汽車產(chǎn)品項(xiàng)目溝通與信息管理

吳慶文

(上海大眾汽車有限公司，上海 201805)

1 汽車項(xiàng)目溝通和信息管理的目的和重點(diǎn)

我國已成為全球最大汽車銷售市場，市場競爭非常激烈，眾多的汽車公司爭相推出新產(chǎn)品。為保證新車型的成功，在企業(yè)內(nèi)部需要強(qiáng)有力的項(xiàng)目管理。一個(gè)汽車產(chǎn)品由幾千種零部件組成，涉及到幾百家供應(yīng)商和幾百家經(jīng)銷商，參與項(xiàng)目的人員成千上萬。所以，汽車項(xiàng)目中有非常復(fù)雜的溝通路徑和信息流，項(xiàng)目溝通和信息管理的水平是決定項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵之一。

傳統(tǒng)的企業(yè)管理中，強(qiáng)調(diào)對(duì)人、財(cái)、物的管理。但人們已經(jīng)越來越深刻地體會(huì)到，我們正處于信息爆炸的時(shí)代。在當(dāng)今的企業(yè)中，信息是與人、財(cái)、物并列的第4種資源，信息管理的重要性日漸突出。

在項(xiàng)目管理中，存在著項(xiàng)目范圍、時(shí)間、費(fèi)用“三重制約”的問題，對(duì)這3個(gè)因素的權(quán)衡需要掌握和分析大量的信息。在美國項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)所提出的項(xiàng)目管理知識(shí)體系(PMBOK)中，列舉了9個(gè)領(lǐng)域［1］:項(xiàng)目整體管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目費(fèi)用管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理和項(xiàng)目采購管理。這里專門把溝通管理列為一個(gè)領(lǐng)域，可見溝通在項(xiàng)目管理中的重要性;而所有這9個(gè)領(lǐng)域的管理，都離不開信息。

在汽車項(xiàng)目中，溝通和信息管理的重要性至少體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

(1)達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo) 汽車產(chǎn)品的成功取決于滿足用戶需求的程度，所以在項(xiàng)目規(guī)劃階段就要進(jìn)行用戶溝通，掌握和明確描述用戶需求，但項(xiàng)目范圍與時(shí)間、費(fèi)用的“三重制約”問題，將會(huì)貫穿從項(xiàng)目規(guī)劃到投產(chǎn)的各個(gè)不同階段，項(xiàng)目溝通和信息的質(zhì)量，將極大影響決策者在三者之間的反復(fù)權(quán)衡。

(2)提高項(xiàng)目效率 汽車項(xiàng)目極為復(fù)雜，每天都會(huì)出現(xiàn)很多新的問題，對(duì)于這些問題的快速處理需要各部門的協(xié)作，打破原來的部門壁壘。要依靠高效及時(shí)的溝通，迅速得出問題的解決方案;決策做出后，又要迅速傳達(dá)到所有相關(guān)部門和人員。項(xiàng)目溝通的路徑和信息發(fā)布的方式都必須精心設(shè)計(jì)，并得到嚴(yán)格的執(zhí)行，才能保證高效、正確地決策，保證各方步調(diào)一致。

(3)促進(jìn)團(tuán)隊(duì)發(fā)展 汽車項(xiàng)目的規(guī)模很大，參與人員眾多。充分的溝通和適當(dāng)?shù)男畔l(fā)布能夠保持所有參與人員的項(xiàng)目歸屬感，提高工作積極性。所有參與各方對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的共同理解，能夠促進(jìn)項(xiàng)目合作。所以溝通和信息管理不僅是完成項(xiàng)目任務(wù)的客觀需要，也是參與人員的主觀需要。

(4)保持領(lǐng)導(dǎo)支持 汽車項(xiàng)目的投入極高，須調(diào)動(dòng)企業(yè)中大量的資源。汽車項(xiàng)目的立項(xiàng)是企業(yè)的重大決策，產(chǎn)品經(jīng)理要就可行性分析報(bào)告與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及各職能部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行充分溝通，才能得到項(xiàng)目批準(zhǔn)，才能得到完成項(xiàng)目所需要的資源。企業(yè)和職能部門的領(lǐng)導(dǎo)也很關(guān)注項(xiàng)目的情況，產(chǎn)品經(jīng)理要保證領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目情況的了解，才能得到領(lǐng)導(dǎo)的持續(xù)理解和支持［2］。

