妙用Word提高辦公效率

摘要： 該文介紹了Word的模板，以及Word表格的設(shè)置和格式化。

關(guān)鍵詞：Word；模板；表格；格式化

中圖分類(lèi)號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）19-4615-08

Use WORD to Improve Office Efficiency

CHA Ri-qiang

（Anhui Construction Technician College， Hefei 230000，China）

Abstract： This paper introduces the Word template， as well as the Word tables set and formatting

Key words： Word；templates；forms；formatting

Word 2007是微軟Office2007辦公軟件中的一個(gè)重要的組件，是日常辦公中必不可少的一個(gè)文檔編輯軟件；它可以幫助用戶創(chuàng)建和共享美觀的文檔。

1 Word的模板

1.1 模板

Word模板是一種文檔類(lèi)型，隨著打開(kāi)的過(guò)程會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建副本。

例如，商務(wù)計(jì)劃是在 Word 中編寫(xiě)的一種常用文檔。您只需打開(kāi)一個(gè)模板，然后填充特定于您的文檔的文本和信息即可。在把文檔保存為文件時(shí)，文檔與文檔之間會(huì)以模板分開(kāi)保存。

可以在 Microsoft Office Online 上找到大多數(shù)種類(lèi)的文檔的 Word 模板。如果您已連接到 Internet，請(qǐng)單擊“Office按鈕” ，單擊“新建”，彈出如圖1所示的“新建文檔”對(duì)話框，然后單擊所需的模板類(lèi)別，即可進(jìn)行對(duì)應(yīng)的模板下載。

圖1 “新建文檔”對(duì)話框

1.2 頁(yè)眉與頁(yè)腳

頁(yè)眉和頁(yè)腳是文檔中每個(gè)頁(yè)面的頂部、底部和兩側(cè)頁(yè)邊距 （頁(yè)邊距：頁(yè)面上打印區(qū)域之外的空白空間。）中的區(qū)域。可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入或更改文本或圖形。例如，可以添加頁(yè)碼、時(shí)間和日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名或作者姓名。

Word 2007中可以通過(guò)如圖2所示的“插入”選項(xiàng)卡的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)組來(lái)對(duì)頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼的格式進(jìn)行設(shè)置。單擊選項(xiàng)組中的“頁(yè)眉”選項(xiàng)，可以按系統(tǒng)內(nèi)置的頁(yè)眉格式快速地對(duì)頁(yè)眉進(jìn)行設(shè)置；單擊選項(xiàng)組中的“頁(yè)腳”選項(xiàng)，可以按系統(tǒng)內(nèi)置的頁(yè)腳格式快速地對(duì)頁(yè)眉進(jìn)行設(shè)置。單擊選項(xiàng)組中的“頁(yè)碼”選項(xiàng)，則彈出如圖3所示的“頁(yè)碼”設(shè)置的下拉菜單，從子項(xiàng)中可以將頁(yè)碼置于頁(yè)面頂端、底端或插在當(dāng)前光標(biāo)處；當(dāng)我們點(diǎn)擊“設(shè)置頁(yè)碼格式（F）…”時(shí)，會(huì)彈出如圖4所示的“頁(yè)面格式”對(duì)話框，可以對(duì)“編號(hào)格式”和“頁(yè)碼編號(hào)”的位置進(jìn)行設(shè)置。

圖2 “頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)組

圖3 “頁(yè)碼”設(shè)置

圖4 “頁(yè)碼格式”對(duì)話框

當(dāng)在插入頁(yè)眉、頁(yè)腳或頁(yè)碼時(shí)，Word 2007的選項(xiàng)卡中就會(huì)多出了一個(gè)如圖5所示的“頁(yè)眉與頁(yè)腳工具設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，待頁(yè)眉、頁(yè)腳或頁(yè)碼按要求設(shè)置以后，再單擊此選項(xiàng)卡的“關(guān)閉”選項(xiàng)組的“關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)即完成了頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)置。

圖5 “頁(yè)眉與頁(yè)腳工具設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡

1.3打印預(yù)覽

“打印預(yù)覽”主要是提供一個(gè)“所見(jiàn)即所得”的文檔打印效果，供用戶判斷文檔的格式設(shè)置的是否符合要求，并可以作出相應(yīng)的調(diào)整，并且不需要打印到紙介質(zhì)上，從而節(jié)省了紙張和時(shí)間。

