高校財(cái)務(wù)電子檔案的管理分析

莫振琳

摘要：在信息社會(huì)的高校財(cái)務(wù)檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)及電子技術(shù)的普及給財(cái)務(wù)檔案管理帶來(lái)極大的便利。財(cái)務(wù)電子檔案能夠提供長(zhǎng)期、有效、方便、快捷的管理模式，是高校財(cái)務(wù)管理電算化的重要環(huán)節(jié)，給高校財(cái)務(wù)管理提供了更為廣闊的發(fā)展空間。

關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù)管理 電子檔案 會(huì)計(jì)電算化

一、基于電算化的電子財(cái)務(wù)檔案特點(diǎn)

從本質(zhì)上講，電子檔案是一種建立在存儲(chǔ)載體上的虛擬數(shù)字組合，是利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，將信息以數(shù)字形式存儲(chǔ)與磁盤(pán)、光盤(pán)等現(xiàn)代化介質(zhì)載體中。高校財(cái)務(wù)電子檔案是指將財(cái)務(wù)相關(guān)票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)資料以數(shù)字形式進(jìn)行存檔，滿(mǎn)足財(cái)務(wù)檔案的各項(xiàng)功能和要求，具備傳統(tǒng)實(shí)體性質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案功能。另外鑒于信息技術(shù)的諸多優(yōu)勢(shì)，財(cái)務(wù)電子檔案同時(shí)又具備許多新的特點(diǎn)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，其存儲(chǔ)載體多元化、靈活化，修改維護(hù)便捷化，技術(shù)含量要求高，需借助外部設(shè)備進(jìn)行讀寫(xiě)、查看及維護(hù)。財(cái)務(wù)電子檔案在提供更為靈活便捷服務(wù)的同時(shí)，也給其提出了更高的要求。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案突出特點(diǎn)主要包括以下幾個(gè)方面：

一方面，從存儲(chǔ)載體看，電子檔案突破了紙質(zhì)實(shí)體介質(zhì)，更加多樣化，并且其信息存儲(chǔ)量大大超過(guò)紙質(zhì)，同時(shí)也更方便保存、修正、拷貝和重置，其體積也大大縮小；另一方面，從載體本質(zhì)看，電子財(cái)務(wù)檔案的視、讀、寫(xiě)等操作都需要外界設(shè)備予以支持，借助結(jié)算及技術(shù)，能夠提供更為快捷的查詢(xún)、核對(duì)；較高的技術(shù)含量要求從業(yè)人員具備較高的職業(yè)素質(zhì)；電子財(cái)務(wù)檔案從內(nèi)容上也有較大突破，除具有傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容外，還包括會(huì)計(jì)電算化中各種軟件及程序。

二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀

隨著數(shù)字信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及，高校財(cái)務(wù)檔案管理也開(kāi)始逐漸向會(huì)計(jì)電算化模式轉(zhuǎn)變，就目前高校財(cái)務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在不少問(wèn)題。

首先，財(cái)務(wù)電子檔案的存儲(chǔ)載體不同于傳統(tǒng)載體，其存儲(chǔ)環(huán)境也相應(yīng)不同。目前絕大多數(shù)高校財(cái)務(wù)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境并沒(méi)有達(dá)到電子媒體介質(zhì)的存儲(chǔ)要求，主要體現(xiàn)在環(huán)境的通風(fēng)、干燥等基礎(chǔ)要素，環(huán)境的抗干擾、抗磁化等深層次要素。

其次，電子財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)的時(shí)間并不長(zhǎng)，因此在高校中還未有相應(yīng)齊全的管理制度。目前財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案管理的依據(jù)是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，其管理的對(duì)象是傳統(tǒng)紙質(zhì)財(cái)務(wù)快信息，對(duì)于近些年興起的電算化會(huì)計(jì)檔案信息并未涉及，因此這種相對(duì)滯后的管理方法已經(jīng)不太適應(yīng)發(fā)展需求。

再次，因?yàn)闆](méi)有健全的電子財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范和制度，其管理流程也不甚明確，這就造成有些時(shí)候管理工作做不到位。由于沒(méi)有得到應(yīng)有重視，大多數(shù)高校財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作由會(huì)計(jì)人員代為執(zhí)行，沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理崗，導(dǎo)致一些混亂想象的出現(xiàn)，這就導(dǎo)致既給財(cái)務(wù)電子檔案管理工作帶來(lái)不變，又造成學(xué)校人力、財(cái)力的浪費(fèi)。

