運用復(fù)式分類法中的立體維度編制多級目錄

吳淑貞

（廣東省中山市實驗中學(xué)，廣東 中山528400）

運用復(fù)式分類法中的立體維度編制多級目錄

吳淑貞

（廣東省中山市實驗中學(xué)，廣東 中山528400）

復(fù)式分類法是檔案管理中的常用分類方法，檔案管理中多級目錄的運用多以簡單鋪陳序列的方式被使用。其實，如能在使用復(fù)式分類法的過程中，細(xì)心分析，避免機械套用，繁復(fù)紊亂的原始檔案，能夠在復(fù)式分類法及多級目錄二者的配合下呈現(xiàn)立體維度，條分縷析，構(gòu)成體系，凸顯檔案管理的科學(xué)性、實用性，通過檔案立體呈現(xiàn)建檔單位的歷史原貌、便于檔案的利用。

復(fù)式分類法；多級目錄；檔案分類

檔案分類是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，既是上承檔案收集的基礎(chǔ)工作，又是下啟檔案整理的關(guān)鍵程序，是資料組織從無序到有序、從原始到科學(xué)的第一步；影響檔案管理人員選擇檔案分類方法的因素復(fù)雜多變，能恰當(dāng)運用科學(xué)的方法將檔案分類，有助于實現(xiàn)檔案便于利用的目標(biāo)，值得每一位檔案員深入了解，認(rèn)真學(xué)習(xí)。本文將介紹一般的檔案分類方法及其使用過程中的常見問題，逐步深入了解目前檔案分類中的復(fù)式分類法及多級目錄結(jié)構(gòu)編制之間的關(guān)系，探索復(fù)式分類法與多級目錄配合使用的妙處。

1 檔案分類方法

1.1 常用的三種檔案分類法

1.1.1 年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成各個類別。適用于使用文書檔案逐年歸檔工作制度的單位。

1.1.2 組織機構(gòu)分類法。組織機構(gòu)分類法是根據(jù)文件的承辦單位將檔案進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機構(gòu)將檔案分成若干類別。適用于內(nèi)部機構(gòu)穩(wěn)定、機構(gòu)頭緒不多的單位。

1.1.3 問題分類法。問題分類法是以文件內(nèi)容所設(shè)計的問題為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成各個類別。適用于存在時間不長，組織機構(gòu)模糊不清、檔案數(shù)量不大的終結(jié)全宗。

2 檔案分類法使用過程中的常見問題

2.1 使用年度分類法時難以正確區(qū)分文件年度

由于文件產(chǎn)生過程的成文日期、簽署日期、發(fā)布日期等不盡相同，因此檔案員在鑒定文件所屬年份時需多動腦筋、細(xì)心思考。以下的文件值得檔案管理員認(rèn)真思考，區(qū)分歸檔的所屬年度：

《**公司2013年工作計劃》（成文日期：2012年12月15日）

《**公司2012年工作總結(jié)》（成文日期：2013年1月6日）

《**公司2012～2015三年發(fā)展規(guī)劃》（成文日期：2013年1月15日）

《**公司第三屆科研成果交流會》（該會議于2012年12月16日召開，2013年1月4日閉幕，會議材料需歸檔的包括會議通知、會議議程、開幕詞、交流的科研論文、獲獎名單等）

以上文件的年度劃分，沒有一成不變的參考標(biāo)準(zhǔn)，必須從文體種類入手，細(xì)心分析，遵循原則，正確處理：

2.1.1 法規(guī)性的文件以批準(zhǔn)日期為依據(jù)；

2.1.2 指導(dǎo)性的文件以簽署日期為依據(jù)；

2.1.3 會議記錄以開會日期為依據(jù)；

2.1.4 計劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計報表以該文件內(nèi)容針對的時間為依據(jù)；

2.1.5 跨年度計劃以開始年度為依據(jù)；

2.1.6 跨年度總結(jié)以最后年度為依據(jù)。

2.2 在使用組織機構(gòu)分類法時，文件屬于多個組織機構(gòu)（部門）的或為多個組織機構(gòu)（部門）所利用的，檔案管理員往往為圖工作簡便，只在其中一個組織機構(gòu)（部門）的檔案中保管該份文件。這有悖于檔案管理便于利用的最終目的。正確的做法應(yīng)該是在各組織機構(gòu)（部門）分別備份。

2.3 問題分類法常見的類別設(shè)置，檔案工作者在為立檔單位設(shè)類之前，用通過調(diào)研，對立檔單位的主要職能、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置等情況有深入了解，根據(jù)實際情況擬定類別，試以某公司為例：

問題分類法容易遇到年度跨度大、涉及部門多的情況，可歸入“綜合管理類”或設(shè)“總類”。

檔案管理員應(yīng)注意在檔案管理過程中不斷完善類目，其體系應(yīng)為逐漸完善的動態(tài)過程，對不盡合理之處或?qū)嶋H工作有變動的情況需及時調(diào)整改良。

因此，單一的檔案分類方法在現(xiàn)實情況下是無法滿足實際工作需求的，將上述三種單一的檔案分類方法綜合使用，能使檔案分類呈多維立體的態(tài)勢，最終服務(wù)于檢索與利用，這就是檔案分類中普遍運用到的復(fù)式分類法。

