高職院校檔案管理人員能力建設(shè)研究

馬力 MA Li

（陜西省行政學(xué)院，西安 710068）

（Shaanxi Academy of Governance，Xi'an 710068，China）

0 引言

隨著高職院校檔案信息化建設(shè)工作的縱深發(fā)展，檔案管理人員的能力建設(shè)逐步被提上了日程。高職院校檔案管理人員的能力建設(shè)是高職院校檔案信息化建設(shè)的需要，是高職院校檔案管理人員自身發(fā)展的需要，更是高職院校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。當(dāng)前面臨的值得深入思考和力爭(zhēng)解決的重要課題就是高職院校檔案管理人員的能力建設(shè)，解決好這一課題必須從以下兩個(gè)方面著手，那就是高職院校檔案管理人員能力建設(shè)的路徑選擇和實(shí)施措施。

1 提高檔案管理人員能力的必要性

1.1 提高檔案管理人員的能力是檔案信息化建設(shè)的需要 檔案信息化建設(shè)的前提是具有一大批懂技術(shù)、會(huì)應(yīng)用的檔案管理人員。檔案信息化是指全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集、整理、保管、利用，從而使檔案管理趨向規(guī)范化、高效化的過(guò)程。[1]高職院校實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，關(guān)鍵在于各級(jí)、各部門(mén)的檔案管理人員，所以檔案管理人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技能，用以提高處理數(shù)字化檔案信息的能力，最終適應(yīng)信息時(shí)代背景下檔案管理工作的新要求。

1.2 提高檔案管理人員的能力是檔案人員自身發(fā)展的需要 由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員自身對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，加之理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，使得大多數(shù)檔案管理人員在自身發(fā)展方面都不是很理想。同時(shí)，目前高職院校的檔案管理人員缺乏相關(guān)學(xué)科背景，專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏，學(xué)歷普遍偏低，且習(xí)慣了因循守舊的工作流程，不能適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作。因此，要生存、發(fā)展，就必須面對(duì)現(xiàn)實(shí)，必須提高自身綜合素質(zhì)，加強(qiáng)自身能力建設(shè)，只有這樣，才能借著信息化建設(shè)的東風(fēng)，快樂(lè)工作，成就自我。[2]

1.3 提高檔案管理人員的能力是檔案事業(yè)發(fā)展的需要 檔案事業(yè)要發(fā)展，就需要大批德才兼?zhèn)涞臋n案管理人才。檔案事業(yè)的發(fā)展要求廣大檔案管理人員緊緊圍繞檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的主題，始終牢記“為黨管檔、為國(guó)守史”的神圣職責(zé)。深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不斷加強(qiáng)檔案安全保障，不遺余力地進(jìn)行檔案資源開(kāi)發(fā)利用，提升檔案工作科學(xué)化水平。要求各級(jí)檔案主管部門(mén)有計(jì)劃地招攬人才，特別要注重選拔思想好、學(xué)歷高、能力強(qiáng)、有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)門(mén)人才，逐步調(diào)整檔案干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，著力打造一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的專(zhuān)業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。

2 檔案管理人員能力建設(shè)的路徑選擇

2.1 提高檔案管理人員的文件資料處理能力 檔案管理人員文件資料處理能力在以前很長(zhǎng)一段時(shí)間是其一項(xiàng)最基本的能力，在信息化高度發(fā)展的今天，這一能力的基礎(chǔ)性地位仍然沒(méi)有改變，在今后相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)也不會(huì)改變。因?yàn)闄n案最重要的形式仍然是文字記錄。未來(lái)檔案工作發(fā)展的大勢(shì)所趨是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，就要求檔案管理人員必須做好檔案信息編研工作，要做好這一工作同樣要求檔案管理人員具有較高的文件資料處理能力。檔案管理人員只有提高文件資料處理能力，才能挖掘出檔案潛在的價(jià)值，編纂出可供利用的文件匯編，才能真正做到“為黨管檔，為國(guó)守史”。[3]

2.2 提高檔案管理人員的數(shù)字信息處理能力 檔案管理人員數(shù)字信息處理能力主要包括其獲取、鑒別、組織開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案信息的能力。一是要求檔案管理人員必須熟悉各個(gè)數(shù)字館藏的內(nèi)容及查找方式，各種搜索引擎的有效利用，及時(shí)收集各類(lèi)檔案信息，以豐富館藏。二是要求檔案管理人員有比較專(zhuān)業(yè)的信息鑒別能力。對(duì)檔案信息的原始性、真實(shí)性進(jìn)行判別，以確定檔案信息的真?zhèn)巍?duì)檔案信息的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估和鑒定，以區(qū)分其價(jià)值高低。三是要求檔案管理人員對(duì)各類(lèi)檔案信息按照一定的方式進(jìn)行組織整理，形成各種專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，并能根據(jù)用戶(hù)需求對(duì)信息進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā)。

