醫(yī)院藥品庫(kù)存動(dòng)態(tài)精細(xì)化管理的研究

范慧明+++梁麗珊

摘要：藥品管理是控制醫(yī)院質(zhì)量管理工作的重點(diǎn)之一。本文針對(duì)醫(yī)院藥品如何實(shí)現(xiàn)庫(kù)存動(dòng)態(tài)精細(xì)化管理進(jìn)行了較為深入的研究，實(shí)現(xiàn)品種數(shù)量金額管理，不僅定期盤點(diǎn)時(shí)有據(jù)可查，而且可任一時(shí)點(diǎn)選任意品種進(jìn)行抽盤，有效加強(qiáng)了醫(yī)院藥品的監(jiān)管。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院藥品庫(kù)存 動(dòng)態(tài)精細(xì)化管理

醫(yī)院藥品是進(jìn)行醫(yī)療工作的基本物質(zhì)條件，良好的藥品庫(kù)存管理可以保障患者的用藥質(zhì)量安全有效，保證醫(yī)療用藥的及時(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤，藥品管理是控制醫(yī)院質(zhì)量管理工作的重點(diǎn)之一。過(guò)去，醫(yī)院在藥品庫(kù)存管理方面比較薄弱，藥品庫(kù)存按金額粗放式管理模式不能滿足醫(yī)院管理工作的需要，因此我們針對(duì)醫(yī)院藥品的庫(kù)存管理問(wèn)題進(jìn)行了較為深入的研究。

一、研究背景

首先，按金額管理對(duì)藥品的監(jiān)管缺乏有效依據(jù)，只有做到每種藥品按品種、數(shù)量實(shí)行動(dòng)態(tài)精細(xì)化管理才能查找?guī)の锊环脑颉Ｒ郧?，由于條件所限，只能用每日收入發(fā)票的藥品銷售按藥品加成率倒算藥品發(fā)出金額，門診藥房發(fā)現(xiàn)誤差查不出具體原因，住院藥房按出院發(fā)票結(jié)算金額做為發(fā)出數(shù)更是與實(shí)際發(fā)藥的期間存在很大差異，造成每次盤點(diǎn)差異較大。

其次，醫(yī)院的藥品流動(dòng)性質(zhì)特殊，不同于一般物品，為了保障臨床病人用藥，藥品庫(kù)存是動(dòng)態(tài)并實(shí)時(shí)發(fā)生的。這是一直困擾我們管理的瓶頸問(wèn)題，直接影響管理的成效。盤點(diǎn)的準(zhǔn)確率存在一定的誤差，這個(gè)誤差范圍也不能科學(xué)的制定，多少為合理的區(qū)間？這給管理帶來(lái)很多不確定性。

所以針對(duì)以上特性，如何把藥品盤細(xì)盤準(zhǔn)，真正的實(shí)現(xiàn)品種數(shù)量金額管理，建立藥品庫(kù)存動(dòng)態(tài)精細(xì)化模式，不僅是定期盤點(diǎn)時(shí)有據(jù)可查，而且可任一時(shí)點(diǎn)選任意品種進(jìn)行抽盤，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)徹查，不用累積到定期盤點(diǎn)，這也有利于加強(qiáng)管理，是我們下一步探討的方向。

二、研究基礎(chǔ)平臺(tái)

我們利用HIS系統(tǒng)進(jìn)行藥品信息化管理，逐步建立起完整的藥品購(gòu)銷存電子臺(tái)帳模式。從藥庫(kù)到藥房，入庫(kù)、領(lǐng)用及發(fā)放都有連續(xù)的電子記錄，具體流程為：藥品采購(gòu)進(jìn)入藥庫(kù)，增加藥庫(kù)庫(kù)存，同時(shí)按品種數(shù)量增加電子臺(tái)帳；藥庫(kù)根據(jù)各藥房電子藥品申領(lǐng)單，發(fā)出藥品并確認(rèn)減庫(kù)，各藥房庫(kù)存增加；藥房分門診類及住院類藥房，門診類藥房按醫(yī)生提交電子處方至收費(fèi)處收費(fèi)后可確認(rèn)發(fā)藥，未交費(fèi)處方數(shù)據(jù)不發(fā)送到門診藥房；住院類藥房按執(zhí)行科室提交的電子醫(yī)囑電子確認(rèn)后核發(fā)藥品。根據(jù)電子記錄可隨時(shí)分科統(tǒng)計(jì)各藥房每日/每月藥品發(fā)出匯總金額表或某日到當(dāng)前時(shí)點(diǎn)的藥品發(fā)出匯總金額表，并可以分別按科查詢明細(xì)。在試運(yùn)行期，將西藥房（門診藥房）中心藥房（住院藥房）處方和醫(yī)囑及其他藥房紙質(zhì)單據(jù)按天統(tǒng)計(jì)，用手工統(tǒng)計(jì)匯總金額表與系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)金額完全一致。具體流程圖如1所示。

