促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的策略探析

陳娟

【摘要】：檔案管理工作屬于行政事業(yè)單位管理工作的主要構(gòu)成內(nèi)容之一，通過科學(xué)的方式對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，能夠促進(jìn)行政事業(yè)單位工作質(zhì)量與效率的提升?，F(xiàn)階段，我國社會進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代之中，事業(yè)單位主要涉及衛(wèi)生、教育、文化以及科技等相關(guān)社會服務(wù)工作，并將檔案管理工作和信息化技術(shù)融合在一起，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，進(jìn)而解決傳統(tǒng)管理方式遺留下來的問題。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化

隨著行政事業(yè)單位工作內(nèi)容的逐漸復(fù)雜，相應(yīng)的處理事務(wù)也變得越發(fā)的繁瑣了起來，并且此過程中產(chǎn)生的檔案資料與文件較多，所以行政事業(yè)單位在工作理念與方式上，應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化。

一、行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要性

就檔案管理工作而言，屬于行政事業(yè)單位一項(xiàng)基本業(yè)務(wù)范疇，能夠展現(xiàn)出行政事業(yè)單位管理水平與質(zhì)量【1】。其次，實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理，可以反映出一個(gè)行政事業(yè)單位的決策力，以便于對工作管理內(nèi)容進(jìn)行更好的規(guī)劃，同時(shí)確定適合本單位的制度管理規(guī)范。另外，規(guī)范化的檔案管理工作，還屬于行政事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本保障，能夠有效協(xié)調(diào)各部門間的有序聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。同時(shí)，行政事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理，革新管理觀念，積極探尋多樣化管理方式，全面、準(zhǔn)確地反應(yīng)出單位發(fā)展現(xiàn)狀，這一做法不僅可推動經(jīng)濟(jì)社會可持續(xù)健康發(fā)展，而且還能夠增強(qiáng)單位市場競爭水平，為社會大眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、推動檔案管理規(guī)范化高效率的有效途徑

（一）提高檔案管理工作的重視程度

在很長一段時(shí)間內(nèi)，檔案管理屬于一項(xiàng)并不被看好的基層工作，此情況不僅反映出了人們對工作內(nèi)容的不重視，還顯露出了現(xiàn)代人好高騖遠(yuǎn)以及人浮于事的社會情況。因此，促進(jìn)基層檔案工作意識的提升，意義重大。其一，行政事業(yè)單位之中的領(lǐng)導(dǎo)層需增強(qiáng)對檔案工作的重視，管理層屬于單位的領(lǐng)軍人物，其所屬員工在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下方能發(fā)揮主觀能動性，將工作和諧統(tǒng)一完成，因此要想促進(jìn)工作人員工作積極性的提升，需要領(lǐng)導(dǎo)層的重視。同時(shí)，檔案管理工作者也需要時(shí)常反省自身，在工作的過程中，把檔案管理工作作為單位發(fā)展的基礎(chǔ)，推動檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）完善檔案管理制度

首先，行政事業(yè)單位需結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，構(gòu)建出科學(xué)的檔案管理制度，對不同崗位的具體職責(zé)予以明確的劃分，嚴(yán)格遵照檔案管理機(jī)制進(jìn)行管理工作，對各種不當(dāng)行為進(jìn)行嚴(yán)厲處置。其次，單位檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理”原則，堅(jiān)決服從領(lǐng)導(dǎo)安排，并對各類檔案信息予以分級管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。另外，需將檔案管理工作融入到日常工作之中，組建檔案規(guī)范化管理小組，并構(gòu)建完善的工作計(jì)劃，確保檔案規(guī)范化管理的順利進(jìn)行。

（三）根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全新整合

對于厚度較大、內(nèi)容復(fù)雜的檔案資料，應(yīng)合理組卷，科學(xué)組合。對于未設(shè)置頁碼和目錄的檔案，應(yīng)重新進(jìn)行編碼，同時(shí)制作目錄，進(jìn)而確保能夠?qū)崿F(xiàn)對目錄重組檔案的規(guī)范管理，充分利用藏地，強(qiáng)化管理資源，以此來真正提高管理的效率及質(zhì)量。其次，為了實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)高效檢索，應(yīng)對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，這對于檔案利用效率的提升也將起到顯著的影響作用。