為提高汽車項(xiàng)目中的溝通效率和質(zhì)量，汽車企業(yè)應(yīng)該開展5個(gè)方面的工作:

(1)培養(yǎng)項(xiàng)目組成人員的主動(dòng)溝通意識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和盡早解決問題;

(2)建立以產(chǎn)品經(jīng)理為核心的有效溝通體系;

(3)采取多種多樣的溝通方式(會(huì)議、電話、電子郵件、傳真等)提高溝通效率，在采用電子郵件溝通時(shí)，須提倡寫清郵件主題，控制分發(fā)范圍，適當(dāng)?shù)摹俺汀狈秶蓭椭g接相關(guān)人員了解情況，必要時(shí)給予反饋，但太多的信息會(huì)讓人無所適從［3］;

(4)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制、審查和控制工作［4］;

(5)營造良好的企業(yè)內(nèi)部溝通環(huán)境，建立共享的信息平臺(tái)。

由于溝通和信息管理在汽車項(xiàng)目中至關(guān)重要，迫于市場競爭的壓力，國內(nèi)各大型汽車企業(yè)勢(shì)必對(duì)此給予高度重視，并摸索出各自企業(yè)的管理方法。但是在國內(nèi)科技期刊中卻鮮有相關(guān)內(nèi)容的總結(jié)發(fā)表。本文中對(duì)企業(yè)汽車項(xiàng)目溝通和信息管理實(shí)踐中形成的一些有效方法進(jìn)行了探討和總結(jié)。

2 單個(gè)汽車項(xiàng)目的信息管理

2.1 項(xiàng)目規(guī)劃階段的信息管理

項(xiàng)目規(guī)劃階段是指從一個(gè)最初產(chǎn)品設(shè)想到項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)。在這個(gè)階段的核心任務(wù)是完成項(xiàng)目定義和可行性分析，它們決定了項(xiàng)目的取舍和項(xiàng)目全生命周期的經(jīng)營結(jié)果。

在激烈競爭的汽車市場上，一款新車型要取得成功，必須在一定范圍內(nèi)盡量滿足用戶需求，同時(shí)考慮與競爭產(chǎn)品的差異化。項(xiàng)目規(guī)劃階段考慮新產(chǎn)品針對(duì)哪一個(gè)細(xì)分市場和哪些目標(biāo)用戶群。細(xì)分市場可以用車身形式、車身尺寸、價(jià)格區(qū)間等來描述;目標(biāo)用戶群則用年齡、社會(huì)地位、生活理念、消費(fèi)習(xí)慣等來劃分。

由于項(xiàng)目規(guī)劃階段離新車型投產(chǎn)有3年左右的時(shí)間，而新車型投產(chǎn)后還將生產(chǎn)5－7年的時(shí)間，所以要在項(xiàng)目規(guī)劃階段預(yù)測目標(biāo)用戶群3年以后甚至10年以后的需求，這是一個(gè)大難題。通常采用三步法來進(jìn)行預(yù)測分析。第一步，分析現(xiàn)有競爭車型，包括造型、裝備、性能、價(jià)格，借此了解現(xiàn)在的技術(shù)水平;第二步，定量分析影響用戶購買決策的因素，銷量記錄最真實(shí)地反映了現(xiàn)實(shí)用戶的心聲，用戶用自己的購買行動(dòng)為市場上已有的車型投了票，但購買決策是一個(gè)權(quán)衡的結(jié)果，要弄清造型、裝備、性能和價(jià)格分別對(duì)銷量有多大的影響，就須組織用戶問卷調(diào)查;第三步，分析未來新車型的潛在用戶，了解他們新的需求，有時(shí)用戶自己也沒有想過，所以不能采用簡單的用戶問卷調(diào)查方式，可以組織潛在用戶參加試駕活動(dòng)，比如購買10輛不同的競爭車型，請(qǐng)20位潛在用戶輪流駕駛，每人駕駛每輛車一個(gè)星期，期間要求他們對(duì)每一輛車填寫打分表。20個(gè)星期之后，組織公司專業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)、造型師、工程師與這些用戶開研討會(huì)，來了解用戶的感受，他們喜歡車上的哪些設(shè)計(jì)?不喜歡哪些?應(yīng)該怎樣改進(jìn)?這個(gè)過程搜集整理了第一手資料，可能當(dāng)場就會(huì)產(chǎn)生出全新的設(shè)想和方案，為日后定義新車型的造型風(fēng)格和技術(shù)亮點(diǎn)打下基礎(chǔ)。

