淺談企業(yè)檔案工作科學管理法

謝晶

【摘要】在當前社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中，企業(yè)之間的競爭壓力也越來越大，因此許多企業(yè)為了保障自身經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展，就將開始對企業(yè)檔案管理工作越來越重視，為此就采用相關的管理方法來對其進行相應的控制整理。本文通過對企業(yè)管理工作的相關內(nèi)容進行簡要的介紹，討論了企業(yè)檔案工作科學管理的相關方法，以供同行參考。

【關鍵詞】企業(yè)檔案；檔案管理；科學性

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，許多企業(yè)管理人員對企業(yè)檔案管理工作也越來越重視，這不僅關系到企業(yè)經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展，還包含了企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展過程中重要信息，是打過去企業(yè)經(jīng)濟建設、業(yè)務活動中的重要無形財產(chǎn)。因此我們在對其進行管理的過程中，就要采用相關的技術手段來對其進行處理。不過，當前我國企業(yè)檔案管理工作的實際情況來看，大多數(shù)企業(yè)在企業(yè)當前管理工作中，并沒有對其進行科學化的管理，這就導致企業(yè)在檔案管理的過程中，存在著許多的問題，這就使得檔案工作無法正常它有效的進行，為此我們在對企業(yè)檔案工作進行管理的過程中，就要采用科學有效的管理手段來對其進行處理。下面我們就對企業(yè)檔案工作科學管理的相關內(nèi)容進行介紹。

一、各級領導要重視支持檔案工作

在企業(yè)發(fā)展的過程中，檔案管理工作在其中十分重要的意義，它不僅是企業(yè)管理的基礎，還是現(xiàn)代化企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展當中一種運營手段。因此企業(yè)管理人員來對其進行相應的控制管理的過程中，對企業(yè)檔案館工作有著十分重要的意義。而且在檔案工作中，檔案管理人員作為其主要的內(nèi)容之一，我們想要使得企業(yè)檔案管理工作的質量和效益得到進一步的提高，就必須要對檔案管理人員進行人文化的管理，并且為檔案管理工作提供一個良好的工作環(huán)境，從而使得檔案管理工作人員在日常企業(yè)檔案管理工作中，有著極強的積極性，這樣就有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理方法在實際應用過程中存在的相關問題。另外在現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理工作中，人們?yōu)榱耸沟脵n案工作的效益得到有效的提高，人們也將一些先進的科學技術應用到其中。

二、收集收齊歸檔文件材料

在企業(yè)檔案管理工作中，對檔案文件的收集歸檔工作是十分重要的，我們必須要保障這些檔案信息管理的完整性和準確性，然而要做好相應的檔案信息收集和歸檔工作，檔案工作崗位人員必須要對各種收集方法和渠道進行了解，并且對各個管理環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容進行確定，而且還要做好相應的動態(tài)監(jiān)督和檢查工作，這樣不僅使得檔案工作人員的各方面能力得到進一步的提高，還使得檔案管理工作的效率得到有效的保障，從而滿足了當前企業(yè)檔案管理工作的相關要求。

三、檔案集中統(tǒng)一管理

在當前檔案信息管理工作當中，人們主要是采用的集中統(tǒng)一管理的方法，來對其進行相應的控制這樣不僅使得企業(yè)檔案工作的質量得到了進一步的保障，還有利于檔案信息的控制管理，從而為檔案工作的有效控制打下了扎實的基礎。而且從當前我國多少企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的實際情況來看，企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容也十分的復雜，因此為了使得檔案工作的效率和質量都得到很好的保障，我們就要實現(xiàn)管理工作和管理人員的集中和統(tǒng)一，從而保障檔案管理工作可以順利的開展。

四、建立健全企業(yè)檔案工作管理體制

建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機構，成立檔案工作領導小組，明確檔案工作的領導和直接負責人，建立健全專兼職檔案管理網(wǎng)絡，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，“三納入四參加四同步”是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明文規(guī)定企業(yè)必順建立的制度。如果一個單位沒有落實“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領導與健康發(fā)展，使檔案工作無法與企業(yè)的改革和發(fā)展同步。如果不落實“四參加”“四同步”制度，就無法把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確、系統(tǒng)。

五、搞好檔案工作標準化、信息化建設

檔案工作信息化，是促進企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現(xiàn)對企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級信息服務，潛在的經(jīng)濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經(jīng)過標準化整理的檔案不可能實現(xiàn)信息化，因此，企業(yè)檔案部門要認真學習有關檔案工作標準，研究檔案工作業(yè)務規(guī)范，提高檔案管理的標準化水平，為檔案工作信息化創(chuàng)造條件。

六、強化檔案保管條件及措施

隨著時間的推移，檔案保護顯得愈來愈重要，我們相關的政府部門和領導人員都對檔案保護問題做出了重要指示。加強檔案保護，包括對紙質檔案、電子檔案的保護：一是對紙質檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，使檔案庫房做到防火、防盜、防高溫、防濕、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。

七、深化檔案信息開發(fā)利用

筆者通過對有關利用數(shù)據(jù)的分析與研究，認為可以采取如下3項措施，以檔案利用來帶動和推進檔案業(yè)務建設：一是對歷年來檔案利用數(shù)據(jù)分析，著力了解檔案利用所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益。通過分析，可以了解檔案的自身價值和潛在的利用資源，有利于進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用；二是開展檔案利用跟蹤服務。檔案工作只有“有為才能有位”，而地位的取得有賴于檔案人員的自身努力，積極開展送檔上門，及時掌握檔案利用的新動態(tài)、新動向，及時做好跟蹤服務。三是結合數(shù)據(jù)對比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。抓住檔案的利用與信息開發(fā)工作，并根據(jù)歸檔材料編寫大事記、組織沿革、年鑒、產(chǎn)品簡介等編研成果，為各部門更好地利用檔案服好務。

八、結束語

總而言之，在當前我國社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中，企業(yè)如果想要使得自己檔案管理工作的質量和質量得到進一步的提高，我們就要采用科學有效的管理方法來對企業(yè)檔案工作進行有效的控制管理，從而滿足當前企業(yè)經(jīng)濟運營的相關要求，以確保企業(yè)經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展。

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