高校財(cái)務(wù)窗口高效服務(wù)模式探索

裴華　黃顯官

【摘 要】 隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，多校區(qū)辦學(xué)的情形非常普遍，于是因財(cái)務(wù)事項(xiàng)激增而帶給財(cái)務(wù)人員的壓力隨之增大，報(bào)賬人浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力去處理賬務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)對于頻繁零星的審批簽字也很反感，為此迫切需要探索一種方便高效的財(cái)務(wù)窗口服務(wù)模式，根據(jù)代理制的原理，設(shè)置專職賬務(wù)核算員代為處理、實(shí)施財(cái)務(wù)單證封閉式運(yùn)行。

【關(guān)鍵詞】 高校財(cái)務(wù)； 窗口服務(wù)； 高效

中圖分類號：F812.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）18-0100-02

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，隨之而來的財(cái)務(wù)事項(xiàng)也相應(yīng)增長，眾多的教職員工、學(xué)生及外單位人員（以下簡稱為報(bào)賬人）通過財(cái)務(wù)窗口辦理各項(xiàng)事務(wù)，包括政策咨詢、賬務(wù)及個(gè)人信息查詢、報(bào)賬（包括借支、報(bào)銷、沖賬等）、現(xiàn)金繳存和領(lǐng)取、索取相關(guān)憑證和報(bào)表等，面對數(shù)量巨大的服務(wù)對象和紛繁復(fù)雜的服務(wù)內(nèi)容，財(cái)務(wù)窗口該如何高效地應(yīng)對呢？

一、目前窗口報(bào)賬模式存在的弊端分析

為了應(yīng)對大量增長的財(cái)務(wù)事項(xiàng)，許多高校為此均作了有益的嘗試，主要有如下三種較為常見的模式：開辦多個(gè)寬敞的財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳，安排盡可能多的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行前臺服務(wù)；使用自動排號機(jī)，自覺維持秩序但每天的人數(shù)總量有人為限制；進(jìn)行網(wǎng)上分類預(yù)約，讓雙方均準(zhǔn)備充分且時(shí)點(diǎn)較為確定，但也進(jìn)行了人數(shù)總量限制，盡管這些方式能夠起到一定的作用，但更多的是從方便財(cái)務(wù)人員的角度為出發(fā)點(diǎn)，為報(bào)賬人利益考慮的較少。

上述財(cái)務(wù)窗口業(yè)務(wù)處理模式，面對參與其中的各方主體，均有不滿情緒。

一是財(cái)務(wù)人員：在報(bào)賬人的注目下緊張地處理業(yè)務(wù)，神經(jīng)處于一種高度緊張狀態(tài)，工作量大、心理壓力大，容易出現(xiàn)疲勞和差錯；與報(bào)賬人直接接觸，容易出現(xiàn)沖突；大量現(xiàn)金收支，容易出現(xiàn)差錯。

二是報(bào)賬人：不熟悉賬務(wù)處理流程，容易出現(xiàn)錯誤；很多時(shí)間浪費(fèi)在找領(lǐng)導(dǎo)審批簽字的環(huán)節(jié)上，在多校區(qū)辦公的情況下尤其顯得特別費(fèi)時(shí)費(fèi)力（需要審批簽字的環(huán)節(jié)多、不容易在自己空閑的時(shí)點(diǎn)找到繁忙的審簽人）；在財(cái)務(wù)窗口報(bào)賬時(shí)，等待時(shí)間過長，甚至有時(shí)得跑上好幾趟（每天財(cái)務(wù)窗口限制人數(shù)上限以及需要多次補(bǔ)充完善資料等原因所致）；現(xiàn)金收支時(shí)，容易出現(xiàn)遺失和差錯。

三是審簽人：當(dāng)審簽人被報(bào)賬人當(dāng)面糾纏、求情時(shí)，許多事拉不下人情面只有違背制度違心同意；面對似是而非的事項(xiàng)時(shí)，缺乏財(cái)務(wù)參考意見，難免會出現(xiàn)錯誤；總是被零星不斷的報(bào)賬人審簽請求所打攪，不利于工作的開展。

一般情況下，報(bào)賬人需要自行找領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，在這種操作方式下，還存在以下兩點(diǎn)較為嚴(yán)重的隱患和風(fēng)險(xiǎn)：一是原始單證被涂改、更換、加塞、抽留等；二是仿冒領(lǐng)導(dǎo)簽字。

二、高校財(cái)務(wù)窗口高效服務(wù)模式的構(gòu)建

（一）引入代理制原理

為了減少窗口等待人數(shù)，可以借用代理制度的原理，采用一人代為多人代理處理事務(wù)，借用該思路可以作如下設(shè)計(jì)：各院（系）指定1—2名賬務(wù)核算員專職辦理本院（系）所有人的賬務(wù)，減少眾多人員大量的重復(fù)勞動，提高辦事效率。該名賬務(wù)核算員需要經(jīng)過財(cái)務(wù)部門的集中培訓(xùn)（最好是有財(cái)務(wù)學(xué)歷或者財(cái)務(wù)工作經(jīng)歷的），掌握高校財(cái)務(wù)基本知識及本校財(cái)務(wù)內(nèi)容及其運(yùn)行特點(diǎn)、熟悉財(cái)務(wù)事項(xiàng)流程、把握初審單證內(nèi)容及要求，其工作職責(zé)可以簡單概括為：