項(xiàng)目可行性分析需要基于大量企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，結(jié)合市場分析中的價(jià)格、裝備和銷量，預(yù)估新車型項(xiàng)目費(fèi)用、計(jì)劃進(jìn)度、進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，測算車型可變成本，然后計(jì)算出經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)。任何汽車項(xiàng)目都會(huì)碰到范圍、時(shí)間和費(fèi)用的“三重制約”問題，其實(shí)還有人力資源、品牌形象、用戶滿意度等很多因素，產(chǎn)品經(jīng)理需要與各專業(yè)部門反復(fù)溝通，反復(fù)測算，做出權(quán)衡［5］。最終形成一份項(xiàng)目可行性分析報(bào)告，提交批準(zhǔn)。

2.2 項(xiàng)目實(shí)施階段的信息管理

從項(xiàng)目批準(zhǔn)到新車型投產(chǎn)是項(xiàng)目實(shí)施階段。為達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)、提高項(xiàng)目效率、促進(jìn)團(tuán)隊(duì)合作、保持領(lǐng)導(dǎo)支持，產(chǎn)品經(jīng)理須精心設(shè)計(jì)項(xiàng)目溝通方案和信息管理方式，推廣和督促這些方案、方式的落實(shí)。

由于汽車項(xiàng)目的復(fù)雜性，溝通方案和信息管理中都要采用金字塔結(jié)構(gòu)和矩陣結(jié)構(gòu)，如圖1和圖2所示。金字塔結(jié)構(gòu)保證來自基層的信息經(jīng)過適當(dāng)?shù)募庸R總向上傳遞，上級(jí)的決策及時(shí)向下傳達(dá)到相關(guān)工作人員。矩陣結(jié)構(gòu)保證各職能部門的協(xié)同工作，對(duì)同一問題能從不同視角進(jìn)行分析并得出最佳方案。

在新車型項(xiàng)目的矩陣管理結(jié)構(gòu)中，僅有一個(gè)項(xiàng)目工作組來橫向協(xié)調(diào)各個(gè)專業(yè)部門是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。須按照汽車零件分類，組建車身、飾件、底盤、電器、發(fā)動(dòng)機(jī)等專業(yè)組，每個(gè)專業(yè)組都有不同專業(yè)部門的代表，例如車身專業(yè)組里有開發(fā)、采購、質(zhì)保、物流、財(cái)務(wù)、工藝、制造、市場等部門的代表。這些專業(yè)組從項(xiàng)目工作組得到工作目標(biāo)(例如進(jìn)度目標(biāo)，成本目標(biāo))，并向項(xiàng)目工作組匯報(bào)。通過專業(yè)組的形式，使跨部門溝通的渠道從原來的一條(僅項(xiàng)目工作組)擴(kuò)展到6條，專業(yè)組搜集、加工、整理各自負(fù)責(zé)零件范圍的信息，也提高了項(xiàng)目信息的質(zhì)量。

加強(qiáng)項(xiàng)目工作的另一個(gè)維度是各種定期的專題會(huì)議，比如針對(duì)試驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問題、試制中發(fā)現(xiàn)的問題和零件準(zhǔn)備中發(fā)現(xiàn)的問題，都可分別定期組織專題會(huì)議，以及不同層次的準(zhǔn)備會(huì)議。這些會(huì)議也都形成了新的跨部門、跨專業(yè)組、跨級(jí)別的溝通平臺(tái)，從新的角度梳理項(xiàng)目信息，解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題。

2.3 業(yè)務(wù)流程與信息交流

這樣多的溝通路徑和信息分類，都是為保證項(xiàng)目各方面的信息均能得到匯總，保證所有項(xiàng)目參與人員得到需要的信息，保持其項(xiàng)目歸屬感。但是，過多的會(huì)議和信息會(huì)讓人無所適從，會(huì)讓人麻木。