單擊“快速訪問(wèn)工具欄”中的打印預(yù)覽 按鈕或“Office 按鈕”下“打印（P）”-“打印預(yù)覽（V）”命令，即可打開(kāi)如圖6所示“打印預(yù)覽”窗口，通過(guò)此窗口可以對(duì)“打印”、“單頁(yè)顯示”、“多頁(yè)顯示”、“顯示比例”等進(jìn)行設(shè)置。

利用“打印預(yù)覽”選項(xiàng)卡可以對(duì)文檔將要打印到紙介質(zhì)上效果進(jìn)行合理的設(shè)置，當(dāng)確定頁(yè)面布局、紙張方向、頁(yè)邊距等設(shè)置完全正確后，單擊“打印預(yù)覽”選項(xiàng)卡中的“預(yù)覽”選項(xiàng)組中的“關(guān)閉打印預(yù)覽”選項(xiàng)按鈕即可返回編輯狀態(tài)。

1.4打印設(shè)置

打印是文稿編輯好以后，經(jīng)打印預(yù)覽確定可以直接通過(guò)打印機(jī)打印到紙介質(zhì)上，在Word 2007中可以單擊“快速訪問(wèn)工具欄”中的打印 按鈕或“Office 按鈕”下“打?。≒）”-“打印（P）”命令就會(huì)打開(kāi)如圖7所示的“打印”對(duì)話框中。

圖7 “打印”對(duì)話框

“打印”對(duì)話框中的按鈕和其他選項(xiàng)的功能：

“名稱(chēng)” 在此列表中，單擊已安裝并且要使用的打印機(jī)。

“狀態(tài)” 對(duì)于所選打印機(jī)，指示該打印機(jī)的狀態(tài)，例如空閑、忙碌或您的打印作業(yè)之前的文件數(shù)量。

“類(lèi)型” 對(duì)于所選打印機(jī)，指示所選打印機(jī)的類(lèi)型，例如激光。

“位置”對(duì)于所選打印機(jī)，指示該打印機(jī)的位置或者該打印機(jī)連接到哪個(gè)端口。

“備注”對(duì)于所選打印機(jī)，指示您可能需要知道的有關(guān)此打印機(jī)的任何其他信息。

“屬性”單擊此按鈕可更改正在使用的打印機(jī)的屬性，例如紙型。

“查找打印機(jī)”單擊此按鈕可查找能夠訪問(wèn)的打印機(jī)。

“打印到文件”選中此復(fù)選框可從文檔創(chuàng)建文件而不是直接將文檔發(fā)送到打印機(jī)。此文件使用打印格式（如字體選擇和顏色規(guī)范）保存在可打印到其他打印機(jī)的 .prn 文件中。

“份數(shù)”在此列表中，單擊要打印的份數(shù)。

“逐份打印”如果希望打印作業(yè)按照您在文檔中創(chuàng)建的順序進(jìn)行打印，則選中此復(fù)選框。如果要打印多份，則此復(fù)選框可用。

“每頁(yè)的版數(shù)” 在此列表中，單擊將出現(xiàn)在一個(gè)打印頁(yè)上的頁(yè)數(shù)。

“按紙張大小縮放”在此列表中，單擊打印文檔所需的紙張大小。

“全部”單擊此選項(xiàng)可打印文件中的所有頁(yè)面。

“當(dāng)前頁(yè)”單擊此選項(xiàng)可以只打印光標(biāo)當(dāng)前所在的頁(yè)。

“頁(yè)碼范圍”單擊此選項(xiàng)并在框中添加頁(yè)碼或頁(yè)面范圍。

“打印內(nèi)容”在此列表中，單擊要打印的元素。

“打印”在此列表中，單擊是要打印所有頁(yè)面、奇數(shù)頁(yè)還是偶數(shù)頁(yè)。

“選項(xiàng)”單擊此按鈕可轉(zhuǎn)到“Word 選項(xiàng)”對(duì)話框的“顯示”類(lèi)別中的更多打印選項(xiàng)。

“確定”單擊此按鈕可將文檔發(fā)送到打印機(jī)。

“取消” 單擊此按鈕可返回文檔而不打印它。

2 表格

2.1 表格的創(chuàng)建

在我們的日常生活中，表格的使用是和我們息息相關(guān)的。一般來(lái)說(shuō)，許多行與列構(gòu)成表格，而這些行和列的交叉部分所組成的方格就叫做單元格。