1.對本院（系）需要報(bào)銷的人員進(jìn)行財(cái)務(wù)單證填報(bào)指導(dǎo)。許多教職員工專心于教學(xué)和科研之中，很難抽出時(shí)間去學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)知識，因此在處理賬務(wù)時(shí)就顯得很吃力，此時(shí)就需要身邊有專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)，而賬務(wù)核算員正好可以派上用場，指導(dǎo)他們正確填寫單證、準(zhǔn)備必備的材料等。

2.初審財(cái)務(wù)單證。經(jīng)過培訓(xùn)的賬務(wù)核算員實(shí)際上成為了財(cái)務(wù)部門向前延伸服務(wù)的站點(diǎn)，他們可以應(yīng)用已掌握的財(cái)務(wù)知識對報(bào)銷單證進(jìn)行初審，對于不合格的，就地及時(shí)處理，避免上交財(cái)務(wù)部門后退回所造成的時(shí)間浪費(fèi)。

3.建立流水賬務(wù)。為了達(dá)到部門賬務(wù)清晰、有據(jù)可查的目的，賬務(wù)核算員需要按照財(cái)務(wù)部門的統(tǒng)一要求建立格式統(tǒng)一、規(guī)范的流水賬，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。

4.交存或分發(fā)現(xiàn)金。部門涉及到現(xiàn)金交存或者分發(fā)時(shí)，賬務(wù)核算員可以進(jìn)行集零為整統(tǒng)一辦理，避免分散、零星情形下的差錯。

5.與其他部門核算員交換單證，完成本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交給下一簽字部門或者直接提交財(cái)務(wù)部門。許多的報(bào)銷事項(xiàng)需要多部門間的簽字，為避免報(bào)銷人找人困難的窘境，凡是出現(xiàn)這種情況時(shí)，一律由部門核算員之間進(jìn)行單證交換，接收部門完成本部門簽字后按流程交給下一簽字部門或者財(cái)務(wù)部門。

6.在逐步進(jìn)行院（系）成本核算的趨勢下，進(jìn)行院（系）成本核算。加強(qiáng)高校的成本核算，實(shí)施“收入—成本—利潤—個(gè)人所得”的核算模式是高校發(fā)展的必然要求，這是一種促進(jìn)節(jié)約、提升效益的必由之路，為此賬務(wù)核算員就需要建立部門的收入—成本賬目，為全面、準(zhǔn)確核算奠定基礎(chǔ)。

（二）弱化前臺處理，強(qiáng)化后臺處理

為了減少與眾多報(bào)賬人面對面造成的等待與被等待壓力，建議弱化前臺處理，強(qiáng)化后臺處理，該方案的核心內(nèi)容就是盡量減少前臺的業(yè)務(wù)量，將更多的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楹笈_處理，財(cái)務(wù)前臺的形式審核和后臺的實(shí)質(zhì)處理有機(jī)結(jié)合，這樣對于財(cái)務(wù)人員和報(bào)賬人員均有好處。

（三）實(shí)施財(cái)務(wù)單證內(nèi)部封閉運(yùn)行簽字

為了進(jìn)一步節(jié)省報(bào)賬人的時(shí)間和精力，各部門領(lǐng)導(dǎo)簽字完結(jié)的單證交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行封閉運(yùn)行處理，即部門賬務(wù)核算員將初審合格的單證交到財(cái)務(wù)窗口，窗口財(cái)務(wù)人員進(jìn)行要素和形式的完整性審核，收下審核通過的單證，不滿足條件的退回補(bǔ)充和完善。財(cái)務(wù)部門將初審合格單證簽署財(cái)務(wù)意見后，分批批量分送至相應(yīng)的校級領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，待校領(lǐng)導(dǎo)簽字完畢后返回財(cái)務(wù)部門，其中領(lǐng)導(dǎo)簽署“同意”的部分留由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理；領(lǐng)導(dǎo)簽署“不同意”或者需要補(bǔ)充資料的，則退回相應(yīng)部門的核算員，待完善后重新報(bào)審。

實(shí)施財(cái)務(wù)單證內(nèi)部封閉運(yùn)行可以實(shí)現(xiàn)下述更為優(yōu)化的目的。

1.為報(bào)賬人節(jié)省時(shí)間和精力，便于領(lǐng)導(dǎo)批量處理。校級領(lǐng)導(dǎo)面對需要審批簽字的財(cái)務(wù)單證量十分巨大，而他們的事務(wù)也最為繁忙，報(bào)銷人很難順利地找到領(lǐng)導(dǎo)，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力；而作為領(lǐng)導(dǎo)來說，被報(bào)賬人頻繁地打攪，也很頭疼，而一旦采用了上述單證內(nèi)部封閉運(yùn)行的話，則可以解除雙方的煩惱。