首先，汽車項(xiàng)目管理中需要合理的業(yè)務(wù)流程，尤其是對(duì)授權(quán)的規(guī)定，使簡單的問題能夠在基層得到解決，而重要的問題又能及時(shí)向上匯報(bào)。比較簡單的問題，在專業(yè)組層面就得到了解決，只須在該專業(yè)組會(huì)議紀(jì)要中做一個(gè)記錄，這個(gè)紀(jì)要只分發(fā)到與會(huì)者和處于金字塔上一層次的項(xiàng)目組成員，那么更上一層次的戰(zhàn)略委員會(huì)成員就不會(huì)收到這個(gè)紀(jì)要，其他專業(yè)組的成員也不會(huì)收到，他們無須了解上述問題的發(fā)生和解決方案。而對(duì)比較重要或復(fù)雜的問題，就要求專業(yè)組或項(xiàng)目組先提出方案，然后上報(bào)，由上一級(jí)機(jī)構(gòu)決策。例如，對(duì)于項(xiàng)目中的一個(gè)設(shè)計(jì)更改問題，可按照更改范圍規(guī)定決策權(quán)限，每車成本增加在X元以內(nèi)及投資在XX萬元以內(nèi)的，由產(chǎn)品經(jīng)理主持的項(xiàng)目更改控制會(huì)議決策;每車成本增加在Y元以內(nèi)及投資在YY萬元以內(nèi)的，由產(chǎn)品總監(jiān)主持的項(xiàng)目更改控制高層會(huì)議決策;再超出這個(gè)限值的，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持的項(xiàng)目更改控制最高會(huì)議決策。由于設(shè)置了這樣的審批權(quán)限，就能夠保證項(xiàng)目中量大面廣的一般更改由基層產(chǎn)品經(jīng)理及時(shí)決策，而公司領(lǐng)導(dǎo)只須決定個(gè)別重大的更改。

其次，一個(gè)功能強(qiáng)大的項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)，可以大大提高項(xiàng)目信息的透明度和質(zhì)量。這個(gè)系統(tǒng)中包含項(xiàng)目一般信息、每個(gè)零部件的信息、所有項(xiàng)目會(huì)議的記錄、各種統(tǒng)計(jì)信息，項(xiàng)目參與人員可通過這個(gè)系統(tǒng)得到所需要的最新信息，也免除了每個(gè)人文檔管理負(fù)擔(dān)。信息管理系統(tǒng)還可以增加自動(dòng)提醒功能，把各種項(xiàng)目工作任務(wù)定向分發(fā)到受委托人員，并按照任務(wù)期限多次提醒，一直到受委托人員完成任務(wù)，提交了結(jié)果報(bào)告，這份結(jié)果報(bào)告又自動(dòng)被轉(zhuǎn)發(fā)到項(xiàng)目上級(jí)管理人員。

第三，成立項(xiàng)目工作室，集中辦公。汽車企業(yè)規(guī)模很大，每個(gè)業(yè)務(wù)部門都有各自獨(dú)立的辦公大樓，業(yè)務(wù)部門之間的分工細(xì)致，在功能設(shè)置上還往往是相互制約的。所以在汽車企業(yè)進(jìn)行矩陣式管理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)縱向(部門條線)強(qiáng)、橫向(項(xiàng)目機(jī)構(gòu))弱的情況。成立項(xiàng)目工作室，把各部門參與項(xiàng)目的關(guān)鍵人員集中到一起辦公。涉及的人員數(shù)量視項(xiàng)目的規(guī)模而定，從20人到上百人不等。于是，項(xiàng)目成員可以直接進(jìn)行對(duì)話交流，極大地提高溝通效率。遇到需要3～5人一起討論的情況，效果就更明顯。這樣的項(xiàng)目工作室還可以直接促進(jìn)團(tuán)隊(duì)精神，對(duì)鼓勵(lì)各部門項(xiàng)目成員共同解決問題有很大的心理作用。

3 汽車項(xiàng)目組合的溝通和信息管理

汽車企業(yè)面對(duì)多個(gè)車型項(xiàng)目平行開展的情況，須通過項(xiàng)目組合管理來取得單一項(xiàng)目管理無法取得的效益。

3.1 項(xiàng)目規(guī)劃階段

項(xiàng)目組合管理著眼于汽車企業(yè)的整體戰(zhàn)略目標(biāo)，關(guān)鍵是合理分配企業(yè)的各種資源，確定符合企業(yè)戰(zhàn)略的最佳項(xiàng)目組合［6］。

