土地檔案管理與信息化建設(shè)

張曉蕊

摘 要：土地檔案是用文字、聲像、圖表等方式記載土地的各種信息的檔案資料。傳統(tǒng)的土地檔案管理以人工方式進(jìn)行檢索調(diào)卷，效率極低。檔案的信息化建設(shè)是在不改變檔案信息內(nèi)容的前提下，改變檔案及其內(nèi)容的存在形式，從而提高檔案的檢索、分析、整合效率。改革開放以來，土地的管理活動(dòng)越來越多，土地檔案資料的數(shù)量和查詢利用需求也越來越多，傳統(tǒng)的土地檔案管理方式已經(jīng)不能滿足需求。因此，針對土地檔案的特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理理念，進(jìn)行土地檔案信息化建設(shè)，提高土地檔案管理水平，已經(jīng)成為土地檔案管理工作的重要課題。

關(guān)鍵詞：土地檔案；土地檔案管理；檔案信息化建設(shè)

土地檔案是用文字、聲像、圖表等方式記載土地的各種信息的檔案資料。傳統(tǒng)的土地檔案管理以人工方式進(jìn)行檢索調(diào)卷，效率極低。檔案的信息化建設(shè)是在不改變檔案信息內(nèi)容的前提下，改變檔案及其內(nèi)容的存在形式，從而提高檔案的檢索、分析、整合效率。改革開放以來，土地的管理活動(dòng)越來越多，土地檔案資料的數(shù)量和查詢利用需求也越來越多，傳統(tǒng)的土地檔案管理方式已經(jīng)不能滿足需求。因此，針對土地檔案的特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理理念，進(jìn)行土地檔案信息化建設(shè)，提高土地檔案管理水平，已經(jīng)成為土地檔案管理工作的重要課題。

1 當(dāng)前土地檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 土地檔案庫藏量越來越多

土地檔案記錄的是土地使用過程中的歷史信息，包括土地信息登記表，宗地圖、土地權(quán)屬來源文件等重要文件，這些文件要求保存的期限都很長，甚至要求做永久保存。因此土地檔案必然會(huì)逐年積累增多。而改革開放后，土地管理活動(dòng)的活躍，更使土地檔案出現(xiàn)了爆發(fā)式的增長。

1.2 土地檔案的利用率越來越高

土地與人民生活、企業(yè)生產(chǎn)、國家建設(shè)等活動(dòng)密不可分，從普通居民的房屋權(quán)屬確認(rèn)，到企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)，到市政、水利、交通等部門的建設(shè)、乃至地區(qū)、國家對宏觀經(jīng)濟(jì)的布局調(diào)整等，都需要土地檔案提供可靠的信息依據(jù)。隨著國家經(jīng)濟(jì)的活躍，土地檔案的利用率也越來越高。

1.3 土地檔案管理中的社會(huì)服務(wù)職能越來越突出

隨著改革開放的發(fā)展，越來越多的居民參與到土地管理活動(dòng)中來，因此土地檔案的查詢對象也由過去的政府部門向社會(huì)大眾轉(zhuǎn)變。同時(shí)，根據(jù) 《土地登記資料公開查詢辦法》的要求，國土資源管理局也應(yīng)向社會(huì)提供土地登記資料的公開查詢服務(wù)。因此，土地檔案管理中的社會(huì)服務(wù)職能越來越突出。

2 土地檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

從國土資源局的社會(huì)職能和自身需求出發(fā)，當(dāng)前進(jìn)行土地檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，一是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)減輕檔案管理的工作量，提高檔案管理的效率，并最終提高檔案管理的工作水平。二是為社會(huì)提供資源的共享、快速檢索查詢等服務(wù)。三是為各級(jí)政府部門的決策提供信息依據(jù)。土地檔案的信息化建設(shè)應(yīng)牢牢圍繞這些目標(biāo)，結(jié)合國土資源局的現(xiàn)實(shí)進(jìn)行開展。

3 土地檔案信息化建設(shè)的基本方法

土地檔案信息化工作任務(wù)繁重，需要各級(jí)政府部門和相關(guān)部門齊心協(xié)力，按照一定的方法步驟逐步開展：

3.1 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施包括檔案數(shù)字化設(shè)備（如掃描儀、計(jì)算機(jī)等）和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（如路由器、網(wǎng)線等）。它們是檔案信息轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、傳輸、共享的基礎(chǔ)條件。

