論如何靈活運用期末自動轉賬

摘要：隨著ERP（Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計劃）的推動與發(fā)展，財務管理做為核心組成模塊，在企業(yè)現(xiàn)代化管理起到關鍵作用。本文針對電算化結轉環(huán)節(jié)中普遍存在的正確率低、靈活性欠缺等亟待解決的若干問題，結合我院實際教學情況，在定義公式、選擇類型以及查漏補錯等方面提出部分改進意見。

關鍵詞：靈活性 定義公式 自動轉賬

為實現(xiàn)財務業(yè)務一體的目標，會計軟件的嫻熟運用成了未來財務電算化發(fā)展的大勢所趨。我們學院在初級、中級電算化人才培養(yǎng)過程中，曾經就用友及金碟等多個品牌會計軟件進行授課與考證。學生們在操作初始設置、日常處理、期末報表等基礎功能環(huán)節(jié)中無阻礙，但在期末結轉環(huán)節(jié)中普遍出現(xiàn)靈活度不夠的情況，重復結轉、遺漏、錯轉、結轉出不金額狀況頻發(fā)，再次突顯靈活運用自動轉賬，提高會計電算化效率的重要性。

會計軟件操作中，通過日常憑證錄入及外部接口傳輸?shù)榷鄻觼碓磳a生了大量原始數(shù)據(jù)，期末進行轉賬時會發(fā)現(xiàn)如果采用手工結轉的方式，不僅工作量巨大，而且原始的查找賬簿，并從中提取的方法已經完成不適用。特別是費用分配、分攤、結轉，成本結算，工資及稅金計提等這些多種類別的結轉憑證，除了有規(guī)律的周期性出現(xiàn)，還具有每期的摘要、憑證類別、借貸科目、金額來源與定義公式可以固定設置的特點，這促使我們財會人員要熟練掌握軟件提供給我們的期末自動轉賬功能，并且能靈活操控。運用預先設置轉賬憑證，定義結轉憑證內容并自動生成，將重復的工作單一化，極大減輕勞動強度的同時，還能產生防錯堵漏的效果。

成功定義一個正確完整的轉賬憑證是自動轉賬的基礎，在用友U8中往往我們采取了多種定義的方式，向導式、自定義、對應式等。其中向導式自動轉賬是由軟件自行設置好憑證格式，系統(tǒng)能引導用戶自動完成，操作非常簡單，需要用戶設置的僅有憑證類別與轉出科目等基本項目，所以生成的類別也僅局限于損益結轉與匯率調整等。自定義結轉由于它的用戶設置內容包含轉賬序號、憑證類型、轉賬類型、摘要、科目代碼、借貸方向、金額計算公式等，涵蓋憑證內容各各方面，而且又能區(qū)分日常轉賬與期末轉賬，所以運用范圍非常之廣，幾乎包攬了所有類別轉賬憑證。雖然這種自動化結轉具有事半功倍的效果，但是在設置過程中有一定難度，憑證方向、科目、類型除了滿足借貸記賬法“有借必有貸，借貸必相等”等規(guī)則外，公式設置的科學性與嚴謹性更是重中之重。

計提壞賬準備公式定義就具有典型代表性，它既要考慮按照實行備抵法下，年末應收賬款余額提取比例，又要考慮事先已經提取的壞賬準備基數(shù)。設置公式中除了包括取數(shù)公式、比率及運算公式，相關科目與方向正確也缺一不可。所以我們在軟件操作“總賬--期末--轉賬--自定義公式”菜單，定義取數(shù)函數(shù)如下：QMJ（1131，月）×5‰—QMD（1141，月）。QM代表的是期末，J代表借方，D代表貸方，1131與1141分別是應收賬款與壞賬準備一級科目代碼。公式表達意思很明確，用應收賬款的本月（一般計提在年底）期末借方余額的千分之五的比例減去壞賬準備本月期末貸方余額，實際是被減數(shù)代表的是本年按備抵法中應收賬款余額比例計算的需要計提的準備額，減數(shù)代表本年內到目前為止壞賬準備的剩余留存，二者之差就是還需要計提的數(shù)量。

函數(shù)所在的轉賬分錄若有輔助核算，則必須定義了具體的輔助項。借貸科目的公式即可以都采用相同公式定義，也可以事先設置好一個方向，另一個方向選擇函數(shù)CE（），即取借貸差額來實現(xiàn)借貸平衡。比率值也可以使用0.005常數(shù)，為檢驗正確與否，還可以試編后修改。這種自動設置方式通過簡單的字母代替了方向，直接的科目代碼利于賬簿中取數(shù)，計算公式的延續(xù)，省略了人工計算的繁瑣與失誤。無形之中提高了會計數(shù)據(jù)獲取與處理的時效性和準確性，提高會計核算的水平與質量，同時也減輕財務人員勞動強度。

實際操作中學生由于對自動定義程序不熟悉，操控靈活度下降。出現(xiàn)公式設置錯誤提示，生成不了金額，甚至重復表內取數(shù)，同一張憑證反復生成幾張的情況，要想避免諸如此類現(xiàn)象，教學中要從以下幾個方面入手查缺補漏：一是要在期末結轉前將以前輸入的憑證全部記賬，賬簿形成余額，便于公式取數(shù)，比如期間損益、制造費用結轉；二是在每次定義生成轉賬憑證后，就及時將其審核記賬，避免余額仍然存在的現(xiàn)象，也避免了重復結轉的情況，比如匯兌損益；三是要依從會計核算步驟，轉賬憑證也有先后次序，有些憑證主要依賴于別的轉賬憑證產生的結果，例如計提壞賬、調整匯率生成記賬后，才能結轉損益，完成稅收及分配之后，才可以結轉到末分配利潤。四是要善于輕車簡從，類似結轉本年利潤時，與其定義雙方公式=QM（3131，借或貸），還遠不如設置對應結轉來得更加便捷，憑證內容均不用過多選擇與設計，只需要設定轉出與轉入雙方科目，實現(xiàn)完整性自動余額結轉。

自動轉賬在會計憑證填制過程中雖然具有一勞永逸的特點，但它的定義的確有一定的難度與技巧，授課中特別要針對不同類別結轉，注重對學生分析能力培養(yǎng)及靈活性的操作的訓練，保證財務數(shù)據(jù)的正確性，完成后續(xù)報表工作。近幾年來，通過階段性教學，學生們逐漸掌握期末自動結轉的內涵與特點，在省、市會計電算化技能競賽及會計三科上機聯(lián)考中都取得較好的成績。

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