創(chuàng)新檔案管理工作思路的理性思考

范葉國(guó)

（哈爾濱市急救中心，黑龍江哈爾濱150056）

前言：

檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，是在發(fā)展進(jìn)步過(guò)程中的的一個(gè)必然，這也是當(dāng)前科技技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢(shì)。檔案工作必然會(huì)在運(yùn)作的過(guò)程中隨著社會(huì)需要的改變而呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展模式，在這樣的發(fā)展背景之下，從事檔案工作的工作人員必須要清晰的明白這種趨勢(shì)的變化，將以往傳統(tǒng)的思想觀念完全改變，從而不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，在檔案管理的過(guò)程中運(yùn)用新興事物融合到工作過(guò)程中。使得檔案管理工作能夠加快發(fā)展的進(jìn)程，并且在工作的過(guò)程中將運(yùn)用到的技術(shù)加以學(xué)習(xí)，從而確保檔案管理工作能夠不斷的保持創(chuàng)新，從而使得檔案工作能夠更好的服務(wù)于社會(huì)和人民。

1.目前檔案管理工作的困境

檔案管理工作長(zhǎng)久以來(lái)都受到傳統(tǒng)思想的束縛，影響了檔案管理思想的發(fā)展，參與檔案管理的工作人員，絕大多數(shù)都缺乏市場(chǎng)危機(jī)意識(shí)，沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)到先進(jìn)社會(huì)的激烈競(jìng)爭(zhēng)，從而也就沒(méi)有創(chuàng)新精神和工作的激情，在工作的過(guò)程中完全沒(méi)有考慮到將工作完成度提高，這樣就使得檔案自身?yè)碛械臐撛趦r(jià)值就無(wú)法發(fā)揮出來(lái)，最終使得檔案在管理的過(guò)程中與整個(gè)社會(huì)的高效運(yùn)作模式和文化模式不匹配。

1.1.檔檔案基礎(chǔ)建設(shè)落后。檔案的保管條件一直沒(méi)有創(chuàng)新，也沒(méi)有應(yīng)用各種新興的技術(shù)，甚至一些部門(mén)檔案管理工作室還是使用的最老式木柜來(lái)作為保管的器具，使得檔案管理中的許多規(guī)范條例都無(wú)法被落實(shí)到實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程中，檔案本身的管理環(huán)境的濕度等也無(wú)法得到有效的控制。于檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)工作不完善，一些檔案資料由于經(jīng)費(fèi)以及工作人員個(gè)人素質(zhì)的原因，將其混在一起，沒(méi)有合理的將不同檔案類(lèi)型區(qū)分開(kāi)來(lái)，從而無(wú)法高效的錄入到計(jì)算機(jī)中。盂檔案管理在信息資源上的開(kāi)發(fā)沒(méi)有擴(kuò)開(kāi)，使得所有檔案能夠產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)價(jià)值極少，從而導(dǎo)致了檔案管理工作惰性的出現(xiàn)。榆檔案管理的工作過(guò)程中所需要的基本設(shè)備配置不完全，一些檔案室根本沒(méi)有能夠上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，甚至于連一些最為基本的設(shè)施、設(shè)備都沒(méi)有配備，使得檔案管理工作越加困難。

1.2.檔案管理工作不規(guī)范。眾所周知，在目前的檔案管理工作中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用較為普遍，也實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理模式朝著現(xiàn)代化檔案管理工作發(fā)展與邁進(jìn)，在這種社會(huì)基礎(chǔ)上，我們?cè)诠ぷ髦胁捎镁C合性、全面性的管理流程和管理模式受到人們的關(guān)注。但是由于檔案管理工作中管理內(nèi)容、管理措施較為復(fù)雜，使得在管理_工作中還存在著極為嚴(yán)重的缺陷與不足。這些缺陷與不足主要表現(xiàn)在檔案管理工作中工作制度和工作方法的不規(guī)范，造成了整個(gè)檔案管理活動(dòng)之中存在著諸多的質(zhì)量缺陷與隱患。一般來(lái)說(shuō)，在目前的檔案管理工作中，我們經(jīng)常需要針對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)了且嚴(yán)重不符合實(shí)際的弊端進(jìn)行處理。在傳統(tǒng)的檔案管理體系中，由于檔案管理工作量龐大，使得檔案管理工作中存在著極為嚴(yán)峻的缺陷。在目前的檔案管理工作中，大多數(shù)的檔案在編號(hào)中存在著不科學(xué)不一致，這些問(wèn)題最為常見(jiàn)的是有些檔案案卷可能存在沒(méi)有編號(hào)或者出現(xiàn)了多個(gè)編號(hào)的問(wèn)題，同時(shí)同一個(gè)檔案編號(hào)也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)檔案數(shù)據(jù)不相符的現(xiàn)象與問(wèn)題。

