使用郵件合并實(shí)現(xiàn)多條記錄自動(dòng)分類(lèi)分頁(yè)輸出

摘要：該文介紹了如何利用EXCEL的基本操作和WORD的域和規(guī)則來(lái)實(shí)現(xiàn)郵件合并中多條記錄的自動(dòng)分類(lèi)分頁(yè)輸出。

關(guān)鍵詞：郵件合并；域；規(guī)則

中圖分類(lèi)號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）13-2987-02

Using Mail Merge Achieve Multiple Records Automatically Classified Pagination the Output

SU La-mei

（College of Art， Taiyuan University of Technology， Yuci 030600， China）

Abstract： This article describes how to achieve a mail merge automatically classified pagination output multiple records using the basic operation of the EXCEL and WORD domains and rules.

Key words： mail merge； domain； rule

1 概述

郵件合并是Word提供的一項(xiàng)高級(jí)功能，主要用于處理批量類(lèi)似文檔，如信函、信封、準(zhǔn)考證、邀請(qǐng)函、錄取通知書(shū)等。該類(lèi)文檔具有明顯的特征：需要處理的文件內(nèi)容分為固定部分和可變部分，只要將固定部分創(chuàng)建為主文檔，可變部分創(chuàng)建為數(shù)據(jù)源文檔，主文檔的內(nèi)容和數(shù)據(jù)源文檔的信息逐條合并，就可批量形成一系列合并文檔，達(dá)到批量處理的目的，從而提高辦公效率。

除此之外，工作中還會(huì)遇到一些特殊需要，如在學(xué)校期末發(fā)放監(jiān)考通知書(shū)時(shí)，希望達(dá)到圖一中的效果，這就要求在在執(zhí)行郵件合并時(shí)能達(dá)到多條記錄的分類(lèi)分頁(yè)輸出。特點(diǎn)，以數(shù)據(jù)源中某項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)放在一頁(yè)輸出；難點(diǎn)：每個(gè)分類(lèi)的記錄數(shù)不同，不能通過(guò)簡(jiǎn)單的規(guī)則“NEXTIF”來(lái)實(shí)現(xiàn)。如何達(dá)到，就要求我們?cè)谄胀ㄠ]件合并的基礎(chǔ)上更深入的了解OFFICE的基本操作和域的應(yīng)用。

圖1

2 數(shù)據(jù)源的分析

如圖2，每位老師的監(jiān)考門(mén)數(shù)不同，如有的老師3門(mén)，有的4門(mén)，有的5門(mén)，記錄數(shù)不等，按最多5門(mén)監(jiān)考任務(wù)設(shè)計(jì)主文檔，每頁(yè)根據(jù)老師的實(shí)際監(jiān)考門(mén)數(shù)來(lái)輸出監(jiān)考通知。

3 實(shí)現(xiàn)方法探索

1）數(shù)據(jù)源的處理：填加序號(hào)和輔助列，輔助列，在H2單元格內(nèi)編輯函數(shù)“=IF（F2=F3，1，0）”，填充至記錄尾。目的，標(biāo)識(shí)下一記錄的監(jiān)考老師是否發(fā)生變更，如無(wú)變更，則輔助列為1，如有變更，則輔助列為0，為主文檔中的規(guī)則提供參考數(shù)據(jù)。如圖3。

圖2

圖3

2）Word表格和域代碼編輯（以word2007為例）。

編輯word表格，根據(jù)輸出需要和單個(gè)老師最多監(jiān)考場(chǎng)次設(shè)計(jì)如表1。

選擇收件人：在郵件菜單下單擊“選擇收件人”，在下級(jí)菜單中選擇“使用現(xiàn)在列表”，查找到上一步編輯好的數(shù)據(jù)源，單擊“打開(kāi)”。

插入合并域和規(guī)則：選擇郵件菜單，在M、A1、B1、C1、D1里分別插入對(duì)應(yīng)的合并域，在E列里插入合并域和規(guī)則，?rs?13?下一記錄條件...? （目的：插入當(dāng)前合并域“人數(shù)”，設(shè)定變量b的值為當(dāng)前記錄的序號(hào)， 判斷輔助列是否為1，如為1，則將記錄定位在下一條，否則，記錄指針不變）。在A2-A5里插入， B2-B5里插入，C2-C5插入，D2-D5里插入（引入if規(guī)則來(lái)判斷當(dāng)前記錄序號(hào)是否大于上一記錄，即監(jiān)考老師是否發(fā)生變更，如為真，則繼續(xù)輸出相應(yīng)合并域，如為假，說(shuō)明該老師的監(jiān)考記錄已輸出完成，輸出空字符）。

