淺談企業(yè)標準化表格庫的建立和應用

王彤

(山東電力建設第三工程公司,山東青島 266100)

淺談企業(yè)標準化表格庫的建立和應用

王彤

(山東電力建設第三工程公司,山東青島 266100)

如何做好項目管理,提高企業(yè)管理績效,已經(jīng)成為許多企業(yè)的研究課題。本篇將重點闡述標準化工作表格庫的建立和應用對提升企業(yè)管理水平的推進作用,介紹一種方法和工作理念,為各類工程公司和生產(chǎn)企業(yè)的精細化、標準化管理提供參考。

表格 建立 企業(yè)管理

建立并運用表格進行管理,是提高企業(yè)管理水平的重要方式,尤其是工作效率,應用表格能夠達到事有所知,物有所管,人盡其職,物盡其用的目的。通過學習GE、西門子等知名公司,發(fā)現(xiàn)他們將表格化管理應用到極致,以表格為業(yè)務載體,用表格作為工作語言分配職能、固化流程,協(xié)調(diào)內(nèi)外部接口。對于我們企業(yè)而言,很有借鑒意義。

1 什么是工作表格

所謂工作表格就是企業(yè)規(guī)章制度、業(yè)務流程、管理程序等文件的輸出,用來集中表達管理制度規(guī)定的工作內(nèi)容、要求的載體, 是企業(yè)規(guī)范化管理的一種實施途徑。簡而言之,工作表格就是把制度轉(zhuǎn)化為可執(zhí)行的任務單。

2 表格庫的建立

首先應梳理制度文件。盡可能從各業(yè)務板塊抽選業(yè)務主管或干事成立專題組,基于業(yè)務工作管理需要進行梳理,理清每一項工作的流程、工作要求和必要的記錄。

第二步應確定表格清單?；跇I(yè)務管理需要確定每一項制度文件的表格名稱,然后將所有表格清單匯總起來,對應到所屬的業(yè)務流程,實現(xiàn)管理全覆蓋。

然后制作工作表格,并固化在文件中。表格內(nèi)容應以核心業(yè)務為主線條,以輸出記錄為載體,根據(jù)業(yè)務工作管理需要來確定,加載必要的管理要求。表格制作前應統(tǒng)一表頭,如添加公司的LOGO,給表格編號等;制作中應考慮實用性,預測填寫內(nèi)容、字數(shù);制作后建議固化在制度文件中,保證推行。

最后形成表格庫。表格編制、固化完成后,應收集匯總,形成表格庫。為便于檢索應用,應建立臺賬,將文件名稱、表格清單和表格對應。隨著信息化的發(fā)展和應用,建議開發(fā)管理模塊,將所有表格上傳至辦公平臺,供使用者下載應用。表格不是永恒不變的,應邊實施邊改進,持續(xù)更新表格庫。

3 表格在項目管理中的應用實例

工欲善其事必先利其器,表格庫的建立需要耗費較大精力,但一旦建成并投入使用,將會對業(yè)務工作開展帶來顯著提升。根據(jù)筆者的工作經(jīng)歷和感受,以下?lián)?jīng)從事過項目為例進行闡述。

表格在項目采購管理工作中的應用以供應商的資格評審為例。為了控制該項活動,項目部編制了《供應商評審管理程序》,為該項活動設置了六張表格,分別為：(1)供應商資格初審問卷調(diào)查表。(2)供應商評審資料收集表。(3)供應商源地評審檢查表。(4)供應商資格評定表。(5)合格供應商清單。(6)供應商資格保持復審表。前兩張表格規(guī)定了供方信息的收集范圍和要求,第3張表格規(guī)定了供應商源地評審時應檢查哪些項目;第4張表格規(guī)定了對供應商的最終資格評定;第5張表格規(guī)定了應建立合格供應商臺賬,記錄供方信息;第5張表格規(guī)定了如何進行資格復審。把這些表格全部吃透,并按順序執(zhí)行表格,評審工作就能有效控制。

