對檔案管理技術創(chuàng)新的分析

馬玉慶

【摘要】隨著信息革命的不斷深入發(fā)展，建設科學規(guī)范的檔案管理機制已經(jīng)成為一個重要議題。有識之士相信在檔案管理方面只有堅持改革創(chuàng)新，與時俱進地適應新形勢，就一定可以更好的完成檔案管理工作，實現(xiàn)其自身價值。在此基礎上，促進檔案管理事業(yè)的進一步完善，使其走可持續(xù)發(fā)展之路。本文在分析我國檔案管理現(xiàn)狀的基礎上，點出檔案管理技術注重創(chuàng)新的意義，提出檔案管理技術的創(chuàng)新觀念。

【關鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新理念；電子文檔

在社會主義經(jīng)濟不斷發(fā)展完善的今天，我國的檔案管理事業(yè)取得了一定的成績。尤其是新中國成立以來，我國的檔案管理事業(yè)的社會主義建設進程中發(fā)揮了較大的作用。然而，在信息全球化的現(xiàn)代社會，我國傳統(tǒng)的檔案管理在體制、技術方法等方面存在著明顯的不足。因此，了解當前我國檔案管理中存在的問題，對檔案管理技術的創(chuàng)新具有理念上的指導意義。

1、我國檔案管理現(xiàn)狀

1.1管理觀念上注重傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案忽視電子檔案

受傳統(tǒng)“白紙黑字，立此為證”觀念影響，我國檔案管理中一直是重點關注紙質(zhì)檔案。然而不得不指出，隨著信息社會的不斷發(fā)展，我們必須重視電子檔案，否則必將再一次落后于世界科技的發(fā)展。檔案的一個重要特征即是憑證性。然而在眾多檔案管理機構(gòu)中，并不認同電子檔案的這一特性。通常，在我國只有紙質(zhì)檔案和電子檔案共同流轉(zhuǎn)方可生效。亦或是，僅憑紙質(zhì)檔案就可以獨立成為各機構(gòu)開展工作的重要憑證。然而，僅憑電子檔案是不可以單獨行使其憑證性的。這樣的認知是不科學的，存在著很大的偏見。

1.2電子檔案的歸檔及管理中存在不科學的現(xiàn)象

在各機構(gòu)內(nèi)部的流通過程中，不科學的電子檔案歸檔方式不利于檔案管理事業(yè)的長期發(fā)展。機構(gòu)內(nèi)部的檔案部門在處理電子檔案時，通常通過收集和移交的方式，將屬于各部門的檔案統(tǒng)一管理。然而，由于電子檔案生成較為分散、操作更為簡易等特征，原有的歸檔方法、歸檔程序難以適用于電子檔案的需求。

在電子檔案管理方面，一些不科學不完善的管理方法也會不利于其信息資源的長期留存。與保存紙質(zhì)檔案相比，長期保存電子檔案更加取決于全程工作。電子檔案的格式、初始數(shù)據(jù)等問題在形成、流轉(zhuǎn)、移交等過程中任何一個環(huán)節(jié)都會影響電子檔案的長期保存。在我國，電子檔案的初始數(shù)據(jù)的管理缺乏規(guī)范性和科學性，因而極易在后期傳輸過程中出現(xiàn)差錯。這種狀況自然導致電子檔案的長期保存難以實現(xiàn)。

2、檔案管理技術創(chuàng)新的必要性

在信息全球化的當今社會，檔案管理技術的創(chuàng)新是適應時代發(fā)展的必然要求。在面對這個開放性社會時，發(fā)展市場經(jīng)濟就必須發(fā)展檔案管理工作的創(chuàng)新。首先，檔案管理技術創(chuàng)新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進各機構(gòu)做好本職工作。檔案記錄有各機構(gòu)的第一手原始資料，記錄著其發(fā)展歷史與進程。由此不難看出，檔案管理是維護管理機構(gòu)歷史真實面貌的重要工作。做好檔案管理是衡量一個機構(gòu)管理水平的重要標準，是促進各機構(gòu)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案管理技術的創(chuàng)新有利于各部門從本質(zhì)上解決檔案管理問題的關鍵。其次，檔案管理技術創(chuàng)新有利于管理人員觀念的轉(zhuǎn)變。我國現(xiàn)階段不重視電子檔案很大程度上是因為電子檔案機制本身存在一定的問題。改革檔案管理技術，完善電子檔案歸檔、存儲，建立電子檔案管理機制，使相關管理人員從事實上看到電子檔案的優(yōu)點。憑借這些，改變相關管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展具有重要意義。

3、檔案管理技術創(chuàng)新原則

首先，檔案管理技術創(chuàng)新應培養(yǎng)整體意識。檔案管理工作中的檔案雖然是來自個不同的機構(gòu)部門，但由于其信息是的交叉性，所有的檔案又是一個統(tǒng)一的整體。在檔案管理技術創(chuàng)新過程中，必須從宏觀上把握檔案管理的整體性。只有這樣才有可能探索出科學有效的創(chuàng)新管理技術。其次，檔案管理技術創(chuàng)新應該注重檔案的服務性。檔案管理的根本目的在于合理運用檔案。眾所周知，做好檔案工作最直接的目的就是發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)其價值。全面加強檔案管理技術的創(chuàng)新就是要更好地開發(fā)利用檔案，實現(xiàn)信息共享，促進社會信息化的全面發(fā)展。因而，在檔案管理技術創(chuàng)新過程中尤其應該注意檔案的服務性。所有的創(chuàng)新應該更人性化，更為有效的為其服務，滿足檔案管理工作的需要。

4、檔案管理技術創(chuàng)新方式

4.1實現(xiàn)檔案管理技術與現(xiàn)代科技的有機結(jié)合

我國傳統(tǒng)的檔案管理技術較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復勞動在無形中浪費了社會資源。隨著計算機網(wǎng)絡的進一步發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理技術中的缺陷更為突出。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。在此形式之下必須正視這一現(xiàn)實，全面實現(xiàn)檔案管理技術與現(xiàn)代科技的融合。利用計算機等現(xiàn)代技術促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

4.2建立電子檔案管理制度，促進紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效統(tǒng)一

目前，我國電子檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展極度不統(tǒng)一、不完善，很大程度上是電子檔案管理技術、管理標準不足造成的。由于缺乏相應的標準，電子檔案管理建設水平較低，存在相當嚴重的安全隱患。因而，必須建立并完善相關管理制度。

5、結(jié)論

在社會飛速發(fā)展的今天，機遇與挑戰(zhàn)是并存的。在檔案管理過程中，只有用發(fā)展的眼光看待身邊事物才有可能抓住機遇，促進檔案管理技術的全面創(chuàng)新，促進檔案管理事業(yè)發(fā)展與完善。只有時刻注意創(chuàng)新，有可能實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化和法制化。筆者相信，當檔案管理技術創(chuàng)新過程中有所注重，必定能更好地完成檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的價值。

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