要點(diǎn)：引入變量b，配合“nextif”規(guī)則來(lái)控制監(jiān)考老師發(fā)生變化時(shí)停止輸出。

完成上述操作后，單擊郵件工具欄下的“完成并合并”按鈕，選擇“編輯單一文檔”，彈出合并到新文檔的對(duì)話框，根據(jù)需要設(shè)置合并記錄，生成合成后的新文檔并保存或打印即可。

4 結(jié)束語(yǔ)

郵件合并的功能還有很多，同一問(wèn)題，思路不同，處理的方法也不盡相同，只要我們?cè)谌粘９ぷ髦薪?jīng)常探索，勤于思考，總能找出簡(jiǎn)便易行，高效的方法。

參考文獻(xiàn)：

[1] 朱超翔. 結(jié)合Word與Excel制作準(zhǔn)考證[J].辦公自動(dòng)化， 2013（2）：52-53.

[2] 朱克武. Word郵件合并在VB編程中的應(yīng)用[J].]計(jì)算機(jī)與現(xiàn)化化，2012（6）：204-207.

[3] 張紅艷，楊勇. 郵件合并中嵌套式Word域“If…Then…Else…”運(yùn)用[J]. 辦公自動(dòng)化，2010（4）：36-38.

[4] 張山風(fēng). 用Word郵件合并功能套打固定格式的畢業(yè)證書(shū)[J]. 辦公自動(dòng)化：綜合版，2012（10）：51-52.

摘要：該文介紹了如何利用EXCEL的基本操作和WORD的域和規(guī)則來(lái)實(shí)現(xiàn)郵件合并中多條記錄的自動(dòng)分類(lèi)分頁(yè)輸出。

關(guān)鍵詞：郵件合并；域；規(guī)則

中圖分類(lèi)號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）13-2987-02

Using Mail Merge Achieve Multiple Records Automatically Classified Pagination the Output

SU La-mei

（College of Art， Taiyuan University of Technology， Yuci 030600， China）

Abstract： This article describes how to achieve a mail merge automatically classified pagination output multiple records using the basic operation of the EXCEL and WORD domains and rules.

Key words： mail merge； domain； rule

1 概述

郵件合并是Word提供的一項(xiàng)高級(jí)功能，主要用于處理批量類(lèi)似文檔，如信函、信封、準(zhǔn)考證、邀請(qǐng)函、錄取通知書(shū)等。該類(lèi)文檔具有明顯的特征：需要處理的文件內(nèi)容分為固定部分和可變部分，只要將固定部分創(chuàng)建為主文檔，可變部分創(chuàng)建為數(shù)據(jù)源文檔，主文檔的內(nèi)容和數(shù)據(jù)源文檔的信息逐條合并，就可批量形成一系列合并文檔，達(dá)到批量處理的目的，從而提高辦公效率。

除此之外，工作中還會(huì)遇到一些特殊需要，如在學(xué)校期末發(fā)放監(jiān)考通知書(shū)時(shí)，希望達(dá)到圖一中的效果，這就要求在在執(zhí)行郵件合并時(shí)能達(dá)到多條記錄的分類(lèi)分頁(yè)輸出。特點(diǎn)，以數(shù)據(jù)源中某項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)放在一頁(yè)輸出；難點(diǎn)：每個(gè)分類(lèi)的記錄數(shù)不同，不能通過(guò)簡(jiǎn)單的規(guī)則“NEXTIF”來(lái)實(shí)現(xiàn)。如何達(dá)到，就要求我們?cè)谄胀ㄠ]件合并的基礎(chǔ)上更深入的了解OFFICE的基本操作和域的應(yīng)用。

圖1

2 數(shù)據(jù)源的分析

如圖2，每位老師的監(jiān)考門(mén)數(shù)不同，如有的老師3門(mén)，有的4門(mén)，有的5門(mén)，記錄數(shù)不等，按最多5門(mén)監(jiān)考任務(wù)設(shè)計(jì)主文檔，每頁(yè)根據(jù)老師的實(shí)際監(jiān)考門(mén)數(shù)來(lái)輸出監(jiān)考通知。

3 實(shí)現(xiàn)方法探索

1）數(shù)據(jù)源的處理：填加序號(hào)和輔助列，輔助列，在H2單元格內(nèi)編輯函數(shù)“=IF（F2=F3，1，0）”，填充至記錄尾。目的，標(biāo)識(shí)下一記錄的監(jiān)考老師是否發(fā)生變更，如無(wú)變更，則輔助列為1，如有變更，則輔助列為0，為主文檔中的規(guī)則提供參考數(shù)據(jù)。如圖3。