3.2 土地檔案信息資源的建設(shè)

土地檔案的信息資源建設(shè)主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，通過掃描、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)手段，轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠識(shí)別、處理、存儲(chǔ)、傳播的電子檔案。另外，其他管理系統(tǒng)在工作過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也是土地檔案信息資源的重要來源。

3.3 土地檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)

土地檔案信息管理系統(tǒng)的的主要功能包括檔案信息的收集、檔案的管理、檔案信息的安全、檔案的查詢利用等方面。土地檔案管理作為國土資源局的工作之一，其土地檔案信息管理系統(tǒng)也應(yīng)依托國土資源局現(xiàn)有的管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)。

（1）應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)提供各種接口，能與其他設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，并形成標(biāo)準(zhǔn)電子文檔。

（2）建立土地檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對檔案的管理，檢索、查詢等功能。

（3）建立完善的安全保密體系，通過權(quán)限控制、PKI系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等對系統(tǒng)進(jìn)行保護(hù)。

（4）建立相關(guān)的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，為系統(tǒng)的使用提供指引。

（5）和國土資源局現(xiàn)有系統(tǒng)緊密結(jié)合，為其他國土資源局其他部門提供檔案查閱服務(wù)，并將其他部門的工作成果數(shù)據(jù)歸檔到土地檔案數(shù)據(jù)庫中。

（6）與國土資源局網(wǎng)站結(jié)合，為社會(huì)提供公共查詢服務(wù)。隨著社會(huì)對土地檔案查詢需求的激增，過往到國土資源局檔案室才能查詢資料的方式耗時(shí)費(fèi)力，已經(jīng)不能滿足工作需求。寧波市國土資源局在自己的網(wǎng)站上建立了一個(gè)檔案查閱平臺(tái)，提供公共查詢服務(wù)，從而減輕檔案查詢的工作量、提高查詢效率、降低查詢的社會(huì)成本。

3.4 建立復(fù)合型的管理團(tuán)隊(duì)

人才是一切工作的重要保障。我們要引進(jìn)專業(yè)的土地檔案信息化管理人才，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)出一支信息技術(shù)、檔案管理、國土資源專業(yè)知識(shí)樣樣精通的復(fù)合管理團(tuán)隊(duì)，為土地檔案的信息化建設(shè)提供人力保障。

4 土地檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)

4.1 轉(zhuǎn)變土地檔案管理不重要的陳舊觀念

傳統(tǒng)的土地檔案管理工作效率低下，檔案信息資源利用率低，且不能產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益，因此某些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作并不重視，不愿進(jìn)行過多的投資。而檔案信息化不僅對國土資源管理工作帶來了便利，還大大的提高了土地檔案信息資源的利用率，對社會(huì)產(chǎn)生巨大的影響，因此，領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)轉(zhuǎn)變土地檔案管理工作不重要的陳舊觀念，為土地檔案管理和信息化建設(shè)提供人力、物力、政策的支持。

4.2 必須保證紙質(zhì)檔案和電子檔案的一致和同步更新

有的同志認(rèn)為電子檔案建立以后，紙質(zhì)檔案的管理工作可以忽視，這種觀念是錯(cuò)誤的。目前，紙質(zhì)檔案還是電子檔案的最主要來源，也是電子檔案準(zhǔn)確性、真實(shí)性、可靠性的基礎(chǔ)和保證。在未來相當(dāng)長一段時(shí)期內(nèi)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的模式是不會(huì)改變的。因此必須保證紙質(zhì)檔案和電子檔案的一致性，對變更之處要及時(shí)進(jìn)行同步更新。

4.3 增強(qiáng)土地檔案管理部門的社會(huì)服務(wù)意識(shí)

以前，土地檔案管理部門主要對國土資源局內(nèi)部提供服務(wù)，因此在社會(huì)服務(wù)意識(shí)上難免有所欠缺?，F(xiàn)在我們進(jìn)行信息化建設(shè)，面對社會(huì)提供服務(wù)，這就要求我們與時(shí)俱進(jìn)，改變服務(wù)理念，樹立主動(dòng)熱情的社會(huì)服務(wù)意識(shí)。

總之，我們應(yīng)當(dāng)重視和加快土地檔案的信息化建設(shè)，結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理理念，不斷提高土地檔案的管理水平，為國土資源的合理利用提供保障。

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