檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析

徐蕾

【摘要】檔案管理的原理和檔案管理工作的現(xiàn)代化有著直接的聯(lián)系，雖然說檔案管理工作的相應(yīng)管理方式在持續(xù)發(fā)生著相應(yīng)的變化，但檔案管理始終是其中的根本，如此以來也就必須要針對檔案管理原理加以利用，檔案管理現(xiàn)代化才能夠得到更好的發(fā)展。本篇文章主要針對檔案管理原理以及檔案管理現(xiàn)代化的應(yīng)用分析進(jìn)行了全面詳細(xì)的探討，以期為我國的檔案管理發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理原理；現(xiàn)代化檔案管理；分析與應(yīng)用

在當(dāng)前全球化共同發(fā)展的背景之下，社會經(jīng)濟(jì)體系的進(jìn)步開始和多個方面的因素相接駁。在這一過程中，社會不斷的針對檔案管理現(xiàn)代化提出了更多嚴(yán)苛要求。實(shí)質(zhì)上，檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，主要就是把以往較為傳統(tǒng)并且無法滿足現(xiàn)代化社會需求的管理措施，朝著更加科學(xué)合理的方式加以轉(zhuǎn)變。并且在逐漸完成轉(zhuǎn)變期間，必須要將現(xiàn)代化的管理理論加以應(yīng)用，并且作為發(fā)展的基礎(chǔ)，以此來達(dá)到發(fā)展檔案管理的目的。下文主要針對檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用分析進(jìn)行了全面詳細(xì)的探討。

一、檔案管理原理

檔案管理工作本身屬于較長期并且極為緩慢的管理工作，正是由于檔案管理的長期性，所以必須要針對檔案保管工作加以重視。但是在實(shí)際展開檔案管理工作的過程中，有著多個不同的工作階層，并且每個不同階層所呈現(xiàn)出的特性也有所差異。從某種程度上來說，檔案管理活動本身限制了檔案在社會中的流通性，自身有著較為封閉的特性，這直接導(dǎo)致檔案管理工作中有著利用、保管的矛盾性存在。

二、檔案管理現(xiàn)代化的背景以及必要性

檔案管理現(xiàn)代化就是指管理者秉承著現(xiàn)代管理理論科學(xué)，以現(xiàn)代的管理方式與手段為基礎(chǔ)，利用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備與技術(shù)，管理員充分發(fā)揮自身的主動性、創(chuàng)造性、積極性，進(jìn)而對檔案的管理以往的傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行改革，讓檔案管理完成到現(xiàn)代化、智能化、系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)變。基于社會經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步的基礎(chǔ)上，現(xiàn)代科學(xué)計算機(jī)技術(shù)也得到了長足的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸的應(yīng)用于各行各業(yè)的各個領(lǐng)域中。

在當(dāng)前社會飛速發(fā)展的過程中，通過檔案管理現(xiàn)代化管理工作的執(zhí)行，實(shí)際上有著至關(guān)重要的作用，首先，能夠高效、安全的直接通過互聯(lián)網(wǎng)電子形式的方式來對于檔案信息加以收集和管理，各個方面的信息檔案能夠更加便利的進(jìn)行查閱，同時還能夠持續(xù)性的對檔案本身管理環(huán)境加以改善，最大限度的降低檔案信息所需要的存儲空間，這對于現(xiàn)代社會中大量檔案原件檔案管理起到了一定的促進(jìn)作用。

三、檔案現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵

1、系統(tǒng)管理

檔案管理現(xiàn)代化理論體系中所存在的核心實(shí)際上就是系統(tǒng)理論，要想真正的達(dá)到現(xiàn)代化管理的目的，就必須要相應(yīng)的管理人員從以往陳舊的分割式管理措施之中完全脫離出來，利用一個更大的系統(tǒng)管理理論體系來管理，在這其中，要將整體性的觀念作為重要基礎(chǔ)，以此對整個管理系統(tǒng)加以管理。每一個區(qū)域都是整體總部門的一個構(gòu)成部分，只有采取系統(tǒng)工程的思想來對其進(jìn)行管理，才能夠充分發(fā)揮系統(tǒng)內(nèi)每一個分支的價值，并且將之有機(jī)的融合，從而形成有效的整體，進(jìn)而提高管理的工作效率。檔案管理工作具有十分重要的意義，在國家建設(shè)中占有十分重要的位置、國家將檔案管理工作當(dāng)做一項十分重要的事業(yè)進(jìn)行發(fā)展。