圖2

圖3

2）Word表格和域代碼編輯（以word2007為例）。

編輯word表格，根據(jù)輸出需要和單個(gè)老師最多監(jiān)考場(chǎng)次設(shè)計(jì)如表1。

選擇收件人：在郵件菜單下單擊“選擇收件人”，在下級(jí)菜單中選擇“使用現(xiàn)在列表”，查找到上一步編輯好的數(shù)據(jù)源，單擊“打開(kāi)”。

插入合并域和規(guī)則：選擇郵件菜單，在M、A1、B1、C1、D1里分別插入對(duì)應(yīng)的合并域，在E列里插入合并域和規(guī)則，?rs?13?下一記錄條件...? （目的：插入當(dāng)前合并域“人數(shù)”，設(shè)定變量b的值為當(dāng)前記錄的序號(hào)， 判斷輔助列是否為1，如為1，則將記錄定位在下一條，否則，記錄指針不變）。在A2-A5里插入， B2-B5里插入，C2-C5插入，D2-D5里插入（引入if規(guī)則來(lái)判斷當(dāng)前記錄序號(hào)是否大于上一記錄，即監(jiān)考老師是否發(fā)生變更，如為真，則繼續(xù)輸出相應(yīng)合并域，如為假，說(shuō)明該老師的監(jiān)考記錄已輸出完成，輸出空字符）。

要點(diǎn)：引入變量b，配合“nextif”規(guī)則來(lái)控制監(jiān)考老師發(fā)生變化時(shí)停止輸出。

完成上述操作后，單擊郵件工具欄下的“完成并合并”按鈕，選擇“編輯單一文檔”，彈出合并到新文檔的對(duì)話框，根據(jù)需要設(shè)置合并記錄，生成合成后的新文檔并保存或打印即可。

4 結(jié)束語(yǔ)

郵件合并的功能還有很多，同一問(wèn)題，思路不同，處理的方法也不盡相同，只要我們?cè)谌粘９ぷ髦薪?jīng)常探索，勤于思考，總能找出簡(jiǎn)便易行，高效的方法。

參考文獻(xiàn)：

[1] 朱超翔. 結(jié)合Word與Excel制作準(zhǔn)考證[J].辦公自動(dòng)化， 2013（2）：52-53.

[2] 朱克武. Word郵件合并在VB編程中的應(yīng)用[J].]計(jì)算機(jī)與現(xiàn)化化，2012（6）：204-207.

[3] 張紅艷，楊勇. 郵件合并中嵌套式Word域“If…Then…Else…”運(yùn)用[J]. 辦公自動(dòng)化，2010（4）：36-38.

[4] 張山風(fēng). 用Word郵件合并功能套打固定格式的畢業(yè)證書(shū)[J]. 辦公自動(dòng)化：綜合版，2012（10）：51-52.

摘要：該文介紹了如何利用EXCEL的基本操作和WORD的域和規(guī)則來(lái)實(shí)現(xiàn)郵件合并中多條記錄的自動(dòng)分類(lèi)分頁(yè)輸出。

關(guān)鍵詞：郵件合并；域；規(guī)則

中圖分類(lèi)號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2014）13-2987-02

Using Mail Merge Achieve Multiple Records Automatically Classified Pagination the Output

SU La-mei

（College of Art， Taiyuan University of Technology， Yuci 030600， China）

Abstract： This article describes how to achieve a mail merge automatically classified pagination output multiple records using the basic operation of the EXCEL and WORD domains and rules.

Key words： mail merge； domain； rule

1 概述

郵件合并是Word提供的一項(xiàng)高級(jí)功能，主要用于處理批量類(lèi)似文檔，如信函、信封、準(zhǔn)考證、邀請(qǐng)函、錄取通知書(shū)等。該類(lèi)文檔具有明顯的特征：需要處理的文件內(nèi)容分為固定部分和可變部分，只要將固定部分創(chuàng)建為主文檔，可變部分創(chuàng)建為數(shù)據(jù)源文檔，主文檔的內(nèi)容和數(shù)據(jù)源文檔的信息逐條合并，就可批量形成一系列合并文檔，達(dá)到批量處理的目的，從而提高辦公效率。