創(chuàng)建一張新表格的方法也很多，下面具體介紹常用的三種方法：

2.1.1 運(yùn)用“表格”菜單

首先在“插入”選項(xiàng)卡的“表格”選項(xiàng)組中，單擊“表格”，然后在如圖8所示的菜單中，通過(guò)移動(dòng)鼠標(biāo)來(lái)選擇需要幾行與幾列，此時(shí)在插入點(diǎn)處實(shí)時(shí)就出現(xiàn)行列數(shù)確定的表格，符合要求時(shí)單擊鼠標(biāo)左鍵即可結(jié)束表格的創(chuàng)建。

圖8 “插入表格”菜單

2.1.2 使用“插入表格”命令

如圖9所示的“插入表格”對(duì)話框中，在“表格尺寸”下，輸入列數(shù)和行數(shù)、在“自動(dòng)調(diào)整”操作下，選擇選項(xiàng)以調(diào)整表格尺寸后，單擊“確定”按鈕即可實(shí)現(xiàn)指定行列數(shù)的表格。

圖9 “插入表格”對(duì)話框

2.2 表格的行、列的插入與刪除

表格的行、列插入與刪除，可以利用表格如圖10所示的“布局”選項(xiàng)卡的“行和列”選項(xiàng)組來(lái)進(jìn)行行或列的插入或刪除，也可彈出菜單中的“插入”、“刪除行”、“刪除列”菜單命令來(lái)進(jìn)行。

圖10 “布局”選項(xiàng)卡的“行和列”選項(xiàng)組

插入行（列）：要插入n行（行）則先選擇n行（列）后，再單擊上圖中“在上方插入”或“在下方插入”按鈕可以實(shí)現(xiàn)在選中行的上方或下方插入n行的目標(biāo)，單擊上圖中的“在左側(cè)插入”、“在右側(cè)插入”按鈕可以實(shí)現(xiàn)在選中列的左側(cè)或右側(cè)插入n列的上檔；也可在選中行（列）以后右擊，從彈出的菜單中選擇“插入”菜單，再選擇插入位置選項(xiàng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)插入行（列）的目的。

刪除行（列/單元格）：首先要選中表格的要?jiǎng)h除的行或列后右擊，然后從彈出的菜單中選擇“刪除行”或“刪除列”菜單命令命令即可；另外也可選若干單元格，單擊表格的“布局”選項(xiàng)卡的“行和列”選項(xiàng)組的“刪除”按鈕，則彈出如圖11所示的菜單，單擊“刪除單元格（D）…”可以刪除選中所在的單元格，單擊“刪除列（C）”可以刪除選中單元格的所在的列，單擊“刪除行（R）”可以刪除選中單元格所在的行。

圖11 “刪除”命令菜單

2.3 單元格的合并與拆分

合并單元格是指將多個(gè)單元格合并在一個(gè)單元格，可以利用表格的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中的“擦除”按鈕后，鼠標(biāo)變成橡皮擦形狀，用它單擊單元格間的線段來(lái)擦除分隔線以達(dá)到合并單元格的目的；也可以將要合并的單元格選中，再利用表格的“布局”選項(xiàng)卡的“合并”選項(xiàng)組的“合并單元格”命令按鈕，可以將單元格合并；或者將要合并的單元格選中后右擊，從彈出的菜單中選擇“合并單元格（M）”菜單命令，即可實(shí)現(xiàn)單元格的合并。

拆分單元格是指將選定的單元格拆分成多個(gè)單元格，將鼠標(biāo)定位到要拆分的單元格中， 單擊表格的“布局”選項(xiàng)卡的“合并”選項(xiàng)組的“拆分單元格”命令按鈕，或右擊從彈出的菜單中選擇“拆分單元格（P）…”則彈出如圖12所示的“拆分單元格”對(duì)話框，在列數(shù)和行數(shù)列表框中輸入拆分的行數(shù)和列數(shù)后，點(diǎn)“確定”按鈕即可實(shí)現(xiàn)單元格的拆分操作。

