商務德語信函的特征及禮貌原則的應用

鄭靜雯

［摘要］德語商務信函的寫作是德語專業(yè)學生學習的一個重點和難點。本文簡要論述了商務德語信函在詞匯及句法上的特征，并引入語用學中的“禮貌”理論對各類商務德語信函進行了分析，指出商務德語信函不僅是“八股文”式的寫作，還需注意措辭，運用合適的詞匯及句法來達到成功的交際目的。

［關鍵詞］商務信函 德語 禮貌原則

［中圖分類號］H33［文獻標識碼］A［文章編號］1009-5349（2014）05－0024－03商務德語(Wirtschaftsdeutsch)的概念涉及到德語在職業(yè)場所、經(jīng)濟領域及對外貿(mào)易中的使用，屬于專業(yè)用語(Fachsprache)的一種，有自己的獨特之處。商務信函是國際商務活動中的主要書面交流手段，當今商業(yè)活動的快速發(fā)展使商務信函摒棄了以往的冗長刻板，更具簡捷實用的風格，一份合格的商務信函必須語法正確、書寫工整、標點正確且合乎邏輯，不能出現(xiàn)錯別字。德語商務信函相比起英語，格式化程度更高。正確撰寫出用詞規(guī)范、格式正確且措辭恰當?shù)纳毯?，是外貿(mào)從業(yè)人員必備的一項技能。

一、商務德語信函的特點

（一）商務德語信函的詞匯特點

1.專業(yè)詞匯。德語商務信函中會大量運用到外貿(mào)方面的專業(yè)術(shù)語，其中專業(yè)性最強的是貿(mào)易術(shù)語（Trade Terms），用來概況說明買賣雙方在貿(mào)易中的權(quán)利與義務。常見的用以說明支付條件的術(shù)語有Vorauszahlung（預付款）、Ziel（支付期限）、Stichwechsel（定日匯票）、Akzept（承兌）等。值得注意的是有關信用證的幾個術(shù)語，Dokumentenakkreditiv（跟單信用證）是最常見的支付方式，它又分為三種：widerrufliches Akkreditiv（可撤銷的信用證），這種信用證在當今的外貿(mào)中很少使用，因為它不必通知受益人就可以改變和撤銷信用證，具有極高的風險性；unwiderrufliches Akkreditiv（不可撤銷的信用證），這種信用證沒有受益人的同意是不能修改或撤銷的，開證行具有明確的保兌義務；unwiderrufliches und best?tigtes Akkreditiv（保兌的不可撤銷信用證），這種信用證對出口商具有雙重保險性，除了進口商所在國的開證行有責任在拿到單據(jù)后付款給出口商，其本國的信用證證明銀行也有明確的承兌付款義務。[1]

此外，在發(fā)貨通知中需要對貨物的重量進行說明，大宗貨物發(fā)運經(jīng)常采用特定的重量標志以示區(qū)別，如：Nettogewicht（凈重），指的是貨物的實際重量，不包含包裝在內(nèi)；Bruttogewicht（毛重），即貨物與包裝的總重量；（Taragewicht）皮重，容器或包裝用的木箱、紙箱等的自身重量。

2.縮略詞。上文提到，在書寫收件人姓名時不宜使用縮寫，但在信函的其他部分中可以使用縮略詞，特別是與交貨有關的術(shù)語基本上都是采用國際通用的縮寫，如：EXW(工廠交貨)，F(xiàn)CA(貨交承運人)，F(xiàn)OB(離岸價)，CIF(到岸價)，等等。

在信頭和落款部分也會使用縮略詞。信頭中公司的名稱會出現(xiàn)縮寫，常見的有AG（Aktiengesellschaft）指股份公司、GmbH（Gesellschaft mit beschr?nkter Haftung）指有限責任公司、KG（Kommanditengesellschaft）指兩合公司、oHG（offene Handelsgesellschaft）指無限責任公司這四種。落款時，簽名前會加上“i.A”（代表）,“ppa.”（per procura）,“i.V.”(in Vollmacht),“m.V.”(mit Vollmacht)，即代表或全權(quán)代表之意。[2]

3.書面語。使用書面語也是德語商函的一大特點，在寫作中應盡量避免使用過于口語化的詞匯，如下列兩個句子：

（1）Ich bin sicher, dass wir die Sachen geprüft haben und alles okay fanden.

