ERP在增強(qiáng)印刷企業(yè)內(nèi)控中的應(yīng)用及其局限性

杜月霞

【摘 要】所謂內(nèi)控，指的是企業(yè)為了確保經(jīng)營活動(dòng)有序良好進(jìn)行、保證資產(chǎn)安全、杜絕欺詐舞弊行為、達(dá)到經(jīng)營目標(biāo)，從而訂立與實(shí)施的相關(guān)方法。這是企業(yè)內(nèi)部的管理系統(tǒng)，涵蓋了企業(yè)的方方面面。其中，ERP是增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控的重要手段。本文從ERP的重要性出發(fā)，重點(diǎn)分析了ERP在增強(qiáng)印刷企業(yè)內(nèi)控中的應(yīng)用和局限性。

【關(guān)鍵詞】ERP；印刷企業(yè)；企業(yè)內(nèi)控；局限性

ERP的全稱是企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)。這是一個(gè)以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)為導(dǎo)向的集成系統(tǒng)，負(fù)責(zé)整個(gè)供需鏈的價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)的流程管理。依托該項(xiàng)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源共享，克服官僚主義制約，提高生產(chǎn)、管理效率，降低成本，提高盈利能力。

一、我國印刷業(yè)的管理現(xiàn)狀

雖然隨著改革開放，我國的印刷業(yè)取得了長足的進(jìn)步，但是傳統(tǒng)的印刷技術(shù)已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的需要。電子市場的異軍突起，使越來越多的消費(fèi)者從紙制品轉(zhuǎn)向了靈活方便的電子產(chǎn)品，這無疑對(duì)傳統(tǒng)印刷行業(yè)造成了強(qiáng)烈的沖擊。市場的匱乏使印刷工價(jià)不斷降低，可印刷原材料市場價(jià)格卻不斷提高，印刷行業(yè)在經(jīng)營上遭受了雙重?cái)D壓，利潤空間越來越小。而且我國的印刷企業(yè)在管理上也存在很多問題，并且大多以規(guī)模較小的私營企業(yè)為主，管理效率比較低。

二、ERP在增強(qiáng)印刷行業(yè)內(nèi)控中的作用

1.對(duì)ERP成本管理的分析可以幫助我國印刷企業(yè)提高技術(shù)、創(chuàng)新管理機(jī)制、健全成本內(nèi)控制度。以前，我國很多印刷企業(yè)對(duì)企業(yè)成本控制都不夠重視，更加注重事后的審計(jì)。很多國企的內(nèi)控制度也不完善，側(cè)重于依靠審計(jì)來揭露違紀(jì)環(huán)節(jié)。如果采用ERP技術(shù)，企業(yè)內(nèi)部的透明度會(huì)得到很大提高。

2.ERP可以加強(qiáng)印刷行業(yè)的成本管理與價(jià)值鏈分析。很多國內(nèi)企業(yè)不重視成本管理與價(jià)值鏈的分析，而是僅僅注重單一的成本控制，忽略了對(duì)于營銷成本與后勤服務(wù)成本等的控制；注重對(duì)企業(yè)的運(yùn)作流程做成本分析，忽視了各項(xiàng)活動(dòng)中的聯(lián)系。很多企業(yè)為了降低成本，將注意力僅僅放在成本的控制上面，而忽略了工藝設(shè)計(jì)和項(xiàng)目調(diào)研等對(duì)于產(chǎn)品成本產(chǎn)生的影響。

三、ERP在印刷行業(yè)中的應(yīng)用

1.建立安全控制機(jī)制

該系統(tǒng)可以根據(jù)使用者的需求來對(duì)各項(xiàng)功能的應(yīng)用權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，以達(dá)到分工和控制的功能。這非常符合當(dāng)代管理理論與實(shí)踐的要求。

2.建立靈活地報(bào)表與查詢功能

該系統(tǒng)提供大量的報(bào)表與查詢功能，在查詢時(shí)，既可以查詢當(dāng)前業(yè)務(wù)，也可以查詢歷史業(yè)務(wù)，既可以采用單項(xiàng)條件進(jìn)行查詢，又可以采用多條件組合進(jìn)行查詢。用戶能夠從多個(gè)角度進(jìn)行信息的查詢與管理。

3.簡化業(yè)務(wù)流程，提高生產(chǎn)效率

在沒有采用ERP技術(shù)之前，各方面都要依靠人工進(jìn)行開單，并且很多的內(nèi)容都是重復(fù)的。如果采用ERP，那么市場部就只需要輸入一次，就可以完成全部工序的通知單。因?yàn)轭A(yù)先對(duì)所有項(xiàng)目進(jìn)行了設(shè)定，所以能夠有效避免程序錯(cuò)誤。

4.建立高度的數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)

該系統(tǒng)是印刷業(yè)的全面管理方案，在整個(gè)系統(tǒng)當(dāng)匯總，能夠考慮系統(tǒng)之間的相互管理，確保子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的高度共享。

