事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

張麗鷗

(深圳市中波轉(zhuǎn)播(633)臺(tái),廣東深圳 518055)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

張麗鷗

(深圳市中波轉(zhuǎn)播(633)臺(tái),廣東深圳 518055)

檔案管理的信息化建設(shè)作為目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn),是隨著事業(yè)單位檔案管理模式的轉(zhuǎn)變而不斷推進(jìn)的,提升檔案管理的信息化對(duì)于事業(yè)單位檔案的工作優(yōu)化作用具有進(jìn)一步的凸顯功能。本文從檔案管理的信息化建設(shè)的各個(gè)方面著手,對(duì)如何構(gòu)建符合各個(gè)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的檔案管理信息化做了淺要的分析。

檔案管理 事業(yè)單位 信息化

一般情況下的“檔案管理信息化”指的是事業(yè)由原來的實(shí)體檔案保管模式為重點(diǎn),逐漸轉(zhuǎn)向通過對(duì)檔案實(shí)體資料的信息化形式為社會(huì)來提供信息服務(wù)為重點(diǎn)。

目前的事業(yè)單位在檔案管理的時(shí)候,仍然習(xí)慣使用傳統(tǒng)的手工管理操作。即使有的事業(yè)單位已經(jīng)安裝了如“人力資源管理系統(tǒng)”和“人事檔案管理系統(tǒng)”,一般也會(huì)由于管理系統(tǒng)功能上的制約,只把部分的個(gè)人檔案與資料輸入到計(jì)算機(jī)中。在人們需要調(diào)閱檔案或檢索資料時(shí),也只習(xí)慣去檔案室進(jìn)行手工操作,檔案信息化的“無紙化閱檔”在實(shí)際上也沒有得到實(shí)行,這樣的檔案管理并不能適應(yīng)新時(shí)代的要求。在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,檔案管理要求事業(yè)單位改變這樣的檔案管理傳統(tǒng)模式,進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.1 檔案管理信息化存儲(chǔ)環(huán)境優(yōu)勢(shì)

我們傳統(tǒng)的檔案記錄一直都依靠紙張,這樣的記錄方法無法保障資料進(jìn)行長(zhǎng)久的保存。因?yàn)榧垙埡苋菀妆幌x蛀,潮濕的環(huán)境下也容易有發(fā)霉現(xiàn)象,這一特點(diǎn)導(dǎo)致紙質(zhì)的資料大多只能保存很短的時(shí)間,并且在保存的過程中,還要注意檔案所處的存放環(huán)境,以此保障資料不會(huì)被破壞。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存太過繁瑣,其消耗的人力也多。如果信息化的檔案管理能滲透到事業(yè)單位的檔案管理中,那么我們則可以將檔案錄入進(jìn)電子磁盤,而且可以把檔案?jìng)浞?檔案占的空間也會(huì)縮小,跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存比較,信息化的檔案對(duì)環(huán)境的要求只有無磁場(chǎng)干擾和干燥,相比傳統(tǒng)檔的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存繁瑣的要求優(yōu)勢(shì)明顯。

1.2 檔案管理信息化使用查詢優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案管理模式其工程比較龐大,對(duì)于一份檔案在查詢和借閱的程序上很是復(fù)雜、繁瑣,并且人們?cè)谕ㄟ^了各項(xiàng)的程序?qū)徍撕?檔案的查閱過程中檔案難免會(huì)與空氣里的灰塵接觸,這也會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)的檔案受到一些破壞,不利于資料和檔案的長(zhǎng)期保存。檔案管理信息化能夠快速的查找人們所需要資料,而且也保障了原有檔案不受破壞。在查詢檔案和資料時(shí),人們只需對(duì)檔案的主要信息進(jìn)行搜尋和借閱,對(duì)檔案的環(huán)境沒有任何影響。此外,檔案的信息化使得查閱的流程更加方便,也不再受到檔案環(huán)境的約束。因此,檔案管理信息化是一種方便快捷的檔案管理方式,在信息使用與查詢方面都比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理具備較大優(yōu)勢(shì)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化策略

