優(yōu)化檔案管理 服務(wù)企業(yè)科學(xué)發(fā)展

常源

韶關(guān)供電局是廣東電網(wǎng)公司直屬大二型企業(yè)，擔(dān)負(fù)著韶關(guān)三區(qū)七縣（市）的電網(wǎng)規(guī)劃建設(shè)和電力供應(yīng)任務(wù)。檔案是企業(yè)聯(lián)系過去和未來的一個(gè)重要信息紐帶，是企業(yè)管理工作的重要組成部分。做好檔案的管理工作，對(duì)韶關(guān)供電局深化創(chuàng)先管理、促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展、和諧發(fā)展、協(xié)調(diào)發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

統(tǒng)一思想，全面認(rèn)識(shí)檔案管理的重大意義

檔案工作是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管和利用的一系列活動(dòng)，真實(shí)記錄著社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，為人類文明進(jìn)步發(fā)揮了重要作用。電力企業(yè)檔案管理工作對(duì)于服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、服務(wù)社情民生、服務(wù)企業(yè)科學(xué)發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

檔案工作是服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的重要手段。檔案蘊(yùn)含著豐富的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律，科學(xué)管理并有效使用檔案，對(duì)于發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、提升全社會(huì)民生幸福指數(shù)、推進(jìn)重大項(xiàng)目建設(shè)、提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平等都具有積極作用和重要意義。同時(shí)，借助檔案可充分利用前人的成果，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新特別是科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，最大限度地解放和發(fā)展生產(chǎn)力。近年來，我國(guó)的電力行業(yè)得到了空前的發(fā)展，其中電力工程的建設(shè)起到了重要的支撐作用。電力工程項(xiàng)目檔案是電力工程項(xiàng)目建設(shè)過程中從項(xiàng)目醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件。包括從電力建設(shè)項(xiàng)目（工程）立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、安裝調(diào)試、生產(chǎn)預(yù)備到竣工投產(chǎn)全過程形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表等。電力工程項(xiàng)目檔案無論是在電力工程項(xiàng)目維修、擴(kuò)建、改建還是遷移或者毀棄等工作中都有著關(guān)鍵的作用，可以說電力工程項(xiàng)目檔案管理的好壞直接關(guān)系到電力工程項(xiàng)目效用的發(fā)揮，無論是對(duì)經(jīng)濟(jì)效益還是對(duì)社會(huì)效益都有非常重要的意義。

檔案工作是服務(wù)社情民生的重要平臺(tái)。檔案工作與群眾生產(chǎn)生活息息相關(guān)，尤其是各類民生檔案更與廣大市民的福祉密切相連。只要我們牢固樹立為群眾生產(chǎn)生活服務(wù)的意識(shí)，走近群眾生活，貼近群眾需求，積極構(gòu)建覆蓋服務(wù)群眾的檔案利用體系，不斷探索檔案工作惠及民生的有效途徑和方式，檔案工作就會(huì)在服務(wù)群眾中體現(xiàn)造福人民的價(jià)值。檔案工作通過地方志、黨史和地情宣傳，加強(qiáng)了與人民群眾的聯(lián)系，起到了以史育人、以史惠民的作用。電力行業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)重要的基礎(chǔ)性行業(yè)，電力企業(yè)中的工程項(xiàng)目檔案在電力工程項(xiàng)目維修、擴(kuò)建、改建、遷移或者毀棄等工作中都有關(guān)鍵的作用。電力工程項(xiàng)目檔案不僅是電力工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄，是工程竣工驗(yàn)收、生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)改造和擴(kuò)建等工作的依據(jù)；同時(shí)也在很大程度上集中反映了黨和國(guó)家服務(wù)社情民生、地方黨委政府施政改革、電力企業(yè)服務(wù)客戶群眾的一系列重要舉措，做好電力企業(yè)檔案管理工作，對(duì)于進(jìn)一步服務(wù)好社情民生有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