2.3 提高檔案管理人員的科研和開(kāi)發(fā)利用能力 檔案管理人員科研和開(kāi)發(fā)利用能力對(duì)于加快檔案信息化建設(shè)，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展起著舉足輕重的作用。長(zhǎng)期以來(lái),檔案管理工作形成了“重藏輕用”的不良局面。在這一塊我們要借鑒國(guó)外關(guān)于檔案開(kāi)發(fā)利用的成功經(jīng)驗(yàn),在檔案資料深入研究和利用上做文章。在目前信息化大背景下,檔案管理人員不僅要收集、整理、保管、利用檔案文獻(xiàn)，而且應(yīng)該主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息，注重對(duì)現(xiàn)有檔案資料的分析研究。同時(shí)應(yīng)該注意直接跟蹤有關(guān)課題，善于把握最新動(dòng)態(tài)，運(yùn)用綜合分析進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的深度加工，從而變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。因此，科研與開(kāi)發(fā)利用能力已經(jīng)成為當(dāng)代檔案管理人員必須具備的一項(xiàng)基本專(zhuān)業(yè)技能。

2.4 提高檔案管理人員的終身學(xué)習(xí)能力 信息時(shí)代，檔案管理人員必須樹(shù)立起全新的學(xué)習(xí)觀念——終身學(xué)習(xí)。作為信息管理員的檔案管理人員，必須從各方面提升和培養(yǎng)自己的能力，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，不斷掌握新知識(shí)，要主動(dòng)參加系統(tǒng)的知識(shí)更新學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷擴(kuò)展自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高學(xué)歷層次，同時(shí)要參加系統(tǒng)的培訓(xùn)、講座或以自學(xué)為主要形式的素質(zhì)教育，有計(jì)劃地進(jìn)行終身學(xué)習(xí)。才能利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)高職院校檔案進(jìn)行有效的管理，才能適應(yīng)信息社會(huì)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。因此，終身學(xué)習(xí)正逐步取代一次性教育的傳統(tǒng)觀念成為信息時(shí)代檔案管理人員的新風(fēng)尚。

3 提高檔案管理人員能力的實(shí)施措施

3.1 加強(qiáng)針對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育，以提高其文件資料處理和數(shù)字信息處理的能力 檔案管理人員文件資料處理和數(shù)字信息處理的能力水平在很大程度上決定檔案管理人員的素質(zhì)，檔案管理人員的素質(zhì)又在很大程度上決定著檔案事業(yè)的總體水平。要提高上述兩個(gè)能力必須做好現(xiàn)有檔案管理人員的繼續(xù)教育，通過(guò)資格認(rèn)證培訓(xùn)和崗位技能培訓(xùn)等方法，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。資格認(rèn)證培訓(xùn)可以使檔案管理人員在獲得從事檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)資格的同時(shí)學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)。崗位技能培訓(xùn)包括檔案基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)等。其是側(cè)重于對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗位所需理論和技能的訓(xùn)練，為理論更好地運(yùn)用于實(shí)踐提供可能。

3.2 加大檔案管理人員之間學(xué)術(shù)交流與合作的力度，以提高其科學(xué)研究的能力 檔案管理人員科學(xué)研究的能力水平?jīng)Q定著檔案工作是否具有可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。只有善于對(duì)檔案管理工作進(jìn)行研究總結(jié)、積極探索、開(kāi)發(fā)利用，將研究成果交流推廣出去，才能推動(dòng)檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展。檔案管理人員可以結(jié)合工作實(shí)際自己做研究，還可與他人合作共同研究，在合作研究過(guò)程中可以共同學(xué)習(xí)，通過(guò)合作，可以激發(fā)靈感，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短。做研究的過(guò)程也是對(duì)檔案工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與凝練的過(guò)程。

3.3 完善檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制，以增加其終身學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力的源動(dòng)力 檔案管理人員終身學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力的水平是能否適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)。只有加快信息化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，才能推動(dòng)檔案事業(yè)向前發(fā)展。同時(shí)不斷完善的激勵(lì)機(jī)制也是必不可少的。目前，檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)淡薄，檔案部門(mén)的激勵(lì)機(jī)制還尚未建立，根本無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的需要。首先要建立檔案管理人員的層級(jí)發(fā)展機(jī)制。每一個(gè)檔案管理人員都有一定的學(xué)歷、職稱(chēng)，根據(jù)這些確定檔案人員的層級(jí)，以此提出工作要達(dá)到的預(yù)期目標(biāo)，實(shí)行目標(biāo)管理。同時(shí)還要根據(jù)每個(gè)人年齡、學(xué)歷變化及目標(biāo)實(shí)現(xiàn)等情況重新確定升降層級(jí)，以便形成眾人拾材火焰高的良好工作局面。[4]

綜上所述，高職院校檔案管理人員能力建設(shè)不僅僅是高職院校發(fā)展的需要，更是檔案管理人員自身發(fā)展及自我完善的需求。為適應(yīng)高職院校檔案事業(yè)的需要，進(jìn)一步做好檔案管理工作，必須加強(qiáng)高職院校檔案隊(duì)伍建設(shè)，只有檔案管理人員具有過(guò)硬的政治思想素質(zhì)、扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)技能、熟練的現(xiàn)代管理技術(shù)、良好的服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，高職院校檔案管理工作才能提高到一個(gè)新的水平，從而更好地為高職院校的改革發(fā)展提供基礎(chǔ)性的保證。

[1]馬力.試論高職院校檔案信息化建設(shè)[J].價(jià)值工程,2014(02).

[2]陳秀鳳.檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員能力建設(shè)的若干思考[J].發(fā)展研究，2005(9).

[3]張桂蘭.檔案人員能力建設(shè)的若干思考[J].山西檔案,2013(05).

[4]劉慧芳，曲曉輝.基層檔案管理人員的心理問(wèn)題及調(diào)試[J].北京檔案，2011(12).