5.產(chǎn)生企業(yè)決策的主要依據(jù)

該系統(tǒng)有非常強(qiáng)的分析功能。如果錄入的數(shù)據(jù)是真實(shí)可靠的，那么得到的結(jié)果就會(huì)非常精確。根據(jù)該統(tǒng)計(jì)分析功能，很多經(jīng)營者可以隨時(shí)進(jìn)行分析后做出決策。而在沒有ERP之前這是無法實(shí)現(xiàn)的。

6.組織規(guī)劃和授權(quán)控制

按照企業(yè)經(jīng)營管理狀況，來規(guī)劃相對(duì)應(yīng)的組織方式，并且制定員工崗位職責(zé)。根據(jù)員工的職責(zé)來確定該員工對(duì)于ERP操作系統(tǒng)的權(quán)限，嚴(yán)禁非經(jīng)授權(quán)私自進(jìn)行操作的行為。這樣對(duì)于企業(yè)商業(yè)機(jī)密就起到了一定的保護(hù)作用。

7.財(cái)產(chǎn)的保全控制

為了加強(qiáng)企業(yè)資產(chǎn)管理，確保企業(yè)資產(chǎn)保值和增值是企業(yè)非常重要的任務(wù)。該系統(tǒng)可以方便企業(yè)應(yīng)收非實(shí)物資產(chǎn)，比如貨幣等。對(duì)于應(yīng)收賬款進(jìn)行管理，明確各個(gè)部門與人員的責(zé)任，對(duì)賬款進(jìn)行分析和核對(duì)，然后交給相關(guān)人員進(jìn)行催收，以防出現(xiàn)壞賬。針對(duì)固定資產(chǎn)應(yīng)該制定比較嚴(yán)格的管理制度，對(duì)各部門的責(zé)任進(jìn)行明確劃分，建立起對(duì)固定資產(chǎn)的建立和轉(zhuǎn)移等報(bào)批的程序，將其錄入到ERP當(dāng)中，并且進(jìn)行定期清查。該系統(tǒng)可以使得企業(yè)采購和保管等環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，形成一個(gè)整體，準(zhǔn)確并且及時(shí)地反映企業(yè)庫存的變動(dòng)情況，然后讓財(cái)務(wù)進(jìn)行介入管理。

四、ERP在增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控中的局限性

不同的ERP系統(tǒng)的風(fēng)格和側(cè)重點(diǎn)各不相同，而且模塊的設(shè)置也不同。很多的企業(yè)喜歡將購買來的ERP系統(tǒng)與自主開發(fā)結(jié)合起來。但是無論怎樣，ERP系統(tǒng)都有一個(gè)共同的特點(diǎn)，它是對(duì)企業(yè)的所有資源做的集成管理，其中有財(cái)務(wù)管理模塊、物流的管理模塊與生產(chǎn)控制的管理模塊。但是該系統(tǒng)沒有辦法涵蓋企業(yè)的所有內(nèi)容，而且標(biāo)準(zhǔn)配置的ERP系統(tǒng)無法滿足許多特別的流程，一味的照搬照抄，只會(huì)束縛住手腳。因此，一定要使得該系統(tǒng)符合企業(yè)的個(gè)性特點(diǎn)。

在使用ERP的時(shí)候，要根據(jù)企業(yè)的內(nèi)控需求，對(duì)部分模塊進(jìn)行自主研發(fā)。由于ERP系統(tǒng)在實(shí)施過程中，需要優(yōu)化原來的業(yè)務(wù)流程，因此就會(huì)改變企業(yè)原有的組織結(jié)構(gòu)。與此同時(shí)，還要對(duì)企業(yè)當(dāng)中的原有流程進(jìn)行合并，這樣就導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的變化，而這些變化將會(huì)對(duì)企業(yè)的管理體系產(chǎn)生重大影響，這就是企業(yè)在實(shí)施ERP過程當(dāng)中所要面臨的風(fēng)險(xiǎn)。盡管如此，ERP在企業(yè)內(nèi)控各個(gè)方面所起到的作用都是不容忽視的，所以，應(yīng)該將先進(jìn)技術(shù)和理念進(jìn)行完美結(jié)合，這才是真正解決企業(yè)內(nèi)控問題的方法。

五、結(jié)語

隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，ERP內(nèi)容將會(huì)變得更加豐富，并且功能也會(huì)更加強(qiáng)大，非常適合印刷企業(yè)完善內(nèi)控。企業(yè)和企業(yè)有共性，也有各自的特性。不同的印刷企業(yè)，適用哪個(gè)成本管理系統(tǒng)也不相同。因此，選用能夠體現(xiàn)企業(yè)個(gè)性的ERP才是增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控的最好辦法。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉秋生.基于ERP的企業(yè)成本管理模式研究[J].技術(shù)經(jīng)濟(jì)，2009（1）

[2]杜晶.論作業(yè)成本管理與企業(yè)資源計(jì)劃的結(jié)合[J].經(jīng)濟(jì)與管理，2010（9）