2.防止單證丟失。個(gè)人辦理簽字的過程中，如果沒有得到及時(shí)的處理，在多校區(qū)、多點(diǎn)來回奔忙中，很容易丟失單證，一旦丟失，將會引來更大的麻煩，而單證封閉運(yùn)行則可以避免該缺點(diǎn)。

3.防止產(chǎn)生單證被涂改、更換、加塞、抽留和冒名簽字。根據(jù)高校已經(jīng)被查處的多例典型案例可以看到單證被涂改、更換、加塞、抽留和冒名簽字等犯罪行為，主要原因就是單證在報(bào)賬人手里停留時(shí)間過長導(dǎo)致自行處理的空間較大、簽字程序有空子可鉆等，所以有必要將原始單證予以隔離，切割掉報(bào)賬人弄虛作假的機(jī)會。

4.領(lǐng)導(dǎo)可以有充分的時(shí)間聽取財(cái)務(wù)審核意見，進(jìn)一步減少差錯和誤解。有時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)面對報(bào)賬人不合規(guī)的單證和業(yè)務(wù)，本不該同意的，但是在面對求情、虛假掩飾、狡辯的情形下，違心地給予了放行；有時(shí)候，面對政策界限不明了的時(shí)候，本該聽取財(cái)務(wù)審核意見，但由于報(bào)賬人的催促，一些違規(guī)的事項(xiàng)在時(shí)間緊迫的情況下就此逃過了應(yīng)有的監(jiān)督，而采取上述措施之后，就可以有效地避免不利情形的產(chǎn)生。

（四）減少現(xiàn)金流轉(zhuǎn)，逐步實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金報(bào)賬

關(guān)于資金支付的處理，財(cái)務(wù)部門對單證齊全、審批簽字手續(xù)完整的單證進(jìn)行賬務(wù)處理后，需要進(jìn)行資金結(jié)算的，按照這樣的原則處理：銀行轉(zhuǎn)賬部分，按照報(bào)賬人提供的賬號直接轉(zhuǎn)賬；現(xiàn)金部分，由財(cái)務(wù)部門開具現(xiàn)金支票到銀行，由銀行按照財(cái)務(wù)部門提供的清單轉(zhuǎn)入個(gè)人公務(wù)卡（其中屬于部門經(jīng)費(fèi)的，則轉(zhuǎn)入部門賬務(wù)核算員的銀行卡）。

現(xiàn)金的收入則由經(jīng)辦人或者部門核算員統(tǒng)一繳存到單位賬戶，盡量減少現(xiàn)金往來。面對諸如集中收取學(xué)雜費(fèi)的情況，一般聯(lián)系開戶銀行上門服務(wù)，由銀行直接代收現(xiàn)金或者轉(zhuǎn)賬。

（五）強(qiáng)化財(cái)務(wù)內(nèi)部管理，樹立高效的服務(wù)理念

實(shí)施上述方案后，財(cái)務(wù)窗口前臺賬務(wù)處理功能將被弱化，窗口服務(wù)內(nèi)容將會簡化為以政策咨詢、信息查詢、資料索取等為主，盡管如此，我們?nèi)匀恍枰獙⒕傻娜藛T派到前臺服務(wù)，派到前臺處理業(yè)務(wù)人員需要滿足以下條件：對業(yè)務(wù)熟悉、全面掌握財(cái)務(wù)政策、辦事利索、具有親和力、具備應(yīng)急處置能力等。

實(shí)施該方案后，財(cái)務(wù)人員擺脫了辦事者現(xiàn)場的直接督促，不再有現(xiàn)場的壓力和緊張的氛圍，但我們不能因此拖延處理業(yè)務(wù)，相反應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化財(cái)務(wù)內(nèi)控制度，強(qiáng)調(diào)對各環(huán)節(jié)限時(shí)處理的硬性要求，決不能拖延。

上述服務(wù)模式在應(yīng)對多個(gè)校區(qū)辦學(xué)的問題上更具優(yōu)勢，它無需投入大量的資金建設(shè)報(bào)賬大廳，只需設(shè)置相應(yīng)的票據(jù)收集點(diǎn)即可，收集后及時(shí)送回財(cái)務(wù)總部處理，這樣就節(jié)省了大量的人力和物力。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 徐耀琪.高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程環(huán)節(jié)問題淺析[J].財(cái)會通訊，2012（3）.

[2] 張潤舒，劉金鋒.打造高效和諧的高校報(bào)賬中心的構(gòu)想[J].會計(jì)之友，2012（2）.

[3] 劉秀華.談高校財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)銷[J].財(cái)會月刊，2013（9）.