電子檔案的有效管理及存在問題

張立鴻

檔案學(xué)屬于管理學(xué)，是圖書館、情報(bào)與檔案管理一級學(xué)科下設(shè)的二級學(xué)科。檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。

一、電子檔案管理的基本特征

隨著電子技術(shù)的迅猛發(fā)展和推廣，檔案工作產(chǎn)生了由紙質(zhì)到光電介質(zhì)載體的飛躍，從而給檔案的紙質(zhì)管理帶來新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。電子檔案是一個(gè)新概念，全新的檔案形式，是一種新形式、新內(nèi)容、新載體的檔案。如果說檔案電子化、多媒體檔案只是檔案物理載體的量變，而電子檔案管理則是從內(nèi)容、形式到手段的質(zhì)變。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)或多媒體而言，電子檔案具有鮮明的特征。主要是：

1.實(shí)體的虛擬化。電子檔案是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)中的，看不見摸不著。電子檔案海量信息，使得未來的數(shù)字檔案存儲(chǔ)只能是分布式存儲(chǔ)的。

2.檔案中各項(xiàng)內(nèi)容集合性較高。文本、圖片、音頻、視頻等融于一體，甚至通過超文本鏈接、跨庫關(guān)聯(lián)等方式擴(kuò)展相關(guān)內(nèi)容，并且可以多角度的展示。

3.易于編輯、管理、傳輸?shù)?。所需要投入的大量編輯、郵寄、通訊、復(fù)印、打字、裝訂等費(fèi)用都節(jié)省下來，直接降低了成本。

4.交互性強(qiáng)、投資成本低。電子檔案的形式是在線的、實(shí)時(shí)的、網(wǎng)絡(luò)化的，使得用戶之間可以十分便利地溝通。

基于電子檔案管理的上述優(yōu)點(diǎn)，隨著經(jīng)濟(jì)及電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已逐漸成為檔案管理領(lǐng)域中最為重要的一種表現(xiàn)形式。企事業(yè)單位、高等院校、社會(huì)機(jī)構(gòu)甚至個(gè)人都可能產(chǎn)生大量的電子檔案。電子檔案屬于檔案學(xué)領(lǐng)域，涉及到一定的信息安全，目前還沒有一個(gè)強(qiáng)制性的電子檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并且電子檔案的管理還存在一些問題，亟需不斷深入研究和解決。

二、現(xiàn)有的電子檔案管理方案

電子檔案現(xiàn)有的安全管理措施包括載體管理、硬拷貝管理、電子拷貝管理和“雙套制”管理等多種措施，各種措施都具備各自的特點(diǎn)，優(yōu)缺點(diǎn)并存，具體分析如下。

1.載體管理。載體管理是指從電子檔案載體制作材料的質(zhì)量和載體物理性安全兩個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)安全保護(hù)的。制作材料包括磁盤、光盤、輸入輸出設(shè)備等，都極大的影響檔案獲取人對信息的收集、保存、整理、修改、調(diào)取等活動(dòng)。因此載體保護(hù)就是電子檔案最底層的保護(hù)措施。

2.硬拷貝管理。硬拷貝管理是指在紙質(zhì)保管時(shí)，將電子檔案材料進(jìn)行刪除。這種保護(hù)措施利大于弊，不復(fù)合檔案管理學(xué)發(fā)展的趨勢。

3.電子拷貝管理。電子拷貝管理是指脫機(jī)媒體措施包括載體保護(hù)、硬拷貝保護(hù)、電子拷貝保護(hù)和“雙套制”保護(hù)等多種措施，各種措施都具備各自的特點(diǎn)，優(yōu)缺點(diǎn)并存。

4.載體管理。載體管理主要是指從電子檔案載體制作材料的質(zhì)量和載體物理性安全兩個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)安全保護(hù)的。制作材料包括磁盤、光檔案資料，制作磁帶、光盤、磁盤等載體的檔案備份并存在檔案庫中的一種保護(hù)機(jī)制。此方法具有較多優(yōu)越性，但是對備份載體存放環(huán)境要求較高，管理風(fēng)險(xiǎn)較大。

5.“雙套制”管理。以硬拷貝和電子拷貝雙重備份方式，形成兩種介質(zhì)備份檔案的“雙套制”管理方式。該方案安全性較高，但是存在人力、物力、資金成本高，紙質(zhì)版本檔案不具備數(shù)據(jù)相關(guān)性和證據(jù)性等特征，不能很好反映檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性。

三、電子檔案管理存在的問題

上面介紹了現(xiàn)有的多種電子檔案管理措施，都能起到很好的管理作用，并從專業(yè)技術(shù)的角度，探討了各種方案的優(yōu)缺點(diǎn)。但我國電子檔案管理領(lǐng)域在管理制度、管理理念、管理風(fēng)格上，存在著非系統(tǒng)性、盲目性、被動(dòng)性、缺乏制度性和低效率性等問題，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的發(fā)展。

電子檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要求對各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有序的、相關(guān)的綜合管理。但是在現(xiàn)實(shí)管理過程中，不管是內(nèi)部因素還是外部因素、不管是體制原因還是人為原因，都使得電子檔案管理出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，說明我國部分機(jī)構(gòu)還沒有建立起電子檔案管理的系統(tǒng)論、科學(xué)性理念。

管理的盲目性表現(xiàn)在“人云亦云”，現(xiàn)有管理沒有了解檔案管理基本特點(diǎn)、沒有針對性、沒有深究性，只是簡單跟風(fēng)，不能很好地控制管理風(fēng)險(xiǎn)。這和很多工作者的觀念、技術(shù)以及其所在崗位整體素質(zhì)有一定的關(guān)系。有的部門相關(guān)人員對電子檔案管理知識掌握較少，沒（下轉(zhuǎn)第16頁）（上接第12頁）有相關(guān)的安全保護(hù)意識，工作處于被動(dòng)狀態(tài)，沒有很好的主觀保護(hù)意識，這就為風(fēng)險(xiǎn)的來臨提供了機(jī)會(huì)。另外部分行業(yè)缺乏相關(guān)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，在管理實(shí)施過程中，會(huì)出現(xiàn)因?yàn)槿狈χ贫群蛨?zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致電子檔案不能受到很好的保護(hù)。

傳統(tǒng)管理措施還具有低效率性。表現(xiàn)在，由于保護(hù)成本高，使得風(fēng)險(xiǎn)的控制成本相應(yīng)較高，從而造成人力、物力、財(cái)力等的巨大投入，從而得不到相關(guān)部門的重視和支持，使得效率性很低。

上述即為電子檔案安全管理的概念、方法、特點(diǎn)及存在問題，本文通過這些內(nèi)容的分析，希望為后續(xù)相關(guān)研究提供依據(jù)，開拓研究思路。如電子檔案安全管理的解決方案、制度完善、管理技術(shù)創(chuàng)新、管理理念加深、管理效率的提高等問題，都需要進(jìn)一步深化研究。

（作者單位：西影電影集團(tuán)有限公司）