訂情況，考試的組織管理與違紀處理情況。這就需要在進行教學的過程中，要建立健全教學管理檔案。

2 二級學院教學檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案管理意識淡薄，管理制度不健全

二級學院是從事教學活動的一線教學單位，承擔著艱巨的教學任務。從學院領導到教師更是始終把教學工作放在最為突出的位置。但對教學檔案管理工作仍缺乏足夠的重視，重教學輕檔案的現(xiàn)象仍然普遍存在。二級學院檔案建設起步較晚，學校檔案館和教務部門在宏觀層面制定了教學檔案管理的規(guī)章制度，但針對二級學院的制度建設較少，造成了在實際檔案管理的過程中，由于各院系自身特點的不同，教學檔案不齊全、不規(guī)范、不完整的情況很多。

2．2 檔案材料管理不規(guī)范，收集不齊全

一方面，各二級學院基本不設專職教學檔案管理人員，一般是由教務員兼任檔案管理員，他們都沒有受過專業(yè)的檔案知識培訓，主要精力也很少花在收集和整理教學檔案上。因此，各學院教學檔案管理工作基本上停留在應付了事的狀態(tài)上，管理不規(guī)范現(xiàn)象較為嚴重。另一方面，教師教學任務重，往往對教學檔案材料草草應付，疏于整理，有的檔案材料無落款、無日期、無單位蓋章，造成檔案材料不齊全、不完整、質(zhì)量不高，甚至不少教學檔案在個人手中沒有及時上交歸檔。

2．3 管理技術落后，管理條件參差不齊

二級學院教學檔案管理由于缺少人員、經(jīng)費、場所，導致管理手段較為單一，大多數(shù)學院教學檔案仍然以紙質(zhì)文檔為主，以手工管理為主要方式，信息化管理手段運用不足。在管理條件上，大多數(shù)普通院校對學院教學檔案管理投入不足，沒有為學院配備專門存放教學檔案的標準化庫房。甚至條件不足的學院將檔案存放在學院教學秘書辦公的場所，教學檔案管理環(huán)境較差，嚴重影響教學檔案管理質(zhì)量。

2．4 教學檔案信息資源缺乏充分的開發(fā)和利用

目前，大部分二級學院教學檔案信息化管理程度不高。受傳統(tǒng)教學模式的影響，二級學院的教學檔案還以紙質(zhì)材料為主，管理手段比較落后，檔案查找主要靠人工進行，沒有檔案管理系統(tǒng)輔助，檔案編研利用更是無從談起。大多數(shù)教學檔案基本上處于、束之高閣、的狀態(tài)，除了應對教學評估和學校教務部門的教學檢查之外，基本上無人問津。此外，由于對教學日常材料的管理存在不系統(tǒng)、不齊全等問題，導致高校內(nèi)部各系、部之間難以進行檔案資料的交流和溝通，從而使得高校教學檔案難以實現(xiàn)信息資源方面的共享。

3 二級學院教學檔案管理的新模式

3.1 采用過程管理的縱向方式的分類管理

傳統(tǒng)的教學檔案管理大都是采用了橫向分類的方式來進行，以檔案的性質(zhì)、特征、作用等，進行整理存檔。這種分類管理方式凸顯了不同類型教學檔案之間的區(qū)別，有助于檔案的分類管理和特色檔案建設，也有利于開展專項教學督查。但這種模式忽視了教學檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性，不能體現(xiàn)教學檔案的內(nèi)在有機統(tǒng)一。因此，可以采用過程管理的方式，從縱向的角度來加強教學過程檔案的建設，真實反映教學的實際過程。然后，輔之以橫向分類，加強高校教學檔案的內(nèi)在連續(xù)性，又不忽視不同教學檔案的特點和作用，切實提高教學檔案建設的質(zhì)量，以更加清晰和流暢的方式來構建教學檔案體系。

3．2 貫徹以人為本為基本理念的管理思路

教學檔案管理的思路，應該貫徹以人為本的理念，真正從師生和教學活動本身出發(fā)，依靠師生，服務師生。在教學檔案管理中，要注意發(fā)揮師生的主觀能動性，讓一線教師和學生參與到教學檔案建設中去，并及時肯定師生在教學檔案管理中的積極作用，幫助他們形成檔案意識，主動形成并完善教學檔案材料。同時也要做好服務工作，將教學檔案建設的作用發(fā)揮到實處，為師生員工提供人性化的檔案服務，增強大家對教學檔案管理的信任與信心，有力地提高教學檔案管理的水平和質(zhì)量。

3．3 應用依托網(wǎng)絡信息平臺的管理技術

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和信息技術的進步，自動化辦公和網(wǎng)絡化辦公已經(jīng)被普遍采用，教學檔案管理的信息化也提上了日程，甚至也有高校提出了無紙化辦公的設想。但實際上，紙質(zhì)教學檔案仍然是高校教學檔案管理的基本形式。因此，在教學檔案的管理技術上，在不忽視部分紙質(zhì)檔案必要性的基礎上，我們要充分利用科技發(fā)展帶來的技術創(chuàng)新，牢牢把握教育現(xiàn)代化的機遇，構建以網(wǎng)絡和信息存儲技術為基礎的自動化辦公和教學檔案管理平臺，盡量減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量和種類，并以技術手段保障網(wǎng)絡教學檔案的真實性、科學性、權威性和安全性，不斷提高教學檔案管理和傳輸利用的速度和效果。

3．4 構建具有協(xié)調(diào)機制的多級管理機構

在學校教學檔案管理的層次上，注意部門和機構之間分工與協(xié)調(diào)，以教務管理部門為中心，把握教學過程的全局，從宏觀的角度做好教學檔案的建設和管理。同時，學校要重心下移，將教學檔案建設和管理的重點落實到院系二級機構這個層次，充分發(fā)揮二級機構在高校教學檔案建設中的中堅作用。院系教學檔案管理要緊緊圍繞教學質(zhì)量提升為目的，充分發(fā)揮教研室和骨干教師的主觀能動性，做好基本教學檔案的建設，為教學檔案管理水平的提升奠定堅實的基礎。各級教學檔案管理機構，要注意溝通和協(xié)作，避免教學檔案的重復建設和因理解有誤而造成的錯誤建設，從而提高教學檔案建設的質(zhì)量和利用效率。

［1］黃健.高等學校教學檔案收集問題思考[J].檔案管理,2012(3).

［2］張芳林.論高校教學檔案的保全與整理[J].安康學院學報,2008(10).