三、研究過(guò)程

（一）盤點(diǎn)準(zhǔn)備條件

為達(dá)到預(yù)定目標(biāo)，在藥品管理的過(guò)程中，需完善解決：

藥品的歸類擺放怎樣更為合理？現(xiàn)在藥品處方信息在病人付費(fèi)時(shí)數(shù)據(jù)已傳到藥房，揀發(fā)及時(shí)。以往藥房拆零、擺藥過(guò)于分散是受發(fā)藥條件限制（病人持處方到藥房窗口再配領(lǐng)藥），一種藥品存放于幾個(gè)貨位點(diǎn)容易造成錯(cuò)盤和漏盤，既不利于日常管理也不利于盤點(diǎn)。藥品電子定位貨位碼是一種準(zhǔn)確的藥品定位方法，應(yīng)遵循唯一性、合理性、可擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性、規(guī)范性、穩(wěn)定性的原則。如果實(shí)行一點(diǎn)定位，根據(jù)各藥庫(kù)、藥房的特點(diǎn)統(tǒng)一編制固定的6—8位貨位碼，并按一定的順序合理存放藥品，將會(huì)降低盤點(diǎn)的差錯(cuò)率。

藥品的盤點(diǎn)分藥庫(kù)和藥房?jī)纱箢愋?，藥?kù)盤點(diǎn)可以在盤點(diǎn)時(shí)段暫停收發(fā)，不存在盤點(diǎn)數(shù)量不清的問(wèn)題。而藥房存在兩點(diǎn)問(wèn)題：

首先，由于品種數(shù)量眾多，盤點(diǎn)也不能長(zhǎng)時(shí)間暫停發(fā)藥，盤點(diǎn)的誤差難以控制。其次，財(cái)務(wù)報(bào)表按電子系統(tǒng)截止時(shí)間是匯總當(dāng)日的24點(diǎn)，盤點(diǎn)時(shí)間是季末最后一天的下午4點(diǎn)后開(kāi)始盤，時(shí)間差異也影響盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性。

有些觀點(diǎn)認(rèn)為做為醫(yī)院的二級(jí)庫(kù)藥房，藥品數(shù)量管理肯定會(huì)有一定誤差，比如日常損耗、盤點(diǎn)時(shí)藥品流動(dòng)引起的差異及時(shí)間差異等等，這種停留在以往觀念下的管理思路往往會(huì)造成醫(yī)院藥品庫(kù)存管理糊涂帳。我們應(yīng)效仿企業(yè)的先進(jìn)管理理念，無(wú)論盤盈還是盤虧都要找出引起差異的原因及差異形成的藥品品種、數(shù)量及金額，才能有效監(jiān)督藥品整個(gè)管理流程。藥品庫(kù)存監(jiān)管的流程包括期初庫(kù)存—入庫(kù)—出庫(kù)—期末庫(kù)存，首先要把期初庫(kù)存盤細(xì)盤準(zhǔn)，沒(méi)有一個(gè)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)，想實(shí)現(xiàn)真正的藥品庫(kù)存動(dòng)態(tài)精細(xì)化管理是不現(xiàn)實(shí)的。