檔案工作是豐富企業(yè)文化的重要途徑。檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分，記載著一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)的發(fā)展歷程，對(duì)人類文明的傳承、創(chuàng)新和發(fā)展具有重要作用。電力企業(yè)經(jīng)歷了“兩改一同價(jià)”、主輔分離等一系列改革，歷經(jīng)了一次次抗臺(tái)風(fēng)、斗冰雪、抗洪澇等自然災(zāi)害，確保了諸如奧運(yùn)會(huì)、大運(yùn)會(huì)等重要活動(dòng)的保供電，形成了“特別能吃苦，特別能戰(zhàn)斗、特別能勝利”的寶貴精神。電力企業(yè)中的檔案記錄著電力企業(yè)成長(zhǎng)、發(fā)展、壯大的歷史，是我們寶貴的精神財(cái)富和智慧結(jié)晶，也是電力企業(yè)文化的源泉活水，激勵(lì)著一代又一代電力人不斷前行。我們要充分認(rèn)識(shí)檔案工作所肩負(fù)的歷史使命，以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)未來負(fù)責(zé)的態(tài)度，扎實(shí)做好這一平凡而偉大的事業(yè)，為時(shí)代記錄歷史、為文明傳承薪火、為企業(yè)奉獻(xiàn)精神。

明晰現(xiàn)狀，找到檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)

當(dāng)前，廣東電網(wǎng)公司深化創(chuàng)先如火如荼地開展，提出了“五星四區(qū)三梯隊(duì)”的發(fā)展模式，韶關(guān)供電局作為西北片區(qū)地市供電局，其中大部分縣級(jí)子公司處于第一、第二梯隊(duì)，離廣東電網(wǎng)公司星級(jí)供電局下屬的縣級(jí)子公司的差距還較大。檔案管理作為服務(wù)中心的一項(xiàng)重要工作，一方面要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作現(xiàn)狀，明確定位、擺正位置、發(fā)揮優(yōu)勢(shì)、補(bǔ)齊短板；另一方面也要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作面臨的新形勢(shì)、新任務(wù)、新變化，面對(duì)挑戰(zhàn)、抓住機(jī)遇、促成發(fā)展。

韶關(guān)供電局檔案室成立于1988年，負(fù)責(zé)文書、科技、會(huì)計(jì)、合同、實(shí)物、聲像等各門類檔案的綜合管理，負(fù)責(zé)履行對(duì)下屬單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)職能，統(tǒng)籌計(jì)劃實(shí)施本公司檔案基礎(chǔ)管理建設(shè)，主要包括：檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，檔案學(xué)術(shù)與科研、教育培訓(xùn)與宣傳，檔案信息化工作的建設(shè)。目前，韶關(guān)供電局檔案庫(kù)藏結(jié)構(gòu)多樣化，各門類檔案情況如下：文書檔案1 552卷及單份文件7 241件，科技檔案8 470卷，會(huì)計(jì)檔案3 048卷；合同檔案2 107件，實(shí)物檔案253件。

檔案室成立以來，韶關(guān)供電局檔案管理工作堅(jiān)持圍繞中心、服務(wù)大局，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部高度重視，各級(jí)管理人員認(rèn)真履職，全局廣大員工積極參與，檔案管理工作取得很好的成績(jī)，總體表現(xiàn)在上級(jí)單位考核排名中靠前。特別是2010年以來所取得的成績(jī)尤為顯著，500 kV韶關(guān)坪石B電廠接入系統(tǒng)工程順利通過了省檔案局組織的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，還被推薦為國(guó)家檔案局“全國(guó)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理示范工程”，韶關(guān)供電局110 kV前進(jìn)變電站通過了市檔案局組織的檔案管理專項(xiàng)驗(yàn)收。