2.1 制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)要制定總體規(guī)劃時(shí),應(yīng)該按照事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位的自身特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)基礎(chǔ)上,要深入調(diào)查研究和科學(xué)推理論證,制定一個(gè)可行的檔案管理信息化的長(zhǎng)期規(guī)劃和近期規(guī)劃,形成一個(gè)更大的網(wǎng)絡(luò)管理模型的檔案信息管理模式,促進(jìn)檔案信息的協(xié)調(diào)發(fā)展。同時(shí),還應(yīng)注重檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果,高度重視系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位的信息服務(wù)目標(biāo)支持,強(qiáng)調(diào)了系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性,為檔案管理的未來發(fā)展道路,留下大量的可擴(kuò)展空間。

2.2 建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在互聯(lián)網(wǎng)上建立信息的網(wǎng)站,一般以網(wǎng)頁的形式提供相應(yīng)的相關(guān)人事檔案信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案信息咨詢,在線搜索,電子文化的實(shí)際歸檔,下載和瀏覽。

在檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)中,首先,要選擇有升級(jí)能力、在開發(fā)能力的檔案信息管理操作系統(tǒng),用來適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理發(fā)展的日益更新的需求,突出檔案信息網(wǎng)站強(qiáng)大的檢索功能,發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理重要的優(yōu)勢(shì);其次,在檔案信息網(wǎng)站的建設(shè),要選擇標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。設(shè)備的選擇必須符合我國(guó)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),最好是目前市場(chǎng)上的主流產(chǎn)品,或者和與國(guó)內(nèi)外實(shí)力雄厚的企業(yè)合作,為事業(yè)單位量身定制檔案文件管理部分的開發(fā)檔案管理系統(tǒng)操作,以此保障檔案信息化建設(shè)的良好開展,提供一個(gè)確保文件管理可以安全有效的更新、升級(jí),降低在未來的開發(fā)成本。同時(shí),在網(wǎng)絡(luò)中選擇配置時(shí)應(yīng)充分考慮實(shí)際的網(wǎng)絡(luò)容量,響應(yīng)時(shí)間和傳輸速度。

2.3 加快事業(yè)單位檔案管理

檔案信息資源數(shù)字化對(duì)于檔案信息化建設(shè)是一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ),也是對(duì)原始文件有效保護(hù)的重要途徑?，F(xiàn)如今,我國(guó)事業(yè)單位檔案數(shù)字化主要是通過先進(jìn)的信息手段,在檔案部門各種材料的載體形式上,處理成數(shù)字信息模式,建立一個(gè)系統(tǒng)、規(guī)范、便于查找的檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫,并在互聯(lián)網(wǎng)上對(duì)資源隨時(shí)更新發(fā)布新信息,提供高質(zhì)量,快速的檔案信息服務(wù)工作?，F(xiàn)如今,我國(guó)館藏檔案的全文數(shù)字化,不是對(duì)館藏的所有檔案進(jìn)行數(shù)字化,而是對(duì)館藏檔案資源數(shù)字化進(jìn)行全面分析,突出重點(diǎn),逐步解決。在檔案數(shù)字化管理模式建立的同時(shí),應(yīng)該強(qiáng)調(diào)建立數(shù)字檔案并不意味著傳統(tǒng)的檔案管理模式、檔案載體的消亡,而是要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流,形成一種長(zhǎng)期共存,相互補(bǔ)充的合作。

3 結(jié)語

本文通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化的簡(jiǎn)要的研究,了解到了事業(yè)單位的檔案管理,使用信息化的現(xiàn)代管理手段,是我國(guó)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步、發(fā)展的必然需求,這種進(jìn)步對(duì)我國(guó)社會(huì)主義事業(yè)建設(shè)有著非常重要的促進(jìn)意義。所以,事業(yè)單位在往常的檔案管理工作中,需要增強(qiáng)對(duì)單位檔案管理信息化的制度建設(shè),建設(shè)好適合自己?jiǎn)挝坏臋n案管理信息化模式,使的事業(yè)單位檔案信息化更能符合我國(guó)的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn),從而適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流。

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