表格在項目施工管理中的應用,以“變壓器就位”質(zhì)量控制為例。QC工程師在開工前編制質(zhì)量計劃并發(fā)專業(yè)施工處執(zhí)行。該計劃共設置了11個工序,含1張主表和6張附表,分別為：(1)工序設置表。(2)文件檢查記錄表。(3)工機具檢查記錄表。(4)現(xiàn)場條件檢查記錄表。(5)就位前聯(lián)合檢查記錄表。(6)變壓器卸車前檢查記錄表。(7)就位完成后檢查記錄表。表格正文設置了檢查項目、質(zhì)量要求、檢查記錄、結論、所使用的計量器具、檢查人員簽字欄。對于此項質(zhì)量活動,表格就好比作業(yè)規(guī)定,施工處收到計劃后,只需按表格實施并填寫記錄即可。

4 表格在管理中發(fā)揮的作用

表格具有“工具”作用,拿著工具干活,自然能夠起到增速提效的作用。表格是管理的書面表現(xiàn),具備簡潔、明了、易操作的特點,他能夠把企業(yè)制度化的規(guī)定轉(zhuǎn)化為可操作的表單。

表格具有“指導”作用,他能夠指導執(zhí)行者如何工作。表格中設置的欄目實際上是在告訴執(zhí)行者,關于此項工作,需要做哪些事情,達到什么標準,記錄哪些內(nèi)容,找誰辦理手續(xù)。

表格具有“下達任務”的作用,能夠推進工作進程。收到表格就好比接到任務,表格中列舉的事項就好比安排了執(zhí)行者接下來應該做的事情,沒有辦理就無法交付或閉環(huán)表格。

表格具有“記錄”功能,他能夠及時記錄工作的成果。一項工作完成后,最能證明其工作業(yè)績的當屬記錄單,做到了凡事有據(jù)可查。

5 表格在應用中可能遇到的問題及建議

第一類為適宜性問題。部分表格可能難以填寫,或者沒有填寫的必要,有些表格信息不全無法反應工作需要。一般原因為表格制作不合理、照搬其他公司、沒有充分吃透相關業(yè)務的管理規(guī)定。建議組織定期檢查,建立反饋機制,發(fā)現(xiàn)問題及時反饋改進,對于不增值的表格應整合。

第二類為表格的規(guī)范性問題。制度文件中的一張表格可能將被下載打印、填寫、流轉(zhuǎn)成千上萬次,因此表格設計制作的質(zhì)量尤為關鍵,好的表格能推進工作高效開展,劣質(zhì)的表格可能會影響工作開展,或造成資源浪費。建議對表格做出書面規(guī)定,制作模板統(tǒng)一格式,杜絕個性飛揚。

第三類為表格的執(zhí)行力問題。部分員工對填寫表格存有抵觸情緒和抗拒心理,或不會填表,或嫌麻煩,或應付工作瞎編數(shù)字、隨意勾畫。建議組織培訓,講授使用、流轉(zhuǎn)和填寫要求,在實施中進行檢查,必要時采取考核手段。解決執(zhí)行力問題需要一個過程,需要改變傳統(tǒng)的做事方式,培養(yǎng)良好的工作習慣。

6 結語

社會已經(jīng)進入表格化時代,小孩出生后要填“出生人口戶籍登記表”,入學要填“入學申請表”,畢業(yè)要填“就業(yè)意向表”,找工作要填“個人簡歷表”等。表格化管理已經(jīng)成為一種趨勢,在各行各業(yè)中廣泛應用,強有力的顯現(xiàn)了他的作用。

企業(yè)的成功靠戰(zhàn)略,戰(zhàn)略的成功靠模式,模式的成功靠管理,管理的成功靠系統(tǒng),全員參與,統(tǒng)籌規(guī)劃,科學設計,系統(tǒng)實施,創(chuàng)新管理,持續(xù)改進企業(yè)管理方法和理念,能促進企業(yè)更高遠發(fā)展。

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[2]易秀峰.用表格進行營銷管理[J].醫(yī)學美學美容,2005,(12)：70-71.

[3]彭芳,李麗娟.標準體系管理系統(tǒng)設計[J].現(xiàn)代電子技術,2011,(14)：36-38.

王彤(1981,11-),男,本科,工程師,電力工程管理,山東電力建設第三工程公司。