3 多級目錄

多級目錄在電子檔案出現(xiàn)以后發(fā)展迅速，該目錄結(jié)構(gòu)也稱為樹形結(jié)構(gòu)。在多級目錄結(jié)構(gòu)中，每一個根目錄包含若干子目錄，在子目錄中又包含下一級子目錄，這樣類推下去就構(gòu)成了多級目錄結(jié)構(gòu)。采用多級目錄結(jié)構(gòu)的優(yōu)點是建檔單位可以將不同類型和不同功能的文件分類儲存，方便檔案的管理和查找。如果僅僅依據(jù)以上的檔案分類方法，可將檔案目錄平面鋪開，形成多級目錄。然而，這種單一、扁平的結(jié)構(gòu)在工作中是無法滿足實際需求的。只有將多級目錄與復(fù)式分類法的巧妙結(jié)合結(jié)合，使扁平的結(jié)構(gòu)立體起來。

4 復(fù)式分類法

以年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法為基礎(chǔ)，由年度和組織機構(gòu)、年度和問題靈活組合形成的檔案分類方法叫復(fù)式分類方法：

（年度-組織機構(gòu)分類法）

（年度-問題分類法）

（組織機構(gòu)-年度分類法）

（問題-年度分類法）

4.1 復(fù)式分類法的常見類型：

4.1.1 年度-組織機構(gòu)分類法。

即先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分類，然后在每個年度類下再按組織結(jié)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類。適用于內(nèi)部組織機構(gòu)經(jīng)常變化但不復(fù)雜的立檔單位，適合現(xiàn)行機關(guān)的檔案使用。

4.1.2 組織機構(gòu)-年度分類法。

即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照組織機構(gòu)分類，然后在每個組織機構(gòu)（部門）下按年度分類。適合內(nèi)部組織機構(gòu)穩(wěn)定的立檔單位，一般多用于撤銷機關(guān)的檔案分類。

4.1.3 年度-問題分類法。

即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照年度分類，然后在每個年度下按問題分類。適用于立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)變化復(fù)雜，或由于組織機構(gòu)間分工不明確、文書工作不正規(guī)等難以區(qū)分文件所屬機構(gòu)、沒有內(nèi)部機構(gòu)或內(nèi)部機構(gòu)簡單的立檔單位。

4.1.4 問題-年度分類法。

即先將立檔單位內(nèi)的檔案按照問題分類，然后在每個問題下按年度分類。適用于撤銷機關(guān)檔案和歷史檔案。

檔案管理員能根據(jù)上述四種復(fù)式分類法，編制多級目錄，如圖所示：

如此，復(fù)式分類法的立體維度結(jié)構(gòu)形成。

4.2 使用復(fù)式分類方法應(yīng)以立檔單位的實際情況靈活設(shè)置，適當(dāng)變動。試看以下例子：

某公司在成立之初由辦公室、生產(chǎn)車間、采購部、銷售部和研發(fā)部五個部門組成，由于該公司主要經(jīng)營范圍是加工生產(chǎn)，檔案管理人員按組織機構(gòu)-年度分類法來分類整理檔案；其后幾年內(nèi)，企業(yè)人員變動較大，因為加工訂單充裕，公司領(lǐng)導(dǎo)層決定增設(shè)生產(chǎn)線，提高盈利效率，生產(chǎn)車間增加到3個，撤并研發(fā)部，辦公室分立成行政辦公室和總務(wù)后勤兩個部門。這樣的例子在企業(yè)檔案管理中是頗為常見的，檔案管理人員應(yīng)及時作出靈活的應(yīng)對，對企業(yè)檔案的分類方法做出調(diào)整，以免影響檔案的利用效率，甚至導(dǎo)致檔案管理混亂。該單位可將原先的組織機構(gòu)-年度分類法調(diào)整為年度-組織機構(gòu)實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。

4.3 在以上復(fù)式分類法的基本模式下，按照檔案管理的實際情況與保管年限結(jié)合使用，組合成以下的復(fù)式分類方法，使檔案管理更趨條理化：

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 11 12年度年度保管期限機構(gòu)機構(gòu)保管期限年度年度保管期限問題問題保管期限機構(gòu)保管期限年度年度保管期限機構(gòu)問題保管期限年度年度保管期限問題保管期限機構(gòu)機構(gòu)保管期限年度年度保管期限問題問題保管期限年度年度

小結(jié)：檔案管理的分類方法是將檔案資料從內(nèi)容到形式理出立體層次、縱橫維度的過程。是一門充滿理趣的學(xué)科，需要檔案管理員用心用腦關(guān)注本單位的實際情況，用耐心和恒心去構(gòu)筑適用好用的框架，在此過程中，多級目錄的使用千變?nèi)f化，但萬變?nèi)f變不離其宗，把握好根目錄和二級目錄的維度是關(guān)鍵，不少檔案管理員將多級目錄編成簡單的序列，抹殺了多級目錄的價值，實在可惜。在二者的完美配合下，實在不難建立合理的檔案實體管理體系，更好地對檔案實行科學(xué)管理與信息資源的開發(fā)利用。

[1]中華人民共和國檔案法實施辦法[S].

[2]張虹，姬瑞環(huán).檔案管理基礎(chǔ)[M].中國人民大學(xué)出版社，2008.

G27

A

1671-0037（2014）01-42-2

2013年11月26日。

吳淑貞（1970.4-），檔案助理館員。