（2）Ich bin sicher, dass wir die Ware geprüft haben und die einzelnen Posten einwandfrei fanden.

第二個句子中用die Ware代替die Sachen，用einwandfrei代替okay，顯然比第一個句子更為正式，也符合商務信函的寫作風格。動詞作為德語句子的中心，在選用的時候也需要格外注意，例如同樣是“基于”的意思，basieren比beruhen正式，“改變”modifizieren比ver?ndern正式，等等。使用虛詞如形容詞時，也要避免用sch?n/schlecht這類空泛的詞匯，而geschmackvoll/mangelhaft則更為合適。[3]

（二）商務德語信函的語法特點

1.句式?，F(xiàn)代的商務信函要求高效簡介，使用簡單句備受推崇，就算使用從句，也不要超過兩級。2011年的新版DIN5008中也推薦“使用如同說話一般的表達方式”，傳統(tǒng)文牘式的表達被逐漸摒棄。對比以下兩個句子：

（1）Diese Sachlage zwingt uns, obwohl unsere Kunden, die durch ihr gro?es Interesse, das über Jahre hinweg anhielt. beweisen, dass das Produkt ein ausgezweichnetes Echo fand, die Herstellung dieser Serie einzustellen.

（2）Durch ihr gro?es Interesse haben unsere Kunden jahrelang beweisen, dass das Produkt ein ausgezeichnetes Echo fand. Dennoch zwingt uns diese Sachlage, die Herstellung dieser Serie einzustellen.

第一個句子顯然太長了，而且使用了多達四級的從句，造成了語義的混亂。因此在現(xiàn)代商務信函中應采用第二種句式，即便是從句也不要超過兩級。

2.敘述方式。德語中的敘述方式無非三種：直陳式、命令式和虛擬式，而虛擬式又分為第一虛擬式和第二虛擬式。傳統(tǒng)的商務信函中第二虛擬式的出現(xiàn)頻率很高，寫信人往往通過使用第二虛擬式來表達客氣的請求或委婉的建議，如：

Wir w?ren Ihnen sehr dankbar, wenn es Ihnen m?glich w?re, unserem Berater einen Termin zu geben.

在現(xiàn)代商務信函的寫作中，這種拐彎抹角的句式并不建議使用，取而代之的是使用如下的句式：

Bitte geben Sie unserem Berater einen Termin.

用命令式代替了第二虛擬式，并且加入副詞bitte，用來表達出客氣的語氣。即便是使用第二虛擬式，更多的也是借助情態(tài)動詞k?nnen的第二虛擬式，做出客氣的請求：[4]

K?nnten Sie unserem Berater einen Termin geben?

二、禮貌原則在商務德語信函中的應用

禮貌原則是英國著名語言學家Leech提出的概念，他認為，交際中人們有效地使用語言是因為交際雙方共同遵循了人際言語交往的一系列語用原則。禮貌原則就是其中一條重要的語用原則，約束著人們的語言活動，減少交際雙方的摩擦和矛盾，促使交際者得體地使用語言，從而取得交際的成功。[5]Leech將其歸納為六個準則：得體準則，盡量讓別人少吃虧，盡量讓別人多受益；慷慨準則，盡量讓自己少利益，盡量讓自己多吃虧；贊譽準則，盡量少貶低別人，盡量多贊譽別人；謙虛準則，盡量少贊譽自己，盡量多貶低自己；一致準則，盡量減少雙方的分歧，盡量增加雙方的一致；同情準則，盡量減少雙方的反感，盡量增加雙方的同情。[6]

通過語言來表達禮貌，減少雙方的沖突，促進彼此間的合作，是促成貿(mào)易的重要手段。禮貌原則被廣泛地用來指導英文商務信件的寫作，它也同樣適用于德語商函。Leech提出“不同的場合需要不同種類的禮貌”，根據(jù)不同的禮貌要求，可以將商務信函歸為四類：和諧類、競爭類、沖突類和催促類。[7]以下將分別闡述禮貌原則在各類信函中的應用。