但是，我們也要清醒地認(rèn)識(shí)到，在新形勢(shì)下，韶關(guān)供電局檔案管理還面臨許多新挑戰(zhàn)，檔案管理工作特別是工程項(xiàng)目檔案管理工作仍存在許多薄弱環(huán)節(jié)，檔案管理的總體水平與上級(jí)主管單位、韶關(guān)市檔案局的要求還存在一定差距。主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是對(duì)做好工程項(xiàng)目檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)不強(qiáng)，長(zhǎng)期以來都較為普遍的存在“重現(xiàn)場(chǎng)、輕材料”的現(xiàn)象；二是檔案管理工作思路不清晰，存在如檔案資料不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不完整、不真實(shí)等問題；三是包括工程項(xiàng)目的管理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備物資供應(yīng)廠商等相關(guān)單位對(duì)檔案管理的重視程度不平衡，差距較大，直接影響了工程檔案管理工作的效率和質(zhì)量。以上問題，需要檔案管理人員好好反思，認(rèn)真總結(jié)，并針對(duì)性地制訂有效的管控措施，落實(shí)整改。

抓住重點(diǎn)，科學(xué)規(guī)范開展檔案管理工作。檔案工作是一項(xiàng)繁雜、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、枯燥的工作。當(dāng)前，韶關(guān)供電局檔案管理工作千頭萬緒，既要在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下具體推進(jìn)各項(xiàng)工程建設(shè)，又要確保高質(zhì)量的做好工程檔案的收集、整理、分類、鑒別、入庫(kù)等相關(guān)工作，程序復(fù)雜，涉及面廣，必須要抓住重點(diǎn)，科學(xué)規(guī)范地開展檔案管理工作。

注重強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提升檔案管理人員工作責(zé)任感。要規(guī)范做好檔案管理工作，必須進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，全面改善“重現(xiàn)場(chǎng)、輕材料”的現(xiàn)象。工程檔案資料主要來源于計(jì)劃、基建、物資等具體從事工程建設(shè)的部門，在檔案管理工作中，要做到明確分工，強(qiáng)化職責(zé)。作為檔案管理工作第一責(zé)任人，要負(fù)起責(zé)任，從嚴(yán)把關(guān)，對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)指導(dǎo)、督促和檢查；各基建、計(jì)劃、物資等部門要具體負(fù)責(zé)，相互配合，全面參與，至少要明確一名檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，確保檔案工作時(shí)時(shí)有人抓、件件有人管。

注重檔案隊(duì)伍建設(shè)，努力提高自身檔案管理水平。針對(duì)當(dāng)前各相關(guān)單位對(duì)檔案管理的重視程度不平衡，我們要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳，努力提高全員的檔案管理意識(shí)。在隊(duì)伍建設(shè)方面既要有年富力強(qiáng)的中堅(jiān)力量和經(jīng)驗(yàn)豐富的老同志，也要注重挖掘朝氣蓬勃的年輕人來更新血液、充實(shí)力量。要注重學(xué)習(xí)培訓(xùn)，開展檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立檔案室、項(xiàng)目部、施工方的三級(jí)培訓(xùn)，通過舉辦不同層次、不同類型的培訓(xùn)班，幫助檔案管理人員不斷增強(qiáng)檔案管理的知識(shí)和技能，將學(xué)到的理論知識(shí)用于實(shí)踐工作中去。要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和交流。一方面要“走出去”，到兄弟單位去學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)；另一方面要“請(qǐng)進(jìn)來”，多邀請(qǐng)上級(jí)部門對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。

加強(qiáng)落實(shí)檔案管理工作，確保工作不流于形式。韶關(guān)供電局對(duì)工程檔案管理工作都有詳細(xì)的部署和要求，是規(guī)范管理行為的重要依據(jù)。但只有工作部署和提出要求還不夠，關(guān)鍵在于落實(shí)，要確保檔案管理工作不流于形式，不止于表面；要建立健全考核機(jī)制，獎(jiǎng)優(yōu)罰差；要全面實(shí)行持證上崗，充分調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，在檔案管理工作中要營(yíng)造“比學(xué)趕幫超”的良好氛圍。要關(guān)心檔案工作者的工作和生活，檔案工作者雖然不在一線工作，但他們?cè)谀缓笄趭^耕耘，無私奉獻(xiàn)的精神，更需要我們各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部去關(guān)注、去肯定。

