對規(guī)范我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案工作問題的探討

劉瓊

摘 要：城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險參保人員檔案是重要的民生檔案，是計發(fā)養(yǎng)老保險待遇的重要依據(jù)，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務工作的一個重要環(huán)節(jié)，搞好養(yǎng)老保險檔案的管理，是一項為民利民的工作，同時也是《檔案法》賦予的權(quán)利和義務。養(yǎng)老保險檔案管理的好壞直接關(guān)系到廣大參保人的切身利益，關(guān)系到黨的惠民政策的落實和政府形象。因此，我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作要充分發(fā)揮"以人為本，服務一生"的重要作用，確保我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民；社會養(yǎng)老保險；檔案管理

本文主要對我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題進行探討，并提出建議。

1 我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案工作現(xiàn)狀及問題

夷陵區(qū)2011年7月被國務院批準為全國第三批城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險試點縣，截止目前，全區(qū)已有26萬多人參保，其中享受養(yǎng)老待遇的有6.5萬人，待遇社會化發(fā)放率100%。我區(qū)啟動城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險試點工作以來，在努力抓好城鄉(xiāng)居民參保擴面的同時，也注重做好參保人員業(yè)務檔案的整理歸檔工作，從基礎工作做起，加強養(yǎng)老保險檔案的管理。我區(qū)強化參保資料審核，確保信息錄入準確完整，對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險紙質(zhì)業(yè)務資料進行科學化分類、標準化存儲、規(guī)范化裝訂，2012年8月份為積極配合我區(qū)城鄉(xiāng)居保信息管理系統(tǒng)的上線，更好地發(fā)揮電子檔案信息資源的作用，我局要求所有參保人填報的紙質(zhì)檔案資料條目與湖北省城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險電子信息管理系統(tǒng)條目相吻合，確保居保電子信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入不缺項。經(jīng)辦人員嚴審核，細錄入，做到合格一批錄入一批，錄入一批管理一批，對資料殘缺不全的，嚴格進行補缺補差，確保了紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整性和正確性。一年多來，我區(qū)居保業(yè)務檔案管理工作有了長足的發(fā)展，取得了可喜成績，但在工作實踐過程中，也發(fā)現(xiàn)了一些業(yè)務檔案管理工作方面的困難和問題，主要有以下幾個突出問題。

（一）缺乏規(guī)范統(tǒng)一的業(yè)務檔案管理規(guī)章制度

隨著我區(qū)城鄉(xiāng)居民參保人數(shù)的逐漸增多以及社會養(yǎng)老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區(qū)特點的養(yǎng)老保險檔案管理制度，從一定程度上減除廣大城鄉(xiāng)居民的后顧之憂。目前，我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理制度安排本身的缺失使居保檔案管理缺乏有效的法律法規(guī)依據(jù)。因缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，我區(qū)各級居保經(jīng)辦機構(gòu)往往按照《湖北省城鄉(xiāng)居保業(yè)務檔案管理辦法》來管理檔案，個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心甚至沒有真正在檔案管理中落實，致使居保檔案管理政策環(huán)境較差。例如有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心一些參保人檔案填寫不規(guī)范，姓名和身份信息等數(shù)據(jù)填寫不準確，導致人員數(shù)據(jù)導入不了省居保電子信息管理系統(tǒng)，還有大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)紙質(zhì)檔案為16K紙，而省居保檔案管理辦法要求紙質(zhì)檔案是A4紙等等。我區(qū)居保檔案管理制度的不規(guī)范導致養(yǎng)老保險檔案內(nèi)容不能完全真實地反映整個參保過程，導致一些糾紛，影響了城鄉(xiāng)居民參保的信心，也損害了政府的誠信度。