在項(xiàng)目組合規(guī)劃中:(1)要分析和預(yù)測市場發(fā)展情況和趨勢(shì)，得出整體市場和各個(gè)細(xì)分市場的容量、價(jià)格變化趨勢(shì)，了解和掌握競爭對(duì)手的動(dòng)向，從而形成市場分析數(shù)據(jù)庫;(2)將本企業(yè)已有的產(chǎn)品標(biāo)入相應(yīng)的細(xì)分市場，從而計(jì)算出本企業(yè)在各細(xì)分市場的占有率情況及其變化趨勢(shì);(3)要根據(jù)市場情況和企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)選擇多個(gè)可能的項(xiàng)目，分別測算各個(gè)項(xiàng)目的投入產(chǎn)出情況，根據(jù)一定的決策準(zhǔn)則計(jì)算各項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)(比如營業(yè)利潤率、內(nèi)部收益率等)，還須將一些非經(jīng)濟(jì)性指標(biāo)(比如千車故障率、用戶滿意度等)進(jìn)行量化預(yù)測;(4)要根據(jù)資源最優(yōu)利用和效益最大化的原則排列項(xiàng)目優(yōu)先級(jí)，進(jìn)行項(xiàng)目取舍，一般要考慮的資源品種至少有資金、人力資源、時(shí)間和產(chǎn)能等，在資源配置中還要平衡短期與長期、低風(fēng)險(xiǎn)和高風(fēng)險(xiǎn)等因素;(5)根據(jù)選定的項(xiàng)目組合計(jì)算出企業(yè)中長期的經(jīng)營結(jié)果。

例如，汽車公司可以同時(shí)分析5個(gè)可能的車型項(xiàng)目，對(duì)它們分別預(yù)測銷售價(jià)格、銷售量、市場份額，預(yù)設(shè)成本、質(zhì)量、性能目標(biāo)，估算項(xiàng)目費(fèi)用和投資，估計(jì)項(xiàng)目需要投入的人力資源，安排進(jìn)度計(jì)劃，然后測算每個(gè)項(xiàng)目的營業(yè)利潤和內(nèi)部收益率。在分析過程中，每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)出現(xiàn)許多矛盾，尤其是利潤指標(biāo)往往一開始都比較差，這時(shí)需要產(chǎn)品規(guī)劃部門與各業(yè)務(wù)部門反復(fù)進(jìn)行溝通，不斷調(diào)整各項(xiàng)假設(shè)和參數(shù)，反復(fù)測算，逐步提高各個(gè)項(xiàng)目的可行性和經(jīng)濟(jì)性。5個(gè)項(xiàng)目同時(shí)啟動(dòng)，它們各自的潛力是不同的，經(jīng)過幾輪的優(yōu)化，各項(xiàng)目之間的差異性會(huì)越來越清晰地反映出來。這時(shí)，就可以組織一次產(chǎn)品戰(zhàn)略委員會(huì)的決策會(huì)議，根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和資源配置情況，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行取舍，5個(gè)進(jìn)入分析的車型項(xiàng)目，最終只有1～2個(gè)會(huì)得到批準(zhǔn)。

在項(xiàng)目組合規(guī)劃過程中，需要企業(yè)各相關(guān)部門的密切配合，大量反復(fù)地溝通，產(chǎn)品規(guī)劃部門要確定項(xiàng)目組合規(guī)劃的時(shí)間進(jìn)度，定義溝通渠道，組織高效的溝通。規(guī)劃的過程中要形成和使用多個(gè)信息庫，要將企業(yè)長期積累的經(jīng)驗(yàn)和分析數(shù)據(jù)系統(tǒng)化。由于汽車市場的快速變化，項(xiàng)目組合規(guī)劃還要定期更新，并將企業(yè)成熟的經(jīng)驗(yàn)上升為流程。

3.2 項(xiàng)目實(shí)施階段

在項(xiàng)目組合的實(shí)施過程中，汽車企業(yè)要組織對(duì)項(xiàng)目信息的系統(tǒng)化匯總。由于汽車企業(yè)內(nèi)往往有多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)開展，參與汽車項(xiàng)目的人員眾多，既有公司內(nèi)各部門人員，也有供應(yīng)商人員，為方便信息的溝通，要統(tǒng)一項(xiàng)目語言，要制定、頒布一整套標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目信息的記錄、整理和傳遞都要有明確規(guī)定。

在零部件管理方面，零件布點(diǎn)之前，就須組織各專業(yè)部門一起劃分自制零件與外購零件、定義長周期零件和重點(diǎn)零件，這些定義都依據(jù)企業(yè)的內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn);在詢價(jià)布點(diǎn)過程中，與潛在供應(yīng)商的溝通都有標(biāo)準(zhǔn)格式和流程;針對(duì)零件送樣檢驗(yàn)過程，須制定標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量定義，諸如:“供應(yīng)商自檢基本合格”、“本公司檢驗(yàn)基本合格”、“供應(yīng)商自檢完全合格”、“本公司檢驗(yàn)完全合格”等;用這些標(biāo)準(zhǔn)定義可以方便公司內(nèi)各部門之間、公司內(nèi)上下級(jí)之間、各部門與供應(yīng)商的溝通，也方便項(xiàng)目經(jīng)理或部門領(lǐng)導(dǎo)了解某個(gè)零件的進(jìn)度情況和質(zhì)量情況。