最后，財(cái)務(wù)電子檔案的后續(xù)利用不充分。在多數(shù)高校內(nèi)，財(cái)務(wù)檔案通常屬于保密類(lèi)型檔案，一旦封存很少再會(huì)用到，并且在全新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)模式下，高校的過(guò)往財(cái)務(wù)信息沒(méi)被重視，很少拿出來(lái)被利用，用以檢查和反思以往的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，一定程度上造成了高校財(cái)務(wù)電子檔案資源的浪費(fèi)。

三、現(xiàn)代理念下的高校財(cái)務(wù)電子檔案管理

從高校財(cái)務(wù)電子檔案的產(chǎn)生及后續(xù)利用過(guò)程來(lái)看，電子檔案管理流程包括收集編制、整理、保存、利用四個(gè)環(huán)節(jié)。

（一）財(cái)務(wù)電子檔案的收集編制

從四個(gè)方面或環(huán)節(jié)入手財(cái)務(wù)電子檔案的收集編制，分別為財(cái)務(wù)信息收集區(qū)間的設(shè)定、收集程序的編制與固定、電子檔案編制軟硬件環(huán)境的更替收集程序、有關(guān)登記資料的收集。收集區(qū)間要具有連續(xù)性和不間斷性，區(qū)間的固定可根據(jù)財(cái)務(wù)工作及業(yè)務(wù)量的大小來(lái)確定；電子檔案載體介質(zhì)要選擇高質(zhì)量、安全性能高的材質(zhì)，電子檔案數(shù)據(jù)根據(jù)會(huì)計(jì)需求進(jìn)行備份，備份數(shù)量依高校自身需求確定；軟硬件環(huán)境的更換前提是所有操作信息備份，在以后的復(fù)查詢(xún)中便于轉(zhuǎn)換。由于數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展太快，軟硬件及數(shù)字信息的讀取方式更新?lián)Q代較快，需隨時(shí)關(guān)注技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢(shì)，必要時(shí)最初最有效的轉(zhuǎn)換；同時(shí)，軟硬件的設(shè)備最好同步保留備份，以便技術(shù)更新后的電子檔案信息轉(zhuǎn)換。

（二）財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存

財(cái)務(wù)電子檔案整理與保存是電子財(cái)務(wù)檔案管理的關(guān)鍵，是關(guān)系整個(gè)管理工作實(shí)施有效性的重點(diǎn)，因此在實(shí)際的財(cái)務(wù)電子檔案管理中，不但要配備專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理人員，還要提供良好的電子檔案保存環(huán)境。由于磁性會(huì)改變或破壞數(shù)字信息的完整性和準(zhǔn)確性，因此在進(jìn)行財(cái)務(wù)電子檔案整理和保存時(shí)，磁性介質(zhì)電子檔案的保存要原理磁場(chǎng)或?qū)ＴO(shè)磁場(chǎng)屏障；光盤(pán)介質(zhì)的整理和保存需保障合適的清潔度和空氣濕度，光盤(pán)保護(hù)膜應(yīng)完好，避免擠壓或刮擦；

（三）財(cái)務(wù)電子檔案的利用

無(wú)論是電子檔案還是傳統(tǒng)模式的財(cái)務(wù)檔案，其豐富的第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料能夠?yàn)楦咝：罄m(xù)財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)工作提供大量信息支持，因此充分利用高校財(cái)務(wù)電子檔案是發(fā)揮其作用的主要方式之一。電子檔案的利用通常包括查閱、計(jì)算和分析。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)及電子檔案管理系統(tǒng)能夠提供多項(xiàng)編輯服務(wù)，檔案中所存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)信息經(jīng)過(guò)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)匯集、計(jì)算、分析，可獲得多項(xiàng)信息，能夠?yàn)闆Q策者提供迅速、便捷、詳盡的數(shù)據(jù)資料信息，幫助其準(zhǔn)確做出決策。

高校進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)財(cái)務(wù)電子檔案管理工作，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的電子會(huì)計(jì)檔案信息管理優(yōu)勢(shì)，提高財(cái)務(wù)電子檔案利用效率，必將成為今后高校財(cái)務(wù)電子檔案工作發(fā)展的方向。

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