檔案管理工作初探

（嘉興市文化館 314000）

企業(yè)檔案是企業(yè)的一種信息資源，也是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)。這種信息資源真實地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)科學技術(shù)、企業(yè)科學研究和企業(yè)經(jīng)營等的一系列活動，在企業(yè)管理中發(fā)揮著巨大的作用。科學化規(guī)范化完善化的檔案管理，是企業(yè)管理工作中的一項基礎性工作。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、發(fā)展、成熟的同時，必須建立一套適應本企業(yè)下列諸多特點的檔案體系：（1）企業(yè)業(yè)務特點；（2）企業(yè)規(guī)范化水平管理；（3）企業(yè)科學管理水平等。以此為企業(yè)的各項研究工作以及各項綜合業(yè)務創(chuàng)造基本條件，為增強企業(yè)規(guī)避和防控各種風險的能力起到巨大的作用。

一、檔案工作的重要性

（一）檔案是機關(guān)工作查考的依據(jù)

檔案記錄歷史情況，是歷史的真實記錄，是后人了解歷史的第一手參考資料，是為機關(guān)工作、企業(yè)建設等提供的備查依據(jù)。（1）檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的，是對人類社會實踐活動的客觀真實的紀錄，是最真實最可靠的歷史憑證。（2）檔案印記著歷史的真實痕跡。比如，A，有些檔案是當事人的親筆手稿；B有些檔案是某些機關(guān)領(lǐng)導人的親筆簽署；C有些檔案是某些重要領(lǐng)導的重要批示；D有些檔案中蓋有歷史上某些重要人物或者制發(fā)機關(guān)的印信；E有些檔案是以錄像帶、錄音帶、照片等的形式存在的；F有些檔案是文件材料之類的，比如契約、合同等；G有些檔案是備忘錄等。無論何種形式的檔案，都具有巨大的憑證價值。

（二）檔案是宣傳教育的生動素材

改革開放以來，我國檔案事業(yè)的發(fā)展和變化巨大，各級檔案部門逐步改革創(chuàng)新，逐漸把檔案工作的重點轉(zhuǎn)移到為建設社會主義精神文明和物質(zhì)文明提供服務上來，尤其在我國出臺了《中華人民共和國檔案法》后，我國檔案工作體現(xiàn)出了越來越濃的法制色彩，我國相關(guān)部門加強了依法管理檔案和宏觀管理檔案的力度；各機關(guān)、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和現(xiàn)代化技術(shù)的運用工作扎實推進，檔案在為社會各方面服務中發(fā)揮了重要作用。

（三）檔案工作是企業(yè)基礎工作的重要組成部分

檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎。檔案是企業(yè)各項工作和員工各種活動的直接記錄，通過檔案可以對企業(yè)領(lǐng)導和員工、對企業(yè)的各個工作流程進行有效的監(jiān)督和追溯。檔案工作也是企業(yè)的窗口，是檢驗企業(yè)整體管理水平的抓手，是企業(yè)廠務公開和民主管理的重要基礎，是企業(yè)加強內(nèi)部管理和控制，以及企業(yè)與企業(yè)領(lǐng)導人接受國家和社會審計、監(jiān)督和檢查的重要基礎。企業(yè)的檔案工作現(xiàn)在已不是僅限于加強對檔案自身的管理，而是立足于通過加強檔案管理來提升企業(yè)的整體管理水平

（四）檔案具有特殊功能

檔案的特殊功能主要是指檔案具有的人類社會其他的文獻資料不能替代的憑證價值和參考價值。檔案除了具備上述普通功能之外，還具備下列特殊功能。

憑證價值：檔案與其他文獻的區(qū)別在于檔案因為是記錄歷史的真賃實據(jù)，所以，檔案具有一定的法律效用。那么，檔案為何具有憑證作用呢？（1）檔案是人類在社會實踐過程中自然形成的，不是后人隨意杜撰的。檔案形成的自然性，決定了檔案記載的歷史情況的真實性和客觀性，賦予了檔案令人信服的歷史證據(jù)職能。（2）從檔案自身的物質(zhì)形態(tài)層面而言，檔案保留了當事人諸如印信、親筆手稿等歷史真跡，有些檔案甚至還保留了當事人的形象、聲音等，這些都賦予了檔案是確鑿的真憑實據(jù)的特性。

參考價值：檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因為檔案不僅真實地記錄和反映了人償社會實踐活動的濃度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗?！安焱獊恚暺澒枢?，對檔案的參考作用作了高度的概括。檔案的參考作用，其主要特點在于它的可靠性和廣泛性。首先，檔案參考作用具有較大的可靠性。檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。其次，檔案參考作用具有一定的廣泛性。檔案是人在活動中形成的，人類的活動是廣泛的，因而，檔案也是很廣泛的。其內(nèi)容也是豐富的，它是各單位和個人廣泛利用的資料。

二、檔案管理人員的素質(zhì)要求

認識了企業(yè)檔案管理工作重要性，就要求檔案管理從業(yè)人員提高政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和與時俱進的時代意識，從而增強服務意識。檔案管理人員的素質(zhì)是決定檔案工作服務質(zhì)量好壞的關(guān)鍵。

檔案工作者的政治素質(zhì)包含下列三個方面：（1）檔案工作者的政治態(tài)度；（2）檔案工作者的政治理論水平；（3）檔案工作者的職業(yè)道德等。這就要求檔案工作人員必須做到下列幾個方面：（1）熱愛檔案工作，堅決貫徹執(zhí)行黨中央制定的《檔案法》；（2）對黨和國家的機密守口如瓶；（3）樹立正確的價值觀、人生觀、世界觀等，嚴格遵守檔案工作紀律，尤其在涉及檔案工作的政策、方針等重大原則問題上，必須與黨中央保持高度的一致性。

業(yè)務素質(zhì)是指檔案人員履行職責的知識水平和技術(shù)實踐能力。檔案人員應具有較高的、相應的專業(yè)知識，即不僅學習掌握檔案學理論知識，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學技術(shù)，比如文史知識、統(tǒng)計學、及現(xiàn)代化設備的操作技術(shù)等，特別是從事信息開發(fā)和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識，利用先進技術(shù)解決新問題，豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實踐。

三、結(jié)語

檔案工作是揭示檔案工作有關(guān)情況及發(fā)展規(guī)律的一項重要工作。中央、國務院在對國家檔案局關(guān)于召開全國檔案工作會議的報告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當前工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)?！睓n案因為具有記錄歷史客觀真實情況的特點，而賦予了檔案價值的永恒性和檔案價值的無限性。我們要本著負責于歷史和負責于未來的從業(yè)態(tài)度來從事檔案工作，從整體上努力提高檔案工作的水平。相關(guān)部門要加大領(lǐng)導檔案工作的力度，依法建設檔案，依法管理檔案資源，并在管理檔案的過程中，積極推進信息化檔案管理模式，鼓勵檔案部門創(chuàng)新式建設檔案、管理檔案，為檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。

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