所以針對(duì)藥房藥品盤點(diǎn)的時(shí)間差異問(wèn)題：設(shè)想在電子系統(tǒng)的支持下，藥房盤點(diǎn)引用一個(gè)增減量的概念，盡量把盤點(diǎn)誤差降到最低。假設(shè)藥房盤點(diǎn)在季末最后一天16：00開(kāi)始，盤點(diǎn)時(shí)段為16：00---當(dāng)日24：00。在16：00由藥房管理人員在系統(tǒng)自動(dòng)生成預(yù)覽盤點(diǎn)表，盤點(diǎn)表授權(quán)藥房管理人員完成，需屏蔽臺(tái)帳數(shù)量，盤點(diǎn)部門人員看不到數(shù)量，按盤點(diǎn)表品名分組盤點(diǎn)。每組有一位負(fù)責(zé)電腦查數(shù)量（16；00到當(dāng)前發(fā)出的數(shù)量），也可以數(shù)組共一位，配置人員多少以能及時(shí)完成查量工作為準(zhǔn)。每盤一個(gè)藥品，從系統(tǒng)調(diào)出16：00到當(dāng)前發(fā)出的數(shù)量，分別記錄。例如：16：30盤點(diǎn)實(shí)際數(shù)量為55支，16：00后發(fā)出5支，預(yù)盤點(diǎn)數(shù)為60支（55+5）。盤點(diǎn)結(jié)束后，將數(shù)量60支錄入盤點(diǎn)系統(tǒng)并雙人復(fù)核正確，系統(tǒng)批量導(dǎo)入16：00到24：00發(fā)出所有藥品的數(shù)量，進(jìn)行自動(dòng)累加生成季末盤點(diǎn)表。假設(shè)16：00到24：00發(fā)出了7支，60支-7支=53支和正式盤點(diǎn)表電子臺(tái)帳數(shù)（臺(tái)帳與財(cái)務(wù)帳截止時(shí)間一致為24：00）對(duì)應(yīng)就可以知道此次盤點(diǎn)該藥品數(shù)量的差異。如圖2所示。

其中有三點(diǎn)必備條件：

（1）系統(tǒng)支持階段查量功能（16：00到盤點(diǎn)時(shí)）。

（2）可生成預(yù)覽盤點(diǎn)表，只有品名、規(guī)格、單位及單價(jià)，屏蔽電子臺(tái)帳相關(guān)數(shù)據(jù)。

（3）正式盤點(diǎn)表生成時(shí)間為24：00，等實(shí)盤數(shù)量錄入處理完畢，提交上級(jí)藥品管理人員才顯示電子臺(tái)帳數(shù)量，打印盤點(diǎn)表時(shí)，格式為：

原盤點(diǎn)表格式：

這樣在盤點(diǎn)結(jié)束后，根據(jù)盤點(diǎn)表實(shí)盤數(shù)在電子臺(tái)帳中進(jìn)行平帳處理，處理后的數(shù)據(jù)就是藥品真實(shí)庫(kù)存數(shù)據(jù)，平帳后臺(tái)帳數(shù)與實(shí)盤數(shù)一致。下次盤點(diǎn)時(shí)，從盤點(diǎn)表的盈虧數(shù)量就可以知道每個(gè)藥品的管理情況。endprint

（二）日常管理措施

確定了藥品期初庫(kù)存數(shù)據(jù)，入出庫(kù)過(guò)程中特殊的問(wèn)題還需相應(yīng)的措施：

藥品正常損耗的處理。日常分發(fā)工作中有藥片灑落或針劑破損，若為供貨商問(wèn)題聯(lián)系退貨，若為工作人員緣故做書面記錄（需雙人證明），由專人負(fù)責(zé)在電子系統(tǒng)中做正常損耗其他類型出庫(kù)處理。

科室特殊退藥管理問(wèn)題?？剖彝怂帉?shí)際是科室未領(lǐng)藥或不完全領(lǐng)藥，藥房在科室電子領(lǐng)藥清單上手寫注明未領(lǐng)數(shù)量（一式兩聯(lián)），盤點(diǎn)前各科憑領(lǐng)藥清單上手寫注明項(xiàng)與藥房辦理退藥確認(rèn)手續(xù)。實(shí)際藥品暫存藥房，半手工計(jì)算會(huì)影響藥品數(shù)量管理的準(zhǔn)確性，也不利于做到藥品品種和數(shù)量的實(shí)時(shí)監(jiān)控。建議在藥品電子信息管理系統(tǒng)中做正常發(fā)藥確認(rèn)處理，同時(shí)按未領(lǐng)藥品的品種數(shù)量進(jìn)行其他入庫(kù)處理。

病人隔天退藥問(wèn)題。因目前系統(tǒng)原因，當(dāng)天退藥可自動(dòng)進(jìn)行退庫(kù)處理，隔天退藥則只在財(cái)務(wù)科以金額形式進(jìn)行月末整體扣減，未做到按實(shí)際的品種數(shù)量扣減。規(guī)定藥品管理人員對(duì)隔天退藥藥品進(jìn)行其他入庫(kù)處理，憑入庫(kù)單方可退款。