而零件質(zhì)量的改進(jìn)需要時(shí)間，距離汽車項(xiàng)目投產(chǎn)時(shí)間越近，未合格的零件給項(xiàng)目帶來的壓力就越大。要明確項(xiàng)目不同節(jié)點(diǎn)時(shí)零部件狀態(tài)的紅燈(高度關(guān)注)、黃燈(一般關(guān)注)和綠燈(無須關(guān)注)的定義，如表1所示。

表1 零部件狀態(tài)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

有了這樣的定義，各個(gè)專業(yè)組便可對(duì)所負(fù)責(zé)的零部件進(jìn)行紅綠燈評(píng)級(jí)，對(duì)紅燈零件進(jìn)行重點(diǎn)分析。在有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的項(xiàng)目審查會(huì)議上，直接介紹整個(gè)項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)(多少綠燈、黃燈、紅燈零件)，就可以量化反映項(xiàng)目的整體進(jìn)度情況和風(fēng)險(xiǎn)情況，然后再對(duì)紅燈零件的問題和整改措施進(jìn)行匯報(bào)。

將企業(yè)中最優(yōu)項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)，編制專業(yè)組會(huì)議、項(xiàng)目組會(huì)議、項(xiàng)目審查會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)議程和標(biāo)準(zhǔn)匯報(bào)模板，有助于迅速提高項(xiàng)目組合的整體管理水平。尤其是項(xiàng)目審查會(huì)議，有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各專業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)參加，須提高項(xiàng)目信息透明度，便于領(lǐng)導(dǎo)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，并在各項(xiàng)目之間進(jìn)行橫向比較。須對(duì)汽車項(xiàng)目的不同節(jié)點(diǎn)，規(guī)定量化的管理指標(biāo)，包括項(xiàng)目整體進(jìn)度、開發(fā)情況、零件布點(diǎn)情況、零件送樣情況、質(zhì)保認(rèn)可狀態(tài)、試驗(yàn)情況和試制情況等;這樣就大大提高了會(huì)議溝通的效率和信息的質(zhì)量。

為了保證領(lǐng)導(dǎo)支持，產(chǎn)品組合管理部門還須編制項(xiàng)目月度報(bào)告和董事會(huì)報(bào)告。這些報(bào)告供高層領(lǐng)導(dǎo)閱讀，需要高度概括精煉，對(duì)公司正在平行開展的幾十個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目用一頁紙的篇幅反映出整個(gè)項(xiàng)目的情況，要包含進(jìn)度計(jì)劃、投入、經(jīng)濟(jì)性等項(xiàng)目基本信息，要反映當(dāng)前項(xiàng)目的執(zhí)行情況、主要問題和解決措施等。單個(gè)項(xiàng)目報(bào)告由相應(yīng)的產(chǎn)品經(jīng)理簽署。將公司正在開展的所有車型項(xiàng)目的報(bào)告裝訂成冊(cè)，由產(chǎn)品總監(jiān)簽署，這就代表了產(chǎn)品經(jīng)理對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的承諾。這種形式能夠一舉多得:(1)方便高層領(lǐng)導(dǎo)定期了解各個(gè)項(xiàng)目的情況;(2)提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)產(chǎn)品經(jīng)理的信任感;(3)有助于提高產(chǎn)品經(jīng)理的責(zé)任感;(4)是產(chǎn)品經(jīng)理向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)尋求支持的有效途徑;(5)對(duì)未及時(shí)完成項(xiàng)目任務(wù)的專業(yè)組或部門是一種鞭策。

4 結(jié)論

汽車項(xiàng)目的復(fù)雜性要求高質(zhì)量的項(xiàng)目溝通和信息管理，無論是對(duì)單個(gè)項(xiàng)目還是項(xiàng)目組合，都要詳細(xì)規(guī)劃項(xiàng)目溝通方案和信息管理方式，及時(shí)、透明、準(zhǔn)確是汽車項(xiàng)目溝通和信息管理的核心要求，標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、制度化是提高溝通和信息管理質(zhì)量的關(guān)鍵。

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