（四）優(yōu)化單位內(nèi)部的檔案信息管理體系

無論何種管理工作，要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，均需要構(gòu)建電子信息化管理體系【2】?；诖耍姓聵I(yè)單位之中的檔案管理工作人員，需立足于可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，增強(qiáng)對信息化管理模式的構(gòu)建，制定出具有高標(biāo)準(zhǔn)的管理體系。確保在不改變單位發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，對原有檔案信息管理方式進(jìn)行改善。在實(shí)際工作中，需建立合理的檔案收集、整理、歸檔以及利用標(biāo)準(zhǔn)，推動行政事業(yè)單位檔案信息管理工作向著規(guī)范化的方向發(fā)展。借助專網(wǎng)系統(tǒng)，開設(shè)檔案管理信息化平臺，并確保穩(wěn)定資金，以便于更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，夯實(shí)行政事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)。結(jié)合現(xiàn)存自動化辦公系統(tǒng)，豐富其功能和內(nèi)容，并對相關(guān)模塊進(jìn)行拓展，主要由文書處理、檔案管理以及文件管理組建成三個(gè)相對獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的模塊構(gòu)成。就這三個(gè)模塊而言，涉及行政事業(yè)黨委檔案管理工作的整個(gè)流程，能夠在文書處理中對收文發(fā)文予以預(yù)歸檔、在文件管理中整理著錄文件與案卷、在檔案歸檔管理中進(jìn)行重新編目、追加歸檔、編電子文號、編存放號、案卷銷毀鑒定及進(jìn)館鑒定等輔助管理，進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位檔案信息化管理質(zhì)量和水平。

（五）增強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)管力度

因?yàn)樾姓聵I(yè)單位之中的大部分人員認(rèn)為檔案管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，和單位發(fā)展之間不存在過多的聯(lián)系，所以并未對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，也沒有針對檔案管理工作人員構(gòu)建相應(yīng)規(guī)范，任由其自由發(fā)展，不利于行政事業(yè)單位的健康發(fā)展。為了能夠促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，行政事業(yè)單位應(yīng)不斷增強(qiáng)檔案監(jiān)管工作，重視對檔案管理工作的管理與核查，定期對檔案管理工作人員予以檢查，若發(fā)現(xiàn)員工存在工作態(tài)度不良等問題，需督促其立即糾正，同時(shí)追究責(zé)任。對于工作態(tài)度良好，工作認(rèn)真的員工，可適當(dāng)?shù)膶ζ溆枰员頁P(yáng)與獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而帶動其他工作人員，促使檔案管理更加規(guī)范化。其次，行政事業(yè)單位還應(yīng)構(gòu)建檔案督查小組，對檔案管理工作予以專項(xiàng)檢查，為檔案管理規(guī)范化發(fā)展提供保障。

（六）穩(wěn)定檔案人員

行政事業(yè)單位應(yīng)避免對人員進(jìn)行隨意的調(diào)換，增強(qiáng)員工專業(yè)技能培訓(xùn)，促進(jìn)其綜合素質(zhì)的提升【3】。同時(shí)，還需重視培養(yǎng)檔案工作人員對于信息化的掌握能力，重視增強(qiáng)向技術(shù)型人才轉(zhuǎn)型。首先，應(yīng)增強(qiáng)對檔案工作人員安全意識的培養(yǎng)，以及繼續(xù)教育，提高其對檔案管理的重視程度。其次，增強(qiáng)檔案工作人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握，推動檔案管理向著信息化的方向發(fā)展。并且，通過獎(jiǎng)懲制度，引導(dǎo)檔案工作人員建立起責(zé)任心，并調(diào)動其對于檔案工作的積極性，結(jié)合獎(jiǎng)懲來對崗位進(jìn)行調(diào)動，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對檔案崗位人員的科學(xué)分配。最后，行政事業(yè)單位對檔案管理工作人員進(jìn)行選拔的過程中，需對其個(gè)人素質(zhì)與職業(yè)能力進(jìn)行綜合考察，檔案管理屬于一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)性強(qiáng)的工作，檔案管理人員應(yīng)保持沉重冷靜的態(tài)度，戒躁戒躁。同時(shí)，單位應(yīng)對選拔人員條件進(jìn)行適當(dāng)?shù)靥岣?，從而有利于盡快進(jìn)入工作角色。合格的檔案管理人員，要求其具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。通過高校全方位、系統(tǒng)學(xué)習(xí)的檔案管理人員，對檔案發(fā)展歷程、檔案資源開發(fā)與利用、檔案管理等方面的了解更為深刻。這些畢業(yè)生往往在國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)、信息管理工作等各個(gè)部門就業(yè)，針對性較強(qiáng)。

結(jié)語：

綜上所述，對于行政事業(yè)單位而言，檔案管理是重點(diǎn)工作，應(yīng)彰顯出檔案價(jià)值，提高管理質(zhì)量。除此之外，行政事業(yè)單位需緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷增強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)。同時(shí)，還需對檔案管理制度與方式予以深入的探索，促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，并將行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化作為發(fā)展的核心。

【參考文獻(xiàn)】：

【1】劉紅蕾， 范桂靈. 探討行政事業(yè)單位檔案管理的思路[J]. 科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊， 2017（8）.

【2】李建斌. 探析事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2018， No.294（13）：89.

【3】程家秋. 行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J]. 環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)， 2017（2）：117-117.