要理清思路，在檔案管理各環(huán)節(jié)中做到“全、嚴(yán)、實(shí)”

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則千頭萬緒、復(fù)雜繁重，清晰的思路是做好工作的基本前提，要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，經(jīng)常研究，采取有針對(duì)性的措施，及時(shí)跟進(jìn)并嚴(yán)格按照要求收集相關(guān)資料，完善審核程序，提升鑒別、分析能力，嚴(yán)把入庫(kù)關(guān)口。要根據(jù)上級(jí)要求進(jìn)一步修訂完善的檔案管理制度和業(yè)務(wù)指導(dǎo)書，在檔案管理各環(huán)節(jié)中做到“全、嚴(yán)、實(shí)”，提高檔案管理水平。

首先，工程檔案管理各項(xiàng)工作都要按照要求做到全面、及時(shí)、準(zhǔn)確。要做到材料收集全面，要做到檔案管理全過程協(xié)調(diào)，要將工程檔案管理貫穿于工程建設(shè)的全過程，做到工程檔案管理與工程建設(shè)同步。設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位要明確任務(wù)，落實(shí)責(zé)任；檔案管理部門要注意跟進(jìn)，強(qiáng)化考核。

其次，要完善制度保障，做到嚴(yán)格管理。各單位在與參建單位簽訂項(xiàng)目有關(guān)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試、物資供應(yīng)、設(shè)備監(jiān)造、咨詢服務(wù)合同時(shí)，要按照上級(jí)單位相關(guān)制度和政策明確檔案有關(guān)事項(xiàng)，要根據(jù)上級(jí)單位“三個(gè)發(fā)展”“登高計(jì)劃”“一體化、創(chuàng)先進(jìn)”等具體要求促進(jìn)檔案管理水平提升。要強(qiáng)化懲處機(jī)制，要從細(xì)著手，從嚴(yán)把關(guān)，一旦發(fā)現(xiàn)工程檔案資料存在不客觀、不真實(shí)的問題及因此對(duì)工程建設(shè)和韶關(guān)供電局造成不良影響的，要堅(jiān)決追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，確保工程檔案的真實(shí)性、完整性和嚴(yán)肅性。

最后，對(duì)工程檔案材料要認(rèn)真審核把關(guān)，保障項(xiàng)目各階段資料客觀真實(shí)。工程檔案資料記錄著工程的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理全過程，不允許有絲毫虛假，要求檔案管理人員按照檔案管理制度針對(duì)資料一項(xiàng)項(xiàng)審核，重點(diǎn)要關(guān)注縣級(jí)子公司、配網(wǎng)工程、消防工程、線路工程等薄弱環(huán)節(jié)的檔案管理，不斷加強(qiáng)督促、檢查、指導(dǎo)、考核，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)按照程序予以糾正，防止“帶病”材料在整理時(shí)進(jìn)入檔案。

做好檔案規(guī)范管理工作，既要堅(jiān)持“及時(shí)歸檔、合理分類、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的原則，又要勇于嘗試和探索新的檔案管理手段，想方設(shè)法將最先進(jìn)、最科學(xué)的檔案管理理念和措施應(yīng)用到實(shí)際工作中去，做到推陳出新，高效管理。只有致力于推進(jìn)科學(xué)規(guī)范的檔案管理，才能使檔案管理工作成效與企業(yè)的管理需求實(shí)現(xiàn)無縫連接，為創(chuàng)建國(guó)內(nèi)檔案管理先進(jìn)供電局而努力。

（責(zé)任編輯：陳海峰）