基建工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中的問題及解決措施

摘要：基建工程項(xiàng)目檔案往往可以對(duì)工程建設(shè)發(fā)揮監(jiān)察、審計(jì)等方面的作用，具有指導(dǎo)、參與、復(fù)核以及借鑒的功能，基建工程竣工驗(yàn)收是建設(shè)過程中的最后一環(huán)，是全面考核基本建設(shè)成果、檢驗(yàn)設(shè)計(jì)和工程質(zhì)量的重要步驟，也是基本建設(shè)轉(zhuǎn)入生產(chǎn)或使用的標(biāo)志，基建工程項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收是保證檔案收集完整、保質(zhì)保量的一個(gè)關(guān)鍵步驟，也是必不可少的環(huán)節(jié)。文章探討了基建工程檔案驗(yàn)收的意義，以及檔案驗(yàn)收過程中存在的問題和處理措施。

關(guān)鍵詞：基建工程；檔案驗(yàn)收；內(nèi)在質(zhì)量；檔案管理機(jī)制

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2014）19-0151-02

基建工程項(xiàng)目檔案是指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項(xiàng)目前期文件、施工過程文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等基本建設(shè)工程全過程形成的記錄和依據(jù)。

1 基建工程檔案的驗(yàn)收的原則

（1）檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目工程檔案的最后關(guān)口，只有把好驗(yàn)收關(guān)，才能最終確保工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量?；üこ添?xiàng)目檔案的移交、驗(yàn)收與評(píng)價(jià)是項(xiàng)目建設(shè)程序中的重要環(huán)節(jié)，是項(xiàng)目檔案管理與企業(yè)檔案管理存在的最大區(qū)別?；üこ添?xiàng)目檔案驗(yàn)收是全面考核項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效情況，檢驗(yàn)項(xiàng)目檔案管理是否與項(xiàng)目建設(shè)同步的重要手段。按國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)2006年聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的規(guī)定，對(duì)工程建設(shè)竣工資料驗(yàn)收和管理作出了明確的規(guī)定和要求。

（2）檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)在于內(nèi)在質(zhì)量，項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量主要是指項(xiàng)目文件材料的形成及其收集的質(zhì)量，檔案核心價(jià)值的體現(xiàn)全依賴于項(xiàng)目檔案內(nèi)在質(zhì)量的優(yōu)劣。項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量主要反映在歸檔的文件準(zhǔn)確、齊全、系統(tǒng)和成套性；歸檔文件材料用紙質(zhì)量和規(guī)格符合要求；項(xiàng)目文件的書寫材料耐久有效、字跡清晰；竣工圖繪制準(zhǔn)確，簽字手續(xù)完備，能真實(shí)反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況；案卷分類、組卷合理，卷內(nèi)文件材料排列有序，質(zhì)量符合檔案規(guī)定的質(zhì)量要求。

（3）檔案驗(yàn)收工作是檔案管理的壓軸部分。基建工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為檔案管理的最后一步，對(duì)檔案的真實(shí)性、可靠性等方面進(jìn)行驗(yàn)收，有助于對(duì)工程項(xiàng)目中的各種糾紛問題處理提供相應(yīng)的依據(jù)。

2 基建工程檔案驗(yàn)收過程中存在的問題以及相應(yīng)的對(duì)策

基建工程檔案的驗(yàn)收對(duì)于檔案內(nèi)容以及管理質(zhì)量的提升具有十分重要的意義。在進(jìn)行基建工程檔案驗(yàn)收的過程中，還存在一些問題。對(duì)于這些問題要采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決，以提升檔案驗(yàn)收工作的效率。

（1）在實(shí)際的工程建設(shè)中，“重建設(shè)、輕檔案”的思想在項(xiàng)目建設(shè)負(fù)責(zé)人和工程技術(shù)管理人員中普遍存在，影響了項(xiàng)目檔案資料的齊全完整、真實(shí)可靠。工程項(xiàng)目的主管部門與檔案管理部門之間溝通、銜接脫節(jié)，未能實(shí)現(xiàn)同步管理，因此在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的過程中，往往會(huì)忽視檔案部門，導(dǎo)致檔案部門的資料收集不夠全面。

