淺談電子文件管理中存在的問題及解決辦法

孫健

摘 要：電子文件的大量出現(xiàn)對傳統(tǒng)的檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。如何借助信息網(wǎng)絡(luò)，既將各個部門形成的電子文件納入統(tǒng)一集中管理，同時又能滿足利用者的需要。文章就電子文件管理中存在的問題提出了解決辦法和對策。

關(guān)鍵詞：電子文件管理；問題；對策

計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使得各個單位的辦公自動化水平越來越高。業(yè)務(wù)活動中交流和溝通的手段，逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式向以計算機(jī)為中介，以文字、圖像、聲音為表現(xiàn)形式的電子媒體轉(zhuǎn)變。檔案管理工作也由此發(fā)生了深刻變革，越來越多的公務(wù)活動將依賴于電子媒體而進(jìn)行。由公務(wù)活動的電子化而產(chǎn)生的大量電子檔案，需要保存的數(shù)量越來越多，檔案管理的難度也越來越大。在電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的今天，如何借助信息網(wǎng)絡(luò)，既將各個部門形成的電子文件納入統(tǒng)一集中管理，又能滿足利用者的需要？作者將就電子檔案管理中存在的問題及解決辦法談幾點(diǎn)認(rèn)識。

1 電子文件的作用

電子文件作為新生事物，它具有傳統(tǒng)文件形式無法比擬的優(yōu)勢。電子文件由于記錄密度大、存儲空間小、易增刪修改等特點(diǎn)，給管理和提供利用帶來了極大的方便，電子文件的可共享性，使我們可以充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在方便快捷的同時為多個利用者提供便利服務(wù)。利用計算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息，通過計算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計算機(jī)識別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進(jìn)行存儲，然后通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，從而提高檔案的利用效率和管理效率。利用計算機(jī)將以前手動檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛嬎銠C(jī)檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。曲靖市第三人民醫(yī)院于2005年1月開始使用醫(yī)院建成的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺和計算機(jī)專用軟件發(fā)布和接受電子文件，實(shí)現(xiàn)了院內(nèi)辦公無紙化，加快了公文流轉(zhuǎn)速度，提高了辦事效率，節(jié)約了時間和辦公經(jīng)費(fèi)，提升了醫(yī)院管理的自動化、現(xiàn)代化水平和整體形象。實(shí)現(xiàn)辦公自動化以后，所形成的電子文件在計算機(jī)信息中心的服務(wù)器上進(jìn)行存儲。電子文件的存檔實(shí)行雙軌制，既存儲電子文件，又存儲紙質(zhì)文件，由計算機(jī)信息中心負(fù)責(zé)電子文件的整理、立卷和歸檔工作。實(shí)現(xiàn)辦公自動化以后，使檔案人員騰出了時間和精力，能夠更好地從事檔案信息資源的開發(fā)，較好地發(fā)揮檔案部門作為文件管理中心和檔案信息利用中心的作用。

2 存在的問題

電子檔案的管理在我國，特別是在我院還屬于起步階段，缺乏統(tǒng)一的、規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的管理制度要求，因此不可避免地存在著一些問題。主要表現(xiàn)在：

2.1 電子檔案的歸檔和保存存在不規(guī)范性。電子檔案使檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作逐步向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理已被檔案管理人員所普遍接受，而電子檔案的管理作為一個新生事物，它與之前的紙質(zhì)檔案及其管理有著很大的不同。電子文件的歸檔內(nèi)容較廣泛，既有文字，又有數(shù)據(jù)、表格和音像等。由于沒有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從而使電子文件的整理歸檔產(chǎn)生了較大的難度和許多技術(shù)問題。

2.2 電子文件是以磁性介質(zhì)為載體的，與傳統(tǒng)載體的紙張相比較，存在性能不穩(wěn)定、保存時間短的實(shí)際問題。

2.3 雖然電子檔案的出現(xiàn)，提高了工作效率，但由于大多數(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)較差，缺乏必要的計算機(jī)知識，不能熟練操作計算機(jī)，給電子文件的歸檔和管理帶來了許多不便。這就需要檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自己的綜合素質(zhì)，從而能夠熟練掌握和操作計算機(jī)。

3 電子檔案的管理對策

第一，研發(fā)和制定統(tǒng)一的、規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案管理軟件和電子檔案管理制度，這是當(dāng)務(wù)之急。有了規(guī)章制度，才能使工作有章可循，使電子檔案的管理更趨標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

第二，改善保管和保護(hù)條件。由于電子文件的介質(zhì)比較不穩(wěn)定，對保管條件要求較高，所以改善保管條件顯得尤為重要。為了防止因計算機(jī)的更新?lián)Q代導(dǎo)致無法讀取電子文件，必須把電子文件統(tǒng)一存儲為通用格式，使電子文件更具獨(dú)立性，即使在新的軟硬件環(huán)境下同樣可以繼續(xù)使用。保存一段時間后，根據(jù)電子文件的內(nèi)容和數(shù)量的實(shí)際，最好將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存刻錄在光盤上保存。光盤每4年轉(zhuǎn)儲一次。必須注重防火、防水、防靜電，確保存放安全，保持電源穩(wěn)定，合理控制溫濕度，保持庫房清潔。對磁（光）盤的保存，環(huán)境空氣相對濕度應(yīng)控制在40-50%，溫度應(yīng)控制在攝氏14-24攝氏度。

第三，鑒于目前電子文件的法律效力尚不明確，電子文件本身也存在著技術(shù)手段難以克服的缺陷，所以單獨(dú)使用并不安全。最好是電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔，這樣既可以解決歸檔文件的憑證和依據(jù)作用，又便于提供利用。

第四，掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。應(yīng)更新觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。由于計算機(jī)的廣泛普及和應(yīng)用，辦公自動化已成為一種趨勢和必然。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。作為檔案管理人員，不僅要有必備的檔案管理知識，特別要注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握。要緊跟時代潮流，解放思想，更新觀念，檔案管理工作者要接受全新的信息資源管理理念，開展檔案的現(xiàn)代化管理，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高自己的綜合素質(zhì)。結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才，做到能夠熟練運(yùn)用計算機(jī)對電子文件進(jìn)行編輯、整理、歸檔和編研，從而為實(shí)際工作提供利用，使檔案館（室）由檔案保管中心向檔案信息利用服務(wù)中心轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)

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