圖12

2.4 表格的拆分

若將一個(gè)表格分為獨(dú)立的兩部分，即要在兩部分之間插入文本和圖形。將光標(biāo)置于要拆分的位置下的第一行中，再單擊表格的“布局”選項(xiàng)卡的“合并”選項(xiàng)組的“拆分表格”的命令按鈕，則立即將表格從光標(biāo)處一分為二，分成兩個(gè)獨(dú)立的表格。

2.5 表格中文字的對(duì)齊方式設(shè)置

水平對(duì)齊：選中表格中需要水平對(duì)齊內(nèi)容的單元格，再單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡的“段落”選項(xiàng)組的的“居中”按鈕，則所選中單元格中的內(nèi)容就居中對(duì)齊了，也可以通過(guò)“段落”選項(xiàng)組中的“文本左對(duì)齊”、“文本右對(duì)齊”、“分散對(duì)齊”或“兩端對(duì)齊”來(lái)實(shí)現(xiàn)文本的各種水平對(duì)齊方式的設(shè)置。

垂直對(duì)齊：選中表格中需要垂直對(duì)齊內(nèi)容的單元格右擊，從彈出的菜單下“表格屬性”菜單命令，將彈出如前面圖13所示的“表格屬性”對(duì)話框，在“單元格”選項(xiàng)卡中可以設(shè)置垂直對(duì)齊方式為“靠上”、“居中”或“靠下”方式。

圖13 “表格屬性”對(duì)話框

表格的文本對(duì)齊方式的水平和垂直對(duì)齊方式也可同時(shí)組合設(shè)置，先選中要設(shè)置文本對(duì)齊方式的單元格，再通過(guò)表格的“布局”選項(xiàng)卡中的“對(duì)齊方式”選項(xiàng)組（如圖14所示）的六個(gè)對(duì)齊方式按鈕來(lái)進(jìn)行組合設(shè)置文本的水平、垂直對(duì)齊方式。

圖14 “對(duì)齊方式”選項(xiàng)組

3 表格的格式化

3.1 表格的行與列的選擇

選擇表格的行：用鼠標(biāo)將表格行所包含的所有單元格通過(guò)拖選的方式進(jìn)行拖選后，則該拖選后行中的所有單元格反色顯示，表示這些行被選中；也可將鼠標(biāo)放到待選定行的左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)變成右向上箭頭 時(shí)，單擊可選中鼠標(biāo)所指向的行，若要選擇連續(xù)的多行可以拖動(dòng)右向上箭頭時(shí)的鼠標(biāo)，則鼠標(biāo)所滑過(guò)的所有行被選中，若要選擇不連續(xù)的行，在選擇時(shí)按住Ctrl鍵時(shí)進(jìn)行上述方法的選擇，則可以選中不連續(xù)的行。

選擇表格的列：用鼠標(biāo)將表格列所包含的所有單元格通過(guò)拖選的方式進(jìn)行拖選后，則該拖選后列中的所有單元格反色顯示，表示這些列被選中；也可將鼠標(biāo)放到待選定列的上方，當(dāng)鼠標(biāo)變成向下黑箭頭 時(shí)，單擊可選中鼠標(biāo)所指向的列，若要選擇連續(xù)的多列可以拖動(dòng)向下黑箭頭時(shí)的鼠標(biāo)，則鼠標(biāo)所滑過(guò)的所有列被選中，若要選擇不連續(xù)的列，在選擇時(shí)按住Ctrl鍵時(shí)進(jìn)行上述方法的選擇，則可以選中不連續(xù)的列。

注意：表格中鼠標(biāo)的位置不同時(shí)，形狀和功能也大不相同，具體形狀和功能如表1所示：

表1 表格中的鼠標(biāo)形狀及用途

[鼠標(biāo)指針形狀＼&用途＼&位置＼&＼&選擇整個(gè)表格＼&表格左上角外側(cè)＼&＼&選擇整行＼&表格左側(cè)線外＼&＼&選擇整列＼&欲選列頂部橫線內(nèi)＼&＼&選擇單元格＼&欲選單元格左側(cè)格線內(nèi)＼&＼&改變列寬＼&各列線上＼&＼&改變行高＼&各行線上＼&＼&改變整個(gè)表大?。?amp;表格右下角外側(cè)＼&]

