樹立服務(wù)意識,做好檔案管理工作

孫梅霞

摘 要：檔案部門良好的服務(wù)意識，是檔案工作本身性質(zhì)決定的，把好收集歸檔關(guān)，是做好檔案工作的前提條件，加強檔案管理服務(wù)功能，提高檔案的利用率，才能更好地為學校教學、科研和各項工作服務(wù)，加快檔案管理現(xiàn)代化進程，提高檔案人員服務(wù)意識，使檔案工作又快又好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：服務(wù)意識；提高素質(zhì)；檔案管理

檔案工作是學校工作中重要的基礎(chǔ)工作。檔案的質(zhì)量和完整程度影響到學校的改革和發(fā)展進程，加強檔案管理服務(wù)功能，提高檔案的利用率，才能更好地為學校教學、科研和各項工作服務(wù)，促進學校各項工作有序開展。

一、把好“收集歸檔關(guān)”，拓寬歸檔類目，豐富館藏資源

檔案館是永久保存檔案的基地，收集工作是豐富館藏的前提條件。檔案館要對全校檔案員定期進行業(yè)務(wù)培訓與指導，使之做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保對有價值的、應(yīng)歸檔文件材料完整、齊全、按時移交，這是檔案管理員責無旁貸的責任。我校下發(fā)了《沈陽理工大學各部門檔案歸檔范圍》，使各部門、各學院明確責任，明晰歸檔材料范圍，有力地推動了檔案收集工作。2012年檔案收集完整、齊全，共計1026件，接收實物檔案129件，聲像、照片檔案498張，光盤60張。

今年，我校為做好歸檔難、歸檔率低的科研檔案管理工作，同有關(guān)部門制定了《沈陽理工大學科學研究類檔案實施細則》，明確規(guī)定，“結(jié)題證書”必須加蓋檔案館公章才能進行結(jié)題項目經(jīng)費清戶，從這半年多的效果看，大大提高了科研項目檔案的歸檔率和完整率。上半年共接收科研檔案80卷，其中項目類檔案48項，橫向合同21項，縱向課題27項。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化進程，推動檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)

檔案管理現(xiàn)代化，即是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化、檔案工作組織與管理現(xiàn)代化、檔案干部知識化。加快檔案管理現(xiàn)代化進程，就是要采取先進的科學技術(shù)、管理方法和現(xiàn)代化設(shè)施，使檔案管理的效率與質(zhì)量同客觀要求相匹配，把計算機納入檔案管理工作，用計算機錄入和查詢檔案，館藏檔案以圖像、數(shù)據(jù)、聲音等多種形式存放在服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中。檔案的接收將從紙質(zhì)向電子檔案的網(wǎng)絡(luò)傳遞。同時，還應(yīng)提高檔案的開放意識，發(fā)揮檔案管理軟件網(wǎng)絡(luò)查詢和利用工作，實現(xiàn)對檔案員網(wǎng)上授權(quán)立卷歸檔業(yè)務(wù)，經(jīng)常下到基層對其進行業(yè)務(wù)指導工作，發(fā)揮檔案工作作用。

為適應(yīng)知識和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢，保證檔案工作為學校改革與發(fā)展和社會主義建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，我校檔案館極其重視檔案信息化建設(shè)，并將實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理列為館內(nèi)的重點工作。為提高檔案利用與共享，我校加大了檔案管理軟件的系統(tǒng)維護與升級工作，分期、分批進行了原有檔案數(shù)字化文檔錄入工作，對紙質(zhì)載體數(shù)字化掃描上傳工作，完成了1953年至今的全部文書檔案的目錄級錄入工作，上傳2006年至今的全部文書檔案，教學檔案現(xiàn)正在錄入中，聲像檔案也全部上傳完成，我們還將繼續(xù)推進科研檔案和基建檔案的錄入工作，為實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)。

三、以人為本，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)

學校檔案館努力發(fā)揮檔案最大效益，在具體服務(wù)方式上廣開檔案利用的新途徑，采用靈活多樣的服務(wù)方式，改變被動服務(wù)局面，實行超前服務(wù)、定向服務(wù)、跟蹤服務(wù)等方式提供檔案利用，建立信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案開發(fā)利用率，為學校各項工作服務(wù)。

學校檔案館今年共接待學歷認證、成績單查詢、軍工質(zhì)量認證支撐材料、職稱材料認定、校友信息查詢等各類查詢1400人次，利用檔案1800卷，轉(zhuǎn)遞學生檔案291人次，公證、外調(diào)教職工檔案110人次。攝制研究生學位照片427張，有序完成學生檔案近4000份的整理、郵寄等工作。我們還配合各用人單位招聘畢業(yè)生工作，對畢業(yè)生在校期間的成績、畢業(yè)證、學位證進行認定，提供真實可靠的信息，本著對用人單位負責，對畢業(yè)生負責的工作態(tài)度，認真履行工作職責，配合用人單位圓滿完成招聘工作。

四、注重提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

要想提高檔案管理人員工作素質(zhì)，必須做到以下幾點：

1.愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。要想把檔案工作做好，良好的職業(yè)道德是前提條件，還要有較高的思想覺悟，同時還要具備服務(wù)意識，只有這樣，檔案工作才能做實做好。

2.具有開發(fā)信息資源的能力。積極開發(fā)檔案信息資源為各項事業(yè)服務(wù)，這是檔案事業(yè)的根本宗旨，也是實現(xiàn)檔案和檔案工作自身價值的根本途徑。檔案工作人員一定要具備開發(fā)檔案信息資源的能力，把“死”檔案變成“活”信息，真正實現(xiàn)檔案自身價值。

3.具有一定的開拓創(chuàng)新意識。檔案管理的最終目的是要把檔案資料應(yīng)用到社會生活和經(jīng)濟活動中去，使之發(fā)揮更大的價值，這就要求檔案人員具有開拓創(chuàng)新的服務(wù)意識，充分利用檔案信息資源，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，使檔案資料在工作中發(fā)揮更大的作用。

總之，提高檔案工作人員素質(zhì)，意義深遠而重大，只有檔案工作人中整體素質(zhì)不斷提高，才能做好檔案服務(wù)工作，適應(yīng)時代發(fā)展和進步。

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