藥品的換藥問(wèn)題。存在換藥情況下，即使藥品完全等價(jià)，也會(huì)引起品種數(shù)量管理的混亂。一旦某種藥物發(fā)生盤虧也不能查找原因。醫(yī)院制度規(guī)定一律不予換藥，杜絕換藥行為。

藥房部分麻醉藥及特殊藥品問(wèn)題。這些藥品并不直接發(fā)放給病人和臨床科室，而是先電子確認(rèn)發(fā)藥，由病人攜處方到相應(yīng)的執(zhí)行科室檢查或治療時(shí)（原有備存）直接用藥，過(guò)后科室憑處方到對(duì)應(yīng)的藥房領(lǐng)藥，如果處方保管不善會(huì)造成與減庫(kù)數(shù)量不符的情況，也不利于查找具體數(shù)量。在電子確認(rèn)發(fā)藥的，同時(shí)做其他入庫(kù)處理，相關(guān)科室憑處方集中到對(duì)應(yīng)的藥房領(lǐng)藥時(shí)，藥房管理人員按處方藥品的品種數(shù)量進(jìn)行匯總做其他出庫(kù)處理。

無(wú)主、特殊綠色通道緊急救治的病人及協(xié)作單位所用藥品在財(cái)務(wù)科以金額形式進(jìn)行月末整體扣減，未做到按實(shí)際的品種數(shù)量扣減。增加無(wú)主、特殊綠色通道緊急救治的病人處方類型，并可進(jìn)行未付費(fèi)及付費(fèi)選擇，選未付費(fèi)選項(xiàng)按正常處方確認(rèn)流程提交藥房，由藥房電子確認(rèn)發(fā)藥；聯(lián)系到相關(guān)人補(bǔ)交費(fèi)用時(shí)，選付費(fèi)選項(xiàng)只提交至收費(fèi)部門收費(fèi)，不再重復(fù)提交至藥房。協(xié)作單位所用藥品在發(fā)出時(shí)進(jìn)行其他出庫(kù)做減庫(kù)存處理。

部分藥房藥品管理員在配藥時(shí)十分忙碌，來(lái)不及在發(fā)出藥品時(shí)及時(shí)進(jìn)行電子確認(rèn)操作。他們通常的做法是在相對(duì)空閑的工作時(shí)間內(nèi)將已發(fā)出的藥品統(tǒng)一勾對(duì)電子臺(tái)賬，這樣不根據(jù)處方內(nèi)容逐單勾對(duì)確認(rèn)，易造成電子臺(tái)賬記錄的數(shù)據(jù)可能與實(shí)際發(fā)放數(shù)相差甚遠(yuǎn)。可見(jiàn)部分藥品管理員并未樹(shù)立電子信息化管理的意識(shí)，還停留在傳統(tǒng)的只顧發(fā)藥的工作狀態(tài)。必須嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)放藥品與處方（電子醫(yī)囑單）復(fù)核一致后進(jìn)行電子確認(rèn)，做到藥品實(shí)際流向和電子記錄相符。

四、結(jié)束語(yǔ)

在日常藥品管理工作中嚴(yán)格按相應(yīng)措施實(shí)行，遇到特殊問(wèn)題及時(shí)反映，針對(duì)問(wèn)題召開(kāi)專題會(huì)議，尋求良好的解決方案。利用藥品信息HIS系統(tǒng)，建立起完整的藥品購(gòu)銷存電子臺(tái)賬模式。從藥庫(kù)到藥房，入庫(kù)、領(lǐng)用及發(fā)放都有了連續(xù)完整的電子記錄，制定一點(diǎn)定位的貨位碼，盤點(diǎn)時(shí)引用增減量方法，并認(rèn)真完善藥品發(fā)放流程及出入庫(kù)措施，可實(shí)現(xiàn)真正的藥品庫(kù)存動(dòng)態(tài)精細(xì)化管理，做到定期盤點(diǎn)時(shí)有據(jù)可查，且可任一時(shí)點(diǎn)選任意品種進(jìn)行抽盤，達(dá)到有效監(jiān)管醫(yī)院藥品物資的目的。

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