（一）和諧類信函

詢價和報價從禮貌角度考慮分別可以看作是“施惠”和“提供”，本質(zhì)上屬于禮貌行為，因此可以將其列入和諧類信函。詢價的主要目的是收集信息，在詢價函中為避免不必要的反復詢問，應盡量具體地告知對方自己的需求，請對方寄來樣品或試樣，并且說明預計購買貨物的數(shù)量，因為這關系到價格、折扣及運費等問題。報價是對詢價的回復，也有主動報價，目的是提供信息。報價函的撰寫需格外注意，根據(jù)德國的法律，報價函具有法律約束力，即供貨必須嚴格按照報價函中所列的條件來執(zhí)行。如果要對報價的約束力進行限制，可以補充說明報價函的有效期或特殊條款。除了上述需要客觀表述的內(nèi)容，在詢價及報價函的最后部分也需要表達與對方合作的愿望，如：

（a）über ein baldiges Angebot oder einen Besuch Ihres Mitarbeiters würden wir uns freuen.

（b）Wann w?re ggfs. Ein pers?nliches Gesrp?ch mit Ihnen m?glich, so dass wir kl?ren k?nnen, ob eine Zusammenarbeit für beide Seiten Erfolg versprechend sein kann?

（c）Wir sind sicher, dass Sie an unserem Angebot interessiert sind.

（d）Dürfen wir uns nach einigen Tagen bei Ihnen erkundigen, ob Ihnen unser Angebot zusagt? Wir würden gern Ihre Lieferant werden.

（a）和（b）兩個句子都可以作為一封詢價函的結(jié)尾，表達對合作前景的展望；（c）和（d）則是出現(xiàn)在報價函的結(jié)尾，表達期望對方訂貨。（a）與（c）都是以寫信人為出發(fā)點，寫信人得到的益處多于收信人。而（b）與（d）都是以收信人為出發(fā)點，并且使用了第二虛擬式，表達了寫信人對收信人是否會接受請求的不確定性，加大了收信人選擇的余地，禮貌程度相對較高。因為收信人選擇的余地大，寫信人的請求有可能被對方拒絕，從而受益減少，收信人受益最大，體現(xiàn)了“盡量增加別人利益”的得體準則以及“盡量減少自己利益”的慷慨準則。

（二）競爭類信函

還盤被列入競爭類信函，因為它要求收信人降低價格，致使其利益受損，屬于不禮貌行為。還盤主要是在價格上進行再次協(xié)商，也可能涉及到支付條件和交貨條件。在這類損害對方利益的信函中，言語措辭需更加謹慎，如：

Wir sind überzeugt, dass Sie sich, wie sonst auch, gro?e Mühe gegeben haben, um wettbewerbf?hige Preise anzubieten. Leider ist es Ihnen aber diesmal nicht so ganz gelungen.

此句以收信人為出發(fā)點，充分肯定了收信人為提供優(yōu)惠的報價所付出的努力，遵循了“盡量增加對別人的贊譽”的贊譽準則。還盤不可避免地會減少收信人的利益，無法實現(xiàn)“盡量讓別人多受益”的得體準則，但可以通過贊譽準則來增加禮貌的程度，緩和信函的語氣，給對方一個臺階下，避免雙方的關系受到負面的影響。

（三）沖突類信函

投訴信可以視作典型的沖突性言語行為。買方在收貨或使用貨物的時候發(fā)現(xiàn)貨物有任何殘短的情況，應立即通知賣方。投訴是件不愉快的事情，需要謹慎而且考慮周全地進行，才不會對雙方今后的合作造成損害。

（a）Wir bedauern, Ihnen berichten zu müssen, dass ein Teil der Waren durch Seewasser verdorben war.

（b）Um Ihnen die Kosten für den Rücktransport zu ersparen, würden wir die Ware behalten, wenn Sie uns einen Nachlass von 10% gew?hren.

（c）Wir fordern Sie auf, bis zum ... bei uns die Maschinen abzuholen und uns gleichzeitig ein typengleiches Modell zuzustellen.

