信息化條件下企業(yè)檔案信息需求特點(diǎn)與需求規(guī)律研究

張先蕾

（國(guó)網(wǎng)寧夏電力公司石嘴山供電公司 辦公室，寧夏 石嘴山753000）

0 引言

企業(yè)信息化要求實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化。企業(yè)信息化是國(guó)家信息化的核心，要使中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，首先要發(fā)展企業(yè)，發(fā)展企業(yè)，首先要推進(jìn)信息化，盡量消除和縮小“數(shù)字鴻溝”。 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的保存起來以備查考利用的各種歷史記錄，是企業(yè)信息資源最重要的組成部分。因此，企業(yè)信息化必然要求同步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化。

1 信息化背景下企業(yè)檔案信息用戶的變化

實(shí)踐和檔案學(xué)研究的結(jié)果表明，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是檔案用戶需求與檔案信息雙向交流的過程。 沒有一定的檔案用戶需求，檔案信息就找不到“信宿”，而沒有檔案的存在，也就無從談起用戶需求的滿足。信息化改變了企業(yè)檔案信息傳播、開發(fā)、利用和管理的方式的同時(shí)，對(duì)企業(yè)檔案信息利用者及其需求也產(chǎn)生了深刻影響。企業(yè)檔案信息用戶的變化主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）用戶數(shù)量急劇增加

（2）用戶范圍廣泛分散

（3）用戶類型復(fù)雜多變

（4）用戶層次參差不齊

（5）用戶需求觀念轉(zhuǎn)變

2 企業(yè)檔案信息需求新特點(diǎn)

2.1 廣泛性和多樣性

在信息時(shí)代，有關(guān)本企業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)行情(消費(fèi)者的需求動(dòng)態(tài)、價(jià)格、貨源、市場(chǎng)變化)的新動(dòng)向、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)管理和市場(chǎng)預(yù)測(cè)以及進(jìn)出口方面的信息資源處于實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)變化之中。 相應(yīng)地，信息需求的目的呈現(xiàn)出多元化的特征，如研究性、求知性、證實(shí)性、解疑性、娛樂性等。 需求目的的多元化導(dǎo)致需求內(nèi)容廣泛化。檔案信息利用者必須時(shí)時(shí)刻刻關(guān)注信息、捕捉信息，并從各個(gè)角度提出信息需求，除了要了解本企業(yè)、本行業(yè)產(chǎn)品開發(fā)方面的信息外，還要了解與本企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)及文化建設(shè)相關(guān)的政治、經(jīng)濟(jì)、金融投資、商品營(yíng)銷、休閑娛樂等眾多行業(yè)的綜合性信息。

2.2 個(gè)性化

信息化背景下，企業(yè)逐漸樹立自己的品牌，對(duì)企業(yè)檔案信息的需求趨向?qū)Ｉ詈吞厥狻?此時(shí)，利用者對(duì)企業(yè)檔案信息的需求將更具針對(duì)性和個(gè)性化。 他們時(shí)刻跟蹤自己領(lǐng)域內(nèi)的最新發(fā)展方向與動(dòng)態(tài)，補(bǔ)充自己需要的資料，以使自己擁有的某個(gè)方面的東西達(dá)到一種極至。 因此，企業(yè)檔案信息利用者的個(gè)性化需求逐漸增強(qiáng)，其信息需求正在從大量的一般性信息需求逐漸轉(zhuǎn)向?qū)鉀Q問題起關(guān)鍵作用的精品信息需求的方向發(fā)展。

2.3 自助化

信息化極大地激發(fā)了企業(yè)的信息意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，企業(yè)檔案信息利用者迫切要求能獨(dú)立上網(wǎng)檢索，獲取更多、更及時(shí)的信息。 同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)上新型電子信息服務(wù)的實(shí)時(shí)交互性特點(diǎn)，也很大地刺激用戶直接進(jìn)入信息查詢系統(tǒng)，直接傾聽同行的觀點(diǎn)，交流自己的意見，同時(shí)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的信息交換，并以最快捷的方式滿足他們的愿望。 它那無所不包的龐大信息資源，多樣化的檢索引擎，電子論壇，電子公告、電子郵件等等功能，不僅具備快捷、便利、高效、圖文并茂、多媒體通信介質(zhì)等特點(diǎn)，而且同時(shí)也具有用戶參與性和自我服務(wù)性的特點(diǎn)。因此，企業(yè)檔案信息利用者利用需求將由依賴檔案信息服務(wù)人員提供服務(wù)的方式逐步向自我服務(wù)的自助化方向轉(zhuǎn)移。

2.4 微觀化

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的深入，科學(xué)技術(shù)的相互支撐和滲透，企業(yè)檔案數(shù)量激增，檔案信息高度綜合化和專門化。 企業(yè)檔案利用者為了適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，已不滿足對(duì)某一具體文件檔案的需求，而是轉(zhuǎn)向關(guān)注其中所包含的知識(shí)內(nèi)容， 用戶對(duì)信息的需求可以精確到某一數(shù)據(jù)、某一價(jià)格、某一知識(shí)點(diǎn)等，呈現(xiàn)微觀化的趨勢(shì)。