3.2 表格的行高與列寬的設(shè)置

行高的設(shè)置：將鼠標(biāo)指向表格單元格的行分隔線處，待鼠標(biāo)的形狀變?yōu)?時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，則表格行的高度跟著變化，達(dá)到非精確設(shè)置行高的目的；若要精確設(shè)置表格的行高，先選中要設(shè)置行高的行后右擊，從彈出的菜單中選擇“表格屬性（R）…”菜單命令，打開(kāi)如圖15所示的“表格屬性”對(duì)話框中，在“行（R）”選項(xiàng)卡中的列尺寸中指定寬度后，點(diǎn)確定按鈕可以按指定值精確定設(shè)定列寬，或者選中待設(shè)定列寬的列以后，在表格的“布局”選項(xiàng)卡的“單元格大小”選項(xiàng)組的“寬度”的列表框中輸入要設(shè)置的列寬度值亦可。

列寬的設(shè)置：將鼠標(biāo)指向表格單元格的列分隔線處，待鼠標(biāo)的形狀變?yōu)闀r(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，則表格列的寬度跟著變化，達(dá)到非精確設(shè)置列寬的目的；若要精確設(shè)置表格的列寬，先選中要設(shè)置列寬的列后右擊，從彈出的菜單中選擇“表格屬性（R）…”菜單命令，打開(kāi)如圖15所示的“表格屬性”對(duì)話框中，在“列（U）”選項(xiàng)卡中的行尺寸中指定高度后，點(diǎn)確定按鈕可以按指定值精確定設(shè)定行高，或者選中待設(shè)定行高的行以后，在表格的“布局”選項(xiàng)卡的“單元格大小”選項(xiàng)組的“高度”的列表框中輸入要設(shè)置的行高度值亦可。

3.3 表格的邊框與底紋的設(shè)置

邊框和底紋的設(shè)置對(duì)表格的美化作用是不可小視的，表格繪制好以后，加上適當(dāng)?shù)牡准y和適當(dāng)?shù)倪吙蚓€的設(shè)置，可以使表格更加美觀，下面來(lái)介紹表格的邊框和底紋的設(shè)置方法。

3.3.1 表格邊框的設(shè)置

選中要設(shè)置框線的表格后右擊，從彈出的菜單中選擇“邊框與底紋（B）…”菜單命令，則彈出如圖16所示的邊框與底紋對(duì)話框，再?gòu)摹斑吙颉边x項(xiàng)卡中按①、②、③、④的順序依次進(jìn)行邊框的樣式、顏色、線寬和類(lèi)型的設(shè)置，其中第④步的操作還可以分別直接單擊“預(yù)覽”部分的各種框線的按鈕可以自定義各種類(lèi)型框線的樣式；

另外也可以通過(guò)表格的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡進(jìn)行設(shè)置，將設(shè)置的表格的單元格選中，通過(guò)如圖17所示的表格的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“繪圖邊框”選項(xiàng)組的“表樣式”選項(xiàng)組中的“筆樣式”按鈕設(shè)置框線類(lèi)型、“筆畫(huà)粗細(xì)”按鈕設(shè)置線寬、“筆顏色”按鈕設(shè)置框線顏色、“邊框”按鈕來(lái)設(shè)置邊框的類(lèi)型。

3.3.2 表格底紋的設(shè)置

選中要設(shè)置框線的表格后右擊，從彈出的菜單中選擇“邊框與底紋（B）…”菜單命令，則彈出如圖18所示的邊框與底紋對(duì)話框，再?gòu)摹暗准y”選項(xiàng)卡中通過(guò)“填充”的顏色下拉鈕設(shè)置填充顏色，通過(guò)“圖案”的“樣式”下拉鈕設(shè)置填充樣式即可實(shí)現(xiàn)底紋的設(shè)置。

4 結(jié)束語(yǔ)

Word的文檔編輯功能十分強(qiáng)大，建議廣大工作人員在實(shí)際工作中大膽使用Word工作薄，它能有效提高效率。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 吳清萍.計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)與上機(jī)指導(dǎo)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2004.