（a）句首先對申訴表示遺憾，并且開門見山地說明了不滿意的原因。申訴應該局限在確鑿的事實上，要避免無理行為，以理服人成功的可能性要大一些。（b）句中，寫信人表示為減少收信人的運費開支愿意保留貨物，同時要求降價，以收信人為出發(fā)點，在顧及收信人利益的同時也保護了自己的利益，實現(xiàn)了雙贏，體現(xiàn)了禮貌原則中的一致準則。（c）句的語氣最為生硬，使用了“auffordern”這個表示“要求”語氣非常強烈的動詞，從言語行為的驅(qū)使程度來說，如果某一行為對聽話人所產(chǎn)生的驅(qū)使程度越大，即使聽話人的選擇余地越少，該話語就顯得越不禮貌。即便貨不對板讓人惱火，但在信函交往中也應沉住氣，顧及對方的面子，避免語氣太過強硬。

（四）催促類信函

催貨函及催款函都屬于催促性的言語行為。以催款函為例，買方如果未能按商定的日期付款，賣方可以去函要求結(jié)賬。催款函屬于商業(yè)函件中最難完成的一種，既要拿回自己的錢，又要顧及客戶的面子。

（a）Wir danken Ihnen für Ihren Scheck über...Euro zum teilweisen Ausgleich Ihres Kontos, m?chten aber darauf hinweisen, dass die noch ausstehende Summe betr?chtlich ist.

（b）Es ist bedauerlich, dass wir Sie noch einmal bitten müssen, die am 00.00. f?llige Rechnung über...RMB umgehend zu begleichen. Finanzielle Engp?sse gibt es in jedem Gesch?ft einmal. Was es nicht geben sollte, ist der Abbruch des Gespr?chs miteinander.

（c）Wir hoffen immer noch, dass Sie sich die Unannehmlichkeiten und betr?chtlichen Kosten eines Prozesses ersparen werden.

（a）句用于第一次提醒對方付款，口氣友好，首先感謝對方已支付部分的貨款，再通過使用第二虛擬式的情態(tài)動詞“m?chten”，禮貌地提醒對方仍有余款未結(jié)清。如果第一次催款無效，第二封催款函的語氣可以稍微強烈一些，但也要客氣，以求說服負債人盡快結(jié)清款項。如（b）句，在信件的開頭部分對再次催促對方付款表示遺憾，并且表示理解生意上可能會出現(xiàn)資金周轉(zhuǎn)困難，但無論如何不應該中斷相互間的交談。通過這樣迂回的方式保留了對方的面子，減少對方可能產(chǎn)生的反感，符合“盡量減少雙方反感”的同情準則。（c）句用于第三封催款函，經(jīng)過兩次催促對方仍未結(jié)清賬單，可以說明準備進行法律訴訟收回欠款，但為了盡量維持合作關系，仍舊以心平氣和的方式要求付款，表示無論是己方或是對方都不愿意經(jīng)由法律程序來解決這次事件，浪費彼此的人力物力，符合“盡量增加雙方一致”的一致準則。

三、結(jié)論

德語商務信函是一種格式化程度很高的文體，除了注意基本的信函格式外，選詞造句也有別于日用語，具有一定的專業(yè)性。在寫作中還要注意遵循禮貌原則，以減少交際雙方的摩擦，促進彼此利益的最大化，以達到成功交際的目的。值得一提的是，雖然禮貌作為一種社會現(xiàn)象，無論在哪個語言區(qū)都是普遍存在的，但在不同社會文化條件下禮貌也存在區(qū)別，不能一概而論?；诘抡Z的特殊性，在寫作時要充分考慮到德國特殊的社會文化背景，切忌由中文直譯成德語。語言得體，尊重對方，不卑不亢，認真寫作，才能完成一封合格的德語商務信函。

【參考文獻】

[1](德)Dr.Sester F,Sester E.杜九仙,王芳,石聯(lián)芳(譯).商界德語[M].北京:外語教學與研究出版社,1996:494.

[2]李忠民.德語商務信函寫作[M].北京:外語教學與研究出版社,2010:9.

[3]S.Davies,J.Rohrmann,M.d.Matteis.Zweisprachiges Handbuch für Handelskorrespondenz und Kommunikation[M].Hertfordshire:Prentice Hall International(UK)Ltd.,1989:130-143.

[4]A.Hering,M.Matussek.Gesch?ftskommunikation-Besser Schreiben[M].Ismaning:Hueber Verlag,2007:67

[5]俞東明.什么是語用學[M].上海:上海外語教育出版社,2011:130.

[6]冉永平.語用學：現(xiàn)象與分析[M].北京:北京大學出版社,2006:63-67.

[7]秦曉杰.英文商務信函中的“合作”和“禮貌”[J].西安外國語學院學報,2011,9(4).

責任編輯：張麗