針對(duì)這個(gè)問題，首先完善檔案管理體制建設(shè)，推行全過程檔案管理機(jī)制。認(rèn)清項(xiàng)目檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的重要作用，加強(qiáng)對(duì)建設(shè)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理體制。檔案管理部門應(yīng)將檔案管理工作關(guān)口前移，提前介入，工程開工前，檔案管理部門提前介入檔案管理工作，會(huì)同工程項(xiàng)目管理部門做好各參建單位的檔案交底，詳細(xì)說明工程項(xiàng)目檔案文件收集、整理、歸檔、移交要求。通過檔案交底增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案意識(shí)，使其了解文件形成應(yīng)注意的事項(xiàng)、文件歸檔范圍、質(zhì)量要求和編制要求，配合檔案人員做好收集工作。此外，通過檔案交底，檔案人員與各參建單位建立良好的工作關(guān)系和溝通渠道，為工程建設(shè)過程中同步管理和監(jiān)督管理奠定基礎(chǔ)。另外在對(duì)參建單位進(jìn)行檔案交底的同時(shí)與其簽訂工程檔案移交協(xié)議，明確參建單位的檔案工作要求，并定期組織承包商召開協(xié)調(diào)會(huì)議，解決檔案歸檔過程中存在的問題，制定檔案移交工作計(jì)劃，有序推進(jìn)檔案歸檔工作，避免參建單位在工程竣工后移交不齊全、不及時(shí)。

（2）基建工程的檔案管理部門對(duì)于工程建設(shè)的參與度不夠。在當(dāng)前的檔案驗(yàn)收過程中，一個(gè)常見的問題就是檔案管理部門在工程建設(shè)中的參與度不夠，對(duì)于整個(gè)基建工程項(xiàng)目缺乏相應(yīng)的了解，沒有全局性眼光，導(dǎo)致在檔案的驗(yàn)收時(shí)，效率不高。

針對(duì)這個(gè)問題，檔案管理部門應(yīng)在實(shí)際的工作中加強(qiáng)項(xiàng)目工程建設(shè)中的參與度，檔案部門管理人員以及工作人員要積極地深入到工程建設(shè)的現(xiàn)場(chǎng)中，對(duì)工程建設(shè)過程中的檔案人員制度落實(shí)情況、已采取的措施、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)文件保管條件、項(xiàng)目文件收集進(jìn)度及方式的落實(shí)情況、項(xiàng)目文件材料整理情況等進(jìn)行檢查和有效控制，使工程檔案收集整理中常見的問題在檔案文件形成過程中得到有效規(guī)避或提前整改，從而提高移交檔案管理部門的檔案質(zhì)量水平。

（3）檔案管理部門偶爾參與到基建工程的驗(yàn)收工作時(shí)不夠規(guī)范。當(dāng)前有的基建工程檔案管理部門已經(jīng)意識(shí)到參與到基建工程中的重要性，因此加強(qiáng)了工程的參與度，但是在參與的過程中，由于檔案管理人員本身缺乏相應(yīng)的技術(shù)知識(shí)，因此在參與的過程中，也沒有起到良好的效果，沒有為檔案驗(yàn)收工作帶來充分的信息。

針對(duì)這個(gè)問題，檔案管理部門參與到基建工程的驗(yàn)收工作中時(shí)，首先，檔案管理人員要加強(qiáng)與各方的溝通和協(xié)調(diào)，保持各種檔案管理工作能夠順利開展。其次，在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的過程中，相關(guān)部門、參建單位都要參與到檔案驗(yàn)收工作中來，檢查工程各階段形成的文件是否真實(shí)、可靠、齊全、完整。對(duì)于檔案收集過程中存在的問題要進(jìn)行及時(shí)的溝通和處理。最后，還要不斷加強(qiáng)專（兼）職檔案人員培訓(xùn)，近年來，在檔案管理中，隨著檔案的類型以及內(nèi)容逐漸變得復(fù)雜，如何做好新人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交接，保證檔案工作質(zhì)量不滑坡，成為擺在檔案人員面前的共同挑戰(zhàn)。為此，每年應(yīng)舉辦面向相關(guān)部門、各參建單位檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，針對(duì)檔案管理制度、歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、檔案移交辦法等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)講解，確保檔案人員了解制度要求，嚴(yán)格按制度要求做好檔案工作。提升檔案人員隊(duì)伍的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，從人才基礎(chǔ)上保障工程檔案工作的工作質(zhì)量與效率。基建工程項(xiàng)目檔案管理，不僅需要專業(yè)化的檔案管理人才，也需要綜合性的人才。

3 結(jié)語

基建工程項(xiàng)目檔案管理對(duì)于工程建設(shè)而言具有十分重要的意義，是為工程管理提供各種依據(jù)的重要步驟?；üこ痰臋n案管理是貫穿于工程的所有過程的，從工程開始一直到工程竣工驗(yàn)收，都要加強(qiáng)檔案管理。工程檔案的驗(yàn)收是檔案管理的最后步驟，也是為工程提供正確信息的關(guān)鍵。在進(jìn)行檔案驗(yàn)收的過程中，對(duì)于存在的問題要加強(qiáng)處理，提高驗(yàn)收的效率，保證檔案為企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：郭璇（1980-），女，廣東電網(wǎng)公司中山供電局檔案館員。