3 企業(yè)檔案信息需求規(guī)律

生產(chǎn)行業(yè)的不同、生產(chǎn)規(guī)模的不同及信息化發(fā)展程度的不同，決定了每個(gè)企業(yè)在檔案信息利用需求上呈現(xiàn)出不同的需求特點(diǎn)，但若擴(kuò)大研究范圍，研究多個(gè)企業(yè)檔案信息利用者的利用需求，我們?nèi)钥梢詫ふ页鲆恍┕餐囊?guī)律。 如同一性、疊加性、階段性及馬太效應(yīng)等諸多規(guī)律。

（1）利用需求的同一性這個(gè)同一性包含兩方面的含義：一方面是指檔案用戶需求行為與社會(huì)環(huán)境及有關(guān)單位工作任務(wù)(和計(jì)劃)的同一性。 檔案用戶需求行為的產(chǎn)生是社會(huì)性與個(gè)體性相統(tǒng)一的產(chǎn)物，是企業(yè)自身科學(xué)、合理運(yùn)營(yíng)及其與社會(huì)信息化大背景協(xié)調(diào)發(fā)展的產(chǎn)物。 另一方面是指檔案信息的宣傳報(bào)道程度與檔案用戶需求強(qiáng)度的同一性?！熬葡阋才孪镒由睢?，檔案被束之高閣，那么其信息價(jià)值就不能充分發(fā)揮甚至消失，檔案失去存在的意義。唯有積極進(jìn)行宣傳報(bào)道，將其與檔案用戶需求強(qiáng)度緊密聯(lián)系起來，形成二者的有效互動(dòng)，讓檔案在企業(yè)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（2）利用需求的疊加性。 這是利用需求在空間特性方面所展示的規(guī)律性。 每個(gè)企業(yè)及檔案信息利用者都存在于一個(gè)特定的空間內(nèi)，有國(guó)內(nèi)的，有國(guó)外的，有同一國(guó)內(nèi)而居于不同城市的，有的在現(xiàn)實(shí)生活空間內(nèi)產(chǎn)生利用需求，有的通過網(wǎng)絡(luò)空間傳遞利用請(qǐng)求，把所有這些空間和與這些空間有關(guān)的人物疊加起來，可稱為“生命空間”。 生命空間可以說是人們的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)、觀念和思想等的疊加，對(duì)一個(gè)企業(yè)來講，這些經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)本身就是企業(yè)檔案信息需求滿足的產(chǎn)物，它在作為一種存在的同時(shí)又是新的信息需求產(chǎn)生的源泉。

（3）利用需求的階段性。 這是利用需求在時(shí)間上所呈現(xiàn)出來的規(guī)律性。 人的生命是一個(gè)單向的不可逆的過程，該過程呈現(xiàn)出著強(qiáng)烈的階段性，這幾大階段構(gòu)成了“生命周期”，生命周期是影響用戶信息需求的一個(gè)重要因素。 根據(jù)社會(huì)學(xué)理論，人生的每一階段都有一個(gè)需要解決的主要矛盾或主要問題，每個(gè)階段的主要矛盾必然決定著用戶該階段主要的信息需求。 同樣，企業(yè)也存在著“生命周期”，周期不同，企業(yè)檔案信息利用需求的廣度、深度也隨之不同。 一般說來，新建的企業(yè)，企業(yè)檔案信息利用需求旺盛，利用率高;處在企業(yè)生命周期中第二階段，即穩(wěn)定發(fā)展的企業(yè)，從總體來講，企業(yè)的奮斗精神下降，保守思想漸趨上升，對(duì)企業(yè)檔案信息的利用態(tài)度持一種平緩態(tài)度，可用可不用;而對(duì)于沒落企業(yè)而言，往往是固步自封憑經(jīng)驗(yàn)辦事，對(duì)企業(yè)檔案信息的利用行為持一種抵制態(tài)度，或因?yàn)闄n案信息利用的經(jīng)濟(jì)效益顯現(xiàn)較慢的原因，而沒法開展。

（4）利用需求的馬太效應(yīng)。 這是指用戶信息利用需求與其累積信息量之間的相關(guān)性。 受職業(yè)、教育程度、工作權(quán)限等各方面因素的羈絆，企業(yè)檔案信息利用者的信息需求量不會(huì)等同，因而其所累積的檔案信息量也不會(huì)相等。 這就出現(xiàn)了一種“馬太效應(yīng)”。 即：信息富有者更富有，信息貧乏者更貧乏，即信息需求量與累積量二者有效互動(dòng)。 信息需求量大的用戶，隨著時(shí)間的推移，累積的信息量越多，信息需求量也越來越高;信息需求量小的用戶，隨著時(shí)間的推移，累積的信息量呈現(xiàn)停滯的態(tài)勢(shì)，信息需求量也越來越低，利用積極性降低。

4 結(jié)束語

總之，信息化賦予了企業(yè)檔案信息利用新內(nèi)涵，要求一切以信息為基礎(chǔ)，以用戶為中心，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的優(yōu)勢(shì)，挖掘潛在價(jià)值。 也就是說，應(yīng)以信息化概念的內(nèi)涵為標(biāo)準(zhǔn)重新確立“用戶第一，服務(wù)至上”的原則，破除“封閉辦檔”、“坐門等客”的思想，由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)，由靜態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)變向動(dòng)態(tài)服務(wù)。

［1］鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1999.

［2］孟廣均.信息資源管理導(dǎo)論[M].北京：科學(xué)出版社，2003.