2、加強(qiáng)對檔案管理的重視

各個地區(qū)要對檔案工作引起足夠的重視，將檔案管理工作進(jìn)行認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?。檔案工作的主要目的就是通過管理相關(guān)的檔案材料，為社會的經(jīng)濟(jì)、文化、產(chǎn)業(yè)、科學(xué)發(fā)展提供相關(guān)的資料與依據(jù)，進(jìn)而為其發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理的工作對象就是一系列的檔案，對檔案進(jìn)行管理需要一套系統(tǒng)的方式與原則。只有加強(qiáng)對檔案的管理，對檔案信息資源進(jìn)行大力的開發(fā)，才能夠節(jié)省相應(yīng)的人力與物力，從而獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。

3、充分發(fā)揮外向功能與內(nèi)向功能

在執(zhí)行管理工作的過程中，其中所存在的一項原則就在于外向功能。外向功能本身就是某個部分對于社會做出的貢獻(xiàn)，因此，任何一個部門在指向管理工作期間，都必須要對于外向功能引起重視，保證外向功能之下的內(nèi)向功能能夠保持良好的運(yùn)作。此外，檔案管理工作中還包含了服務(wù)性質(zhì)，這是檔案工作的核心價值也是其運(yùn)行的基礎(chǔ)，在這方面，相應(yīng)的管理部門也要對于外向功能加以靈活運(yùn)用，保證檔案以及資料內(nèi)容能夠?yàn)樯鐣鞒鲐暙I(xiàn)。

4、整分合原理與反饋原理

有關(guān)管理學(xué)家曾經(jīng)指出，在對一件工作的完成進(jìn)行詳細(xì)過程的了解之后，并且將其分成每一個小的要素或部分的前提下，對其進(jìn)行適當(dāng)合理的排列與組織，就能夠有效地提高工作效率。這就從某個角度也可以理解為，對事物的發(fā)展過程進(jìn)行詳細(xì)了解就是了解整體的面秒以及其發(fā)展規(guī)律，將整體分解為各個部分或因素就是明確其在整體的功能與價值，適當(dāng)組織就是按照事物科學(xué)的發(fā)展規(guī)律在滿足最大效益的前提下對其進(jìn)行合理科學(xué)的排列組合。在現(xiàn)代，高效率的管理工作就需要在整體里實(shí)現(xiàn)合理分工，進(jìn)而在分工上進(jìn)行有效的綜合。這也被稱之為“整分合原理”?！罢趾稀痹砭褪乾F(xiàn)代化管理的基本理論。從宏觀的角度上看有檔案室工作、檔案館工作、檔案教育科研等。為了將各自自身的職能最大程度的發(fā)揮，各級檔案管理部門會根據(jù)其自身的職責(zé)制定每年具體的工作目標(biāo)。最終的工作目標(biāo)即為管理機(jī)構(gòu)的年限內(nèi)的運(yùn)作達(dá)到最佳效果。是檔案部門工作前進(jìn)的方向，也是對管理成果進(jìn)行驗(yàn)收的依據(jù)。

四、結(jié)語

綜上所述，在我國當(dāng)前全球化發(fā)展的背景之下，檔案管理工作顯得越發(fā)重要，就本質(zhì)上來說，無論是檔案管理還是企業(yè)檔案，實(shí)際上對于社會的發(fā)展都起到了一定的推動作用。檔案管理工作在展開的過程中，務(wù)必要充分的對于檔案管理工作中的科學(xué)理論體系、知識體系來加以應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理工作能夠得到現(xiàn)代化的建設(shè)發(fā)展。而在實(shí)際進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，還應(yīng)當(dāng)要針對相當(dāng)?shù)臋n案保護(hù)加以強(qiáng)化，確保檔案的客觀真實(shí)性。只有真實(shí)、客觀的檔案管理工作，才能夠?yàn)閲窠?jīng)濟(jì)發(fā)展起到一定的輔助作用。

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