信息技術(shù)助力財(cái)務(wù)管理之我見

張玉卿

摘要：計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理節(jié)省了大量的人力、財(cái)力、物力。先進(jìn)的信息手段加強(qiáng)了內(nèi)部的溝通和協(xié)調(diào)，提高了團(tuán)隊(duì)的凝聚力。本文從實(shí)踐出發(fā)，對信息技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理工作實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部共享與溝通、提升部門工作效率的方式方法進(jìn)行探討，并結(jié)合工作實(shí)際對信息技術(shù)下的財(cái)務(wù)安全進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 財(cái)務(wù)管理

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)的飛速發(fā)展、世界經(jīng)濟(jì)已經(jīng)開始進(jìn)入了“信息經(jīng)濟(jì)”的時(shí)代。信息技術(shù)代表著當(dāng)今先進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展方向，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使信息的重要生產(chǎn)要素和戰(zhàn)略資源的作用得以發(fā)揮，使人們能更高效地進(jìn)行資源優(yōu)化配置，從而推進(jìn)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作不斷升級，提高工作效率。

一、信息技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理的優(yōu)勢

（一）節(jié)省人力，提高工作效率

在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理工作中，由于信息技術(shù)應(yīng)用程度不高，每一項(xiàng)數(shù)據(jù)的結(jié)算、審核，都要工作人員自己計(jì)算，工作量較大，工作負(fù)擔(dān)沉重。信息技術(shù)的應(yīng)用，則可以很好的解決這一問題。通過財(cái)務(wù)管軟件，相關(guān)總分類賬目、明細(xì)分類賬則可以應(yīng)用軟件自動(dòng)生成。大大降低了工作人員的壓力和負(fù)擔(dān)。

（二）節(jié)省物力，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公

無紙化辦公是新時(shí)代節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境的重要舉措之一。信息技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，大大減少了日常辦公對紙張、筆墨以及打印、復(fù)印設(shè)備的消耗。既符合節(jié)能環(huán)保的要求，又為公司節(jié)約了運(yùn)營成本。

（三）減少現(xiàn)金接觸，實(shí)現(xiàn)電子支付

傳統(tǒng)貨幣財(cái)務(wù)部門需要從銀行提取大量現(xiàn)金滿足結(jié)算需要，用戶需要隨身攜帶大量現(xiàn)金用于支付和從支付對象取得現(xiàn)金，保管攜帶十分不便，而電子貨幣收付只需要利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進(jìn)行電子化資金收付（即通過網(wǎng)銀、POS 機(jī)、IC 讀卡器等）實(shí)現(xiàn)資金交割，節(jié)省單位每天提交款的交通費(fèi)、人力和保管成本。且有效解決財(cái)務(wù)管理部門在現(xiàn)金的提取及其保管等方面問題，便于實(shí)現(xiàn)“零現(xiàn)金”結(jié)算的財(cái)務(wù)運(yùn)行新模式，防范現(xiàn)金結(jié)算業(yè)務(wù)帶來的財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效率。

二、我公司財(cái)務(wù)部信息技術(shù)應(yīng)用分析

（一）財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

用友ERP-U8財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)作為中國企業(yè)最佳經(jīng)營管理平臺(tái)的一個(gè)基礎(chǔ)應(yīng)用，包括總賬、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、固定資產(chǎn)、UFO報(bào)表、網(wǎng)上銀行、票據(jù)通、現(xiàn)金流量、網(wǎng)上報(bào)銷、報(bào)賬中心、公司對賬、財(cái)務(wù)分析、現(xiàn)金流量表、所得稅申報(bào)等。這些應(yīng)用從不同的角度，幫助企業(yè)輕松實(shí)現(xiàn)從核算到報(bào)表分析的全過程管理。

例如，財(cái)務(wù)工作中最常用的用友總賬模塊。它是用友財(cái)務(wù)系統(tǒng)的核心，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在生成憑證以后，全部歸集到總賬系統(tǒng)進(jìn)行處理，總賬系統(tǒng)也可以進(jìn)行日常的收、付款、報(bào)銷等業(yè)務(wù)的憑證制單工作；從建賬、日常業(yè)務(wù)、賬簿查詢到月末結(jié)賬等全部的財(cái)務(wù)處理工作均在總賬系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。使財(cái)務(wù)核算自動(dòng)化、專業(yè)化，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)精細(xì)化。企業(yè)以最少的人力投入、以最快的速度、以最優(yōu)的準(zhǔn)確度，及時(shí)、真實(shí)、可靠地進(jìn)行賬務(wù)處理，為企業(yè)提供多角度、多方面的精細(xì)化財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；同時(shí)協(xié)助企業(yè)進(jìn)行往來款管理、現(xiàn)金銀行管理等。