（二）基礎設施建設與業(yè)務檔案管理工作的要求尚有很大差距

目前，我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險局作為負責全區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的集中保管機構(gòu)，雖然設置了"退管股"來負責居保業(yè)務檔案的管理，但受我局辦公場地和經(jīng)費的制約，我局還沒有專門的檔案室來保管居保業(yè)務檔案。根據(jù)《湖北省城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理辦法》的要求，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理應設置規(guī)范標準的業(yè)務檔案專用庫房，能夠容納和接受全部居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案。庫房內(nèi)應配置溫濕度計、空調(diào)、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器等設施設備，并配備專用的鐵制檔案柜或者密集架，辦公室、庫房、查閱室按要求分設，以確保檔案的安全[1]。而目前我局業(yè)務檔案庫房和業(yè)務人員辦公室并沒有分開，去濕機、溫濕度計等設施設備更是缺乏，檔案庫房、辦公區(qū)、查閱室與業(yè)務檔案管理工作的要求還有一定距離。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心作為檔案資料的歸集上報機構(gòu)，雖然對檔案室沒有明確的要求，但要有合格的檔案柜或檔案架，不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料隨意存放，受條件的制約，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)部分檔案沒有裝訂成盒，檔案裝訂也沒有做到一人一盒，在檔案保管設施方面無法達到標準。我區(qū)檔案管理基礎設施無法與現(xiàn)代農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案工作發(fā)展需要相適應，進而影響了我區(qū)居保工作的有效落實。

（三）業(yè)務檔案管理人員檔案管理專業(yè)知識有待提高

受人員編制短缺、工作任務較重等實際情況的制約，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心兼職檔案員的配備及檔案管理學習培訓方面還有欠缺，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)有檔案管理人員大多沒有檔案管理相關(guān)專業(yè)學歷，缺乏檔案管理專業(yè)知識與技能，其綜合素質(zhì)仍有待提高[2]。同時，業(yè)務檔案管理人員從事檔案管理工作時間短，檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)不夠全面，尚不能完全適應檔案工作的需要，影響了我區(qū)檔案工作的深入開展。

2 對規(guī)范我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案工作問題的一些建議

（一）規(guī)范制度，加強領導管理

為了讓各項工作能順利展開，確保居保檔案管理的范圍化和標準化，在實際工作中做到有章可循，我們要根據(jù)工作實際和工作特點，迅速制定出《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理辦法》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案立卷歸檔程序及注意事項》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案安全保密制度》等制度，對養(yǎng)老保險檔案立卷歸檔的范圍、標準、質(zhì)量、保管和利用要做出明確的標準和要求，細化工作職責，簡化操作流程，從制度上確保檔案管理工作的順利開展。目前我區(qū)檔案制度建設正在有序進行，各種檔案制度有望年底出臺。構(gòu)建完善的、符合我區(qū)實情的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理制度，也是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心的期盼，通過完善的管理制度來管理和約束工作人員的行為，明確檔案管理工作職責，使檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作面對全區(qū)202個行政村（居委會）和25萬人參保群體，面廣、人多、工作量大，我們還要加強檔案工作的組織管理，建立分管領導和檔案管理人員崗位責任制，建立健全業(yè)務檔案工作流程，加強居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案工作的監(jiān)督指導。區(qū)居保局要負責全區(qū)養(yǎng)老保險檔案工作的監(jiān)督、指導、檢查、考核、歸檔和保管，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心具體負責本轄區(qū)、村居保檔案材料的形成、收集、整理和上報工作。在實際工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心應協(xié)助區(qū)居保局做好紙質(zhì)檔案相關(guān)材料的歸集上報和電子檔案信息錄入等基礎工作，村（社區(qū)）應建立參保人員基礎信息臺帳并妥善保存。區(qū)人社局應加強養(yǎng)老保險檔案工作的領導和管理，將養(yǎng)老保險檔案管理納入年度目標任務、工作計劃，建立健全城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作制度，把養(yǎng)老保險檔案材料形成、收集、整理、歸檔和保管等各項工作納入各有關(guān)部門和人員工作職責范圍，做到制度健全、措施到位、責任落實，年初有安排、年底有考核。全面提升養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)管理能力和服務水平，實現(xiàn)居保檔案管理的制度化、規(guī)范化和標準化。