2.創(chuàng)新檔案管理工作思路的理性思考

2.1.創(chuàng)新管理思路。要改變檔案工作既無(wú)動(dòng)力，又無(wú)目標(biāo)的狀況，必須使檔案工作從伸手派變成先行官、創(chuàng)造者，努力打造檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作模式。

2.2.創(chuàng)新管理模式。首先，應(yīng)在立卷管理上創(chuàng)新，改進(jìn)工作手段，盡量簡(jiǎn)化檔案部門(mén)長(zhǎng)期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟，如組卷形式、裝訂管理等。要做到既不影響日后調(diào)檔閱檔，又能盡快完成歸檔程序，縮短立卷歸檔周期是關(guān)鍵。

2.3.創(chuàng)新檔案基礎(chǔ)工作。其主要包括以下幾方面內(nèi)容。第一，豐富特色館藏。豐富的館藏是檔案工作基礎(chǔ)，應(yīng)做到館藏?cái)?shù)量和質(zhì)量并存的原則。在合理擴(kuò)大接受范圍和征集門(mén)類(lèi)的同時(shí)，對(duì)接受檔案的質(zhì)量進(jìn)行必要的控制。要求所接受與選擇的檔案信息含金量高，要有特色，要注重體現(xiàn)檔案的綜合性和獨(dú)特性，優(yōu)化館藏，形成自己的館藏特色與服務(wù)特色。第二，編制高效的檢索工具體系。檢索工具編制得越科學(xué)，對(duì)檔案的揭示就越全面，檔案信息就開(kāi)發(fā)得越迅速。根據(jù)目前狀況，除了建立一個(gè)科學(xué)的更加完善的手工檢索系統(tǒng)外，還要逐步適應(yīng)信息社會(huì)的需要，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立自動(dòng)化的檢索系統(tǒng)。

2.4.創(chuàng)新檔案工作機(jī)制在管理體制上，要遵從管理創(chuàng)新的一般規(guī)律，建立以人為本的管理體制和服務(wù)機(jī)制。為員工創(chuàng)建良好的工作環(huán)境和生活條件，對(duì)員工的管理不再是以使用為中心，而是將人視為最有價(jià)值和最富有競(jìng)爭(zhēng)力的資本，以檔案館與員工的共同發(fā)展為中心。

2.5.提高檔案從業(yè)人員的素質(zhì)。樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。檔案工作的創(chuàng)新來(lái)自對(duì)檔案管理的創(chuàng)新想法，沒(méi)有創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)，檔案創(chuàng)新就無(wú)從談起。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是一種全新的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作要適應(yīng)這種新時(shí)代的要求，就應(yīng)當(dāng)有創(chuàng)新的意識(shí)和思想。培養(yǎng)知識(shí)的創(chuàng)新能力，檔案工作者應(yīng)努力優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，持有懷疑的精神，求變的態(tài)度和綜合選擇的能力，使自己成為適應(yīng)、符合時(shí)代要求的復(fù)合型人才。

結(jié)語(yǔ)：

將檔案管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新，是檔案管理工作能否適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，能否繼續(xù)為社會(huì)提供服務(wù)的基礎(chǔ)條件，只有對(duì)檔案管理工作予以高度的重視，并且根據(jù)檔案管理工作自身的實(shí)際條件來(lái)選擇應(yīng)有的管理思路和管理模式，最大限度的加強(qiáng)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，使得檔案管理工作自身能夠擁有更好的發(fā)展前景。

[1]楊振江.淺談企事業(yè)單位檔案工作的創(chuàng)新[J].中國(guó)檔案.2006.10.

[2]李云波,白曉紅.拓寬思路充分發(fā)揮檔案工作的服務(wù)作用[J].中國(guó)檔案.2006.12.