（二）內(nèi)部即時(shí)通訊工具

內(nèi)部通訊工具主要實(shí)現(xiàn)消息和數(shù)據(jù)的即時(shí)傳遞。我公司財(cái)務(wù)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為內(nèi)部局域網(wǎng)，C/S結(jié)構(gòu)，因此內(nèi)部即時(shí)通訊工具選擇使用騰訊軟件公司的“騰訊通”即時(shí)通信工具，功能與QQ和集團(tuán)內(nèi)部通訊工具類似，分別安裝服務(wù)器端（可以選擇局域網(wǎng)內(nèi)任一計(jì)算機(jī)為服務(wù)器）和客戶端，按員工實(shí)名設(shè)置通訊錄并可以分組；此通信工具可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)部消息群發(fā)、即時(shí)信息和數(shù)據(jù)傳遞，減少了U盤插拔拷貝的傳遞時(shí)間，也能降低計(jì)算機(jī)從U盤感染病毒的幾率。本軟件基于局域網(wǎng)，優(yōu)點(diǎn)是速度快，尤其在傳遞大文件時(shí)。

（三）財(cái)務(wù)內(nèi)部論壇

針對集團(tuán)公司-子公司的運(yùn)營模式，建立財(cái)務(wù)部門內(nèi)部論壇，方便信息共享和傳遞。內(nèi)部論壇主要實(shí)現(xiàn)各類通知文件的收發(fā)記錄、總公司通知消息的收集、會(huì)計(jì)稅法知識的學(xué)習(xí)和會(huì)計(jì)人員內(nèi)部交流，可以按上述功能劃分論壇版塊。論壇架設(shè)使用全球成熟度最高、覆蓋率最大的論壇軟件系統(tǒng)之一DISCUZ！免費(fèi)版。利用論壇自動(dòng)生成發(fā)帖時(shí)間的功能可以對文件和消息做一個(gè)時(shí)間戳，同時(shí)能以帖子內(nèi)容對附件文件做詳細(xì)的說明；如果以共享文件夾的方式存放這些文件，無法做到時(shí)間戳和文件說明。對于經(jīng)常查閱、無需經(jīng)常編輯的文件，比如制度文件，可以先轉(zhuǎn)換為圖片再和原文件一起上傳至論壇，這樣圖片能形成預(yù)覽，無需下載和打開附件就能查閱。 具體如下：

1、文件的收集整理

財(cái)務(wù)部收到的文件、發(fā)出的文件及附件可以在版塊中以發(fā)帖的形式上傳，論壇自動(dòng)形成帶有時(shí)間戳的記錄。

2、通知的收集整理

把集團(tuán)公司及總公司的電子郵件和手機(jī)短信等通知維護(hù)到論壇中，可以分類建立主題帖，例如：集團(tuán)通知、總公司通知，在集團(tuán)通知主題帖下以跟帖的形式存放所有集團(tuán)下發(fā)的通知。 文件和通知收集都可以比作“電子版的檔案室”，方便隨時(shí)查閱，避免了紙質(zhì)文件查閱的不便。

3、會(huì)計(jì)稅法知識的學(xué)習(xí)

把集團(tuán)公司、總公司下發(fā)的會(huì)計(jì)及稅法知識、講解以及其他渠道取得的學(xué)習(xí)資料劃分為知識學(xué)習(xí)版塊，會(huì)計(jì)人員可以跟帖學(xué)習(xí)交流。

4、備忘

紙質(zhì)便簽在財(cái)務(wù)備忘中經(jīng)常使用，這一方式完全可以取代紙質(zhì)便簽。發(fā)表一個(gè)個(gè)人主題的主題帖并設(shè)置只有自己有權(quán)限編輯查看，把需要備忘的事情在自己的主題帖里面跟帖，過期的或者完成的可以進(jìn)行編輯、刪除等。

（四）共享文件夾和共享文件

共享文件夾作為一種“傳統(tǒng)”的共享方式有其自身的優(yōu)點(diǎn)，和內(nèi)部論壇相比較，共享文件夾可以讓每個(gè)財(cái)務(wù)工作人員打開文件進(jìn)行編輯；論壇適用于“單向”的公告，共享文件夾適用于“雙向”的編輯。