（二）改善條件，加強基礎設施建設

針對我區(qū)城鄉(xiāng)居保檔案基礎設施建設的情況，確保我區(qū)居保檔案整理工作的順利進行，區(qū)財政部門要積極籌集資金，加大資金投入力度，按照省一級檔案管理標準，專門建立居保檔案室。安裝檔案密集架或檔案柜，配備溫濕度計、空調(diào)、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器、窗簾等設施設備，必須做到防火、防盜、防磁、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防鼠，不斷改善檔案管理條件，從"經(jīng)費上"確保養(yǎng)老保險檔案管理工作持續(xù)、健康發(fā)展。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)居保經(jīng)辦機構(gòu)要從保障檔案管理基礎用房、設備和人員等方面加強居保業(yè)務檔案基礎建設，以實現(xiàn)居保業(yè)務檔案管理工作科學發(fā)展。辦公室、庫房、查閱室要按要求分設，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備計算機、掃描儀、辦公軟件和業(yè)務軟件等現(xiàn)代化管理設備，推動檔案信息化和網(wǎng)絡化建設，以適應檔案現(xiàn)代化管理的要求。通過不斷加強軟硬件設施，提高我區(qū)的檔案管理水平。只有通過加大資金投入，逐步完善居保業(yè)務檔案基礎設施建設，才能實現(xiàn)我區(qū)居保業(yè)務檔案管理地長遠發(fā)展。

（三） 加強培訓，確保檔案管理服務水平

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理涉及參保人員信息從收集、分類、整理、歸檔、裝訂成冊，到檔案內(nèi)容進行補充更正、保管、鑒定、利用的全過程，這就需要現(xiàn)代化信息技術(shù)運用和高素質(zhì)的檔案人才管理隊伍，需要具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員。我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險局負責全區(qū)居保檔案的收集、整理和保管工作，目前并沒有專業(yè)的檔案管理人員，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心檔案管理人員的水平也是參差不齊，因此我局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心的檔案人員管理隊伍急切需要專門教育、培訓。我區(qū)各級居保經(jīng)辦機構(gòu)應積極加強與上級業(yè)務主管部門及當?shù)貦n案部門的聯(lián)系，主動爭取業(yè)務上的協(xié)助和指導。一方面要組織大家學習《檔案法》《湖北省城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理辦法》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理辦法》等文件法規(guī)，另一方面，要采用請進來的辦法學習，提高檔案管理人員的動手能力?？裳垯n案局的專業(yè)人員對我區(qū)的專兼職檔案員進行培訓，提高大家的檔案意識，掌握如何分類、歸檔、管理等一系列方法。對檔案管理工作人員進行相關(guān)的業(yè)務培訓，確保工作人員能夠按照"干凈整潔、統(tǒng)一規(guī)范、查找方便"的基本要求，盡職盡責做好基礎資料的整理歸檔工作和檔案的保管、保密工作，提高我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理水平。

我們要根據(jù)居保業(yè)務檔案管理工作的需要，開展對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識與計算機操作技能培訓，例如舉辦居保檔案整理培訓班、召開檔案整理工作現(xiàn)場會，通過現(xiàn)場講解、實物操作等方式，提高培訓效果，使其適應業(yè)務檔案工作的需要。在做好檔案入庫的同時，各級居保業(yè)務檔案管理人員還要提高檔案服務水平，認真接待業(yè)務檔案查詢?nèi)藛T，做到耐心解答，及時、準確。通過定期參加檔案業(yè)務學習和培訓，以進一步提高全區(qū)居保檔案管理服務質(zhì)量。

3 結(jié)束語

城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險發(fā)展直接關(guān)系到全社會的和諧穩(wěn)定，做好城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作對于社會養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展有著不可或缺的重要作用，面臨我區(qū)當前城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作中的一些問題，一定要探索新的工作機制和方法，逐步完善并規(guī)范我區(qū)居保業(yè)務檔案管理工作，提高各級居保經(jīng)辦機構(gòu)的檔案管理水平，促進我區(qū)和諧發(fā)展。

參考文獻：

[1]省人社廳關(guān)于印發(fā)《湖北省城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理辦法》的通知[Z]. 鄂人社發(fā)〔2012〕34號.

[2]斯琴高娃.事業(yè)單位檔案信息化建設初探[J].辦公室業(yè)務，2014，（2），174.