除此之外，工作中還會(huì)遇到一些特殊需要，如在學(xué)校期末發(fā)放監(jiān)考通知書(shū)時(shí)，希望達(dá)到圖一中的效果，這就要求在在執(zhí)行郵件合并時(shí)能達(dá)到多條記錄的分類(lèi)分頁(yè)輸出。特點(diǎn)，以數(shù)據(jù)源中某項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)放在一頁(yè)輸出；難點(diǎn)：每個(gè)分類(lèi)的記錄數(shù)不同，不能通過(guò)簡(jiǎn)單的規(guī)則“NEXTIF”來(lái)實(shí)現(xiàn)。如何達(dá)到，就要求我們?cè)谄胀ㄠ]件合并的基礎(chǔ)上更深入的了解OFFICE的基本操作和域的應(yīng)用。

圖1

2 數(shù)據(jù)源的分析

如圖2，每位老師的監(jiān)考門(mén)數(shù)不同，如有的老師3門(mén)，有的4門(mén)，有的5門(mén)，記錄數(shù)不等，按最多5門(mén)監(jiān)考任務(wù)設(shè)計(jì)主文檔，每頁(yè)根據(jù)老師的實(shí)際監(jiān)考門(mén)數(shù)來(lái)輸出監(jiān)考通知。

3 實(shí)現(xiàn)方法探索

1）數(shù)據(jù)源的處理：填加序號(hào)和輔助列，輔助列，在H2單元格內(nèi)編輯函數(shù)“=IF（F2=F3，1，0）”，填充至記錄尾。目的，標(biāo)識(shí)下一記錄的監(jiān)考老師是否發(fā)生變更，如無(wú)變更，則輔助列為1，如有變更，則輔助列為0，為主文檔中的規(guī)則提供參考數(shù)據(jù)。如圖3。

圖2

圖3

2）Word表格和域代碼編輯（以word2007為例）。

編輯word表格，根據(jù)輸出需要和單個(gè)老師最多監(jiān)考場(chǎng)次設(shè)計(jì)如表1。

選擇收件人：在郵件菜單下單擊“選擇收件人”，在下級(jí)菜單中選擇“使用現(xiàn)在列表”，查找到上一步編輯好的數(shù)據(jù)源，單擊“打開(kāi)”。

插入合并域和規(guī)則：選擇郵件菜單，在M、A1、B1、C1、D1里分別插入對(duì)應(yīng)的合并域，在E列里插入合并域和規(guī)則，?rs?13?下一記錄條件...? （目的：插入當(dāng)前合并域“人數(shù)”，設(shè)定變量b的值為當(dāng)前記錄的序號(hào)， 判斷輔助列是否為1，如為1，則將記錄定位在下一條，否則，記錄指針不變）。在A2-A5里插入， B2-B5里插入，C2-C5插入，D2-D5里插入（引入if規(guī)則來(lái)判斷當(dāng)前記錄序號(hào)是否大于上一記錄，即監(jiān)考老師是否發(fā)生變更，如為真，則繼續(xù)輸出相應(yīng)合并域，如為假，說(shuō)明該老師的監(jiān)考記錄已輸出完成，輸出空字符）。

要點(diǎn)：引入變量b，配合“nextif”規(guī)則來(lái)控制監(jiān)考老師發(fā)生變化時(shí)停止輸出。

完成上述操作后，單擊郵件工具欄下的“完成并合并”按鈕，選擇“編輯單一文檔”，彈出合并到新文檔的對(duì)話框，根據(jù)需要設(shè)置合并記錄，生成合成后的新文檔并保存或打印即可。

4 結(jié)束語(yǔ)

郵件合并的功能還有很多，同一問(wèn)題，思路不同，處理的方法也不盡相同，只要我們?cè)谌粘９ぷ髦薪?jīng)常探索，勤于思考，總能找出簡(jiǎn)便易行，高效的方法。

參考文獻(xiàn)：

[1] 朱超翔. 結(jié)合Word與Excel制作準(zhǔn)考證[J].辦公自動(dòng)化， 2013（2）：52-53.

[2] 朱克武. Word郵件合并在VB編程中的應(yīng)用[J].]計(jì)算機(jī)與現(xiàn)化化，2012（6）：204-207.

[3] 張紅艷，楊勇. 郵件合并中嵌套式Word域“If…Then…Else…”運(yùn)用[J]. 辦公自動(dòng)化，2010（4）：36-38.

[4] 張山風(fēng). 用Word郵件合并功能套打固定格式的畢業(yè)證書(shū)[J]. 辦公自動(dòng)化：綜合版，2012（10）：51-52.