共享文件夾和共享文件結(jié)合可以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)編輯一個(gè)文件，例如：總公司要求統(tǒng)計(jì)每位財(cái)務(wù)人員的信息，傳統(tǒng)的方式是電話通知每位會(huì)計(jì)：填好自己的個(gè)人信息后交個(gè)統(tǒng)計(jì)人員， 統(tǒng)計(jì)人員再匯總，如果把個(gè)人信息文件工作簿共享，同時(shí)允許多用戶同時(shí)編輯，免去了統(tǒng)計(jì)人員二次錄入。諸如此類需要共同編輯和定期更新的文件就可以放在共享文件夾中進(jìn)行共享。endprint

（五）電子現(xiàn)金支付

職工工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼等的發(fā)放，支領(lǐng)人或預(yù)借款人員可攜帶收款人銀行卡或銀行賬戶號，通過網(wǎng)上銀行或銀行“易付通”終端實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)賬功能。報(bào)銷人和預(yù)借款人持原始憑證經(jīng)會(huì)計(jì)審核編制記賬憑證后，交出納人員付款，出納人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證，通過網(wǎng)上銀行或易付通終端實(shí)現(xiàn)付款，及時(shí)將所報(bào)銷和預(yù)借金額轉(zhuǎn)入收款人銀行卡內(nèi)，實(shí)現(xiàn)即時(shí)到賬。領(lǐng)取人可直接持卡到銀行網(wǎng)點(diǎn)辦理取款等業(yè)務(wù)。

三、信息技術(shù)下的財(cái)務(wù)安全防范

（一）硬件保密設(shè)置

在重要數(shù)據(jù)保存的計(jì)算機(jī)中，做熱備份，使用雙硬盤，同時(shí)將數(shù)據(jù)存在兩個(gè)硬盤上；在安全性要求高的特殊場合還可以使用雙主機(jī)，萬一一臺(tái)主機(jī)出問題，另外一臺(tái)主機(jī)照樣運(yùn)行。在電源方面，使用UPS（不間斷電源）有效控制電流的沖擊或突然停電，以保護(hù)重要數(shù)據(jù)不至于丟失。

（二）軟件保密設(shè)置

在加強(qiáng)軟件防控方面，安裝并定期升級殺毒軟件。檢查安全漏洞，并利用防火墻保護(hù)內(nèi)部數(shù)據(jù)免受侵害。將自己的局域網(wǎng)，財(cái)務(wù)軟件、論壇軟件以及共享文件夾都部署在局域網(wǎng)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)上，和公司的網(wǎng)絡(luò)完全隔離，因此安全性很高。如果財(cái)務(wù)部的計(jì)算機(jī)都在公司的網(wǎng)絡(luò)上，需要公司網(wǎng)管在公司路由器上做VPN 等安全設(shè)置，保證財(cái)務(wù)部門計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)上對任何部門邏輯不可見。在使用電子支付時(shí)，確保安全控件均已安裝到位，并正常運(yùn)行。

（三）系統(tǒng)管理人員保密素質(zhì)

任何的工作都離不開人的參與。人員素質(zhì)的高低對財(cái)務(wù)管理工作的安全性具有重要影響。嚴(yán)格自律， 保密守信。這是財(cái)會(huì)人員職業(yè)道德的基本要求。我公司財(cái)務(wù)工作人員始終秉承遵守《會(huì)計(jì)法》所規(guī)定的各項(xiàng)制度。涉及公司財(cái)務(wù)安全系統(tǒng)的相關(guān)內(nèi)容嚴(yán)格保密并做好日常系統(tǒng)維護(hù)工作?！肮芎米欤~開腿”為公司財(cái)務(wù)工作的安全、順利開展保駕護(hù)航。

總之，隨著信息技術(shù)越來越廣泛的應(yīng)用，企業(yè)財(cái)務(wù)管理職能發(fā)揮有了理想化的統(tǒng)一平臺(tái)，信息技術(shù)為企業(yè)財(cái)務(wù)管理開創(chuàng)了更多發(fā)展途徑和管理手段[4]。企業(yè)財(cái)務(wù)管理與信息技術(shù)之間是相輔相成的，因此，科學(xué)、合理和系統(tǒng)的研究分析電子信息技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中的創(chuàng)新應(yīng)用，具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

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